ฝึกนิสัยการทำงานผ่านระบบ In-office
ขณะนี้ที่ สพท.สุพรรณบุรี เขต 2 อยู่ในภาวะปลอดแฟ้มเสนองานแล้วค่ะ เนื่องจากสำนักงานของเราใช้ระบบ In-office ในการเสนองานให้ผู้บังคับบัญชาลงความเห็น
เริ่มจากเจ้าหน้าที่รับหนังสือจะรับงานมา หากยังไม่เป็นไฟล์ แต่เป็นเอกสารมา เธอจะจัดการให้เป็นไฟล์เสียก่อนด้วยการ Scan แล้วส่งเป็นไฟล์มาให้แต่ละกลุ่มงาน ระบบจะขึ้นเลขทะเบียนรับให้โดยอัตโนมัติ
จากนั้นธุรการของแต่ละกลุ่มจะเข้ามาจัดการแจกจ่ายไฟล์ไปให้กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนั้น ๆ ซึ่งจะต้องเข้ามาตรวจสอบเป็นประจำทุกวัน ว่ามีงานใหม่เข้ามาหรือไม่
เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนั้นก็จัดการบันทึกเสนอเรื่อง พร้อมแนบไฟล์เรื่องเดิม และไฟล์งานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง (ทุกอย่างเป็นไฟล์ขึ้นไปบนระบบ In-office) ส่งขึ้นไปรอความเห็นจากหัวหน้ากลุ่ม
เมื่อหัวหน้ากลุ่มเข้ามาตรวจสอบงานของกลุ่ม และลงความเห็น ก็จะผ่านเรื่องไปยังรอง ผอ.สพท. ที่ดูแลรับผิดชอบงานนั้น ๆ (รองฯ รับผิดชอบงานตามยุทธศาสตร์ของเขตพื้นที่ฯ) หากมีข้อแก้ไขก็จะแจ้งให้เจ้าหน้าที่แก้ไขให้ถูกต้องสมบูรณ์เสียก่อน
หลังจากที่รองฯ ให้ความเห็นแล้ว ก็จะผ่านเรื่องไปยัง ผอ.สพท. เพื่อพิจารณาเป็นลำดับสุดท้าย เมื่อ ผอ.สพท. เห็นชอบ เจ้าหน้าที่จึงนำงานนั้นมาดำเนินการต่อหากเป็นเรื่องที่ต้องแจ้งโรงเรียนในสังกัด จะไปดำเนินการต่อที่ระบบ e-office ซึ่งเขตฯ ของเราใช้มานานร่วม 3 ปีแล้ว แต่ถ้าเป็นหนังสือที่ต้องแจ้งไปยังสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน (สพฐ.) ก็จะไปดำเนินการต่อที่ระบบ e-filling ของ สพฐ.
ระบบนี้ดีตรงที่เราสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา ที่เราสามารถเชื่อมต่อ Internet ได้ มีความสะดวกรวดเร็ว ลดปริมาณกระดาษ และ ฝึกความรับผิดชอบในการเข้ามาทำงานอย่างสม่ำเสมอ หากแต่ละคนปล่อยเรื่องในความรับผิดชอบทิ้งค้างไว้นาน ผอ.สพท.จะเห็นได้หมด ในทางกลับกันหาก ผอ.สพท.ปล่อยเรื่องในการพิจารณาทิ้งค้างไว้นาน เจ้าหน้าที่ก็จะเห็นเช่นกันด้วย ระบบนี้จึงเป็นเหมือนกับเครื่องมือติดตามงานไปด้วยในตัว
ตอนนี้เรื่องการนัดหมาย บันทึกเรื่องเวียนในสำนักงาน การขอใช้ห้องประชุม และการขอใช้รถยนต์ราชการ ก็ต้องเข้ามาบันทึกในระบบ In-office แล้วเช่นกัน....
ภายหลังการใช้งานมาร่วมเดือน ยอมรับว่ายังมีข้อปลีกย่อยที่เป็นปัญหา ซึ่งเจ้าหน้าที่พบในขณะใช้งาน และได้มีการแจ้งไปยังผู้ดูแลระบบ (รองฯ ธรรมรงค์ เกรอด) เพื่อปรับปรุงพัฒนาให้สอดคล้องกับความต้องการไปเรื่อย ๆ จนกว่าระบบจะสมบูรณ์แบบ
ปัญหาหลัก ๆ ในตอนนี้ก็คือ เรายังมีอุปกรณ์ไม่เพียงพอกับจำนวนผู้ใช้งาน เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกน ยังไม่พอ ดีแต่ว่าหลาย ๆ คนบนสำนักงานมี Notebook ส่วนตัวใช้กันหลายคน จึงพอจะบรรเทาปัญหานี้ลงไปได้บ้างค่ะ
ความเห็น (4)
เยี่ยมมากครับ ขอชื่นชมกับสำนักงาน Paperless
- ขอบพระคุณท่านผอ.ดิศกุลค่ะ
- ท่านผอ.เขตของเรา ท่านพลิกวิกฤติให้เป็นโอกาสค่ะ พัฒนาระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์มาใช้สื่อสารกันในหน่วยงานเพื่อแก้ปัญหาเรื่องระยะทางที่ตั้งของสำนักงานและสถานศึกษาในสังกัดฯ
- ระบบ In-office เป็นการต่อยอดให้กับระบบ e-office ที่เขตฯเราใช้อยู่ให้สอดรับสมบูรณ์มากยิ่งขึ้นค่ะ
ขอชื่นชมด้วยอีกคนค่ะ ส่วนตัวก็พัฒนาระบบนี้เหมือนกันค่ะ แต่ตอนนี้กำลังจะเริ่มทำวิจัยเรื่องนี้แบบเน้นๆ อีกสักครั้ง เอาแบบให้ครอบคลุม ยังไงอาจจะรบกวนพี่กุ้งบ้างนะค่ะ ส่วนงานที่ทำไปแล้วก็ http://202.143.161.45/~siriphorn/ ซึ่งเป็นระบบที่พัฒนาและใช้มาเกือบปีแล้วค่ะ แต่ไม่เต็มรูปแบบ
ร่วมสร้างสรรค์ระบบราชการใหม่กันนะค่ะ
ถ้าดีจริงๆ รักษาไว้ให้ได้นะครับ เอาใจช่วยครับ
