รวมมิตรทีมเยือน KM กรมอนามัย (16) ... แลกเปลี่ยนเรียนรู้เพิ่มเติม กรมอนามัย

 

อาจารย์หมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ... กูรู KM กรมอนามัย ได้ร่วม ลปรร. เพิ่มเติมใน tactics บางเรื่องราวของ KM กรมอนามัย

1. ในเรื่องของ KM ตอนเริ่มต้น
   ... ทีมกรมอนามัยเริ่มแรก ก็อยาก lecture ฟัง lecture สักพักก็มีคนมาเสนอตัวเป็นที่ปรึกษาให้ และสักพักก็เริ่มทำแผนส่ง ก.พ.ร. ... เราก็มีประสบการณ์คล้ายๆ กัน
   ... แล้วเราก็มาที่ พยายามไม่ฟัง lecture ... ครั้งแรกๆ เราก็ไปชวน สคส. มาคล้ายๆ lecture อาจารย์วิจารณ์ก็ไม่ยอม lecture ผมเคยไป lecture KM เมื่อสัก 4-5 ปีที่แล้ว และก็มาพบว่า เมื่อ 2 ปีที่แล้ว ก่อนที่จะเริ่มทำ KM ก็ให้ลืมเรื่องที่ไป lecture มาซะทั้งหมด ถ้าไม่ลืม จะทำงานยาก จริงๆ ก็คือ ฟัง lecture ก็จะไปรู้เรื่องการจัดการความรู้ ที่เรียกว่า เป็นความรู้ประจักษ์ explicit knowledge ... แต่ว่าเราจะไปเน้นการจัดการความรู้ที่เป็นความรู้แฝง สคส. ก็บอกเสมอว่า ไปจัดความรู้ที่เป็นความรู้แฝงเถอะ มีคุณค่านะ และสอนเราว่าจะทำยังไง ถ้านึกไม่ออกว่าจะทำยังไงดี ก็เอาโมเดลปลาทูที่เราชอบกันนี่ล่ะ
   ... แต่ความจริงก็ไม่มีอะไรมากหรอก คือ การพยายามตั้งคำถามให้พวกเราตอบกันว่า เราจะจัดการความรู้ไปเพื่ออะไร ที่นี่เวลาเราทำแผนก็พยายามถามคำถามนั้น
2. เรื่องของ การทำ KM ตามแผนฯ
   ... กรมอนามัย ก็มีภารกิจในการทำแผน ตาม ก.พ.ร. แต่เราก็พยายามไม่พูดถึง ก.พ.ร. มากนัก เราก็ไม่ได้ follow ทั้ง 11 แบบฟอร์ม ที่เขาให้มา ว่าด้วยการทำแผน ผมเองก็อึดอัดมาก ในฐานะประธาน KM ก็อ่านหนังสือหลายรอบ ก็คิดว่า สงสัยเราไม่ได้ KM แน่ๆ เลย ใน GotoKnow ผมก็ไปเขียน blog ว่าด้วยเรื่องของการทำแผน เขียน 3-4 blog ใครสนใจไปอ่านย้อนหลังก็ได้ ว่าด้วยเรื่องของการทำแผน หรือ KM
   ... ผมประกาศกับพี่นันทา เจ้านายผมว่า ขออนุญาตว่า กรมอนามัยจะไม่ส่งแผนให้ ก.พ.ร. ตามแบบที่ ก.พ.ร. กำหนด เราจะเขียนแบบที่เราเขียน เพราะว่ากรมฯ ทำแผนมาก่อนที่ ก.พ.ร. จะให้ทำ และวิธีเขียนแผน เราก็จะถามหน่วยงานย่อย ด้วยการบอกว่า คุณจะเอา KM ไปทำให้งานอะไรให้มันดีขึ้น ภาษาของ KM คือ หาหัวปลา บอกว่า หัวปลามีอะไร เสร็จแล้วก็ช่วยบอกหน่อยว่า จะทำให้ดีขึ้นนั้น จะทำอะไรบ้างที่จัดว่าเป็นกิจกรรม KM ในนั้นก็บอกไปนิดหน่อยว่า กิจกรรมฝึกอบรมไม่นับเป็นกิจกรรม KM ทำนองนี้ ... นี่ก็เป็นการตัดทอนเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่ทำให้เขียนเป็นอบรมหมด ... และก็ส่งไปให้ทุกหน่วยงานเขียนแผนมา และบอกว่า นี่ก็คือ แผนของกรมอนามัย แผนพวกนี้ประกอบด้วยแผนหน่วยงานย่อย และมีแผนเพิ่มเติมในฐานะของทีมกลางจะทำอะไรบ้าง เพื่อสนับสนุนให้กองฯ ศูนย์ฯ ประสบผลสำเร็จตามที่เขาตั้งเป้าฯ ไว้ ก็บอกว่า เราจะจัดตลาดนัด เราจะจัดฝึกอบรม Fa และ note เราจะทำ IT Kcenter
   ... แต่ว่าซือเจ๊ ก็กลับมาบอกว่า ก็เขียนแผนหน่อย และคุณศรีวิภาก็เป็นผู้นำเอาแผนของทุกหน่วยงานไปกรอกใส่แบบฟอร์มของ ก.พ.ร. และก็โชคดีที่ ก.พ.ร. ก็ให้เลือก 1 หน่วยงานต้นแบบ เราก็มี ศูนย์อนามัยที่ 1 ที่ทำได้จริงจัง เราก็เลยส่งแผน ก.พ.ร. ได้ พร้อมกับได้ทำตามแบบของกรมอนามัย
   ... เวลาที่เราพยายามกรอกแบบฟอร์ม ก.พ.ร. (ผม assume ว่า ทุกคนเจอปัญหานี้เหมือนกันหมด) เราก็จะพบว่า ก.พ.ร. พยายามพาเราให้ผ่านกระบวนการวางแผนให้เป็นระบบ ซึ่งกรมสนับสนุนฯ ก็บอกว่า ได้คนที่ชำนาญเรื่องการทำแผนมาช่วย เขาก็เลยเข้าใจวิธีการทำงานนี้อยู่
   ... แต่ผมพบอยู่อย่างหนึ่ง ในการพยายามทำให้งาน KM เคลื่อน กับการเขียนแผนใน ก.พ.ร. ก็ถือว่า จริงๆ เวลาทำให้งานมันเคลื่อน ไปมัวแต่คิดอย่างเป็นระบบ ตามขั้นตอนของการวางแผนนั้น จะทำให้งานเคลื่อนยากมาก ความจริงข้อสรุปของอันนี้ ไม่ใช่ข้อสรุปที่ใหม่ แต่เป็นข้อสรูปเก่า ตั้งแต่สมัยผมเป็น ผอ.โครงการฯ ... สมัยนั้นผมพยายามไปสนับสนุนให้จังหวัดทำงานวิจัยเพื่อไปแก้ปัญหา ผมบอกเขาว่า ขั้นตอนที่ 1 คือ คุณควรวิจัยสถานการณ์สุขภาพในจังหวัดเสียก่อน พอได้ปัญหาสุขภาพ คุณก็ไปวิเคราะห์วิจัยว่า สาธารณสุข ปัญหาคืออะไร และคุณก็ไปคิดต่อว่า คุณมีวิธีแก้ปัญหามีกี่วิธี พอบอกให้จังหวัดต่างๆ ทำอย่างนี้ ก็ไม่มีใครทำสักคน เพราะว่าอะไร เพราะว่าเขามีปัญหาที่เขาอยากแก้ชัดอยู่แล้ว และเขาก็มีวิธีแก้ อยากลองอยู่แล้วในใจ ... ตอนหลังก็เลยบอกว่า เอายังงี้ก็แล้วกัน ก็มาคุยกันว่า อยากแก้ปัญหาไหน อยากลองแบบไหนก็ลองไปเลย แล้วก็ไปประเมินว่าได้ผล หรือไม่ได้ผล เพราะอะไร ... ปรากฏว่า ทำกันได้สนุกสนานมากขึ้นเยอะเลย
   ... ผมก็มีข้อสรุปส่วนตัวของผมว่า จริงๆ แล้ว การคิดอย่างเป็นระบบเป็นเรื่องที่ดี แต่การพยายามใช้วิธีการทำงานอย่างเป็นระบบมันทำให้อุ้ยอ้าย อืดอาดมาก แต่เราต้องรู้ว่า เราจะเริ่มตรงนั้นเราต้องเริ่มตรงไหน วิธีการต้องเป็นระบบ จะได้ถอยขึ้นถอยลงได้
   ... เพราะฉะนั้น การมีกรอบความคิดของ ก.พ.ร. ไม่ใช่เรื่องเสียหาย การเริ่มตรงไหนก็ได้ เป็นเรื่องที่ควรทำ เพราะกระบวนการทำแผนก็จะดีมากถ้าได้เริ่มอย่างเป็นระบบ แต่อย่าเรามัวแต่คิดอย่างเป็นระบบก่อนที่จะเริ่มลงมือทำ เราก็จะไม่ได้ทำงาน เพราะมันจะ fatique กับความคิด
3. เรื่องของ Tools ของการทำ KM
   ... ตอนที่ทำงาน KM ใหม่ๆ ในปีแรก ผมได้เอาความรู้เก่าเรื่อง KM ของผมมาบอกชาวกรมอนามัยว่า คำแนะนำในการทำแผน KM version แรกของกรมอนามัย คือ ให้ท่านเลือกทำกิจกรรมต่อไปนี้ 1 ใน 6 อย่าง เช่น 1) เก็บความรู้จากผู้กำลังจะเกษียณ 2) ไปทำ Faq ที่ท่านถูกถามบ่อยๆ ในหน่วยงานของท่าน ถ้าถามบ่อยๆ แปลว่า ความรู้ไม่ consistancy ก็ไปจัดการมันซะ ความรู้ก็จะได้มีฐานเดียวกัน และจะได้ไปต่อเหมือนกัน 3) ไปจัดกระบวนการให้คนที่ไปดูงานเมืองนอก หรือคนที่ไปอบรมเมืองนอก หรือที่อื่น ได้มาเล่าสิ่งที่ไปให้คนอื่นได้ฟัง อะไรทำนองนี้ ... อันนี้คือ การทำ KM โดยใช้ KM process เป็นตัวเดินเรื่อง อาจจะมีเป้าหมายเล็ก เพราะว่าด้วยความพยายามจะเก็บความรู้ไว้ ไม่ให้หายไปกับคนที่จะไป ซึ่งเราเชื่อว่าจะได้มาเยอะมาก
   ... กระบวนการที่เรียกว่า การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทำให้ความรู้มีการไหลเวียน ส่วนเราจะเก็บมาเป็นสมบัติขององค์กรได้หรือเปล่า มันอยู่ที่ความสามารถในการเขียนบันทึกของเรา เพราะฉะนั้น สิ่งที่เรียกว่ากระบวนการการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สิ่งสำคัญคือ การกำหนดว่าจะเริ่มที่ตรงไหน และจะเริ่มให้ดีนั้น มันได้ผลตั้งหลายอย่าง ... ขณะนี้ข้อสรุปส่วนตัวของผม ที่บอกในกรมอนามัยว่า ... ถ้าใครนึกอะไรไม่ออกว่าจะทำ KM ยังไง ให้จับกลุ่ม ลปรร. วิธีการทำงานในงานสักเรื่องหนึ่ง ที่เป็นงานที่เราต้องทำอยู่เป็นประจำ ถ้าจะให้มันก็ต้องเอาเรื่องใหม่ๆ ยากๆ ที่ยังทำไม่ลงตัว เช่น กองคลังก็ทำเรื่อง GFMIS เป็นของใหม่ ก็เอามาจัดการให้ดีๆ ซะ เขาก็เลยเอา KM ไปจับเรื่อง GFMIS และเขาก็ทำเรื่อง GFMIS ในส่วนของกองคลังและก้าวหน้าไปอย่างมากมาย และทุกคนก็มีส่วนร่วมการเรียนรู้ไปด้วยกัน โดยไม่ต้องไปอ่านตำรา คู่มือของกระทรวงการคลังเพียงอย่างเดียว และเขาก็พยายามรวบรวมความรู้ที่ได้เกิดขึ้นลงบันทึกไว้ และก็จะมีความรู้กระจายอยู่ทั่วไป และก็มีการนำความรู้นี้ไปใช้ต่อ ผมก็ไม่รู้ว่ามีการหมุนไปกี่รอบแล้ว ในเรื่องเกลียวความรู้ของกองคลัง
   ... นี่ก็เป็นตัวอย่างเล็กๆ นี่ก็คือ ถ้าไม่รู้ก็ทำกลุ่มเล็กๆ ก่อน ก็ทำให้ครบๆ วงจร หน่อยว่า มีหัวปลา มี Facilitator มี notetaker มีการเอาข้อมูลที่ได้กลับมาแลกเปลี่ยนกัน ขึ้นเวปไซต์ คนเข้าไปอ่าน เข้าไปแก้ อันนี้ก็จะเป็นสิ่งที่พอจะเป็นโมเดลที่ทำง่ายที่สุด ก็จะมีสิ่งที่เรียกว่า Design stage ยังไง Focus area ยังไง เรามี working process ยังไง อะไรคือ knowledge asset ที่เกิดขึ้นมาได้
   ... เทคนิคอีกอันหนึ่ง คือ AAR อันนี้ก็เป็น conventional technic ที่เรารู้กันอยู่แล้ว และกองอนามัยการเจริญพันธุ์ทำกันเป็นประจำ และเขาสามารถนำเอาไปแก้ไขงานสารพัดประเภทได้ ... ตอนหลังก็จะมี technic ใหม่ ว่าด้วยการ document แบบแปลกๆ KM Spy ของศูนย์ฯ 5 ที่ว่านี้ ปรากฏขึ้น คือ ใช้ access ในการเข้าเก็บข้อมูล ... และไปหมุนเกลียวผสม explicit และ tacit ของศูนย์ฯ 11 ของนครศรีธรรมราช นี่ก็เป็นตัวอย่างที่เกิดขึ้น เพราะว่าเราก็เข้าไปเน้นเรื่องรูปแบบ