วิธีแก้ปัญหาบุคคล 11 ประเภท เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การรับมือกับทึกสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในห้องประชุม ต้องมีเทคนิคกันหน่อย

ประเภทที่ 1 “พวกระมัดระวังป้องกันตนเอง”
วิธีแก้ไข – อธิบายให้เห็นถึงความสำคัญของผลประโยชน์ส่วนรวม และวัตถุประสงค์ของการประชุม

ประเภทที่ 2 “ พวกเกะกะรุกราน”
วิธีแก้
-    ถามปัญหายากๆ
-    ให้แสดงความคิดเห็น
-    หาโอกาสให้ปล่อย “ไก่” หรือ  เสียหน้า
-    ใช้การประนีประนอม เพื่อระงับอารมณ์เสียหรือแก้ปัญหาบรรยากาศในการประชุมไม่ดี

ประเภทที่ 3 “พวกทำเป็นไม่สนใจแต่แอบฟัง”  ทำตัวเหมือนผู้สังเกตการณ์
วิธีแก้
-    กระตุ้นให้ช่วยกันพูด แสดงความคิดเห็น
-    เรียกถามคำถามหรือให้แสดงความคิดเห็น

ประเภทที่ 4  “พวกชอบเด่น ชอบทำให้เรื่องยาว”
วิธีแก้  จำกัดเวลาในการแสดงความคิดเห็น เน้นให้เห็นว่า เวลาประชุมมีจำกัด ขอให้พูดตรงประเด็นเลย

ประเภทที่ 5 “ พวกเบื่อหน่ายการประชุม หรือ หลับยัน”
วิธีแก้
-    ชี้ให้เห็นความสำคัญที่ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นและทบทวนวัตถุประสงค์ของการประชุม
-    เรียกถามหรือให้แสดงความคิดเห็นบ่อยๆ
-    พูดพาดพิงถึงเขาบ่อยๆ

ประเภทที่ 6  “ พวกเจ้าตำราหัวหมอ “ ซึ่งผูกขาดการพูดอยู่ตลอดเวลา หรือ บ้าน้ำลาย
วิธีแก้
-    หาจังหวะตัดบท
-    แกล้งไม่เห็นเวลายกมือพูด
-    เจาะจงให้คนอื่นพูด
-    ให้ที่ประชุมวิจารณ์ความเห็นของเขา

ประเภทที่ 7  “พวกเอาไหนเอานั่น”
วิธีแก้
-    เมื่อมีประเด็นใหม่ ให้แสดงความคิดเห็นเป็นคนแรก
-    ให้ผลัดกันออกความคิดเห็นทีละคนและทุกคน

ประเภทที่ 8 “ พวกนิ่งเสียตำลึงทอง”
วิธีแก้
-    ชี้ให้เห็นประโยชน์ของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน
-    เรียกระบุตัวเพื่อขอให้แสดงความคิดเห็น

ประเภทที่ 9  “ พวกตลบหลัง หรือ แซวสำราญ”
วิธีแก้
-    ใช้เมื่อสถานการณ์เริ่มตึงเครียด
-    ขอความร่วมมือให้พูดในประเด็นสำคัญของการประชุม

ประเภทที่ 10 “ พวกไม่รู้เรื่องอะไรเลย หรือ พวกนางอาย”
วิธีแก้
-    พยายามถามเรื่องง่ายๆให้เขาตอบได้
-    ชมเชยหรือให้กำลังใจเมื่อตอบดี
-    ช่วยตอบนำบ้างเล็กน้อย

ประเภทที่ 11 “พวกสงวนท่าที หรือพวกแสดงท่าภูมิฐาน”
วิธีแก้
-    กระตุ้นให้เห็นความสำคัญของการช่วยกันออกความคิดเห็น
-    เชิญหรือให้เกียรติแสดงความคิดเห็น
-    ยกย่องความคิดเห็นของเขา

นอกจากที่กล่าวมาแล้วทั้ง 11 ประเภท ยังมีสถานการณ์บางอย่างที่เป็นปัญหาในการประชุม ที่จำเป็นจะต้องหาวิธีแก้ไข
สถานการณ์ที่ 1   ผู้เข้าร่วมประชุม แยกกันพูดเป็นกลุ่มย่อยๆ
วิธีแก้ -  ให้เวลาพอสมควร แล้วหาวิธีเรียกจังหวะความสนใจ หรือ ดึงให้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เป็นพระเอก กลุ่มอื่นช่วยกันรับฟังแล้ว อภิปรายต่อไป

สถานการณ์ที่ 2 พูดนอกประเด็นหรือนอกวาระ
วิธีแก้
–    ทบทวนประเด็นหรือวาระใหม่อย่างสุภาพ
–    โดยคำถามให้คนที่พูดในประเด็นอภิปรายต่อไป

สถานการณ์ที่ 3 เงียบ ไม่มีใครแสดงความคิดเห็น
วิธีแก้
-    กระตุ้นหรือกล่าวนำ
-    ถามเป็นรายบุคคล

สถานการณ์ที่ 4 ถามยัน
วิธีแก้ ทบทวนคำถามของเขาให้ที่ประชุม แล้วโดยให้เจ้าตัวเป็นคนตอบเอง

สถานการณ์ที่ 5 หัวรั้น
วิธีแก้ -  ชี้ให้เห็นความสำคัญของคนส่วนใหญ่ หากจำเป็นอาจใช้วิธีลงคะแนน เพื่อหาข้อมูลจากคนส่วนใหญ่