การเขียนจดหมายรายงาน

การเขียนจดหมาย

สาระสำคัญ

              การเขียนหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจจัดเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อมนุษย์ในปัจจุบันมาก เพราะทุกหน่วยงานย่อมมีวิธีการเขียนที่เป็นแบบแผนของตนเอง ผู้เขียนจะต้องมีความประณีตและระมัดระวังการใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ของผู้รับหนังสือ นอกจากนี้ยังต้องใช้ภาษาทางราชการที่กระชับรัดกุม มีความสุภาพเรียบร้อย และสื่อสารได้ตรงตามวัตถุประสงค์ ดังนั้นการทำความเข้าใจวิธีการเขียนและรูปแบบของหนังสือราชการให้ละเอียด ย่อมจะช่วยให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

เนื้อหา

              ๑.  รูปแบบและเนื้อหาของหนังสือราชการ

              ๒. รูปแบบและเนื้อหาของจดหมายธุรกิจ

จุดประสงค์การเรียนรู้

       เมื่อศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาสามารถ

        ๑. เขียนหนังสือราชการได้ถูกต้อง

            ๑.๑ อธิบายรูปแบบของหนังสือราชการชนิดต่างๆได้ถูกต้อง

            ๑.๒ เขียนหนังสือราชการภายนอกได้ถูกต้อง

            ๑.๓ บอกโอกาสที่จะใช้หนังสือราชการแต่ละชนิดได้ถูกต้อง

                 ๑.๔       บอกความหมายของอักษรย่อเลขรหัสที่ใช้ในหนังสือราชการได้ถูกต้อง

            ๑.๕ ใช้ถ้อยคำและสำนวนภาษาในการเขียนหนังสือราชการได้ถูกต้อง

        ๒. เขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

             ๑.๑  อธิบายรูปแบบของจดหมายธุรกิจชนิดต่างๆได้ถูกต้อง

             ๑.๒ เขียนจดหมายสมัครงานและจดหมายสั่งซื้อสินค้าได้ถูกต้อง

             ๑.๓ บอกโอกาสที่จะใช้จดหมายธุรกิจแต่ละชนิดได้ถูกต้อง

             ๑.๔ บอกความหมายของคำศัพท์ที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

             ๑.๕ ใช้ถ้อยคำและสำนวนภาษาในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

การวัดและประเมินผล

              ๑.  สังเกตพฤติกรรมขณะเรียนและการเข้าร่วมกิจกรรมในชั้นเรียน

              ๒. ตรวจสอบความถูกต้องจากแบบฝึกหัดท้ายบทเรียน

                   จดหมายนั้นหรือเป็นสื่อภาษา        ช่วยเจรจาข่าวสารความเคลื่อนไหว

            เป็นหลักฐานเจรจาทั้งใกล้ไกล              ทั่วเมืองไทยใช้จดหมายได้ทั่วกัน

 

๘.  การเขียนจดหมาย

                    การเขียนจดหมายเป็นการติดต่อสื่อสารถึงกันที่มีความสำคัญต่อมนุษย์ในปัจจุบันมาก แต่จะเขียนจดหมายอย่างไรให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ จัดเป็นเรื่องที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเพราะผู้เขียนจดหมายจะต้องเข้าใจความแตกต่างของจดหมายแต่ละประเภท      มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน รวมทั้งการเลือกใช้ถ้อยคำ สำนวนภาษาที่เหมาะสมกับบุคคลหรือเนื้อเรื่องที่จะเขียนในจดหมายฉบับนั้นๆ  

                     ๘.๑  ความหมายของจดหมาย

                       การเขียนจดหมาย หมายถึง การสื่อสารที่ใช้ทักษะด้านการเขียนเพื่อสื่อความหมาย การเขียนจดหมายจัดเป็นสื่อที่นิยมใช้กันมาก เพราะนอกจากจะมีความสะดวกสบายแล้ว      ยังประหยัดค่าใช้จ่าย และมั่นใจว่าจะถึงมือผู้รับอย่างแน่นอน จดหมายโดยทั่วไปมี ๓ ลักษณะ คือ

                          ๑. ส่วนจดหมายตัว หมายถึง จดหมายที่บุคคลทั่วไปเขียนถึงกันเนื่องจากต้องการติดต่อส่งข่าวสารหรือแจ้งเรื่องราว เช่น จดหมายถึงบุพการี จดหมายลาชนิดต่างๆ        จดหมายส่งข่าวสารหรือถามทุกข์ เป็นต้น

                           ๒. หนังสือราชการ หมายถึง จดหมายหรือเอกสารต่าง ๆ ที่ทางหน่วยงานราชการ  ที่ติดต่อถึงกัน รวมไปถึงการที่หน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอกมีติดต่อถึงหน่วยงานราชการ ล้วนเป็นหนังสือราชการทั้งสิ้น เช่น หนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน และจดหมายชนิดต่าง ๆ เป็นต้น

                            ๓. จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่หน่วยงานในภาคเอกชน ได้แก่ บริษัทห้างร้านต่างๆ มีติดต่อถึงกันและรวมถึงจดหมายที่บุคคลทั่วไปเขียนถึงหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย เช่น จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายทวงหนี้ จดหมายสมัครงาน เป็นต้น

                    ในที่นี้จะขอกล่าวเฉพาะหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจ เนื่องจากนักศึกษาได้เคยศึกษาและมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องจดหมายส่วนตัวเป็นอย่างดีมาแล้วจากระดับมัธยมศึกษาและระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพ (ปวช.) จึงจะไม่กล่าวถึงในบทเรียนนี้

                  ๘.๒ หลักการเขียนจดหมายทั้งหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจ

                         การเขียนหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจที่ปฏิบัติกันมี  ๖ ประการ   คือ

                           ๑. เขียนให้ถูกต้องตามแบบแผนทั้งเนื้อหาและรูปแบบ

                           ๒. เขียนเนื้อความให้ชัดเจนและกระจ่างแจ้งตามวัตถุประสงค์

                           ๓. เขียนให้รัดกุมมีความหมายเพียงนัยเดียว ไม่มีช่องทางให้ผู้อ่าน

                               หลีกเลี่ยงไม่ปฏิบัติตาม

                           ๔. เขียนให้สั้นกะทัดรัดไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ หรือคำฟุ่มเฟือย

                           ๕.เขียนโน้มน้าวจิตใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามโดยไม่มีผลกระทบถึง

                              ความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันหรือไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้ที่

                              รุนแรง

                           ๖. คำนึงถึงความรู้สึกและให้เกียรติผู้อ่านโดยคิดเสมอว่า ข้อความที่เขียน

                              ไปผู้อ่านจะรู้สึกอย่างไร การเอาใจเขามาใส่ใจเรา และทำความเข้าใจ

                               กับปัญหาที่เกิดขึ้น ย่อมจะทำให้ทั้งผู้เขียนและผู้อ่านเกิดความรู้สึกที่ดี

                               ต่อกันซึ่งจะทำให้เกิดการประสานผลประโยชน์ต่อไปภายหน้า

                ๘.๓    การจัดประเภทของหนังสือราชการ

                            หนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานทางราชการ หนังสือที่หน่วยงานราชการมีติดต่อถึงกัน หนังสือที่หน่วยงานราชการทำขึ้นเพื่อติดต่อกับหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอก และเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ หรือจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ  นอกจากนี้ยังรวมถึงหนังสือหรือจดหมายที่หน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงหน่วยงานราชการนับเป็นหนังสือของทางราชการด้วยโดยทั่วไปหนังสือราชการจะเก็บไว้อ้างอิงไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี จึงจะทำลายได้ เว้นแต่ เป็นหนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ หนังสือราชการแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด  กล่าวคือ

                      ๑. หนังสือภายนอก หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานราชการกับหน่วยงานทางราชการหรือหน่วยงานราชการกับหน่วยงานเอกชน รวมทั้งหน่วยงานราชการกับบุคคลทั่วไป ซึ่งจะมีลักษณะการเขียนและรูปแบบที่เป็นทางการ ใช้กระดาษตราครุฑในการพิมพ์ เช่น มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ส่งจดหมายเชิญคุณศุภลักษณ์ นาคบุญนำ เป็นพิธีกรงานคืนสู่เหย้าชาวบพิตร  เป็นต้น ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ”                 

                     ๒. หนังสือภายใน หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อภายในหน่วยงานราชการเดียวกัน มีลักษณะเป็นทางการน้อยกว่าหนังสือภายนอก จะใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความในการพิมพ์ เช่น แผนกเอกสารและสิ่งพิมพ์ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ทำหนังสือถึงผู้อำนวยการวิทยาเขตเพื่อขออนุญาตจ้างนักศึกษาทำงานช่วงปิดภาคเรียน  เป็นต้น  ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” แต่ไม่มีคำลงท้ายในหนังสือชนิดนี้

                     ๓. หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือที่ใช้การประทับตราครุฑแทนการ      ลงชื่อของหัวหน้าหน่วยงานราชการระดับกรม (อธิบดี / อธิการบดี) ขึ้นไป โดยมอบอำนาจในการลงนามแทนให้กับหัวหน้าส่วนราชการระดับกอง (ข้าราชการระดับ ๕ ขึ้นไป) หรือผู้ที่ได้รับการมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราครุฑ       จะใช้กระดาษตราครุฑในการพิมพ์ หนังสือประทับตราจะใช้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ เช่น

                     ๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

                     ๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรสาร

                     ๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน

                     ๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

                     ๕. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้

                                      หนังสือประทับตรา

                หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อนี้ จัดทำขึ้นโดยมุ่งหวังจะช่วยแบ่งเบาภาระในการลงนามในหนังสือราชการและยังทำให้หนังสือราชการที่จะติดต่อถึงกันมีความรวดเร็วยิ่งขึ้น   ใช้คำขึ้นต้นหนังสือว่า “ถึง” ตามด้วยชื่อส่วนราชการ หน่วยงานหรือบุคคลผู้รับหนังสือและไม่มีคำลงท้าย

                     ๔. หนังสือสั่งการ หมายถึง หนังสือที่ทำขึ้นเพื่อให้ข้าราชการปฏิบัติตามโดย       ทำเป็นคำสั่ง ระเบียบการ หรือข้อบังคับ จะใช้กระดาษตราครุฑ   กล่าวคือ

                                   ๑. คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัตโดยชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งจะเป็นคำสั่งที่สั่งโดยหน่วยงานทางราชการ ใช้กระดาษตราครุฑ “คำสั่ง” ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือผู้มีอำนาจออกคำสั่ง “ที่” ลงเลขที่โดยเริ่มต้นฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงลำดับตามปีปฏิทิน เช่น คำสั่งวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ หรือคำสั่งที่สั่งโดยหัวหน้าหน่วยงานทางราชการ เช่น คำสั่งผู้อำนวยการวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ   เป็นต้น

                                     ๒. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒ เช่น ระเบียบวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ว่าด้วยการแต่งกายของนักศึกษา เป็นต้น

                                     ๓. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒ เช่น ข้อบังคับกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วยการสั่งพักราชการ เป็นต้น

                      ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์  หมายถึง หนังสือที่จัดทำขึ้นเพื่อประชาสัมพันธ์แจ้งข่าวสารของทางราชการให้สาธารณชนได้ทราบ โดยจะทำเป็นประกาศ แถลงการณ์และข่าว จะใช้กระดาษตราครุฑกับหนังสือประกาศและแถลงการณ์     ส่วน “ข่าว”   จะใช้กระดาษแตกแต่งกันไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงาน โดยเน้นที่ความเรียบร้อยและสวยงามเป็นเกณฑ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ประเภท คือ

                                   ๑. ประกาศ คือ ข้อความที่ทางราชการประกาศชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ  ปกติจะไม่มีเลขที่ประกาศ ลงวันที่ที่ออกประกาศ เช่น ประกาศวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ เรื่อง การเปิด–ปิดภาคเรียน ปีการศึกษา ๒๕๔๘

                                   ๒. แถลงการณ์  คือ ข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือสภาวเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในประเทศให้สาธารณชนได้รับทราบทั่วกัน เช่น แถลงการณ์สำนักพระราชวัง เรื่อง พระอาการประชวรของสมเด็จพระศรีนครินทราบรมราชชนนี ฉบับที่ ๒

                                   ๓.  ข่าว คือ ข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้สาธารณชนได้รับทราบ เช่น ข่าววิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ เรื่องการป้องกันสาธารณภัย

                      ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน หมายถึง หนังสือที่หน่วยงานทางราชการจัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อกับบุคคลต่าง ๆ ทั้งในหน่วยงานของทางราชการและหน่วยงานเอกชน มี  ๔  ประเภท   กล่าวคือ

                                   ๑. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคลหรือนิติบุคคลเพื่อใช้ในการทำตามวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง  ใช้กระดาษตราครุฑ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เรียงตามปีปฏิทิน ส่วนราชการให้ลงสถานที่ตั้งด้วย ข้อความให้ขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า.... กรณีเป็นเรื่องสำคัญให้ติดรูปถ่ายขนาด ๔ คูณ ๖ ซม.

                                   ๒.รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมและมติต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ไม่ใช้กระดาษตราครุฑ มีวิธีจด ๓ วิธี คือ

                                  ๑.จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม

                                  ๒.จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วม

                                                          ประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมมติ

                                  ๓.จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม

                                  นอกจากนี้ยังมีการรับรองรายงานการประชุม ซึ่งมี ๓ วิธี คือ

                                   ๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้

                                                            ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่

                                                            ประชุมรับรอง

                                    ๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป  วิธีนี้นิยมใช้กันมากที่สุด

                                    ๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้ง

                                                              ต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้

                                                               หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมากให้

                                                               เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลใน

                                                               คณะกรรมการพิจารณารับรองในเวลาที่กำหนด

                                   ๓. บันทึก คือ ข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ระดับเดียวกันมีติดต่อถึงกัน หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ( เช่น กอง ฝ่าย) ติดต่อกันในการปฏิบติราชการ โดยปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความของราชการ

                                   ๔. หนังสืออื่น ๆ คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ ประกอบด้วย

 

 

 

                                      ๑. ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ

                                      ๒.หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว ซึ่งมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม (กำหนดให้ยื่นตามแบบที่กำหนด)

                                       ๓. เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน คำร้อง เป็นต้น  

                     ๘.๔  องค์ประกอบของหนังสือราชการ

                       ๑. การเขียนหัวจดหมาย จะประกอบด้วยสถานที่ตั้งหน่วยงาน เลขที่หนังสือออก สำหรับหนังสือราชการจะต้องใช้แบบฟอร์มตามระเบียบงานสารบรรณสำนักนายกรัฐมนตรี เช่น เลขที่หนังสือ ที่ ศธ ๐๕๗๓.๔๐/๑๕ [ (ศธ) คือ รหัสพยัญชนะใช้แทนชื่อของกระทรวง / ทบวง หรือส่วนราชการที่สำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้กำหนด สำหรับรหัสพยัญชนะจังหวัดให้กำหนดโดยหารือกระทรวงมหาดไทยเพื่อมิให้การกำหนดอักษรสองตัวนี้มีการซ้ำกัน ในที่นี้รหัสพยัญชนะ “ศธ” หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ (๐๕) คือ หน่วยงานระดับกรม ในที่นี้หมายถึงสำนักงานการอุดมศึกษาแห่งชาติ (๗๓) คือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์ (.๔๐) คือ หน่วยงานย่อยลงไป เช่น กอง หรือ ฝ่าย ในที่นี้คือ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ  (/๑๕) คือ ลำดับหนังสือออกฉบับที่ ๑๕ ในปี พ.ศ. นั้น ] ส่วนหัวจดหมายธุรกิจนั้นจะใช้แบบฟอร์มของหนังสือราชการภายนอก หรือจะเขียนหัวจดหมายแบบสากลนิยม โดยเขียนไว้กลางหน้ากระดาษก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและความสวยงามส่วนบุคคล เลขที่หนังสือออกในจดหมายธุรกิจไม่นิยมเขียน หากจะเขียนใช้เฉพาะเลขที่หนังสือออกและปี พ.ศ. เท่านั้น เช่น ที่ ๑๕/๒๕๔๘

                    ๒. การเขียนคำขึ้นต้น ในหนังสือราชการจะเริ่มต้นด้วย “เรื่อง” ซึ่งจะต้องสรุปเนื้อหาในหนังสือให้สั้น กะทัดรัด แต่กินใจความมากที่สุด ควรเขียนเป็นประโยคหรือวลีพอให้ทราบว่าเป็นเรื่องอะไร  เพื่อสะดวกในการเก็บเข้าแฟ้มหรือค้นหาภายหลัง ควรขึ้นต้นด้วยคำกริยาจะสื่อความหมายได้ชัดเจนกว่าคำนาม เช่น ขออนุญาต ขออนุมัติ ขอให้... เป็นต้น ต่อจาก “เรื่อง” คือคำว่า “เรียน” ซึ่งนิยมใช้กันโดยทั่วไป ส่วนคำว่า “กราบเรียน” จะใช้สำหรับผู้มีตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่ นายกรัฐมนตรี ประธานองคมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา หรือประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธาน   ศาลฎีกาและรัฐบุรุษ สำหรับหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อจะใช้คำขึ้นต้นว่า “ถึง” แล้วตามด้วยชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งผู้รับผิดชอบในหน่วยงานนั้น สำหรับจดหมายธุรกิจใช้คำว่า “เรียน” สำหรับการใช้ “อ้างถึง” ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงฉบับอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นให้ทราบด้วย ส่วน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”  ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด เช่น         สิ่งที่ส่งมาด้วย  สำเนาหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ลับที่สุด ด่วนที่สุด ที่ นร ๐๑๐๕/๖๗๕  ลงวันที่  ๒๘  มีนาคม  ๒๕๔๙

                    ๓.  การใช้คำเริ่มต้นในจดหมาย สำหรับหนังสือราชการภายนอกหากว่าเป็นเรื่องใหม่ซึ่งไม่เคยติดต่อกันมาก่อนจะใช้คำว่า “ด้วยเนื่องด้วย เนื่องจาก” แต่สำหรับกรณีที่เคยติดต่อกันมาก่อนแล้วและจะต้องอ้างถึงเรื่องเดิมจะใช้คำว่า “ตามความ...นั้นตามที่...นั้น หรือ ตามอนุสนธิ...นั้น” ส่วนจดหมายธุรกิจจะใช้เหมือนหนังสือราชการหรือจะใช้ถ้อยคำอื่นใดก็ตามแต่จะเห็นสมควร

                    ๔.  เนื้อความในจดหมาย สำหรับหนังสือราชการ โดยทั่วไปนิยมมี ๒ ส่วน คือ ย่อหน้าแรกจะเป็นสาเหตุที่ทำให้ต้องมีหนังสือมาติดต่อด้วยหรือาอจจะเกิดเหตุการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งขึ้นในขณะนั้น ส่วนย่อหน้าที่สองจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่องว่าต้องการให้ทำอะไรบ้าง           ในจดหมายธุรกิจจะใช้แบบเดียวกับหนังสือราชการ หรืออาจจะเขียนลักษณะอื่นซึ่งเป็นรูปแบบเฉพาะของหน่วยงานนั้น ๆ ก็ได้เช่นกัน ด้านเนื้อความของจดหมายรายการและจดหมายธุรกิจที่ดี จะต้องเขียนให้ถูกต้องในด้านเนื้อหา การใช้ภาษา ความกะทัดรัด ความชัดเจน อีกทั้งต้องหวังผลที่จะตอบกลับมาตามจุดประสงค์ของหนังสือที่ส่งไปด้วย  

                  การพิมพ์หนังสือราชการให้ใช้หลักต่อไปนี้

                  ๑. กรณีใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้ากระดาษ หน้าต่อไปใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ

                  ๒. การพิมพ์หนึ่งหน้ากระดาษ เอ ๔ โดยปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษควรให้ห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ ๕ ซม.

                  ๓.  การกั้นระยะในการพิมพ์ ให้ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือ ๓ ซม. ด้านขวา ๒ ซม.

                  ๔. คำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียว  กันได้  ให้ใช้เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์

                  ๕.  การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า ๑๐ จังหวะเคาะ

                  ๖. การเว้นบรรทัด โดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุดของตัวพิมพ์ไม่ทับกัน

                  ๗. การเว้นวรรค โดยปกติเว้น ๒ จังหวะเคาะ สำหรับการเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกันให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ

                  ๘. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้าไว้ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ ๓ ซม.

                   ๙. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วยเครื่องหมายจุดไข่ปลา (...)

                 ๑๐. ให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย

                             ๕. คำลงท้ายของจดหมายราชการ   การเขียนหนังสือราชการภายนอกจะนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”  นอกจากจะเป็นบุคคลที่มีตำแหน่งสูงเป็นพิเศษที่จะใช้คำขึ้นต้นว่า “กราบเรียน” และเมื่อจะเขียนคำลงท้ายจึงใช้คำลงท้ายว่า  “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”   ตามด้วยลายมือชื่อ บรรทัดต่อไปเป็นคำนำหน้านาม (นาย / นาง / นางสาว) หรือจะใช้คำนำหน้านามอย่างอื่น ให้เรียงตามลำดับก่อนหลังดังนี้  ตำแหน่งทางวิชาการ ยศ บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักด์ หรือคำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์   ในกรณีที่ใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านาม   ไม่สมควรใช้คำว่า “นาย นาง นางสาว” เป็นคำนำหน้านามพร้อมกับตำแหน่งทางวิชาการ