เอกสารมีชีวิต (1): จุดตั้งต้น

เอกสารมีชีวิตคือ DNA ของอารยธรรม

ถ้าเรามองว่า แก่นระดับรากฐานของเอกสาร ก็คือ "ข้อมูล"

ก็จะคล้ายกับกรณีของคน ว่ามีแก่นข้อมูลรากเหง้ากดำรงอยู่สองระดับ คือระดับปัจเจก และระดับสังคม

ในระดับปัจเจก แก่นของข้อมูลรากเหง้า อยู่ใน DNA

ในระดับสังคม แก่นของข้อมูลรากฐาน จะอยู่ในวิธีคิด วิธีมอง วิธีทำ

วิธีคิด = องค์ความรู้ กฎหมาย วิทยาศาสตร์

วิธีมอง = ระบบความเชื่อ วัฒนธรรม ศาสนา

วิธีทำ = วิทยาการ เทคโนโลยี

KM ก็เป็นตัวอย่างของข้อมูลในระดับสังคม ที่พยายามทำให้วิธีคิด วิธีมอง วิธีทำ สามารถหลุดออกมาจากรายคน เพื่อส่งต่อให้สังคมได้

หรือแม้แต่ระบบ AI (artifcial intelligence) ก็เน้นการดึงสาระออกมาจากข้อมูล

มองในแง่นี้ ถ้าเอกสารไม่มีชีวิต มันก็กลายเป็นสิ่งที่อยู่ห่างไกล อยู่นอกตัว อยู่นอกวิถีชีวิตของคน

แต่ถ้าเอกสารมีชีวิต มันก็จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของสังคม ที่ต้องคู่ไปกับคน ต้องวิวัฒนาการไปด้วยกัน ต้องสืบทอดไปด้วยกัน เอกสารก็จะเป็นเส้นประสาทที่เชื่อมโยงเซลล์ประสาทของสังคมเข้าด้วยกัน

เอกสารไม่มีชีวิต ก็จะเหมือนเส้นประสาทที่ฝ่อง่าย มีอายุสั้น และจะทำให้สังคม"ขี้ลืม"

แต่มองให้ลึกกว่านั้น เอกสารยังทำหน้าที่ระยะยาวที่สำึัคัญ คือการเป็น DNA ให้กับอารยธรรม

DNA ที่ตัดขาดจากเซลล์ ก็เป็นเพียงขยะ แต่เมื่ออยู่เป็นส่วนหนึ่งของเซลล์ DNA ก็จะกลายเป็นใจกลางเชิงนามธรรมที่พึงปกป้องไว้ให้พ้นจากไวรัส ให้พ้นจากการถูกบ่อนทำลายของสิ่งแวดล้อมที่บีบคั้น

search engine ก็เป็นรูปแบบหนึ่งของเอกสารที่มีชีวิต เพราะทำให้ระบบประสาทมีความสามารถหยั่งรากไปดูดซับข้อมูลจากแหล่งที่มีข้อมูลอยู่ได้ง่าย และเ็ร็ว

กลับมาดูว่าชีวิตต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

'มีชีวิต' เป็นสิ่งที่นิยามยากมาก แต่ถ้าใช้เกณฑ์อย่างคร่าว ๆ ก็คงแจกแจงออกมาได้ทำนองนี้

• สืบทอดตัวเองได้ (เพื่อคงชีวิต)
• ป้องกันตัวเองได้ (ระดับหนึ่ง)
• ปรับตัวได้
• มีวิวัฒนาการได้ สลัดสิ่งไม่จำเป็นออก สร้างสิ่งจำเป็นเข้ามาในตัว

เมื่อร้อยปีก่อน มีวิศวกรชาวสหรัฐชื่อ Emerson Harrington เขียนหนังสือชื่อ The Twelve Principle of Efficiency ไว้ ซึ่งเขามองระบบการจัดการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตไว้อย่างน่าคิดมาก ก่อนที่โลกจะรู้จักคำว่าระบบประกันคุณภาพเสียอีก ซึ่งบังเอิญว่าเป็นระบบคิดที่นำมาประยุกต์ใช้กับระบบเอกสารได้ค่อนข้างเป็นรูปธรรม ผมจึงลองปรับแนวคิดดังกล่าวสรุปไว้เป็นประเด็นต่าง ๆ ซึ่งจะสอดคล้องกับนิยามของสิ่งมีชีวิตอย่างคร่าว ๆ ข้างต้น

เกริ่นนำ

• ทันเวลา
• พอเพียง
• เรียบง่าย ชัดเจน เที่ยงตรง
• สามารถบันทึกและดึงข้อสรุปมาใช้งานได้ง่าย
• ไม่ซ้ำซ้อน ไม่ลักลั่น
• ปลอดภัย
• เลียนแบบสิ่งมีชีวิต