การบริหารเวลา
อย่าลืมทำตามระดับความสำคัญด้วย
ถ้าผู้คนหยุดคิดสักนิดหนึ่งคงจะเห็นว่า ชีวิตประกอบด้วยเวลาอันจำกัดที่เรามีอยู่บนโลกนี้ เราเห็นว่าชีวิตเป็นสิ่งที่มีค่า แต่เราก็ยังไม่เสียดายเวลาซึ่งเป็นองค์ประกอบของชีวิต ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น? คงเป็นเพราะเหตุผลหลายประการ
1. ผู้คนไม่ตระหนักว่าการใช้เวลาของเขานั้นสามารถควบคุมได้
เราต้องควบคุมเวลาทุกนาทีให้ได้ ไม่เช่นนั้นเราจะตกเป็นทาสของมัน เราต้องใช้เวลา ไม่เช่นนั้นเวลาจะใช้เรา
2. ผู้คนไม่คิดว่าเรามีเวลาน้อยเพียงไร สำหรับการพิชิตความสำเร็จในชีวิต
3. ผู้คนไม่ตระหนักว่าเขาสิ้นเปลืองเวลาไปมากเท่าใด
4. ผู้คนไม่มีระบบ ไม่มีกลยุทธ์ในการบริหารเวลาของเขา
สิ่งที่ทำให้เสียเวลา
ขอ แนะนำให้คุณดูแลนาทีให้ดีแล้วชั่วโมงมันจะดูแลตัวมันเอง ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลามากที่สุด 10 อย่าง ซึ่งคุณสามารถควบคุมและทำให้มีเวลาเพิ่มขึ้นในแต่ละวันได้
1. การค้นหาของหาย
ถ้า คุณพบว่าตัวเองก็เป็นเหมือนคนทั่วๆไปที่ยังต้องค้นหาของหายอยู่ร่ำไป ทางแก้ไขคือจัดระเบียบเสียใหม่ ถ้าทำได้ก็จ้างเลขาเก่งๆ สักคนให้เขาช่วยจัดระเบียบให้คุณ แต่ถ้าไม่สามารถจ้างใครได้ คุณจะต้องจัดระบบ เพื่อทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาของที่คุณต้องการ กฏที่ดีที่สุดคืออะไรที่ไม่ต้องการให้โยนทิ้งไป อะไรที่เก็บไว้ก็จัดเข้าที่เข้าทางเสีย
2. ความเกียจคร้าน
การบริหาร เวลาคือการบริหารตัวเอง คนจำนวนมากประสบความยากลำบากในการขยับตัวเองไปในทิศทางบวกทุกๆวัน บางคนเป็นเพราะขาดแรงจูงใจ บางคนขาดวินัย บางคนมีนิสัยชอบอยู่เฉยๆมากกว่าลุกขึ้นทำ บางคนไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไร
ถ้าคุณมีปัญหาเรื่องความเกียจคร้าน จงใช้การวางแผนเข้าช่วยดังข้อแนะนำต่อไปนี้
1) ใช้แปลนเนอร์ ถ้าคุณไม่สามารถติดตามได้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไรจงใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ คุณบันทึกข้อมูลทุกสิ่งทุกอย่างเป็นระเบียบไว้ในที่เดียว
2) การทำงานไกลบ้าน ถ้าคุมีปัญหาเรื่องขาดแรงจูงใจ คุณอาจต้องเปลี่ยนสถานที่จึงจะช่วยได้ หลายๆคนตกอยู่ในสภาวะจำเจเมื่ออยู่บ้านซึ่งยากที่จะหลุดพ้นได้ บางคนในบ้านเต็มไปด้วยสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว ทั้งเสียงรบกวนต่างๆ ฯลฯ ถ้าอกไปให้พ้นอาจทำให้คุณมีสมาธิได้ง่ายขึ้น
3) เริ่มแต่เช้า ไม่มีอะไรจะทำให้ท้อใจได้เท่ากับการที่รู้ว่าคุณไม่สามารถทำสิ่งที่ตั้งใจ จะทำเพราะมันสายไปเสียแล้ว หลายคนพอรู้ว่าทำไม่ได้เพราะเวลาไม่พอ เขาก็จะยกเลิกหมดทั้งวัน แล้วไม่ทำอะไรเลย วิธีแก้ก็คือฝึกหัดเริ่มตั้งแต่เช้าๆ
3. การขัดจังหวะ
วิธีหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะอาจทำได้ดังนี้
1) จ้างเลขาเก่งๆ โดยหาใครมาอยู่ตรงกลางระหว่างคุณกับคนที่ชอบขัดจังหวะคุณ ถ้าคุณควบคุมเวลาเมื่อมีคนมาเยี่ยมเยียนคุณได้ คุณก็จะไม่เสียเวลาในการรวบรวมสมาธิกลับไปหาภารกิจเดิม
2) ศึกษาวิธีการทำงานเป็นห้วงเวลา เมื่อคุณทำงานที่ต้องใช้สมาธิมากๆ ลองศึกษาวิธีการทำงานเป็นห้วงเวลายาวๆ ครั้งละ 4 ถึง 6 ชั่วโมง การทำเช่นนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะด้วย การทำงานเป็นห้วงเวลาคุณสามารถสร้างแรงเหวี่ยงได้ คุณสามารถทำงานได้มากกว่าในเวลาที่สั้นกว่า คุณต้องวางแผนเป็นพิเศษเพื่อให้ได้เวลามากที่สุดเพราะมันจะเกิดขึ้นเองไม่ ได้
3) สร้างสำนักงานให้หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
4) เปลี่ยนวิธีใช้โทรศัพท์ของคุณ อย่าต่อสายตรงเข้าห้องทำงาน หรืออาจจัดเวลาสำหรับการรับโทรศัพท์ไว้โดยเฉพาะในแต่ละวันด้วยก็ได้
5) ฝึกการทำงานแต่เช้าตรู่ เพราะมีการรบกวนและการขัดจังหวะน้อยมาก ถาคุณสามารถทำได้ ในวันนั้นคุณจะรู้สึกเหมือนได้ก้าวกระโดดออกไป และคุณจะมีเวลาทำงานมากขึ้น
4. พยายามแบกภาระอยู่คนเดียว
5. ความล่าช้าที่คาดไม่ถึงหรือโอกาสแห่งเวลา
กี่ ครั้งแล้วที่เกิดความล่าช้าขึ้นโดยไม่คาดหมายว่าทำให้คุณไม่มีอะไรจะทำ? เมื่อคุณอยู่ในสถานะเช่นนั้นคุณทำอะไรไม่ได้นอกจากคอยเท่านั้น เป็นสถานการณ์ที่น่ารำคาญและเสียเวลาที่สุด การหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นนั้น ทำได้โดยการวางแผนล่วงหน้า จงเตรียมพร้อมไว้เสมอและใช้โอกาสความล่าช้าที่ไม่คาดหมายให้เป็นประโยชน์ ที่สุด เช่น หอบงานไปทำเมื่อเครื่องบินออกล่าช้า
6. ความเสียใจและการสร้างวิมานในอากาศ
ทุก ขณะที่คุณเสียเวลาอยู่กับความวิตกกังวลคือการขโมยเวลาในการสร้างผลผลิต จงเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณแล้วก้าวต่อไปอย่างรวดเร็วแทนที่จะมัวสร้าง วิมานกลางอากาศ ลงมือทำงานเพื่อให้บรรลุความฝันและเป้าหมายของคุณดีกว่า
7. การผัดวันประกันพรุ่ง
8. ไม่เข้าใจปัญหา
9. ทัศนคติส่วนตัวในทางลบ
10. ไม่รู้และไม่มีการจัดลำดับความสำคัญ
กิจกรรมเพื่อความสำเร็จ
1. จัดเวลาช่วงหนึ่ง (อาจจะเป็นวันเสาร์) เพื่อทำความสะอาดและจัดระเบียบห้องทำงานหรือพื้นที่ทำงานของคุณ เก็บทุกสิ่งเข้าแฟ้มถ้าทำได้ ส่วนสิ่งที่เข้าแฟ้มไม่ได้ให้ทิ้งไปหรือให้คนอื่น ให้สัญญากับตัวเองว่าในอนาคตคุณจะไม่ปล่อยเอาไว้เกิน 2 วัน โดยไม่เก็บของเข้าแฟ้ม
2. จัดเวลา 2 ชั่วโมงเพื่อตอบคำถาม 3 ข้อ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ บันทึกคำตอบเอาไว้ แต่ไม่ต้องเขียนหน้าที่โดยละเอียด ขอให้ตอบคำถามแต่ละข้อเพียงสองสามประโยค
ก. ฉันจะต้องทำอะไร?
ข. อะไรที่ให้ผลตอบแทนแก่ฉันสูงที่สุด?
ค. อะไรที่ให้รางวัลแก่ฉันมากที่สุด?
เมื่อได้คำตอบแล้ว พิมพ์ขึ้นมาและเอาติดไว้ในบริเวณที่ทำงานของคุณเพื่อเป็นการเตือนให้คุณบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ในเดือนหน้าใช้ระบบการจัดลำดับความสำคัญ เมื่อสิ้นสุดในแต่ละวันให้เขียนหน้าที่ที่คุณจะต้องทำในวันต่อไป แล้วให้หมายเลขตามลำดับความสำคัญวันต่อไป ทำงานตามรายการ เริ่มจากภารกิจที่สำคัญที่สุด สำคัญรองลงมา ฯลฯ เมื่อสิ้นสุดเดือน ให้ตรวจสอบผลงานที่ได้จากการทำงานตามระบบใหม่นี้
4. จัดเวลา 1 หรือ 2 ชั่วโมงเพื่อวางแผนรายเดือน นำปฏิทิน และรายการทั้งหมดที่คุณต้องรับผิดชอบไปนั่งทำในที่ที่จะไม่ถูกขัดจังหวะ คำนวณระยะเวลาในการปฏิบัติแต่ละภารกิจแล้วบรรจุลงในปฏิทินเป็นช่วงเวลาที่ คุณสามารถปฏิบัติได้ อย่าลืมทำตามระดับความสำคัญด้วย
1. ผู้คนไม่ตระหนักว่าการใช้เวลาของเขานั้นสามารถควบคุมได้
เราต้องควบคุมเวลาทุกนาทีให้ได้ ไม่เช่นนั้นเราจะตกเป็นทาสของมัน เราต้องใช้เวลา ไม่เช่นนั้นเวลาจะใช้เรา
2. ผู้คนไม่คิดว่าเรามีเวลาน้อยเพียงไร สำหรับการพิชิตความสำเร็จในชีวิต
3. ผู้คนไม่ตระหนักว่าเขาสิ้นเปลืองเวลาไปมากเท่าใด
4. ผู้คนไม่มีระบบ ไม่มีกลยุทธ์ในการบริหารเวลาของเขา
สิ่งที่ทำให้เสียเวลา
ขอ แนะนำให้คุณดูแลนาทีให้ดีแล้วชั่วโมงมันจะดูแลตัวมันเอง ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ทำให้เสียเวลามากที่สุด 10 อย่าง ซึ่งคุณสามารถควบคุมและทำให้มีเวลาเพิ่มขึ้นในแต่ละวันได้
1. การค้นหาของหาย
ถ้า คุณพบว่าตัวเองก็เป็นเหมือนคนทั่วๆไปที่ยังต้องค้นหาของหายอยู่ร่ำไป ทางแก้ไขคือจัดระเบียบเสียใหม่ ถ้าทำได้ก็จ้างเลขาเก่งๆ สักคนให้เขาช่วยจัดระเบียบให้คุณ แต่ถ้าไม่สามารถจ้างใครได้ คุณจะต้องจัดระบบ เพื่อทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาของที่คุณต้องการ กฏที่ดีที่สุดคืออะไรที่ไม่ต้องการให้โยนทิ้งไป อะไรที่เก็บไว้ก็จัดเข้าที่เข้าทางเสีย
2. ความเกียจคร้าน
การบริหาร เวลาคือการบริหารตัวเอง คนจำนวนมากประสบความยากลำบากในการขยับตัวเองไปในทิศทางบวกทุกๆวัน บางคนเป็นเพราะขาดแรงจูงใจ บางคนขาดวินัย บางคนมีนิสัยชอบอยู่เฉยๆมากกว่าลุกขึ้นทำ บางคนไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไร
ถ้าคุณมีปัญหาเรื่องความเกียจคร้าน จงใช้การวางแผนเข้าช่วยดังข้อแนะนำต่อไปนี้
1) ใช้แปลนเนอร์ ถ้าคุณไม่สามารถติดตามได้ว่าต้องทำอะไรเมื่อไรจงใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ คุณบันทึกข้อมูลทุกสิ่งทุกอย่างเป็นระเบียบไว้ในที่เดียว
2) การทำงานไกลบ้าน ถ้าคุมีปัญหาเรื่องขาดแรงจูงใจ คุณอาจต้องเปลี่ยนสถานที่จึงจะช่วยได้ หลายๆคนตกอยู่ในสภาวะจำเจเมื่ออยู่บ้านซึ่งยากที่จะหลุดพ้นได้ บางคนในบ้านเต็มไปด้วยสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว ทั้งเสียงรบกวนต่างๆ ฯลฯ ถ้าอกไปให้พ้นอาจทำให้คุณมีสมาธิได้ง่ายขึ้น
3) เริ่มแต่เช้า ไม่มีอะไรจะทำให้ท้อใจได้เท่ากับการที่รู้ว่าคุณไม่สามารถทำสิ่งที่ตั้งใจ จะทำเพราะมันสายไปเสียแล้ว หลายคนพอรู้ว่าทำไม่ได้เพราะเวลาไม่พอ เขาก็จะยกเลิกหมดทั้งวัน แล้วไม่ทำอะไรเลย วิธีแก้ก็คือฝึกหัดเริ่มตั้งแต่เช้าๆ
3. การขัดจังหวะ
วิธีหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะอาจทำได้ดังนี้
1) จ้างเลขาเก่งๆ โดยหาใครมาอยู่ตรงกลางระหว่างคุณกับคนที่ชอบขัดจังหวะคุณ ถ้าคุณควบคุมเวลาเมื่อมีคนมาเยี่ยมเยียนคุณได้ คุณก็จะไม่เสียเวลาในการรวบรวมสมาธิกลับไปหาภารกิจเดิม
2) ศึกษาวิธีการทำงานเป็นห้วงเวลา เมื่อคุณทำงานที่ต้องใช้สมาธิมากๆ ลองศึกษาวิธีการทำงานเป็นห้วงเวลายาวๆ ครั้งละ 4 ถึง 6 ชั่วโมง การทำเช่นนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะด้วย การทำงานเป็นห้วงเวลาคุณสามารถสร้างแรงเหวี่ยงได้ คุณสามารถทำงานได้มากกว่าในเวลาที่สั้นกว่า คุณต้องวางแผนเป็นพิเศษเพื่อให้ได้เวลามากที่สุดเพราะมันจะเกิดขึ้นเองไม่ ได้
3) สร้างสำนักงานให้หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
4) เปลี่ยนวิธีใช้โทรศัพท์ของคุณ อย่าต่อสายตรงเข้าห้องทำงาน หรืออาจจัดเวลาสำหรับการรับโทรศัพท์ไว้โดยเฉพาะในแต่ละวันด้วยก็ได้
5) ฝึกการทำงานแต่เช้าตรู่ เพราะมีการรบกวนและการขัดจังหวะน้อยมาก ถาคุณสามารถทำได้ ในวันนั้นคุณจะรู้สึกเหมือนได้ก้าวกระโดดออกไป และคุณจะมีเวลาทำงานมากขึ้น
4. พยายามแบกภาระอยู่คนเดียว
5. ความล่าช้าที่คาดไม่ถึงหรือโอกาสแห่งเวลา
กี่ ครั้งแล้วที่เกิดความล่าช้าขึ้นโดยไม่คาดหมายว่าทำให้คุณไม่มีอะไรจะทำ? เมื่อคุณอยู่ในสถานะเช่นนั้นคุณทำอะไรไม่ได้นอกจากคอยเท่านั้น เป็นสถานการณ์ที่น่ารำคาญและเสียเวลาที่สุด การหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นนั้น ทำได้โดยการวางแผนล่วงหน้า จงเตรียมพร้อมไว้เสมอและใช้โอกาสความล่าช้าที่ไม่คาดหมายให้เป็นประโยชน์ ที่สุด เช่น หอบงานไปทำเมื่อเครื่องบินออกล่าช้า
6. ความเสียใจและการสร้างวิมานในอากาศ
ทุก ขณะที่คุณเสียเวลาอยู่กับความวิตกกังวลคือการขโมยเวลาในการสร้างผลผลิต จงเรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณแล้วก้าวต่อไปอย่างรวดเร็วแทนที่จะมัวสร้าง วิมานกลางอากาศ ลงมือทำงานเพื่อให้บรรลุความฝันและเป้าหมายของคุณดีกว่า
7. การผัดวันประกันพรุ่ง
8. ไม่เข้าใจปัญหา
9. ทัศนคติส่วนตัวในทางลบ
10. ไม่รู้และไม่มีการจัดลำดับความสำคัญ
กิจกรรมเพื่อความสำเร็จ
1. จัดเวลาช่วงหนึ่ง (อาจจะเป็นวันเสาร์) เพื่อทำความสะอาดและจัดระเบียบห้องทำงานหรือพื้นที่ทำงานของคุณ เก็บทุกสิ่งเข้าแฟ้มถ้าทำได้ ส่วนสิ่งที่เข้าแฟ้มไม่ได้ให้ทิ้งไปหรือให้คนอื่น ให้สัญญากับตัวเองว่าในอนาคตคุณจะไม่ปล่อยเอาไว้เกิน 2 วัน โดยไม่เก็บของเข้าแฟ้ม
2. จัดเวลา 2 ชั่วโมงเพื่อตอบคำถาม 3 ข้อ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ บันทึกคำตอบเอาไว้ แต่ไม่ต้องเขียนหน้าที่โดยละเอียด ขอให้ตอบคำถามแต่ละข้อเพียงสองสามประโยค
ก. ฉันจะต้องทำอะไร?
ข. อะไรที่ให้ผลตอบแทนแก่ฉันสูงที่สุด?
ค. อะไรที่ให้รางวัลแก่ฉันมากที่สุด?
เมื่อได้คำตอบแล้ว พิมพ์ขึ้นมาและเอาติดไว้ในบริเวณที่ทำงานของคุณเพื่อเป็นการเตือนให้คุณบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ในเดือนหน้าใช้ระบบการจัดลำดับความสำคัญ เมื่อสิ้นสุดในแต่ละวันให้เขียนหน้าที่ที่คุณจะต้องทำในวันต่อไป แล้วให้หมายเลขตามลำดับความสำคัญวันต่อไป ทำงานตามรายการ เริ่มจากภารกิจที่สำคัญที่สุด สำคัญรองลงมา ฯลฯ เมื่อสิ้นสุดเดือน ให้ตรวจสอบผลงานที่ได้จากการทำงานตามระบบใหม่นี้
4. จัดเวลา 1 หรือ 2 ชั่วโมงเพื่อวางแผนรายเดือน นำปฏิทิน และรายการทั้งหมดที่คุณต้องรับผิดชอบไปนั่งทำในที่ที่จะไม่ถูกขัดจังหวะ คำนวณระยะเวลาในการปฏิบัติแต่ละภารกิจแล้วบรรจุลงในปฏิทินเป็นช่วงเวลาที่ คุณสามารถปฏิบัติได้ อย่าลืมทำตามระดับความสำคัญด้วย
หมายเลขบันทึก: 62380เขียนเมื่อ 23 พฤศจิกายน 2006 14:47 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 กุมภาพันธ์ 2012 16:28 น. () สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:
ความเห็น (2)
ขอบคุณค่ะ หาตั้งนาน
