Futures Thinking: Managing Uncertainty

Manage Uncertainty in an Uncertain World

    วิทยากร      DR.  CHRIS   CHRISTENSEN

 วันที่  6   สิงหาคม   2549  ณ  หอประชุมใหญ่ มหาวิทยาลัยรามคำแหง

การบริหารความเสี่ยง คือ การจัดการ คาดการณ์ เตรียมพร้อมล่วงหน้า โดยใช้การวิเคราะห์ สังเกตองค์กร สภาพแวดล้อม สภาวการณ์ หรือสิ่งซึ่งไม่คาดคิดในการดำเนินกิจการ ปฏิบัติงาน และในธุรกิจต่างๆ เพื่อนำมาใช้ในเตรียมการ วางแผนรับมือได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ หรือใกล้เคียงที่สุด ทั้งยังสามารถลดระดับความตื่นตระหนกให้กับบุคลากรภายในองค์กรได้อีกด้วย                

 การแข่งขันในโลกธุรกิจที่รุนแรง ความผันผวนจากการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี รูปแบบความต้องการ และพฤติกรรมของมนุษย์อย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ทำให้การบริหารความเสี่ยงนี้ เป็นเรื่องที่ผู้บริหาร และนักธุรกิจต่างให้ความสนใจเป็นอย่างมาก เพื่อที่จะนำวิธีการต่างๆ มาใช้ในการลดระดับของความสูญเสีย อันเกิดจากสภาวการณ์ที่ไม่เป็นไปตามจุดมุ่งหมายที่องค์กรได้ตั้งใจไว้                 

 วิธีการในการลดความเสี่ยง หรือสภาวการณ์ ที่ไม่มั่นคงต่างๆ สามารถทำได้โดย 

• ประเมินสถานการณ์
•  คอยตรวจสอบ และควบคุม สิ่งต่างๆ ที่เป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น รูปแบบ      ความต้องการ ความคาดหวังของลูกค้า เป็นต้น
• การบริหารจัดการความเสี่ยง 

 7   วิธีการ   สำหรับการพยากรณ์อนาคต 

 
1.      Expert    Opinion    คือการรับฟัง รับข้อมูลจากผู้รู้ ผู้เชี่ยวชาญ ที่มีประสบการณ์ในสถานการณ์นั้นๆ มาเพื่อใช้ในการพยากรณ์สิ่งที่จะเกิดขึ้นภายหน้า

 2.      Scenario    Planning    คือ การรวมกลุ่ม หรือหน่วยงาน ผู้มีความสามารถ เพื่อรวบรวมความคิด สร้างเรื่องราวจำลองจากประสบการณ์ หรือร่วมกันคิดคาดการณ์เหตุในอนาคตขึ้นมา เพื่อใช้ในการเตรียมการ วางแผน สำหรับรับมือกับสิ่งที่ได้สร้างขึ้นนี้

 3.      Trend    Extrapolation    การพยากรณ์ หรือสังเกตจากสถานการณ์ แนวโน้มทีเกิดขึ้นในสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

4.      Modeling    การสร้างแบบจำลองในการเกิดสถานการณ์ต่างๆ ตามเหตุ และผลที่มี

5.      Capabilities    of    Players    ตรวจสอบ รับรู้ความสามารถ ศักยภาพต่างๆ ของทั้งตนเอง และคู่แข่งในธุรกิจ หรือการดำเนินการนั้นๆ เพื่อนำมาตัดสิน พิจารณาอนาคตที่จะเกิดขึ้นได้

6.      Intentions    of    the    Able    พิจารณาจากความสามารถในการกระทำการต่างๆ ว่าจะสามารถดำเนินการ หรือปฏิบัติได้จริงมากน้อยเพียงใด

7.      Causal    Relationships    เกี่ยวกับเรื่องของความสัมพันธ์ของเหตุ และผลระหว่างกัน หรือระหว่างเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้องที่เป็นเหตุ เป็นผล ซึ่งกันและกัน ที่จะทำให้เข้าใจเรื่องราว และพยากรณ์ล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำมากที่สุด                 รูปแบบ วิธีการ ที่ใช้ในการพยากรณ์สถานการณ์นี้ จากหัวข้อ 1-7 จะเรียงลำดับในการปฏิบัติ จากง่ายไปสู่ยาก ซึ่งแต่ละขั้นนี้ก็จะช่วยให้ผลจากการพยากรณ์ คาดเดา แม่นยำแตกต่างกันไป ตามภาพ โดยการพยากรณ์อนาคต ที่จะทำให้เกิดผลที่ดีได้ จะต้องคิดค้นหาวิธี มีการวางแผน เตรียมการรับมือที่ดี สำหรับการเกิดเหตุการณ์ต่างๆ เหล่านั้นด้วย 

Manage   Risks                 ผู้บรรยายได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ความเสี่ยงหรือสิ่งที่ไม่แน่นอนนี้ ไม่ได้หมายถึงสิ่งไม่ดีที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน หรือธุรกิจ แต่เป็นความไม่แน่นอนบางอย่างที่อาจเกิดขึ้น ทำให้การดำเนินการสู่เป้าหมายนั้น เกิดการคลาดเคลื่อน เบี่ยงเบน หรือไปไม่ถึงเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ได้ ดังนั้น จึงจำเป็นต้องมีการบริหารจัดการในเรื่องของความเสี่ยงที่ดี เพื่อสามารถแก้ไขปัญหา และสภาวการณ์ที่ไม่แน่นอนต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินงาน เพื่อไปสู่จุดมุ่งหมายของเราได้                 

การบริหารความเสี่ยง จะประกอบไปด้วยวิธีการ 4 ประการ คือ               

1.    Detect    Problems    Early  การพบปัญหาที่จะเกิดเสียแต่เนิ่นๆ หรืออาจเรียกได้ว่า การพบปัญหายิ่งเร็วเท่าไร ก็จะยิ่งเกิดความสูญเสียน้อย หรือสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการแก้ไขปัญหานั่นๆ ได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งสิ่งที่จะช่วยให้สามารถ รับรู้ หรือเตรียมการสำหรับปัญหาต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้นคือ การใส่ใจ ให้ความสนใจในเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่บ่อยๆ รวมถึงการใช้ Check List ที่สามารถทำขึ้นได้จากประสบการณ์ที่ผ่านมา และการรวบรวมความคิดต่างๆ เพื่อนำมาใช้ในการเตรียมพร้อม และร่วมรับรู้ในสิ่งที่อาจเกิดขึ้นได้        โดยผู้บรรยายได้ยกตัวอย่างของความเสี่ยง ที่เรียกว่า “Scope Creep” ซึ่งหมายถึง ความต้องการในสิ่งต่างๆ ของมนุษย์ (ในที่นี้หมายถึง ลูกค้า) ที่อาจเปลี่ยนแปลง หรือมีมากขึ้นได้ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำ อันเกิดจาก การไม่รู้ความต้องการที่แท้จริงของตน หรือการพบเจอสิ่งต่างๆ มากยิ่งขึ้น เช่น สิ่งที่มีราคาถูกกว่า. สวยกว่า หรือแข็งแรงทนทานกว่า เป็นต้น ก็จะทำให้คนเกิดการเปลี่ยนแปลงความคิด และเกิดความต้องการมากกว่าเดิมที่ได้ตกลง หรือคาดเอาไว้ ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นดังตัวอย่างนี้ จึงควรให้ความสนใจ และติดตาม เตรียมรับมืออยู่เสมอ 

2.    Have    Sufficient    Margin    to    Respond    คำว่า Margin ในที่นี้นั้น หมายรวมถึง ผลกำไร เงินทุน ค่าใช้จ่าย หรือระยะเวลาในการดำเนินงานในโครงการต่างๆ ซึ่งเราควรจะต้องมีการเผื่อ หรือบวกเพิ่มเติมเอาไว้ โดยมีหลักการว่า ถ้าหากโครงการ หรือการดำเนินงานใดยิ่งมีสิ่งที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้แน่นอนเกิดขึ้นสูง จะต้องมีการสำรอง หรือเผื่อผลกำไร เงินทุน งบประมาณ หรือเวลาไว้มากยิ่งขึ้น และในการเผื่อจำนวนสำหรับสิ่งต่างๆ เหล่านี้ ต้องพิจารณาจากความเหมาะสม และหลักการคิดที่ว่าเราสามารถที่จะเสีย หรือหลุดจากเป้าหมายนั้นๆ ได้มากน้อยเพียงใด โดยคิดมูลค่าเป็นเวลา หรือค่าใช้จ่าย เงินทุนต่างๆ ในการดำเนินการนั้นๆ    

3.    Prioritize   the   Risks  เพราะว่าคนเรานั้น ไม่สามารถที่จะทำทุกอย่างให้สำเร็จลุล่วงไปได้ โดยเมื่อมีกิจกรรม หรืองานใดเกิดขึ้น ก็จะมีกิจกรรมอื่นๆ ต่อเนื่อง ตามมาอีกเสมอ ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญจึงเป็นเรื่องจำเป็น ในเรื่องของการบริหารความเสี่ยงนี้ก็เช่นกัน เราจำเป็นต้องให้ลำดับความสำคัญของความเสี่ยงต่างๆ ที่จะก่อให้เกิดผลกระทบ หรือโอกาสที่จะสร้างความเสียหายต่อธุรกิจ กิจการ มากน้อยต่างกันเพียงใด เพื่อเตรียมการ และความพร้อมต่อสิ่งที่ไม่แน่นอนเหล่านี้ได้ ในระดับที่แตกต่างกัน อย่างเหมาะสม                 โดยเราสามารถตรวจสอบได้ด้วยการใช้ตาราง ดังภาพ จากการวิเคราะห์เหตุการณ์ต่างๆ ใน 2 ด้าน คือ ความน่าจะเป็นในการเกิด (ถี่หรือไม่) และความสูญเสีย หรือผลกระทบที่เกิดขึ้น เมื่อทั้งสองจุดมาตัดกัน จะได้ระดับความสำคัญของเหตุการณ์นั้นๆ ซึ่งแบ่งเป็น 3 ระดับ Red, Yellow, Green ได้  

Probability :
Almost Certain	G	Y	R	R
Very Likely	G	Y	Y	R
Not Likely	G	G	Y	R
Almost Never	G	G	G	R
	Little	Annoying	Serious	Grave
Negative Consequences

                 R = RED             คืออยู่ในช่วงที่อันตราย อาจเกิดอุบัติเหตุ บาดเจ็บ หรือสูญเสีย เสียหายร้ายแรงได้ ต้องให้ความสำคัญต่อการเตรียมการแก้ไขเป็นอันดับแรก                           

                 Y = YELLOW    อยู่ในระดับปานกลาง               

               G = GREEN       อยู่ในระดับต่ำ จัดอยู่ในระดับความสำคัญ เร่งด่วนในลำดับสุดท้าย 

4.    Have    Contingency    Plans    for    the    Highest    Priority    Risks    ต้องมีการเตรียมพร้อมที่เรียกว่า “แผน 2” อยู่เสมอในทุกๆ กรณี เพื่อที่จะสามารถควบคุม และแก้ไขปัญหาต่างๆ ให้ลดระดับความสูญเสียที่จะเกิดขึ้นได้ หรือเลือกใช้วิธีการอื่นที่ได้เตรียมการไว้ ในการจัดการ แก้ไขสิ่งต่างๆ อย่างทันท่วงที รวมถึงการปรับพฤติกรรมในการคิดของคนในองค์กร ให้เกิดคำถามต่อตนเองอยู่เสมอว่า “ถ้าหากไม่เป็นไปตามที่เราคิดเอาไว้ จะทำอย่างไร”   

คำแนะนำจากวิทยากร                

1. ต้องมีการเตรียมการ วางแผนต่างๆ ไว้ล่วงหน้าเสมอ เพื่อให้เกิดความพร้อมเมื่อมีเหตุการณ์ที่ไม่เป็นไปตามจุดมุ่งหมายที่ตั้งใจไว้ พร้อมมีการบริหารจัดการความเสี่ยงที่ดี                

2. อย่าพยายามทำสิ่งใด ด้วยตัวคนเดียว ต้องมีการเรียนรู้ วางแผน ร่วมกัน มีการใช้ความรู้ แบ่งปันความคิดเห็น ประสบการณ์ของกลุ่ม เพื่อให้เกิดแนวความคิดใหม่ๆ หรือกว้างขวางยิ่งขึ้น จะทำให้การบริหารความเสี่ยง และการดำเนินงานเป็นไอย่างราบรื่น สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น 

การวิเคราะห์

ความเสี่ยง คือ อะไร ?  

ความเสี่ยง คือ โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด หรือ ความเสี่ยง คือ ความไม่แน่นอนที่เกิดขึ้นและมีผลต่อการบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ ความเสี่ยงนี้จะถูกวัดด้วยผลกระทบที่ได้รับและความน่าจะเป็นของเหตุการณ์   

ปัจจัยที่ก่อให้เกิดความเสี่ยง (Risk    Driver)  

-              วิกฤตต่าง ๆ มาตรฐานอุตสาหกรรม

-              ระบบงานขององค์กร

-              บุคลากร

-              การเงินการคลัง

-              การเมืองเศรษฐกิจ

-              การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี

-              ลูกค้า / Suppliers

-              สภาพการแข่งขัน 

แหล่งที่มาของความเสี่ยง  

-              ความเสี่ยง ภายในองค์กร เช่น สถานที่ทำงานที่ไม่ปลอดภัย

-              ระบบบัญชีที่ไม่น่าเชื่อถือ

-              วัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เอื้อต่อการสร้างประสิทธิภาพการทำงาน

-             การฝึกอบรมพนักงานที่ไม่เพียงพอ

-              ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ (Conflict of Interest)

-              ความเสี่ยงภายนอกองค์กร เช่น

•           การเปลี่ยนแปลงในกฎหมาย
•          การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ 
•          กระแสโลกาภิวัฒน์
•          เสถียรภาพทางการเมือง 
•          ความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจ 
•          การเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมผู้บริโภค 
•          กระแสสังคม สิ่งแวดล้อม 
•          การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี 

ข้อเสนอแนะ                 ในการที่เราจะบริหารท่ามกลางภาวะความเสี่ยงในยุคโลกาภิวัตนั้นนอกจากที่เราจะดำเนินตามที่ท่านวิทยากรได้ให้ข้อเสนอแนะแล้ว   เราจะต้องทำสิ่งต่อไปนี้คือ   

1.             ทำการวิเคราะห์ความเสี่ยง  

-              การวิเคราะห์ความเสี่ยง ประกอบด้วย

-              การบริหารความเสี่ยง คือ การรับรู้ความเสี่ยงและทำการลด ควบคุม หรือจำกัดความเสี่ยง

-              การระบุความเสี่ยง

-              การวัดและประเมินความเสี่ยง

-              การจัดลำดับความเสี่ยง

-              การบริหารความเสียง                

-             

[พัฒนะ มรกตสินธุ์]

สวัสดีครับผมพัฒนะ มรกตสินธุ์ Ph.D HRD4 รามคำแหงครับ ยินดีที่ได้รู้จักผ่าน blog เชิญแวะชม www.oknation.net/blog/pattman และ http://morakotsin.bloggang.com ครับ.