บริหารทรัพยากรการศึกษา

บริหารการศึกษา มสธ.

การบริหารวิชาการและทรัพยากรการศึกษา เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการบริหารการศึกษา                               ดังนั้นการผู้บริหารสถานศึกษาที่ดีควรทำความเข้าใจพื้นฐานของการบริหารทรัพยากรทางการศึกษาให้ดีเสียก่อน ดังนั้น บทความนี้จึงเป็นการอธิบายหลักการของการบริหารทรัพยากรที่สำคัญเอาไว้ หากเพื่อนๆ นำไปใช้ก็ยินดีนะครับ

(1) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลคืออะไร แตกต่างกันอย่างไร จงยกตัวอย่างประกอบ

1. ประสิทธิภาพ (Efficiency ) คือ การใช้ทรัพยากรในการดำเนินการใดๆ ก็ตามโดยมีสิ่งมุ่งหวังถึงผลสำเร็จ และผลสำเร็จนั้นได้มาโดยการใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด และการดำเนินการเป็นไปอย่างประหยัด ไม่ว่าจะเป็นระยะเวลา ทรัพยากร แรงงาน รวมทั้งสิ่งต่างๆ ที่ต้องใช้ในการดำเนินการนั้นๆ ให้เป็นผลสำเร็จ และถูกต้อง  นอกจากนี้ยังหมายถึงความสามารถที่ทำให้เกิดผลในการทำงาน  (ราชบัณฑิตยสถาน, 2546, 667)  ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินงาน ที่มีลักษณะดังนี้

1.1 ประหยัด  (Economy) ได้แก่ ประหยัดต้นทุน (Cost) ประหยัดทรัพยากร (Resources) และประหยัดเวลา (Time)       

1.2 เสร็จทันตามกำหนดเวลา  (Speed)

1.3 คุณภาพ (Quality)  โดยพิจารณาทั้งกระบวนการตั้งแต่ปัจจัยนำเข้า (Input) หรือวัตถุดิบ มีการคัดสรรอย่างดี มีกระบวนการดำเนินงาน กระบวนการผลิต (Process)ที่ดี และมีผลผลิต (Output) ที่ดี

                ดังนั้น การมีประสิทธิภาพ  จึงต้องพิจารณากระบวนการดำเนินงานว่า ประหยัด รวดเร็ว และความมีคุณภาพของงาน  ซึ่งถือได้ว่าเป็นกระบวนการดำเนินงานทั้งหมด

ตัวอย่าง  วิทยาลัยชุมชนพังงาได้รับงบประมาณในการจัดการศึกษาหลักสูตรฝึกอบรม วิชา ผู้ช่วยแพทย์แผนไทย จำนวน 140,000 บาท ให้แก่ประชาชนผู้สนใจในพื้นที่ จำนวน 30 คน ภายใน 6 เดือน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ประชาชนที่ผ่านการฝึกอบรมร้อยละ 70 มีงานทำ ฝ่ายงานฝึกอบรมสามารถจัดการศึกษาหลักสูตรฝึกอบรมให้แก่ประชาชนผู้สนใจ จำนวน 35 คนได้เสร็จสิ้นภายใน 5 เดือน โดยใช้งบประมาณเพียง 125,000 บาท  นั่นแสดงว่ากระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ เนื่องจากสามารถจัดฝึกอบรมให้แก่ผู้สนใจได้มากกว่าที่กำหนด โดยใช้เวลาและงบประมาณน้อยกว่าที่กำหนดมาให้

2. ประสิทธิผล ( Effective ) คือ การสามารถบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ นอกจากนี้ยัง หมายถึง ผลสำเร็จ ผลที่เกิดขึ้น  (ราชบัณฑิตยสถาน, 2546, 667) จะเกี่ยวข้องกับผลสำเร็จของงานที่เป็นไปตามความมุ่งหวัง (Purpose) ที่กำหนดไว้ในวัตถุประสงค์ (Objective) หรือ เป้าหมาย  (Goal)  และเป้าหมายเฉพาะ (Target) ได้แก่

                2.1 เป้าหมายเชิงปริมาณ  จะกำหนดชนิดประเภทและจำนวนของผลผลิต สุดท้ายต้องการที่ได้รับเมื่อการดำเนินงานเสร็จสิ้นลง

                2.2 เป้าหมายเชิงคุณภาพ  จะแสดงถึงคุณค่าของผลผลิตที่ได้รับจากการดำเนินงานนั้น ๆ มุ่งเน้นที่จุดสิ้นสุดของกิจกรรมหรือการดำเนินงานว่าได้ผลตามที่ตั้งไว้หรือไม่  

                2.3 มีตัวชี้วัด (Indicator) ที่ชัดเจน จะทำให้ประเมินผลผลิตได้โดยมีเกณฑ์ที่ชัดเจน

 

ตัวอย่าง  วิทยาลัยชุมชนพังงาได้รับงบประมาณในการจัดการศึกษาหลักสูตรฝึกอบรม วิชา ผู้ช่วยแพทย์แผนไทย จำนวน 140,000 บาท ให้แก่ประชาชนผู้สนใจในพื้นที่ จำนวน 30 คน ภายใน 6 เดือน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ประชาชนที่ผ่านการฝึกอบรมร้อยละ 70 มีงานทำมีงานทำ  ฝ่ายงานฝึกอบรมสามารถจัดการศึกษาหลักสูตรฝึกอบรมให้แก่ประชาชนผู้สนใจ จำนวน 35 คนได้เสร็จสิ้นภายใน 5 เดือน โดยใช้งบประมาณเพียง 125,000 บาท โดยมีประชาชนที่ผ่านการฝึกอบรมมีงานทำ 28 คน ซึ่งผลลัพธ์ (เป้าหมายเชิงคุณภาพ)                       ตามวัตถุประสงค์ คือ ประชาชนที่ผ่านการฝึกอบรมมีงานทำร้อยละ 93.33 และ มีผลผลิตตามเป้าหมาย (เป้าหมายเชิงปริมาณ)  คือ มีผู้เข้าฝึกอบรมจำนวน 35 คน นั่นแสดงว่าการจัดโครงการมีประสิทธิผล

                นอกจากนี้จากตัวอย่างพบว่า โครงการดังกล่าวเกิดผลสัมฤทธิ์  ซึ่งหมายถึง เกิดผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ และเกิดผลผลิตตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

 

2. ท่านจะมีแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรอย่างไร

                เนื่องจากการวัดประสิทธิภาพ เกี่ยวข้องกับกระบวนการ ดังนั้นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรต้องเน้นที่กระบวนการ (Process) และบุคคล (Men) โดยสามารถดำเนินการได้ 2 แนวทาง  คือ

1. การประเมินความคุ้มค่าของการปฏิบัติงาน

2. การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน

โดยแต่ละแนวทางมีรายละเอียด ดังนี้

1. การประเมินความคุ้มค่าของการปฏิบัติงาน  จะมีการประเมินความคุ้มค่าใน 3 ด้าน โดยมีแนวทางดำเนินการด้านประเมินความคุ้มค่า ดังนี้

1.1  ด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน การปฏิบัติงานสอดคล้องกับการใช้ทรัพยากรและกระบวนการทำงานหรือไม่

                              (1.1.1) เปรียบเทียบต้นทุนต่อหน่วยผลผลิต ต้นทุนต่อหน่วยกิจกรรมหลักในเอกสารงบประมาณรายจ่ายประจำปีกับผลการดำเนินงานที่แท้จริง

                               (1.1.2)  วิเคราะห์สัดส่วนค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทของผลผลิตและกิจกรรมหลักว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานและกำหนดแนวทางแก้ไขปัญหา

                               (1.1.3)   วิเคราะห์สัดส่วนค่าใช้จ่ายจริงของผลผลิต  และกระบวนงานหลักกับค่าใช้จ่ายต่างๆ ตามที่วางแผนไว้

(1.1.4) วิเคราะห์คุณภาพมาตรฐานการให้บริการตามผลผลิตและกระบวนงานหลักโดย

เปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด

(1.1.5) เปรียบเทียบปริมาณงานของผลผลิตและกิจกรรมหลักกับแผนงานที่กำหนดไว้

(1.1.6) การวิเคราะห์ผลผลิตและกิจกรรมหลักที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพด้านความเร็ว โดย

เปรียบเทียบระยะเวลาให้บริการระหว่างเวลาใช้จริงกับเวลาที่กำหนดไว้ของผลผลิต

(1.1.7)  การวิเคราะห์ผลผลิตและกิจกรรมหลักที่เกี่ยวกับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ  โดย

เปรียบเทียบระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการกับความพึงพอใจที่กำหนดเป้าหมายได้

1.2 ด้านประสิทธิผลการปฏิบัติงาน การเปรียบเทียบวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่คาดว่าจะเกิดกับผลที่ได้รับจากการปฏิบัติงานด้านประสิทธิผลในปฏิบัติงานโดยเปรียบเทียบความสำเร็จในการบรรลุวัตถุประสงค์(ผลลัพธ์)  ของผลผลิตและกิจกรรมหลักกับเป้าหมายตามแผนที่กำหนดไว้

1.3 ด้านผลกระทบ (สำหรับกรณีที่มียุทธศาสตร์เกี่ยวข้องกับนโยบาย หรือยุทธศาสตร์ของประเทศ) การดำเนินงานดังกล่าวมีผลกระทบต่อประชาชน สังคม  สิ่งแวดล้อม  และเศรษฐกิจ เพียงใด 

(1.3.1)  ผลกระทบต่อประชาชน

(1.3.2)  ผลกระทบต่อเศรษฐกิจ

(1.3.3)  ผลกระทบต่อสังคม

(1.3.4)  ผลกระทบทางสิ่งแวดล้อม

2. การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน

การวางแผนเพิ่มประสิทธิภาพ โดยนำผลจากการประเมินความคุ้มค่าของการปฏิบัติงานตามผลผลิตและกระบวนงานหลักในแต่ละด้านมาศึกษาถึง  สภาพปัญหา และแนวทางแก้ไข

ประกอบด้วยการดำเนินงาน 3 ด้าน คือ 

1. ด้านการประหยัดทรัพยากร

2. ด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน

3. ด้านประสิทธิภาพการให้บริการ

โดยแต่ละด้านมีรายละเอียด ดังนี้

(2.1)   ด้านการประหยัดทรัพยากร

(2.1.1)  การกำหนดนโยบายการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด

(2.1.2)  การกำหนดนโยบายด้านการจัดซื้อจัดจ้างในราคาที่เหมาะสมและโปร่งใส

(2.1.3)  การกำหนดให้มีการใช้สินทรัพย์ให้เกิดความคุ้มค่า

(2.2)  ด้านประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน

                                (2.2.1)  การศึกษาวิเคราะห์กิจกรรมต่างๆ ที่มีหลายหน่วยงานนำมารวมกันเพื่อพิจารณาว่ามีกิจกรรมใดซ้ำซ้อนกันและควรลดความซ้ำซ้อนลง

(2.2.2)   การลดกระบวนงานหรือกิจกรรมที่ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติออก หรือถ่านโอนกิจกรรมที่

ไม่มีความจำเป็นให้หน่วยงานภายนอกรับไปดำเนินการแทน

(2.2.3)   เปรียบเทียบกระบวนงานปฏิบัติกิจกรรมของหน่วยงานที่ทำเหมือนกันเพื่อจัดทำเป็น

เกณฑ์มาตรฐานเบื้องต้นในการปฏิบัติงานของแต่ละกระบวนงาน

(2.3)  ด้านประสิทธิภาพให้บริการ                  

(2.3.1)  การใช้ข้อมูลการคำนวณต้นทุนต่อหน่วยเป็นฐานข้อมูลในการกำหนดอัตราค่าบริการ

ที่เป็นธรรม

(2.3.2)  ปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดทำงบประมาณโดยระบุความ สัมพันธ์ระหว่างต้นทุน

กับผลการปฏิบัติงาน

(2.3.3)  การเชื่อมโยงกลยุทธ์กับการดำเนินงานของหน่วยงานในแต่ละกิจกรรม

(2.3.4)  การกำหนดแนวทางการเพิ่มปริมาณผลผลิตภายใต้การใช้ทรัพยากรคงที่

 

3. การบริหารการจัดงานพัสดุในโรงเรียนมีขั้นตอนสำคัญอะไรบ้าง  ขั้นตอนใดมีปัญหาในทางปฏิบัติมากที่สุด และจะดำเนินการปรับปรุงแก้ไขระบบการบริหารการจัดงานพัสดุให้มีประสิทธิภาพ ประหยัด และเกิดความพอดีได้อย่างไร

ขั้นตอนการบริหารจัดการงานพัสดุมีขั้นตอนดังนี้

1.             ขั้นวางแผน

2.             ขั้นกำหนดความต้องการพัสดุ

3.             ขั้นจัดหาพัสดุ

4.             ขั้นการใช้หรือแจกจ่าย

5.             ขั้นการบำรุงรักษา

6.             ขั้นการจำหน่าย

7.             ขั้นการประเมิน

ผู้ศึกษามีความเห็นว่าขั้นที่มีปัญหามากที่สุด คือ ขั้นการใช้วัสดุเป็น เนื่องจากผู้เบิกวัสดุ หรือผู้ใช้วัสดุโดยส่วนใหญ่คำนึงถึงหลักประสิทธิผลโดยยึดวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้   โดยไม่ได้คำนึงถึงหลักประสิทธิภาพ ปละเนื่องจากการวัดความสำเร็จในงาน กิจกรรม หรือโครงการมักคำนึงถึงความสำเร็จ หรือผลผลิต เนื่องจากสามารถวัดได้อย่างเป็นรูปธรรม  ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขระบบการบริหารจัดการดังกล่าวผู้ศึกษาเห็นว่าควรใช้การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยใช้ การประกันคุณภาพที่กระบวนการ TQM, 6 Sigma นอกจากนี้ยังอาจใช้การพัฒนาบุคลากรและการเน้นความมีส่วนร่วมของบุคลากรในองค์กรในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน รวมถึงการสร้างความเป็นผู้นำและผู้พัฒนาในองค์กรเพื่อการเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น เพื่อให้องค์การเกิดการบริหารจัดการแบบLean Government (Lean Enterprise) ซึ่งจะสามารถลดการสูญเสีย 7 ประการ ดังนี้

1.ความสูญเสียเนื่องมาจากการรองาน (Waiting)  เป็นความสูญเสียในการรอคอยหรือรองานซึ่งทำให้สูญเสียเวลาและประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน

2. ความสูญเสียเนื่องมาจากการเคลื่อนย้ายงาน (Transport)  เป็นความสูญเสียในการเคลื่อนย้ายงานจากจุดหนึ่งไปสู่จุดหนึ่งด้วยความจำเป็นหรือด้วยความไม่จำเป็น

3. ความสูญเสียเนื่องมาจากการแก้ไขข้อผิดพลาด (Defect)  เป็นความสูญเสียจากการปฏิบัติงานที่ผิดพลาด ส่งผลเสียต่องานที่ทำและต้องนำมาสู่การแก้ไข

4. ความสูญเสียเนื่องมาจากการทำงานซ้ำซ้อน (Over processing)  เป็นความสูญเสียจากการทำงาน ซ้ำซ้อน ที่ทำแล้วทำอีก ตรวจสอบแล้วตรวจสอบอีก การทำงานให้ถูกต้องตั้งแต่แรก (Do it right the first time)

5. ความสูญเสียเนื่องมาจากการเก็บงานไว้ทำ (Inventory)  เป็นความสูญเสียจากการที่ผู้ปฏิบัติงานเก็บงานไว้ทำในภายหลัง ซึ่งส่งผลเสียต่องานที่ไม่สามารถเสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว

6. ความสูญเสียเนื่องมาจากการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของผู้ปฏิบัติงาน (Movement) เป็นความ สูญเสียอันเนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานมีการเคลื่อนไหวหรือเคลื่อนที่โดยเปล่าประโยชน์ สามารถแก้ไข ได้โดยการจัดผังการทำงานใหม่ (Layout)

7. ความสูญเสียเนื่องมาจากการทำงานมากเกินไป (Over producing) เป็นความสูญเสียเนื่องจากการทำงานมากเกินไป แต่งานที่ทำมากเป็นงานที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ เช่นการที่ผู้ปฏิบัติงานทำงาน นอกเหนือจากงานที่รับผิดชอบในขณะที่งานที่ตนเองรับผิดชอบยังรอให้ทำอยู่ ซึ่งถือเป็นการทำงาน ที่มากเกินความจำเป็นและไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ จะต้องมีการศึกษาการแบ่งภาระงานให้เกิดความสมดุล

 

4. เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรการศึกษามีอะไรบ้าง จงเลือกแล้วอธิบายอย่างละเอียด 1 อย่างโดยให้บอกว่าเทคโนโลยีดังกล่าวคืออะไร มีลักษณะและประโยชน์อย่างไร

                เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรการศึกษา แบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

1.             เทคโนโลยีในรูปแบบวิธีการ เช่น การบริหารตามวัตถุประสงค์ (Management by Objectives) การบริหารงานในเชิงระบบ (Management by System)  ระบบการบริหารข่าวสารข้อมูล (Management Information System)  การบริหารงานโดยใช้ระบบงบประมาณฐานศูนย์ (Zero – base Budgeting)  การบริหารโดยใช้เทคนิค PERT และ CPM  (Project evaluation and Review Technique Critical Path Method)  การบริหารโดยใช้เทคนิค LP (Linear Programing)

2.             เทคโนโลยีในรูปแบบอุปกรณ์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์  โทรทัศน์  เครื่องถ่ายเอกสาร  เครื่องฉายสไลด์  หนังสือ

ผู้ศึกษาเลือกอธิบายเทคโนโลยีในรูปแบบวิธีการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System เป็น ระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานของ องค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับ การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้

1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้ บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน  

4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจาก ไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมี ความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย                 4 ส่วน ได้แก่ ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)  ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS) 
และระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)

โดยระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบMISจะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบMISสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบ MISแล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบ MIS จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุผิดปกติ

ลักษณะของระบบMISที่ดี มีลักษณะดังนี้
1. สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
2. ใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
3.ช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

4. มีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
5. มีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

 

 

 

5. สารสนเทศ คืออะไร มีประโยชน์ต่อการบริหารทรัพยากรการศึกษาอย่างไร  ท่านจะมีแนวทางในการพัฒนาสารสนเทศขึ้นใช้ได้อย่างไรบ้าง

                สารสนเทศ คือ กลุ่มของข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผล หรือจัดกระทำด้วยวิธีการอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการสารสนเทศสำหรับผู้ใช้ระดับหนึ่ง อาจเป็นข้อมูลดิบสำหรับผู้ใช้อีกระดับหนึ่งได้

ส่วนประโยชน์ต่อการบริหารทรัพยากรการศึกษานั้นผู้ศึกษาได้ ใช้หลักประสิทธิภาพ และหลักประสิทธิผล เป็นฐานในการมองถึงประโยชน์ เนื่องจากหลักดังกล่าวเป็นหลักที่สำคัญในการบริหารทรัพยากรการศึกษา

ประสิทธิภาพ (Efficiency)
1) ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากขึ้น โดยใช้กระบวนการประมวลผลข้อมูลซึ่งจะทำให้สามารถเก็บรวบรวม ประมวลผลและปรับปรุง้อมูลให้ทันสมัยได้อย่างรวดเร็ว เช่น คอมพิวเตอร์ที่ใช้ประจำบ้านมีขีดความสามารถในการทำงานถึง 450 ล้านคำต่อนาที (million instructions per second) (Haag et al.,2000:19)
2) ระบบสารสนเทศช่วยในการจัดเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือมีปริมาณมากและช่วยทำให้การเข้าถึงข้อมูล (access) เหล่านั้นมีความรวดเร็วด้วย
3) ช่วยทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้เครือข่ายทางคอมพิวเตอร์ทำให้มีการติดต่อได้ทั่วโลกภายในเวลาที่รวด เร็ว ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย กัน (machine to machine) หรือคนกับคน (human to human) หรือคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (human to machine) และการติดต่อสื่อสารดังกล่าวจะทำให้ข้อมูลที่เป็นทั้งข้อความ เสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหวสามารถส่งได้ทันที
4) ช่วยลดต้นทุน การที่ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลซึ่งมี ปริมาณมากมีความสลับซับซ้อนให้ดำเนินการได้โดยเร็ว หรือการช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดการประหยัดต้นทุนการดำเนินการอย่างมาก
5) ระบบสารสนเทศช่วยทำให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่างๆ เป็นไปได้ด้วยดีโดยเฉพาะหาระบบสารสนเทศนั้นออกแบบเพื่อเอื้ออำนวยให้หน่วย งานทั้งภายในและภายนอกที่อยู่ในระบบของซัพพลายทั้งหมด จะทำให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และทำให้การประสานงาน หรือการทำความเข้าใจเป็นไปได้ด้วยดียิ่งขึ้น (Turban et al.,2001)

ประสิทธิผล (Effectiveness)

1) ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ออกแบบสำหรับผู้บริหาร เช่น ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision support systems) หรือระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive support systems) จะเอื้ออำนวยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้น อันจะส่งผลให้การดำเนินงานสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ไว้ได้

2) ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสมระบบสารสนเทศจะช่วย ทำให้องค์การทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ราคมในตลาดรูปแบบของสินค้า/บริการที่มีอยู่ หรือช่วยทำให้หน่วยงานสามารถเลือกผลิตสินค้า/บริการที่มีความเหมาะสมกับความ เชี่ยวชาญ หรือทรัพยากรที่มีอยู่
3) ระบบสารสนเทศช่วยปรับปรุงคุณภาพของสินค้า / บริการให้ดีขึ้นระบบสารสนเทศทำให้การติดต่อระหว่างหน่วยงานและลูกค้า สามารถทำได้โดยถูกต้องและรวดเร็วขึ้น ดังนั้นจึงช่วยให้หน่วยงานสามารถปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ตรงกับ ความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้นด้วย
4) ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)ปัจจุบัน ระบบสารสนเทศได้มีการนำมาให้ตลอดทั้งระบบซัพพลายเชน (Supply Chain) เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

5 ) คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life) ระบบสารสนเทศจะต้องได้รับการออกแบบออกมาเพื่อให้เกิดความสมดุลระหว่างความ ต้องการของมนุษย์และประสิทธิภาพของเทคโนโลยีด้วย

โดยระบบสารสนเทศได้ถูกพัฒนาขึ้นในรูปแบบเพื่อสนองความต้องการสารสนเทศมีในการบริหารงานระดับต่าง ๆ ดังนี้

1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS : Transaction Processing Systems) บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์การ  ปัจจุบันระบบประมวลรายการมักนิยมใช้กับการประมวลผลแบบออนไลน์ (On - line Processing) นั่นคือข้อมูลต่าง ๆ จะถูกประมวลผลทันทีที่เข้าสู่ระบบ มักนิยมใช้กับงานประจำวัน สรุปคือเป็นกิจกรรมในแต่ละวันนั่นเองโดยระบบประมวลผลรายการเป็น ตัวเชื่อมระหว่างองค์กรกับสิ่งแวดล้อม และเป็นตัวหลักที่เก็บข้อมูลไว้ก่อนที่จะส่งไปยังระดับอื่น ๆ ถ้าระบบนี้ทำงานได้ไม่ดีหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะทำให้ข้อมูลขาดประสิทธิภาพ ก็จะเกิดผลกระทบทั้งองค์กร งานที่ได้อาจขาดความสมบูรณ์หรือเกิดความเสียหายได้ทั้งองค์กรเพราะทำให้ขาดความต่อเนื่องของงานหรือได้รับข้อมูลไม่ตรงกับความเป็นจริง งานในระดับอื่น ๆ ก็ผิดพลาดตามไปด้วย สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาด อาจเกิดมาจากข้อมูลที่รับเข้ามาไม่สมบูรณ์เพียงพอ หรือสาเหตุเกิดจากภายในระบบประมวลผลรายการเองซึ่งถือได้ว่า ระบบประมวลผลรายการมีความสำคัญสูงสุดสำหรับองค์กรTPS มักจะทำการประมวลผลข้อมูลกับงานเฉพาะส่วนขององค์กร เช่น ฝ่ายรับสมัคร โดยแต่ละฝ่ายจะมีการรับข้อมูล จัดเก็บข้อมูลไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลและทำการประมวลผลแยกกัน ผู้ใช้ระบบ TPS ได้แก่ เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลพนักงานลงบัญชี พนักงานรับสั่งจอง เป็นต้น

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS : Management Information Systems) เป็นระบบที่ช่วยในการเตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง เช่น ใช้ในการวิเคราะห์ความผิดพลาด ความก้าวหน้า หรือข้อบกพร่องในการทำงาน รายงานส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของรายงานสรุป (Summary Report) จากการปฏิบัติงานประจำ เป็นงานที่ได้รับการส่งต่อจากงาน TPS คือ เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผลเพื่อกลั่นกรองข้อมูลที่มีอยู่ในระบบให้สามารถใช้ประโยชน์ได้เพื่อเสนอต่อผู้บริหารในระดับต่อไป คำว่า MIS บางครั้งจะใช้คำว่า IRS (Information Reporting Systems) หรือ MRS (Management Reporting Systems) แทนความแตกต่างระหว่าง ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการ (MIS)และ ระบบประมวลผลรายการ (TPS) มีหลายประการ TPS ใช้แฟ้มข้อมูลแยกกันเนื่องจากการทำงานแยกกันในแต่ละฝ่าย เช่น ทำหน้าที่ เกี่ยวกับการรับใบสั่งสินค้าจากลูกค้า ประมวลรายการสินค้า บันทึกรายการขาย ดูแลการส่งสินค้า ควบคุมคลังสินค้า และการบัญชีMIS จะใช้ฐานข้อมูลร่วมกันและมีการรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ฝ่ายทำให้ MIS มีความยืดหยุ่นในการสร้างสารสนเทศให้กับ ผู้บริหารตามความต้องการ สารสนเทศที่ได้จะเกี่ยวข้องกับการสรุปผลการดำเนินงานที่ได้จาก TPS จะมีการพิมพ์รายงานสรุปว่าสินค้าอะไรบ้างที่ขายช้าหรือขายเร็วและส่วนของคลังสินค้าก็จะรู้ว่า ต้องสั่งสินค้าอะไรเพิ่มเข้ามาใหม่ ดังนั้น MIS เป็นการสร้างสารสนเทศที่จำเป็นต่อการจัดการในงานต่าง ๆ มีการวางแผนขั้นแรกในระดับการควบคุม และตัดสินใจของผู้บริหารในงานทั่ว ๆ ไป โดยจะใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS บุคลากรที่เกี่ยวข้องในการเชื่อมต่อระบบ MIS ก็คือผู้บริหาร ผู้บริหารจะคอยรับทราบและทำความเข้าใจถึงภาพรวมและแนวโน้มว่าจะเกิดอะไรขึ้น สถานะการเงินเป็นอย่างไร  มีกำลังการผลิตมากน้อยเพียงใดรวมถึงผลกระทบหรือปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดจนโอกาสต่าง ๆ ทางธุรกิจมีแนวโน้มเป็นอย่างไร จากนั้นจึงนำสิ่งที่ได้รับจากการรายงานข้างต้นมาพิจารณาวางแผนและดำเนินการต่อไป   ระบบ MIS จะอยู่ในระดับกลางขององค์กร คือ เป็นระดับของการจัดการ ทั้งทางด้านการจัดการ การควบคุมกิจกรรมในรูปแบบต่าง ๆ ของระดับปฏิบัติงาน เช่น              นำข้อมูลของวันนี้มาเปรียบเทียบกับข้อมูลของเดือนที่ผ่านมาหรือย้อนหลัง 3 เดือน แล้วนำมาสรุปในอยู่ในรูปของกราฟหรือรายงาน นอกจากนี้ผู้บริหารยังใช้สารสนเทศที่ได้จาก TPS มาวิเคราะห์กาความผิดพลาดหรือหาความก้าวหน้าในการทำงาน โดยอาจใช้ข้อมูลทางสถิติเปรียบเทียบผลที่ได้จากการปฏิบัติจริงกับค่าประมาณ ที่วางแผนไว้ แล้วจึงส่งต่อไปยังผู้บริหารระดับสูง เพื่อผู้บริหารระดับสูงจะได้นำสารสนเทศที่ได้ไปใช้ในการกำหนดนโยบาย หรือวงแผนระบบงานต่อไป

3. ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS : Decision Support Systems) เป็นระบบที่เป็นการทำงานแบบกึ่งโครงสร้าง มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูลการนำมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ ของผู้บริหารระดับต่าง ๆ (ประสงค์ ประณีตพลกรังและคณะ. 2541 ; 16) ในระดับนี้จำเป็นต้องอาศัยสารสนเทศจาก TPS และ MIS แบบสรุปมาใช้ประกอบการตัดสินใจ DSS แตกต่างจากระบบอื่น ๆ คือ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ และมีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสถานการณ์ต่าง ๆ เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคนข้อแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS มีดังนี้

                MIS สามารถให้สารสนเทศได้เฉพาะสารสนเทศที่มีอยู่แล้ว ไม่สามารถจัดสารสนเทศใหม่ทันทีทันใด MIS ใช้กับปัญหาแบบมีโครงสร้าง เช่น ในระบบสินค้าคงคลังเมื่อไรจึงจะสั่งวัตถุเพิ่ม และต้องสั่งเท่าไร ซึ่งเป็นลักษณะของปัญหาที่เกิดประจำในระดับปฏิบัติการ การตัดสินในจะขึ้นอยู่กับความต้องการในการผลิต ราคาต้นทุนวัตถุดิบและตัวแปรอื่น ๆ ที่ต้องใช้ในระบบสินค้าคงคลัง

             DSS ได้ถูกออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างซึ่งเป็นปัญหาที่ส่วนเป็นแบบมีโครงสร้าง และส่วนหนึ่งเป็นแบบไม่มีโครงสร้าง เช่น ความต้องการปรับปรุงคุณภาพการส่งสินค้าของพ่อค้า ปัญหาแบบมีโครงสร้างได้แก่ การเปรียบเทียบสารสนเทศในการส่งของอย่างตรงเวลาของพ่อค้า    ในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ซึ่งสามารถได้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลของ MIS และปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างได้แก่ สถานการณ์ที่ทำให้ไม่สามารถส่งสินค้าได้ เกี่ยวกับนโยบายการสั่งซื้อสินค้า ราคาสินค้า     และอื่น ๆ ปัญหาดังกล่าวต้องใช้ DSS ช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจ นอกจากนี้ DSS จะอยู่ในรูปแบบที่ไม่แน่นอนขึ้นอยู่กับผู้บริหารแต่ละคน เป็นระบบที่ถูกแบบขึ้นมาเพื่อช่วยผู้บริหารใน   การตัดสินใจ ภายใต้ผลสรุป และเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกแหล่งข้อมูลภายในเป็นข้อมูลที่ได้มาจากฐานข้อมูลภายในองค์กร เช่น การขาย การผลิต ฐานะทางการเงินขององค์กร   แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ กระแสการเงิน กระแสการลงทุนในตลาดหุ้น ภาวะเศรษฐกิจ ข้อมูลของบริษัทคู่แข่ง DSS มักจะใช้ภาษาสืบค้น (Query Language)   ใช้การวิเคราะห์ทางสถิติ ใช้ภาพกราฟิก เพื่อให้ผู้บริหารได้รับสารสนเทศที่ต้องการจริง ๆ ช่วยในการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยผู้บริหารสร้างตัวแบบ (Model)ของตัวแปรต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ซึ่งตัวแบบนี้ถ้าเปลี่ยน ตัวแปร 1 ตัวหรือมากกว่า จะทำให้ผลกระทบเปลี่ยนไปโดยตัวแบบจะรวมเอาแฟคเตอร์ (Factor) ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาเปรียบเทียบ ผลที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจ ตัวแบบที่สร้างขึ้นง่ายต่อการใช้ การดึงข้อมูลและการทำรายงาน ผู้บริหารสามารถสร้างสารสนเทศที่คิดว่ามีประโยชน์เพื่อช่วยในการตัดสินใจได้เป็