เอกสารมีชีวิต (3): พอเพียง

พอเพียงคือพอดีสำหรับการใช้ นั่นคือ เน้นสาระ ไม่เน้นไร้สาระ

พอเพียงคือเมื่อต้องการใช้แล้วมีใช้

ฟังดูเหมือนรวยด้วยข้อมูล แต่จริง ๆ แล้วไม่จำเป็น เพราะความฉลาด ก็ทำให้ข้อมูลพอเพัยงได้เช่นกัน 

ความพอเพียงคือการเน้นให้สาระหลักครบถ้วน  ซึ่งไม่จำเป็นต้องมากก็ได้ ถ้ามาก แต่ข้อมูลซ้ำซ้อน ก็ไร้ผล หรือหากถ้ามากโดยข้อมูลไม่จริง หรือมีไม่ครบ ก็อาจไม่เกิดประโยชน์เหมือนกัน

ปัญหาจึงอยู่ที่การตัดสินใจไตร่ตรองชั่งใจนั่นแหละครับ ว่าจะเลือกบันทึกอะไรบ้าง เพราะสิ่งที่เรามองข้ามไม่บันทึกตอนนี้ อาจกลับมามีความสำคัญภายหลัง เช่น ใครจะไปรู้ว่าถ้ามีการตรวจสอบเพื่อประกันคุณภาพองค์กร เขาจะขอดูอะไรบ้าง

ถ้าระบบตรวจสอบหยุมหยิม ผลคือ ต้องเก็บไว้หมด

คราวนี้ก็ร้อนถึง 5 ส. อีก

ทำ 5 ส. ปรากฎว่า ส. แรก ดันกลายเป็น "สาบสูญ"ไปซะนี่ เพราะต้องโละทิ้งหมด เอาโต๊ะให้เตียนโล่งไว้ก่อน

ผมจึงไม่อยากเชิญแขกเหรื่อไปที่โต๊ะทำงาน ถ้าไม่สนิทจริง ด้วยเกรงว่าเขาจะวิงวอนให้ผมทำ 5 ส. ซึ่งจะสร้างเงื่อนไขของสามัคคีเภท อันจักทำให้มิตรภาพอันดีที่พึงมีต่อกันพลอยร้าวฉาน จากการล่วงละเมิดวิเทโศบายของอธิปไตยทางเอกสาร

ไม่ใช่ว่าผมเกลียด 5 ส. แต่ปัญหาอยู่ที่ผมขี้ลืมหนัก ถ้าเก็บเป็นระเบียบพ้นหูพ้นตาสักพัก ผมจะลืมไปเลยว่าเก็บไว้ที่ไหน ต่อให้จดไว้ ผมก็จะลืมอีกว่าจดตรงไหน หรือลืมไปเลยว่าเคยจด

อันที่จริง ที่ผมต้องสนใจเรื่องเอกสารมีชีวิต ส่วนหนึ่งคือเพื่อหาทางออกให้กับตัวเองเพื่อจัดการกับเรื่องขี้ลืมนี่แหละครับ

ซึ่งคำว่า "เป็นระเบียบ" จะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของเอกสารมีชีวิต

แต่ก็แล้วแต่มุมมองนะครับ

ความพอเพียง จึงอาจไม่ใช่การทำแบบพอดีตั้งแต่ต้น แต่ทำเกินไว้ระดับหนึ่งที่สมเหตุสมผล แล้วมาตัดทิ้งเรื่องที่แน่ใจว่าไม่จำเป็นจริง ๆ ออกไปภายหลัง คือเน้นให้สามารถวิวัฒนาการได้ ปรับตัวได้

เรากำลังพูดถึงเอกสารมีชีวิตอยู่นะครับ อย่าลืม ถ้าวิวัฒนาการไม่ได้ นั่นก็เป็นซากเอกสารแล้ว ซึ่งอยู่นอกขอบเขตของเรื่องไป

การบันทึกเกินต้องการ ก็เหมือนสิ่งมีชีวิตที่กินจุเกินไปนั่นแหละครับ กินมากแล้วไม่ได้ใช้ ก็กลายเป็นก้อนไขมันอันอวบหลามที่ย้อยย้วยออกมาในแนวระนาบ (=ลงพุง) ทำให้เกิดความอุ้ยอ้าย เพิ่มความเปราะบางให้กับสิ่งมีชีวิตนั้นไป

ทำไมเรื่องนี้สำคัญ ?

ก็ถ้าบันทึกมากไป ใครบันทึกล่ะครับ ?

การบันทึก ปรกติแล้วเป็นการฝืนธรรมชาติคน ที่คนยังมีการบันทึกอยู่ อาจเพราะมีรางวัลอะไรบางอย่างมาล่อ หรือมีโทษอะไรบางอย่างมาขู่ค้ำคอไว้

รางวัลนี้อาจมีทั้งแบบเป็นตัวเป็นตน เช่น เงินเดือน หรือเป็นนามธรรม เช่น ความภูมิใจที่ได้ทำประโยชน์ให้สังคม หรือคนรุ่นหลัง ก็ตามแต่

ปัญหาอยู่ที่ว่าการบันทึกมากเกินความพอดี คนที่ต้องทำหน้าที่บันทึกเขาก็อยากหลีกเลี่ยง  หรืออยากล้มเลิกไปทั้งหมด

ก็งานมันหนักนี่ครับ

การบังคับบันทึก จึงเป็นระบบที่มีไม่มีเสถียรภาพ ซึ่งมีแนวโน้มว่าล้มเหลวทันทีเมื่อไม่มีการบังคับ หรือเมื่อไม่มีข้อจูงใจที่เด่นชัดพอ

หากไม่ตระหนักถึงประโยชน์ใช้สอย การบันทึกจะกลายเป็นพิธีกรรมที่ไม่มีความหมายและไร้ประโยชน์ กลายเป็นหลุมดำที่ดูดกลืนชีวิตของมนุษย์ไป 

หากตระหนักถึงประโยชน์ใช้สอย สิ่งที่คนหนึ่งบันทึก อีกคนหนึ่งถ้าจะนำไปใช้ ก็ไม่ควรต้องบันทึกซ้ำอีก เพราะเสียเวลา และมีโอกาสผิด

ประเด็นเรื่องการหมุนเวียนใช้นี่จะไปขยายความในตอนถัด ๆ ไปครับ 

ในหน่วยงานขนาดใหญ่  ล้วนมีการบันทึกไร้สาระอยู่ ซึ่งเป็นเศษซากทางโบราณคดีของอารยธรรมยุคหินขององค์กรนั้น ทั้งที่ทุกคนลืมวัตถุประสงค์ดั้งเดิมของการบันทึกไปหมดแล้ว ซึ่งสิ่งเหล่านี้ ยังมีผลกระทบตกค้าง เพราะคนที่เกี่ยวข้อง ยังต้องบันทึกอยู่

ที่มาของพิธีกรรมทางไสยศาสตร์ ก็มาในเส้นทางนี้เหมือนกัน

เช่น หลายสิบปีก่อน อาจมีผู้ใหญ่สักคนขอข้อมูลลงมา เกิดเป็นแบบฟอร์มมาให้ข้างล่างกรอก ข้างล่างก็กระหน่ำกรอก กรอกจนถึงทุกวันนี้ แต่ไม่มีใครรู้ว่ากรอกไปทำไม ถามใคร ก็ไม่มีใครใช้ ได้แต่บ่น แช่ง หรือด่า

..หรือแกล้งลืม

ถ้ามองให้ดี การกรอกนี่กินเวลา และกลืนกินชีวิต

ชีวิตคนนิยามโดยหน่วยเวลา เราอาจเรียกว่าเวลาก็คือชีวิต ใครช่วงใช้เวลาของผู้อื่นแบบไม่รับผิดชอบ ก็เทียบได้กับการแย่งชิงเสี้ยวชีวิตของผู้อื่นไปทำลาย 

ชีวิตของคนกรอกหายไปบางส่วนเพราะเวลาที่ต้องใช้ไปในการกรอก ชีวิตขององค์กรเสียไปโดยผ่านค่าใช้จ่ายในการบันทึก ในรูปของวัสดุสิ้นเปลือง ระบบเอกสารหนาขึ้น เงินเดือนที่ต้องทิ้งไปเปล่า ๆ เพราะต้องจ้างคนมาเสียเวลาในเรื่องไม่เป็นเรื่อง

ตามปรกติ ค่าจ้างคนคือค่าใช้จ่ายที่หนักที่สุดในการบริหารงานของยุคปัจจุบัน

เวลาบริษัทมีปัญหาทางการเงิน ก็จะมาไล่เบี้ยเอากับการ downsizing โดยโละคนออก ทั้งที่คนที่ถูกโละ ขยันกรอกข้อมูลออกจะตายไป ซึ่งบางที การโละระบบเอกสารที่ล้มเหลวออกตั้งแต่ต้น อาจทำให้บริษัทปราดเปรียวพอที่จะไม่เกิดปัญหาทางการเิงินตั้งแต่ต้นก็ได้ 

แนวคิดในการจัดการฐานข้อมูลทางสังคมใดก็แล้วแต่ ที่เริ่มคิดด้วยการบอกว่า เอาละ เรามาสร้างฐานข้อมูลเพิ่มอีกฐาน แล้วยัดเยียดให้คนเล็ก ๆ ข้างล่างกรอก จึงมักล้มเหลวตั้งแต่ต้น

แต่ไม่ใช่จะไม่สร้างฐานข้อมูลมาใช้นะครับ ถ้าคิดรอบคอบ ดูหน้าดูหลังรัดกุม เห็นว่าต้องทำ ก็ต้องทำ เพียงแต่ว่า ถ้ามีอยู่แล้ว เคยกรอกไว้แล้ว ลองมาดูว่าเป็นไปได้ไหมที่จะดึงกลับมาใช้ใหม่ให้คุ้ม จะได้ไม่ต้องกรอกใหม่อีก

เพราะถ้าคนข้างล่างเขางานหนักเต็มที่อยู่แล้ว เขาจะต่อต้าน ซึ่งแน่นอน เนื่องจากเขาตัวเล็ก เขาจะแพ้ และต้องสยบ

แต่อย่้าคิดว่านี่คือชัยชนะของคนตัวใหญ่นะครับ

คนตัวเล็กเขาอาจใช้วิธีย้อนรอยที่เจ็บแสบกว่า

"อยากได้ตัวเลขนักใช่ไหม ได้เลย เดี๋ยวจะทำให้"

อย่าถามนะครับ ว่าตัวเลขมาจากไหน เชื่อได้ไหม

ผลคือ ฐานข้อมูลที่ได้ เป็นฐานข้อมูลที่ไม่ได้ยืนบนพื้นของความเป็นจริง ซึ่งเมื่อต้นคด อย่าไปหวังเลยครับ ว่าปลายจะตรง

ข้อมูลไม่จริงนี่น่ากลัวยิ่งกว่าไม่มีข้อมูลเสียอีก

อย่างสมมติว่าผมบริหารโรงพยาบาลรัฐอยู่ แล้วอยากรู้สถิติว่า เอ๊ะ คนเป็นโรคอะไรมาก แล้วปรากฎว่าระบบรายได้ของโรงพยาบาล ผูกติดกับสถิติโรค แบบนี้ก็เชื่อขนมกินได้เลยว่า กรณีของคนที่เป็นโรคที่นิยามโรคยังกำกวม ตีความได้หลายอย่าง เวลาถูกบันทึก ก็จะกลายเป็นโรคที่ทำให้โรงพยาบาลได้เงินชดเชยสูงสุดไป (รายงานตามจริง แต่ข้อสรุปจะไม่จริงแท้)

ผลคือ สถิติระยะยาวของโรค ก็ถูกบิดเบือนไปจากที่ควรเป็น เพราะมีการขัดแย้งของผลประโยชน์เกิดขึ้น

ดังนั้น การสร้างฐานข้อมูลทางสังคม จึงควรไปในทิศที่ว่า ทำอย่างไรจะทำให้คนกรอกมีภาระน้อยลง แต่จริงใจมากขึ้น เต็มใจกรอกมากขึ้น

ทำให้พอดี ๆ แล้วจะงดงามครับ

 

[ปารมี]

ชอบบันทึกนี้มากค่ะ มีหลายเรื่องราวในบันทึก ไม่รู้จะต่อยอดตรงไหนดี  แต่ทุกเรื่องราวที่อาจารย์พูดถึง กระตุกต่อมคิดได้ดีจริงๆ ค่ะ