การควบคุมภายใน : เครื่องมืออุดรูรั่วของหน่วยงาน (1)

  ผมได้มีโอกาสไปอบรมเกี่ยวกับการควบคุมภายในทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เห็นว่าการควบคุมภายใน เป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารงาน ที่ทางหน่วยงานสามารถนำมาบริหารภายในหน่วยงาน เพื่อลดความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นภายในหน่วยงาน สาระสำคัญของการควบคุมภายใน นั้นมีการกำหนดไว้ในตัวระเบียบของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน กำหนดให้ฝ่ายบริหารเป็นผู้รับผิดชอบนำมาตรฐานการควบคุมภายในไปใช้เป็นแนวทางในการจัดวางระบบการควบคุมภายในให้แล้วเสร็จภายใน 1 ปี และรายงานความคืบหน้าทุก 60 วัน ซึ่งขั้นตอนนี้เชื่อว่าส่วนราชการทุกแห่งดำเนินการเรียบร้อยแล้ว แต่สิ่งสำคัญที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องคือ การรายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อย ปีละ 1 ครั้ง

   ทางคณะสหเวชศาสตร์ได้มีการประชุมและแต่งตั้งคณะกรรมการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายในขึ้นใหม่ เมื่อปีที่แล้วได้เชิญวิทยากรจากสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินมาให้ความรู้เกี่ยวกับการควบคุมภายในให้บุคลากรได้รับทราบ และมีการประเมินความเสี่ยงแต่ละหน่วยงานย่อยในคณะ (ภาควิชาและสำนักงานเลขานุการ) ในทุกด้าน ทำให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการประเมินความเสี่ยงในการดำเนินงานของตนเอง และหาแนวทางแก้ไขปรับปรุงตามองค์ประกอบของการควบคุมภายใน เช่น

• การสร้างสภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี ทั้งในส่วนที่เป็นกฎระเบียบ (hard contorl) มีมากครับแต่สิ่งสำคัญกฎระเบียบที่หน่วยงานทำขึ้น นั้นมีความเคร่งครัดมากน้อยเพียงใด ต้องมาพิจารณากัน ส่วนที่เป็นคุณธรรม จริยธรรมที่เป็นลายลักษณ์อักษร (Soft Control) อาจจะมีอยู่น้อย สิ่งสำคัญคือการปลูกฝังจิตสำนึกให้ทุกคนร่วมมือร่วมใจกันทำหน่วยงานให้ใสสะอาด
• การประเมินความเสี่ยง ในหน่วยงานมีการประเมินทุกหน่วยงานย่อย แต่มุ่งเน้นไปเฉพาะความเสี่ยงที่เป็นปัญหา และกำหนดระยะเวลา ผู้รับผิดชอบให้ชัดเจนในการปรับปรุงการควบคุมภายใน  
• การทำกิจกรรมควบคุมภายใน วันนี้ทางหน่วยงานได้มีการกำหนดประเมินการควบคุมภายในกันเองปีละ 2 ครั้ง คือช่วงเดือนมีนาคม และเดือนกรกฎาคม โดยมีการตั้งกรรมการภายในตรวจประเมินกันเอง นอกจากนี้มีหน่วยตรวจสอบภายในของมหาวิทยาลัยมาตรวจด้วย
• การสื่อสารเรื่องการควบคุมภายใน จะมีหัวหน้าภาควิชา และเลขานุการคณะ เป็นกลไกสำคัญในการจัดวางระบบการควบคุมภายในหน่วยงานย่อย
• การติดตามประเมินผล มีคณะกรรมการฯ ภายในของหน่วยงานทำหน้าที่ติดตามประเมินผล เพื่อรายงานให้คณบดีทราบถึงการบริหารความเสี่ยงของหน่วยงาน และสรุปรายงานให้มหาวิทยาลัยทราบ

      วันนี้หลายเรื่องในสถาบันอุดมศึกษา ได้มีการควบคุมคุณภาพทั้งในเรื่อง การประกันคุณภาพการศึกษา การจัดทำคำรับรองการปฏิบัติราชการ (กพร.) และควบคุมภายใน (คตง.) ความจริงเมื่อบูรณาการได้แล้วทุกอย่างมีเป้าหมายเพื่อคุณภาพของหน่วยงาน แต่วิธีการอาจจะแตกต่างกันเท่านั้นเอง

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ