การจัดการความรู้ภายในองค์กร(intraorganization knowledge management)

ผู้บริหารต้องสร้างวิสัยทัศน์ เพื่อเป็นเข็มทิศในการจัดการความรู้ขององค์กรที่ชัดเจน เพื่อเป็นการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรได้รู้และเกิดเป็นความเชื่อ และเป็นค่านิยมร่วมเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติวิสัยทัศน์ดังกล่าว ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนได้ร่วมแชร์ประสบการณ์ร่วม เพื่อทำให้รู้สึกผูกพันที่จะทำงานด้านการบริหารจัดการความรู้ร่วมกัน และนำไปสู่วิสัยทัศน์นั้น

ดังได้กล่าวแล้วว่า การบริหารจัดการในองค์กรสมัยใหม่นั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือต้นทุนทางปัญญา(intellectual capital) และการบริหารจัดการที่ดี(good governance) พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 มาตรา 11 กำหนดไว้ว่า ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอโดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่างๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว เหมาะสมกับสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัดให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ และมีการเรียนรู้ร่วมกัน

ปัญหาว่าเราจะมีวิธีจัดการความรู้ซึ่งมีมากมายหลากหลายในองค์กรได้อย่างไร หากเราสามารถจัดการความรู้ทั้งองค์กรมาใช้ประโยชน์ได้ ก็เท่ากับสามารถเพิ่มต้นทุนทางปัญญาให้แก่องค์กรได้ไม่สิ้นสุด

การพัฒนาระบบการจัดการความรู้ในองค์กร (knowledge management) เป็นการนำความรู้มาใช้พัฒนาขีดความสามารถขององค์กรให้ได้มากที่สุด โดยมีกระบวนการในการสรรหาความรู้เพื่อถ่ายทอดและแบ่งปันไปยังบุคลากรเป้าหมายได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม เพื่อ

1) พัฒนางานให้มีคุณภาพและผลสัมฤทธิ์ยิ่งขึ้น

2) พัฒนาคน คือพัฒนาผู้ปฏิบัติงาน

3) พัฒนาฐานความรู้ขององค์กร

การจัดการความรู้ที่ดีนั้นควรมีลักษณะ

1. ลงทุนต่ำ ให้ผลตอบแทนสูง

2. สามารถเพิ่มขีดความสามารถให้แก่องค์กรเป็นส่วนรวม

3. สร้างความก้าวหน้าให้บุคลากรและองค์กร

4. สามารถใช้ได้ผลดีทั้งหลักการและง่ายต่อการปฏิบัติ

เนื่องจากสภาพแวดล้อมและเงื่อนไขต่างทั้งในและนอกองค์กรเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาเป็นพลวัตร ดังนั้นเราต้องมีทั้งการเพิ่มองค์ความรู้ การเปลี่ยนแปลงองค์ความรู้ อยู่เสมอ

องค์ประกอบของการจัดการความรู้ เพื่อให้การจัดการความรู้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพทั้งการรวมรวม วิเคราะห์และสังเคราะห์ การจัดการความรู้ ต้องครอบคลุมองค์ประกอบต่อไปนี้

1. มีคน การจัดวางคนในองค์กรเพื่อการบริหารจัดการความรู้(personal management)

2. มีกระบวนการจัดการความรู้(process management)

3. มีเนื้อหาความรู้ที่เกี่ยวข้อง(content)

4. มีเครื่องมือและเทคโนโลยี่ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการความรู้

5. มีการเผยแพร่และนำไปประยุกต์ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการความรู้ตามแนวคิดของ Nonaka &Takeuchi

ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช ได้เรียบเรียงแนวคิดในการบริหารจัดการความรู้ของ Nonaka &Takeuchi เพื่อเป็นแนวทางในการนำไปปฏิบัติ 7 ประการคือ

1. การสร้างวิสัยทัศน์เกี่ยวกับองค์ความรู้ในองค์กร

2. การสร้างทีมจัดการความรู้

3. การสร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนความรู้อย่างเข้มข้นในกลุ่มพนักงานระดับล่าง

4. จัดการความรู้ไปพร้อมกับการพัฒนาสินค้า/วิธีการใหม่ หรือพัฒนารูปแบบการทำงาน

5. เน้นการจัดการความรู้แบบใช้พนักงานระดับกลางเป็นตัวขับเคลื่อน (Middle-up down management)

6. เปลี่ยนองค์กรไปเป็นแบบ “พหุบาท” (Hypertext)

7. สร้างเครือข่ายความรู้กับโลกภายนอก

1. การสร้างวิสัยทัศน์เกี่ยวกับองค์ความรู้ในองค์กร ผู้บริหารต้องสร้างวิสัยทัศน์ เพื่อเป็นเข็มทิศในการจัดการความรู้ขององค์กรที่ชัดเจน เพื่อเป็นการสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรได้รู้และเกิดเป็นความเชื่อ และเป็นค่านิยมร่วมเพื่อนำไปสู่การปฏิบัติวิสัยทัศน์ดังกล่าว ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนได้ร่วมแชร์ประสบการณ์ร่วม เพื่อทำให้รู้สึกผูกพันที่จะทำงานด้านการบริหารจัดการความรู้ร่วมกัน และนำไปสู่วิสัยทัศน์นั้น

2. สร้างทีมจัดการความรู้ขององค์กร ทีมจัดการความรู้ขององค์กรประกอบด้วยบุคคล 3 กลุ่ม คือ

1. ผู้ปฏิบัติจัดการความรู้ ได้แก่ พนักงานปฏิบัติหรือทีมรับผิดชอบโดยตรงทำหน้าที่หลัก 4 ประการเกี่ยวกับ การเสาะหาความรู้ การสร้างความรู้ การสั่งสมความรู้ และการใช้ความรู้ ซึ่งผู้ปฏิบัติต้องทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญความรู้ บทบาทหลักคือการนำเอาความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวของพนักงาน และองค์กรระดับปฏิบัติมาแลกเปลี่ยนกับความรู้ที่ชัดแจ้ง เพื่อให้เกิดการนำความรู้ไปสู่การบูรณาการ ซึ่งผู้เชี่ยวชาญทำหน้าที่เปิดเผยความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) ไปเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ให้ค้นหา จัดหมวดหมู่ และเพื่อจัดส่งให้พนักงานได้ง่าย

2. ผู้บริหารระดับกลางหรือวิศวกร เป็นผู้ขับเคลื่อนและมีหน้าที่แปลงความรู้ที่ฝังลึกให้เป็นความรู้ที่เปิดเผย จับต้องได้ โดยเป็นตัวกลางในการนำวิสัยทัศน์ผู้บริหารระดับสูงมาแปลงเป็นความรู้ที่เปิดเผยชัดแจ้ง นำมาแชร์เพื่อทำความเข้าใจกับพนักงานระดับปฏิบัติ เพื่อนำไปสู่วิสัยทัศน์ระดับบุคคล เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ นอกจากนั้นผู้บริหารระดับกลาง ต้องทำหน้าที่แปลงความรู้ หรือเกลียวความรู้ที่ฝังลึก ไปสู่ความรู้ที่เปิดเผย เป็นการแปลงเกลียวความรู้ทั้งในหน่วยงานและข้ามหน่วยงาน

การหมุนเกลียวความรู้

Nonaka’s SESI model

ถ่ายโอนความรู้กันโดยตรง Tacit เรียนรู้ แสวงหาความรู้ภายนอก

เป็นทางการ/ไม่เป็นทางการ

Socialization Externalization
Tacit Explicit

ผลของการเชื่อมโยงและนำไป Internalization Combination

ปฏิบัติ กลายเป็นประสบการณ์

และปัญญา Explicit ชื่อมโยงความรู้ภ 3.

3. ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรองค์กร ทำหน้าที่ 3 ประการ คือ

1. กำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้ เช่น วิสัยทัศน์เกี่ยวกับการจัดการความรู้

2. สร้างบรรยากาศและกฎกติกาขององค์กรที่เอื้อต่อการเรียนรู้

3. คอยจับความรู้ที่ทรงคุณค่า ที่พัฒนาขึ้นในกระบวนการเกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) ขององค์กรในลักษณะ (New paradigm)

3. การสร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนความรู้อย่างเข้มข้นในกลุ่มพนักงานระดับล่าง การสร้างบรรยากาศเป็นบริบทที่สำคัญขององค์กรที่จะสร้างประสบการณ์ให้ทุกคนเกิดการเรียนรู้โดยตรงด้วยตนเอง เช่น การจัดให้ไปดูงาน การเรียนรู้จาการได้สัมผัสบรรยากาศภายนอก เป็นความรู้ที่เกิดจาการสัมผัสภายนอก เพื่อการเรียนรู้ที่เน้นการเรียนรู้ความรู้ที่ฝังลึก และกระบวนการ Socilaization

4.. จัดการความรู้ไปพร้อมกับการพัฒนาสินค้า/ วิธีการใหม่ หรือพัฒนารูปแบบการทำงาน การจัดการความรู้ควบคู่กับการพัฒนาวิธีการปฏิบัติงาน และคุณภาพงาน หรือพัฒนา ประสิทธิผล (Effectiveness) ของงาน ในการจัดการสมัยใหม่ หมายถึง การจัดการเพื่อให้เกิดประสิทธิผล 4 ประการ คือ

1. ตอบสนองลูกค้า

2. มีนวัตกรรม

3.มีการพัฒนาและใช้ศักยภาพ Competency อย่างเต็มที่

4. มีประสิทธิภาพ (efficiency) 5. เน้นการจัดการความรู้แบบใช้พนักงานระดับกลางเป็นตัวขับเคลื่อน (Middle-up down management)

การจัดการแบบ Bottom-up ล่างขึ้นบน หรือบนลงล่าง Top-down เป็นการจัดการที่ใช้กันมาก แต่ Nonaka & Takeuchi กลับมองกลับกัน คือใช้หลักการบริหาร Middle - up –down เน้นพนักงานระดับกลางเป็นผู้ขับเคลื่อนกระบวนการบริหารภายในองค์กร โดยเชื่อว่าพนักงานระดับกลางคือผู้เชื่อมโยงการปฏิบัติที่ดี และได้ผลมากกว่าการทิ้งช่องว่าง โดยเฉพาะในเรื่องการจัดการความรู้ ผู้บริหารระดับกลางจะเป็นผู้ขับเคลื่อน เชื่อมโยง และทำให้องค์กรเกิดการเรียนรู้ได้ดี

5. เปลี่ยนองค์กรไปเป็นแบบ “พหุบาท” (Hypertext) องค์กรพหุบาท คือ องค์กรที่มีหลายบริบท (context) อยู่ในเวลาเดียวกัน( Hyper- context ) คือ มีการจัดการความรู้หมุนเวียนอยู่ระหว่างชั้นต่างๆ ทำให้การเกื้อกูลกันและกัน เกิดการจัดการความรู้ที่ทรงพลัง บริบทของพหุบาท ได้แก่

1. บริบทตามปกติเป็นรูปแบบองค์กรพีรามิดเดิม (bureaucracy)

2. บริบทของ Project Team ซึ่งทำงานบรรลุเป้าหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง แล้วสลายตัวกลับสู่สภาพปกติ แต่ช่วงเวลาการทำงานร่วมกันทุ่มเทเต็มที่

3. บริบทฐานความรู้ Knowledge base ทำหน้าที่คอยสกัด รวบรวม และสังเคราะห์ ยกระดับความรู้ ที่เกิดจาก 2 บริบทข้างต้น และอำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้ของพนักงานทุกระดับ

6. สร้างเครือข่ายความรู้กับโลกภายนอก การสร้างเครือข่ายกับโลกภายนอก มีประเด็นที่เกี่ยวข้องอยู่ 3 ประการ คือ

1. การมีระบบการรับรู้และตรวจสอบข่าวสารความก้าวหน้าของความรู้ลักษณะ intelligence

2. การแลกเปลี่ยนความรู้กับภาคี หรือเครือข่าย

3. สกัดความรู้จากลูกค้า หรือเชื่อมโยงความรู้จากผู้ใช้บริการ โดยเฉพาะความรู้ที่ฝังลึกที่เกิดจาการใช้บริการ หรือผู้บริโภค

ทีละก้าว...ไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

ขั้นตอนที่ 1สํ ารวจสภาพปัจจุบัน วิเคราะห์ ศึกษาว่าองค์กรของเรามีอะไรดี ประเมินศักยภาพขององค์กร /บุคลากร ค่านิยม ปัญหาข้อบกพร่องต่างๆ รวมทั้งประเมินการมีส่วนร่วมในกระบวนการเรียนรู้ในปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 2นําข้อมูลที่ได้มากํ าหนดเป้าหมาย กลยุทธ์ หรือแนวทางที่จะใช้เป็นรูปแบบ และกิจกรรมที่จะทำให้เกิดกระบวนการเรียนรู้ร่วมกัน (mutual learning) เช่น บางหน่วยจัดให้มี Knowledge Center ของตนเอง รวบรวมทรัพยากรแห่งการเรียนรู้ที่เข้าถึงได้ง่ายและสะดวกต่อการใช้เป็นสถานที่แลกเปลี่ยนถ่ายทอดความรู้ระหว่างกัน

ขั้นตอนที่ 3ดํ าเนินงานตามแผน มีการแต่งตั้งคณะทํ างานส่งเสริมการดํ าเนินงาน ติดตาม และ ประเมินผลตามระยะเวลา หรืออาจมีการตั้งหน่วยวิจัยและพัฒนาองค์ความรู้ในองค์กร ซึ่งมีตัวแทนจากบุคลากรทุกฝ่าย รวมทั้งผู้บริหาร

ขั้นตอนที่ 4จัดเกณฑ์การพิจารณาประเมินผลในขั้นท้ายสุดหลังจากที่ดํ าเนินการไปแล้วระยะหนึ่ง เพื่อให้ทราบว่าองค์กรของเรามีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้มากน้อยเพียงใด

ปัจจัยแห่งความสํ าเร็จ และสิ่งที่สะท้อนปัญหาอุปสรรค

1.วัฒนธรรมองค์กร จะเห็นว่าองค์กรแห่งการเรียนรู้ มีวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น องค์กรหนึ่งๆ หรือบ้านหลังหนึ่ง หากการพูดคุย ติดต่อสื่อสาร การมีปฏิสัมพันธ์ของคนในบ้านยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ อยู่กันแบบห่างเหิน ไม่อยากเสวนาพูดจา พูดคุยกันเพียงไม่กี่คํา ความไว้วางใจกันอยู่ในระดับตํ่ า มีความสัมพันธ์ที่ไม่ดี บรรยากาศเหล่านี้เป็นสัญญาณอันตรายที่บ่งบอกถึงสุขภาพขององค์กร แต่หากคนในองค์กร ยอมรับที่จะปรับเปลี่ยนทัศนคติหรือมุมมองบางด้านที่เป็นอุปสรรคออกไป พูดคุยกันมากขึ้น ก็จะทํ าให้มีความเข้าใจกันในระดับลึก การพูดคุยกันจะมีความหมาย ไม่ใช่โครงสร้างองค์กรแบบต่างคนต่างอยู่ ต่างคนต่างทํ า

2.บุคลากร การเรียนรู้ที่มีประสิทธิผลจะต้องไม่เกิดบนพื้นฐานของการบังคับ ปัญหาอันเกิดจากตัวบุคลากร เช่น ผู้รู้ไม่อยากถ่ายทอดเพราะเกรงว่า เมื่อถ่ายทอดไปแล้วจะไม่เหลืออะไร ตนจะหมดความสํ าคัญหรือฝ่ายผู้เรียนรู้ไม่ยอมรับในตัวผู้ถ่ายทอด หรือคนในองค์กรขาดความกระตือรือร้น เนื่องจากโดยทั่วๆ ไปแล้วพบว่าคนเรามีแนวโน้มที่จะเฉื่อยชา หรือมีความกระตือรือร้นลดน้อยลงตามอายุที่สูงขึ้น บุคลากรบางคนไม่ชอบความเปลี่ยนแปลง อาจจะเป็นปัญหาสะสมที่พบได้บ่อยในหน่วยงานราชการ และต้องใช้เวลาในการปรับเปลี่ยนพอสมควร

3.ระบบความดีความชอบ อาจไม่ส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ เพราะหากคนในองค์กรมองว่าความรู้เป็นอาวุธส่วนตัวสํ าหรับใช้ในการต่อสู้แข่งขันกับเพื่อนร่วมงาน บางแห่งพนักงานใช้ความรู้ที่มีเป็นเครื่องต่อรองกับผู้บริหาร ด้วยเหตุนี้เพื่อสร้างเสริมแรงบันดาลใจ หรือแรงจูงใจ อาจจัดให้มีรางวัลที่เป็นนามธรรมแก่หน่วยงานที่มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ เช่น การประกาศยกย่องชมเชย เป็นต้น

4.ด้านการเรียนรู้ ในส่วนที่เกี่ยวกับการยอมรับความผิดพลาด เนื่องจากสังคมวัฒนธรรมเรามองว่าความผิดพลาดเป็นเรื่องไม่ดี ต้องหลีกเลี่ยง หรือถ้าเกิดขึ้นแล้วก็ต้องปกปิดมิดชิดไม่มีการให้ความรู้ เราจึงได้เรียนรู้จากมุมมองด้านเดียว คือมุมมองด้านความสํ าเร็จ โดยไม่ได้เรียนรู้ว่าก่อนจะมีความสำเร็จต้องผ่านสิ่งใดมาบ้างไม่เคยเรียนรู้ว่าอะไรผิดควรหลีกเลี่ยง หรือมาวิเคราะห์กันว่าเราจะตอบสนองต่อปัญหาอย่างไร

กิติกรรมประกาศ

ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช

เขียนใน GotoKnow โดย นายแพทย์ ชัยวงศ์ ชวนะรักษ์
ใน ร่วมกันสร้างสังคม(ที่)อุดม(ไปด้วย)ปัญญา

คำสำคัญ (Tags): #บทความ#สร้างสรรค์

หมายเลขบันทึก: 56414เขียนเมื่อ 30 ตุลาคม 2006 11:43 น. ()แก้ไขเมื่อ 29 พฤษภาคม 2012 17:13 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน