เทคนิคการจัดประชุม
ถ้าอยากจะทราบว่า Office ใด มีระบบบริหารจัดการที่ดี หรือยังไม่เข้าขั้น มีวิธีการง่ายๆ อย่างหนึ่งที่ดิฉันขอแนะนำแก่ท่าน คือ ให้ท่านสังเกตจากการจัดประชุม หรือสัมมนา ใดใดของ Office นั้นๆ ยิ่งถ้าหากเป็นแบบที่ต้องรับรองแขกจากภายนอกด้วยแล้ว ท่านจะสามารถตัดสินได้โดยง่ายว่าคุณภาพของทั้งการจัดการ และของทั้งบุคลากรใน Office นั้น ดีเพียงใด
ในช่วงเดือนกรกฏาคม ตลอดเดือน เป็นช่วงประเมินคุณภาพภายในของคณะวิชาต่างๆ ของมหาวิทยาลัยนเรศวร ซึ่งแต่ละคณะต้องเชิญผู้ทรงคุณวุฒิทั้งจากภายนอกมหาวิทยาลัย และจากต่างคณะวิชาภายในมหาวิทยาลัยเดียวกัน มาตรวจประเมินคณะของตน การเตรียมการนับตั้งแต่วินาทีแรก เช่น การติดต่อทาบทามกรรมการทั้งด้วยวาจา (สุภาพไหม? พูดรู้เรื่องไหม? ) และด้วยหนังสือ (ถ้อยคำในจดหมายสละสลวย? ชัดเจน? ) การจัดเตรียมกำหนดการ (ครอบคลุม? ละเอียดสมบูรณ์?) การนัดหมาย (มีรายละเอียดรถรับส่ง ? คนต้อนรับ?) การรับรอง การจัดเตรียมอุปกรณ์ เครื่องเขียน สื่อโสตฯ โอ้ มากมาย...............จนกระทั่งแขก / ผู้ร่วมประชุมทุกท่าน เดินทางกลับลับตาไป
เหล่านี้ เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานที่พิสูจน์ได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารใดใด และไม่ต้องซักถามผู้เกี่ยวข้องให้ยุ่งยาก และหากเป็นที่สังเกตได้ว่าปฏิบัติการอย่างชำนาญ ก็อาจเป็นเครื่องยืนยันได้ว่าปฏิบัติกันเป็นประจำ โดยปกติ อยู่แล้ว ไฉนเลย ในเนื้องานต่างๆ ที่ปฏิบัติเป็นภารกิจหลัก จะด้อยคุณภาพ
แล้ว Office ของท่าน เป็น Office ที่ใส่ใจและให้ความสำคัญในทุกรายละเอียด หรือเปล่าคะ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง อย่าลืมว่า ต้อง ใส่ใจในใจของคน ด้วย
ความเห็น (3)
รู้สึกเห็นด้วยเป็นอย่างยิ่งกับที่อ.มาลินีได้กล่าวมาข้างต้น และขอเสริมว่า "การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า" ของผู้จัดก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญ เพราะในบางครั้งที่เราได้เตรียมงานด้านต่างๆ มาเป็นอย่างดี แต่พอถึงเวลาจริงๆ อาจมีบางอย่างไม่เป็นไปตามที่เราคาดการณ์ไว้ ดังนั้นการใช้ "ปัญญา" ในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเพื่อให้งานสามารถดำเนินการต่อไปเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่เราตั้งไว้ ก็เป็นอีกเทคนิคหนึ่งในการจัดประชุมเช่นกันค่ะ
ที่อาจารย์กล่าวไว้นะ ถูกต้องเลยค่ะ ก็ยังคิดอยู่ว่า การวัดคุณภาพน่าจะวัดจากผลงานนะคะ เพราะสามารถเห็นได้อย่างชัดเจน แล้วต่อไป office ก็จะเป็น paperless หรือ e-office หมดแล้ว อยากทราบอยู่เหมือนกันว่าจะต้องมานั่งทำเอกสารเพื่อเป็นหลักฐานกันอีกหรือเปล่าคะ มน.เราน่าจะเป็นผู้นำในการทำ e-office ที่ประเภท paperless อย่างเร่งด่วนนะคะ มิเช่นนั้นอาจเป็นมหาวิทยาลัยที่ตกรุ่น