สมาชิก
แลกเปลี่ยน

การเขียนจดหมายรายงาน

การเขียนจดหมายรายงาน

การเขียนจดหมาย

สาระสำคัญ

              การเขียนหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจจัดเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อมนุษย์ในปัจจุบันมาก เพราะทุกหน่วยงานย่อมมีวิธีการเขียนที่เป็นแบบแผนของตนเอง ผู้เขียนจะต้องมีความประณีตและระมัดระวังการใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ของผู้รับหนังสือ นอกจากนี้ยังต้องใช้ภาษาทางราชการที่กระชับรัดกุม มีความสุภาพเรียบร้อย และสื่อสารได้ตรงตามวัตถุประสงค์ ดังนั้นการทำความเข้าใจวิธีการเขียนและรูปแบบของหนังสือราชการให้ละเอียด ย่อมจะช่วยให้สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

เนื้อหา

              ๑.  รูปแบบและเนื้อหาของหนังสือราชการ

              ๒. รูปแบบและเนื้อหาของจดหมายธุรกิจ

 

จุดประสงค์การเรียนรู้

       เมื่อศึกษาจบบทเรียนนี้แล้ว นักศึกษาสามารถ

        ๑. เขียนหนังสือราชการได้ถูกต้อง

            ๑.๑ อธิบายรูปแบบของหนังสือราชการชนิดต่างๆได้ถูกต้อง

            ๑.๒ เขียนหนังสือราชการภายนอกได้ถูกต้อง

            ๑.๓ บอกโอกาสที่จะใช้หนังสือราชการแต่ละชนิดได้ถูกต้อง

                 ๑.๔       บอกความหมายของอักษรย่อเลขรหัสที่ใช้ในหนังสือราชการได้ถูกต้อง

            ๑.๕ ใช้ถ้อยคำและสำนวนภาษาในการเขียนหนังสือราชการได้ถูกต้อง

        ๒. เขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

             ๑.๑  อธิบายรูปแบบของจดหมายธุรกิจชนิดต่างๆได้ถูกต้อง

             ๑.๒ เขียนจดหมายสมัครงานและจดหมายสั่งซื้อสินค้าได้ถูกต้อง

             ๑.๓ บอกโอกาสที่จะใช้จดหมายธุรกิจแต่ละชนิดได้ถูกต้อง

             ๑.๔ บอกความหมายของคำศัพท์ที่ใช้ในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

             ๑.๕ ใช้ถ้อยคำและสำนวนภาษาในการเขียนจดหมายธุรกิจได้ถูกต้อง

การวัดและประเมินผล

              ๑.  สังเกตพฤติกรรมขณะเรียนและการเข้าร่วมกิจกรรมในชั้นเรียน

              ๒. ตรวจสอบความถูกต้องจากแบบฝึกหัดท้ายบทเรียน

                   จดหมายนั้นหรือเป็นสื่อภาษา        ช่วยเจรจาข่าวสารความเคลื่อนไหว

            เป็นหลักฐานเจรจาทั้งใกล้ไกล              ทั่วเมืองไทยใช้จดหมายได้ทั่วกัน

 

การเขียนจดหมาย

                    การเขียนจดหมายเป็นการติดต่อสื่อสารถึงกันที่มีความสำคัญต่อมนุษย์ในปัจจุบันมาก แต่จะเขียนจดหมายอย่างไรให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ จัดเป็นเรื่องที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งเพราะผู้เขียนจดหมายจะต้องเข้าใจความแตกต่างของจดหมายแต่ละประเภท      มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน รวมทั้งการเลือกใช้ถ้อยคำ สำนวนภาษาที่เหมาะสมกับบุคคลหรือเนื้อเรื่องที่จะเขียนในจดหมายฉบับนั้นๆ  

                     .  ความหมายของจดหมาย

                       การเขียนจดหมาย หมายถึง การสื่อสารที่ใช้ทักษะด้านการเขียนเพื่อสื่อความหมาย การเขียนจดหมายจัดเป็นสื่อที่นิยมใช้กันมาก เพราะนอกจากจะมีความสะดวกสบายแล้ว      ยังประหยัดค่าใช้จ่าย และมั่นใจว่าจะถึงมือผู้รับอย่างแน่นอน จดหมายโดยทั่วไปมี ๓ ลักษณะ คือ

                          ๑. ส่วนจดหมายตัว หมายถึง จดหมายที่บุคคลทั่วไปเขียนถึงกันเนื่องจากต้องการติดต่อส่งข่าวสารหรือแจ้งเรื่องราว เช่น จดหมายถึงบุพการี จดหมายลาชนิดต่างๆ        จดหมายส่งข่าวสารหรือถามทุกข์ เป็นต้น

                           ๒. หนังสือราชการ หมายถึง จดหมายหรือเอกสารต่าง ๆ ที่ทางหน่วยงานราชการ  ที่ติดต่อถึงกัน รวมไปถึงการที่หน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอกมีติดต่อถึงหน่วยงานราชการ ล้วนเป็นหนังสือราชการทั้งสิ้น เช่น หนังสือราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน และจดหมายชนิดต่าง ๆ เป็นต้น

                            ๓. จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่หน่วยงานในภาคเอกชน ได้แก่ บริษัทห้างร้านต่างๆ มีติดต่อถึงกันและรวมถึงจดหมายที่บุคคลทั่วไปเขียนถึงหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย เช่น จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายทวงหนี้ จดหมายสมัครงาน เป็นต้น

                    ในที่นี้จะขอกล่าวเฉพาะหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจ เนื่องจากนักศึกษาได้เคยศึกษาและมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องจดหมายส่วนตัวเป็นอย่างดีมาแล้วจากระดับมัธยมศึกษาและระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพ (ปวช.) จึงจะไม่กล่าวถึงในบทเรียนนี้

                  . หลักการเขียนจดหมายทั้งหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจ

                         การเขียนหนังสือราชการและจดหมายธุรกิจที่ปฏิบัติกันมี  ๖ ประการ   คือ

                           ๑. เขียนให้ถูกต้องตามแบบแผนทั้งเนื้อหาและรูปแบบ

                           ๒. เขียนเนื้อความให้ชัดเจนและกระจ่างแจ้งตามวัตถุประสงค์

                           ๓. เขียนให้รัดกุมมีความหมายเพียงนัยเดียว ไม่มีช่องทางให้ผู้อ่าน

                               หลีกเลี่ยงไม่ปฏิบัติตาม

                           ๔. เขียนให้สั้นกะทัดรัดไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อ หรือคำฟุ่มเฟือย

                           ๕.เขียนโน้มน้าวจิตใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามโดยไม่มีผลกระทบถึง

                              ความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันหรือไม่ก่อให้เกิดปฏิกิริยาตอบโต้ที่

                              รุนแรง

                           ๖. คำนึงถึงความรู้สึกและให้เกียรติผู้อ่านโดยคิดเสมอว่า ข้อความที่เขียน

                              ไปผู้อ่านจะรู้สึกอย่างไร การเอาใจเขามาใส่ใจเรา และทำความเข้าใจ

                               กับปัญหาที่เกิดขึ้น ย่อมจะทำให้ทั้งผู้เขียนและผู้อ่านเกิดความรู้สึกที่ดี

                               ต่อกันซึ่งจะทำให้เกิดการประสานผลประโยชน์ต่อไปภายหน้า

                .    การจัดประเภทของหนังสือราชการ

                            หนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่ใช้เป็นหลักฐานทางราชการ หนังสือที่หน่วยงานราชการมีติดต่อถึงกัน หนังสือที่หน่วยงานราชการทำขึ้นเพื่อติดต่อกับหน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอก และเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ หรือจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ  นอกจากนี้ยังรวมถึงหนังสือหรือจดหมายที่หน่วยงานเอกชนหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงหน่วยงานราชการนับเป็นหนังสือของทางราชการด้วยโดยทั่วไปหนังสือราชการจะเก็บไว้อ้างอิงไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี จึงจะทำลายได้ เว้นแต่ เป็นหนังสือที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ หนังสือราชการแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด  กล่าวคือ

                      . หนังสือภายนอก หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานราชการกับหน่วยงานทางราชการหรือหน่วยงานราชการกับหน่วยงานเอกชน รวมทั้งหน่วยงานราชการกับบุคคลทั่วไป ซึ่งจะมีลักษณะการเขียนและรูปแบบที่เป็นทางการ ใช้กระดาษตราครุฑในการพิมพ์ เช่น มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ส่งจดหมายเชิญคุณศุภลักษณ์ นาคบุญนำ เป็นพิธีกรงานคืนสู่เหย้าชาวบพิตร  เป็นต้น ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ”                 

                     . หนังสือภายใน หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อภายในหน่วยงานราชการเดียวกัน มีลักษณะเป็นทางการน้อยกว่าหนังสือภายนอก จะใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความในการพิมพ์ เช่น แผนกเอกสารและสิ่งพิมพ์ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ทำหนังสือถึงผู้อำนวยการวิทยาเขตเพื่อขออนุญาตจ้างนักศึกษาทำงานช่วงปิดภาคเรียน  เป็นต้น  ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” แต่ไม่มีคำลงท้ายในหนังสือชนิดนี้

                     . หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือที่ใช้การประทับตราครุฑแทนการ      ลงชื่อของหัวหน้าหน่วยงานราชการระดับกรม (อธิบดี / อธิการบดี) ขึ้นไป โดยมอบอำนาจในการลงนามแทนให้กับหัวหน้าส่วนราชการระดับกอง (ข้าราชการระดับ ๕ ขึ้นไป) หรือผู้ที่ได้รับการมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราครุฑ       จะใช้กระดาษตราครุฑในการพิมพ์ หนังสือประทับตราจะใช้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ เช่น

                     ๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

                     ๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร บรรสาร

                     ๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน

                     ๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

                     ๕. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้

                                      หนังสือประทับตรา

                หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อนี้ จัดทำขึ้นโดยมุ่งหวังจะช่วยแบ่งเบาภาระในการลงนามในหนังสือราชการและยังทำให้หนังสือราชการที่จะติดต่อถึงกันมีความรวดเร็วยิ่งขึ้น   ใช้คำขึ้นต้นหนังสือว่า “ถึง” ตามด้วยชื่อส่วนราชการ หน่วยงานหรือบุคคลผู้รับหนังสือและไม่มีคำลงท้าย

                     . หนังสือสั่งการ หมายถึง หนังสือที่ทำขึ้นเพื่อให้ข้าราชการปฏิบัติตามโดย       ทำเป็นคำสั่ง ระเบียบการ หรือข้อบังคับ จะใช้กระดาษตราครุฑ   กล่าวคือ

                                   . คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัตโดยชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งจะเป็นคำสั่งที่สั่งโดยหน่วยงานทางราชการ ใช้กระดาษตราครุฑ “คำสั่ง” ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือผู้มีอำนาจออกคำสั่ง “ที่” ลงเลขที่โดยเริ่มต้นฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงลำดับตามปีปฏิทิน เช่น คำสั่งวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ หรือคำสั่งที่สั่งโดยหัวหน้าหน่วยงานทางราชการ เช่น คำสั่งผู้อำนวยการวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ   เป็นต้น

                                     . ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒ เช่น ระเบียบวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ ว่าด้วยการแต่งกายของนักศึกษา เป็นต้น

                                     . ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒ เช่น ข้อบังคับกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วยการสั่งพักราชการ เป็นต้น

                      . หนังสือประชาสัมพันธ์  หมายถึง หนังสือที่จัดทำขึ้นเพื่อประชาสัมพันธ์แจ้งข่าวสารของทางราชการให้สาธารณชนได้ทราบ โดยจะทำเป็นประกาศ แถลงการณ์และข่าว จะใช้กระดาษตราครุฑกับหนังสือประกาศและแถลงการณ์     ส่วน “ข่าว”   จะใช้กระดาษแตกแต่งกันไปตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงาน โดยเน้นที่ความเรียบร้อยและสวยงามเป็นเกณฑ์ หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ประเภท คือ

                                   . ประกาศ คือ ข้อความที่ทางราชการประกาศชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ  ปกติจะไม่มีเลขที่ประกาศ ลงวันที่ที่ออกประกาศ เช่น ประกาศวิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ เรื่อง การเปิด–ปิดภาคเรียน ปีการศึกษา ๒๕๔๘

                                   . แถลงการณ์  คือ ข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือสภาวเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในประเทศให้สาธารณชนได้รับทราบทั่วกัน เช่น แถลงการณ์สำนักพระราชวัง เรื่อง พระอาการประชวรของสมเด็จพระศรีนครินทราบรมราชชนนี ฉบับที่ ๒

                                   ข่าว คือ ข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้สาธารณชนได้รับทราบ เช่น ข่าววิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ เรื่องการป้องกันสาธารณภัย

                      . หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน หมายถึง หนังสือที่หน่วยงานทางราชการจัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการติดต่อกับบุคคลต่าง ๆ ทั้งในหน่วยงานของทางราชการและหน่วยงานเอกชน มี  ๔  ประเภท   กล่าวคือ

                                   . หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคลหรือนิติบุคคลเพื่อใช้ในการทำตามวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง  ใช้กระดาษตราครุฑ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เรียงตามปีปฏิทิน ส่วนราชการให้ลงสถานที่ตั้งด้วย ข้อความให้ขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า.... กรณีเป็นเรื่องสำคัญให้ติดรูปถ่ายขนาด ๔ คูณ ๖ ซม.

                                   .รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมและมติต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ไม่ใช้กระดาษตราครุฑ มีวิธีจด ๓ วิธี คือ

                                  ๑.จดละเอียดทุกคำพูดของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม

                                  ๒.จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วม

                                                          ประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมมติ

                                  ๓.จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม

                                  นอกจากนี้ยังมีการรับรองรายงานการประชุม ซึ่งมี ๓ วิธี คือ

                                   ๑. รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้

                                                            ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุมอ่านสรุปมติให้ที่

                                                            ประชุมรับรอง

                                    ๒. รับรองในการประชุมครั้งต่อไป  วิธีนี้นิยมใช้กันมากที่สุด

                                    ๓. รับรองโดยการแจ้งเวียน ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้ง

                                                              ต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้

                                                               หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมากให้

                                                               เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคลใน

                                                               คณะกรรมการพิจารณารับรองในเวลาที่กำหนด

                                   . บันทึก คือ ข้อความที่ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ระดับเดียวกันมีติดต่อถึงกัน หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรม ( เช่น กอง ฝ่าย) ติดต่อกันในการปฏิบติราชการ โดยปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความของราชการ

                                   . หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ ประกอบด้วย

 

 

 

                                      ๑. ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ

                                      ๒.หนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว ซึ่งมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม (กำหนดให้ยื่นตามแบบที่กำหนด)

                                       ๓. เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน คำร้อง เป็นต้น  

                     ๘.๔  องค์ประกอบของหนังสือราชการ

                       ๑. การเขียนหัวจดหมาย จะประกอบด้วยสถานที่ตั้งหน่วยงาน เลขที่หนังสือออก สำหรับหนังสือราชการจะต้องใช้แบบฟอร์มตามระเบียบงานสารบรรณสำนักนายกรัฐมนตรี เช่น เลขที่หนังสือ ที่ ศธ ๐๕๗๓.๔๐/๑๕ [ (ศธ) คือ รหัสพยัญชนะใช้แทนชื่อของกระทรวง / ทบวง หรือส่วนราชการที่สำนักนายกรัฐมนตรีเป็นผู้กำหนด สำหรับรหัสพยัญชนะจังหวัดให้กำหนดโดยหารือกระทรวงมหาดไทยเพื่อมิให้การกำหนดอักษรสองตัวนี้มีการซ้ำกัน ในที่นี้รหัสพยัญชนะ “ศธ” หมายถึง กระทรวงศึกษาธิการ (๐๕) คือ หน่วยงานระดับกรม ในที่นี้หมายถึงสำนักงานการอุดมศึกษาแห่งชาติ (๗๓) คือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์ (.๔๐) คือ หน่วยงานย่อยลงไป เช่น กอง หรือ ฝ่าย ในที่นี้คือ วิทยาเขตบพิตรพิมุข จักรวรรดิ  (/๑๕) คือ ลำดับหนังสือออกฉบับที่ ๑๕ ในปี พ.ศ. นั้น ] ส่วนหัวจดหมายธุรกิจนั้นจะใช้แบบฟอร์มของหนังสือราชการภายนอก หรือจะเขียนหัวจดหมายแบบสากลนิยม โดยเขียนไว้กลางหน้ากระดาษก็ได้ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและความสวยงามส่วนบุคคล เลขที่หนังสือออกในจดหมายธุรกิจไม่นิยมเขียน หากจะเขียนใช้เฉพาะเลขที่หนังสือออกและปี พ.ศ. เท่านั้น เช่น ที่ ๑๕/๒๕๔๘

                    . การเขียนคำขึ้นต้น ในหนังสือราชการจะเริ่มต้นด้วย “เรื่อง” ซึ่งจะต้องสรุปเนื้อหาในหนังสือให้สั้น กะทัดรัด แต่กินใจความมากที่สุด ควรเขียนเป็นประโยคหรือวลีพอให้ทราบว่าเป็นเรื่องอะไร  เพื่อสะดวกในการเก็บเข้าแฟ้มหรือค้นหาภายหลัง ควรขึ้นต้นด้วยคำกริยาจะสื่อความหมายได้ชัดเจนกว่าคำนาม เช่น ขออนุญาต ขออนุมัติ ขอให้... เป็นต้น ต่อจาก “เรื่อง” คือคำว่า “เรียน” ซึ่งนิยมใช้กันโดยทั่วไป ส่วนคำว่า “กราบเรียน” จะใช้สำหรับผู้มีตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่ นายกรัฐมนตรี ประธานองคมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานวุฒิสภา หรือประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธาน   ศาลฎีกาและรัฐบุรุษ สำหรับหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อจะใช้คำขึ้นต้นว่า “ถึง” แล้วตามด้วยชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งผู้รับผิดชอบในหน่วยงานนั้น สำหรับจดหมายธุรกิจใช้คำว่า “เรียน” สำหรับการใช้ “อ้างถึง” ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างถึงฉบับอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นให้ทราบด้วย ส่วน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”  ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด เช่น         สิ่งที่ส่งมาด้วย  สำเนาหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี ลับที่สุด ด่วนที่สุด ที่ นร ๐๑๐๕/๖๗๕  ลงวันที่  ๒๘  มีนาคม  ๒๕๔๙

                    การใช้คำเริ่มต้นในจดหมาย สำหรับหนังสือราชการภายนอกหากว่าเป็นเรื่องใหม่ซึ่งไม่เคยติดต่อกันมาก่อนจะใช้คำว่า “ด้วยเนื่องด้วย เนื่องจาก” แต่สำหรับกรณีที่เคยติดต่อกันมาก่อนแล้วและจะต้องอ้างถึงเรื่องเดิมจะใช้คำว่า “ตามความ...นั้นตามที่...นั้น หรือ ตามอนุสนธิ...นั้น” ส่วนจดหมายธุรกิจจะใช้เหมือนหนังสือราชการหรือจะใช้ถ้อยคำอื่นใดก็ตามแต่จะเห็นสมควร

                    เนื้อความในจดหมาย สำหรับหนังสือราชการ โดยทั่วไปนิยมมี ๒ ส่วน คือ ย่อหน้าแรกจะเป็นสาเหตุที่ทำให้ต้องมีหนังสือมาติดต่อด้วยหรือาอจจะเกิดเหตุการณ์อย่างใดอย่างหนึ่งขึ้นในขณะนั้น ส่วนย่อหน้าที่สองจะเป็นจุดประสงค์ของเรื่องว่าต้องการให้ทำอะไรบ้าง           ในจดหมายธุรกิจจะใช้แบบเดียวกับหนังสือราชการ หรืออาจจะเขียนลักษณะอื่นซึ่งเป็นรูปแบบเฉพาะของหน่วยงานนั้น ๆ ก็ได้เช่นกัน ด้านเนื้อความของจดหมายรายการและจดหมายธุรกิจที่ดี จะต้องเขียนให้ถูกต้องในด้านเนื้อหา การใช้ภาษา ความกะทัดรัด ความชัดเจน อีกทั้งต้องหวังผลที่จะตอบกลับมาตามจุดประสงค์ของหนังสือที่ส่งไปด้วย  

                  การพิมพ์หนังสือราชการให้ใช้หลักต่อไปนี้

                  ๑. กรณีใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้ากระดาษ หน้าต่อไปใช้กระดาษไม่ต้องมีตราครุฑ

                  ๒. การพิมพ์หนึ่งหน้ากระดาษ เอ ๔ โดยปกติให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษควรให้ห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ ๕ ซม.

                  ๓.  การกั้นระยะในการพิมพ์ ให้ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือ ๓ ซม. ด้านขวา ๒ ซม.

                  ๔. คำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียว  กันได้  ให้ใช้เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์

                  ๕.  การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า ๑๐ จังหวะเคาะ

                  ๖. การเว้นบรรทัด โดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุดของตัวพิมพ์ไม่ทับกัน

                  ๗. การเว้นวรรค โดยปกติเว้น ๒ จังหวะเคาะ สำหรับการเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกันให้เว้น ๑ จังหวะเคาะ

                  ๘. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้าไว้ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ ๓ ซม.

                   ๙. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้นๆ แล้วตามด้วยเครื่องหมายจุดไข่ปลา (...)

                 ๑๐. ให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย ๒ บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย

                             . คำลงท้ายของจดหมายราชการ   การเขียนหนังสือราชการภายนอกจะนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ”  นอกจากจะเป็นบุคคลที่มีตำแหน่งสูงเป็นพิเศษที่จะใช้คำขึ้นต้นว่า “กราบเรียน” และเมื่อจะเขียนคำลงท้ายจึงใช้คำลงท้ายว่า  “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง”   ตามด้วยลายมือชื่อ บรรทัดต่อไปเป็นคำนำหน้านาม (นาย / นาง / นางสาว) หรือจะใช้คำนำหน้านามอย่างอื่น ให้เรียงตามลำดับก่อนหลังดังนี้  ตำแหน่งทางวิชาการ ยศ บรรดาศักดิ์ ฐานันดรศักด์ หรือคำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์   ในกรณีที่ใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านาม   ไม่สมควรใช้คำว่า “นาย นาง นางสาว” เป็นคำนำหน้านามพร้อมกับตำแหน่งทางวิชาการ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

บันทึกก่อนนี้
บันทึกใหม่กว่า
· คำสำคัญ: การเขียนจดหมายรายงาน 
· หมายเลขบันทึก: 484949 · เขียน:  
· ดอกไม้:
1
 · อ่าน: แสดง
· สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน
แจ้งลบ
แจ้งลบ
อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
ไม่อนุญาตให้แสดงความเห็น
{{ kv.current_user.preferred_name }} - เพิ่มความเห็นเพิ่มความเห็น
ใส่รูปหรือไฟล์