เทคนิคการบรรยายสรุปสำหรับนักบริหาร

1. การบรรยายสรุป  (BRIEFING  TECHNIQUES)  กลายเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญอย่างหนึ่งในกระบวนการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมเสนอโครงการ  การสาธิต  และการเสนอความคิดเห็นใหม่ๆ ต่อผู้บริหารหรือฝ่ายจัดการ  ด้วยเหตุผลหลายประการ  การบรรยายสรุปแตกต่างจากการนำเสนอรายงานเป็นคนละวิธีการกับการบรรยายหรืออภิปราย  ตรงกันข้ามกับการพูดในที่ชุมชน  และแตกต่างจากการโฆษณา  ในลักษณะที่สำคัญดังนี้
   1. ระยะเวลา    ผู้บรรยายสรุปไม่มีเวลามากนัก  ทั้งในด้านเวลาตามกำหนดซึ่งมักจะมีกำหนดการแน่นอนในการที่ผู้ฟัง  อันได้แก่ผู้รับฟังการบรรยายสรุป  หรือผู้มาเยือน  และในด้านช่วงเวลาที่ผู้ฟังดังกล่าวให้ความสนใจ  จากการวิจัยช่วงความสนใจของผู้รับฟังผู้บรยาย  สรุปไม่ว่าจะเป็นผู้ฟังที่เป็นผู้ไปเยี่ยมชมสถานที่สำคัญๆ  หรือผู้ฟังที่รับฟังการบรรยายสรุปผลงานก็ตาม  โฮเมน  นักจิตวิทยาการสื่อความเข้าใจยืนยันว่า "ในช่วง 3 นาทีแรก  ผู้ฟังจะพยายามปรับสภาพจิตใจรับฟัง  4 - 5 นาที  เป็นช่วงของการสนใจฟัง  ช่วง  15 - 25  นาที  เป็นระยะเวลาที่เริ่มมีคำถามและถ้าเกินกว่า  30  นาทีไปแล้ว  ผู้ฟังจะเริ่มละความสนใจจากสิ่งที่รับฟัง"  ทั้งนี้เนื่องจากผู้รับฟัง  การบรรยายสรุปมีรายการอื่นๆ  อยู่ในสำนึก  ทั้งก่อนที่จะเข้าฟังการบรรยายสรุปและหลังจากการฟังบรรยายสรุป  ขีดจำกัดนี้ทำให้ผู้บรรยายสรุป  ขีดจำกัดนี้ทำให้ผู้บรรยายสรุปจำเป็นต้องเตรียมตัวชิงโอกาสทองของช่วงเวลาที่เกื้อกูลที่สุด  เพื่อให้การบรรยายสรุปประสบความสำเร็จที่สุด
   2. ผู้ฟัง    แต่ละคนหรือแต่ละกลุ่มที่ฟังการบรรยายสรุปมีความคาดหวังต่างกันทั้งโดยวัตถุประสงค์ของการฟังโดนส่วนรวมและวัตถุประสงค์ส่วนตัวของการฟัง  กลุ่มผู้ฟังการบรรยายสรุปมีลักษณะ  "คล้ายคลึงกัน"  มากกว่าผู้ฟังการพูดหรือการบรรยายทั่วไป  จุดสนใจของกลุ่มเดียวกัน  จึงมักสอดคล้องกัน  แต่ต่างกลุ่มกันก็จะแตกต่างกันเป็นอย่างมาก  ผู้บรรยายสรุปจึงต้องเตรียมการตามลักษณะของผู้ฟังในแต่ละกลุ่ม  รูปแบบต่างๆที่ใช้ในการบรรยายสรุปจึงเปลี่ยนแปลงไปตามกลุ่มของผู้ฟัง
   3. เนื้อเรื่อง    ในการบรรยายสรุปไม่เปิดโอกาสให้ผู้พูดหรือผู้บรรยายสรุป  ใช้มุขตลกได้มากนัก  เนื่องจากเนื้อเรื่องมีมากจึงต้องจัดเตรียมอย่างดี  เรียงลำดับของประเด็นที่เด่นชัดอย่างถูกต้อง  เพื่อให้ผู้ฟังในสิ่งที่ผู้พูดมีวัตถุประสงค์จะพูดให้ฟัง  กับอีกประการหนึ่งระยะเวลาที่มีอยู่เพีงสั้นๆ  มิได้ทำให้ผู้ฟังมีอาการเบื่อบรรยากาศ  มุขตลกจึงไม่มีความจำเป็นในการบรรยายสรุปมากนัก  ตรงข้าม  เนื้อเรื่องที่จะต้องถ่ายทอดมีมาก  ผู้บรรยายสรุปจึงต้องเอาจริงเอาจังกับเนื้อเรื่องให้มาก
   4. ภาษาที่ใช้    การบรรยายสรุปที่ดี  ต้องเป็นการนำเสนอที่เข้าใจง่าย  มีระบบระเบียบ  สั้น  และได้ความสมบูรณ์  ฉะนั้นภาษาที่ใช้ในการบรรยายสรุป  จึงไม่ต้องตีความ  หากเป็นภาษาวิชาการ  ในด้านชื่อเฉพาะ  ก็ควรจะได้ทำความกระจ่างเสียตั้งแต่ต้น  การบรรยายสรุปที่ผู้พูดพยายามแสดงความรอบรู้  (หรืออวดรู้)  ในเรื่องที่บรรยายอย่างลึกซึ้ง  โดยการใช้ภาษาเทคนิคที่ผู้ฟังไม่เข้าใจ  ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้พูดมากนัก  ภาษาที่ใช้  นอกจากจะต้องระมัดระวังในภาษาพูดแล้ว  ยังจะต้องให้เหมาะสมกับผู้ฟังแต่ละกลุ่มอีกด้วย
   5. อุปกรณ์ประกอบ   เนื่องจากระยะเวลาที่มีอยู่สำหรับการบรรยายสรุปสั้นมากจนเกินกว่าจะขยายความประเดนต่างๆ  ให้ผู้ฟังเข้าใจได้  ความพยายามที่จะทำให้ประเด็นกระจ่างชัดในเวลาอันสั้นนั้น  เป็นสิ่งยาก  ผู้บรรยายสรุปจึงจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์การสอนต่างๆ  เพื่อให้ประเด็นที่บรรยายสรุปเห็นได้ชัด  นอกจากนี้อุปกรณ์ดังกล่าวยังจะช่วยสร้างความประทับใจและบรรยากาศที่ดีในการฟังบรรยายสรุปด้วย
2. ความจำเป็นในการนำเสนอและบรรยายสรุป
   1. การนำเสนอและการบรรยายสรุป  เป็นกิจกรรมหนึ่งที่เป็นชีวิตของนักบริหาร  การนำเสนอและการบรรยายสรุปที่ดี  มีอิทธิพลอย่างมากต่อความสำเร็จและความก้าวหน้าในอาชีพของนักบริหาร
   2. ความฉลาดปราดเปรื่องที่ขาดความสามารถในการถ่ายทอดสื่อความให้ผู้อื่นเข้าใจได้มีค่าเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
   3. นักบริหารส่วนใหญ่ใช้เวลาในการพัฒนาเทคนิคเฉพาะในการทำงานมาเป็นเวลาแรมปี  แต่ไม่ค่อยได้พัฒนาเทคนิคในการถ่ายทอดสื่อความ
   4. ผู้นำที่ประสบความสำเร็จทั้งหลาย  จัดอันดับความสามารถในการนำเสนอและบรรยายสรุปอยู่ในลำดับความจำเป็นสูงสุด  แต่มักจะละเลยที่ฝึกฝนทักษะในด้านนี้
3. ลำดับขั้นการนำเสนอและการบรรยายสรุป
   1. วางแผน  กำหนดเป้าหมาย  เลือกเรื่องที่จะนำเสนอ
   2. เขียนโครงเรื่องที่จะนำเสนอภายใต้กรอบของเวลา
   3. จัดสรรเนื้อหาเรียงลำดับความสำคัญ
   4. จัดลำดับก่อนหลังของเรื่องที่จะนำเสนอ
   5. ซักซ้อม  ประเมินประสิทธิภาพ  ปรับปรุงเนื้อหาและเทคนิค
   6. ปฏิบัติการนำเสนอและบรรยายสรุป
   7. ติดตามผล
4. เคล็ดลับในการนำเสนอและบรรยายสรุป  
   1. การเตรียมการอย่างมีระบบ  ตั้งแต่การวางแผนเบื้องต้นจนถึงการบรรยายสรุปจบเป็นกระบวนการที่จำเป็นต้องปฏิบัติ
   2. การเตรียมการนำเสนอและบรรยายสรุปส่วนใหญ่ไม่ได้มีการเตรียมการอย่างจริงจัง  ผลที่ได้จึงมักฟ้องกลับไปยังกระบวนการที่ไม่ได้รับการเอาใจใส่เท่าที่ควร
   3. การเตรียมการที่ดี  อาจใช้เวลามากกว่าเวลาที่ใช้ในการนำเสนอและบรรยายสรุปจริงหลายสิบเท่า  แต่การเตรียมการที่ดีจะส่งผลที่น่าภูมิใจเสมอ
   4. การนำเสนอและการบรรยายสรุปที่ประสบความสำเร็จ  มีผลมาจากสติปัญญาและความตั้งใจจริง  ในทุกกระบวนการของการเตรียมการและปฏิบัติการ
   5. ความล้มเหลวส่วนใหญ่ของการนำเสนอและการบรรยายสรุป  ขึ้นอยู่กับการกำหนดเป้าหมาย  การเตรียมโครงสร้าง  และการเลือกวิธีการนำเสนอ
   6. ความรู้และความเข้าใจในผู้ฟังและบรรยากาศในขณะบรรยายสรุปมีอิทธิพลต่อการเตรียมการอย่างมาก  ผู้บรรยายสรุปที่ประสบความสำเร็จ  จึงต้องทราบพื้นฐานการศึกษาของผู้ฟัง  ความสนใจ  ทัศนคติ  และสมรรถนะในด้านต่างๆของผู้ฟัง
   7. โครงสร้างของการนำเสนอก็เหมือนกับโครงสร้างของบ้านเรือนการวางฐานรากที่ดีมีอิทธิพลต่อความมั่นคงของบ้านมาก
   8. ความคิดทุกความคิด  มิได้เกิดขึ้นอย่างโดดเดี่ยว  ความคิดที่นำเสนอได้  จึงต้องฟังได้เข้าใจได้  และยอมรับได้
   9. การถ่ายทอดด้วยระบบคลื่นเดียวกัน  มีอุปกรณ์ที่ทำให้ความคิดเป็นรูปธรรมและการบรรยายที่เข้าใจ  ความเข้าใจ  ความต้องการของผู้ฟังคือกุญแจสู่ความสำเร็จ
   10. รู้จริง  ตั้งใจจริง  และกระตือรือร้น  จะทำให้การนำเสนอเป็นไปเป็นไปด้วยความแจ่มใสชัดเจน
   11. การให้ผู้ฟังรู้สึกมีส่วนร่วมทั้งทางความคิดและการกระทำ  จะทำให้ผู้ฟังติดตามผู้นำเสนอตลอดเวลา
   12. ผู้ฟังมีอิทธิพลต่อความสำเร็จของการนำเสนอมาก  การสะกดผู้ฟังจึงเป็นเทคนิคอย่างหนึ่งของนักบริหาร
5. การประเมินประสิทธิภาพการนำเสนอ
   1. ผลที่เกิดขึ้นทั้งทางความคิด  ทัศนคติและการกระทำของผู้ฟัง  สำคัญกว่ากระบวนการนำเสนอเสมอ
   2. คำถามและความสนใจของผู้ฟังเป็นดัชนีแสดงความผูกพัน  ระหว่างผู้ฟังกับผู้นำเสนอ
   3. การขอบคุณผู้ฟังและผู้มีส่วนร่วมในการนำเสนอ  จะสามารถทำให้ได้รับความร่วมมือในการปฏิบัติจากบุคคลรอบข้างได้มากขึ้น