การจัดคลังอุปกรณ์รังสีร่วมรักษา

IR stock

การจัดคลังอุปกรณ์รังสีร่วมรักษา 

Materials Store Arrangement in the Unit of Interventional Radiology 

 

วิธวัช หมอหวัง                   วท.บ รังสีเทคนิค

เอกลาภ มานะกิจไพบูลย์      วท.บ รังสีเทคนิค

เสาวนีย์ หอมสุด                 พย.บ

สุธิดา กัลย์วงษ์                   พย.บ

ภาควิชารังสีวิทยา  คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล  มหาวิทยาลัยมหิดล

วิธวัช หมอหวัง, เอกลาภ มานะกิจไพบูลย์, เสาวนีย์ หอมสุด, สุธิดา กัลย์วงษ์.  การจัดคลังอุปกรณ์รังสีร่วมรักษา. วารสารชมรมรังสีเทคนิคและพยาบาลเฉพาะทางรังสีวิทยาหลอดเลือดและรังสีร่วมรักษาไทย, 2554; 5(1):  1-13 

หลักการและเหตุผล            

                ในการทำงานที่มีจำนวนผู้ป่วยและหัตถการทางรังสีร่วมรักษาที่มีไม่มาก อุปกรณ์และเครื่องมือที่ใช้ร่วมในหัตการต่างๆ ย่อมมีจำนวนไม่มากเช่นกัน การสั่งซื้อหรือการวางแผนงบประมาณ การจัดเก็บ รวมถึงการเบิกใช้ จึงกระทำได้โดยง่าย ไม่ซับซ้อน  ใช้การบันทึกลงในกระดาษ หรือสมุดบันทึกที่เป็นรูปเล่มไว้ได้ แต่ในความเป็นจริงในปัจจุบันจำนวนผู้ป่วยและวิทยาการของหัตถการต่างๆ เริ่มมีมากขึ้น จำนวนอุปกรณ์และเครื่องมือย่อมมีมากขึ้นตามไปด้วย ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดการกับปัญหาที่ตามมาได้ เช่น การคำนวณหรือการวางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์เพื่อให้มีจำนวนเพียงพอต่อความต้องการใช้ในรอบงบประมาณ 1 ปี หากจำนวนอุปกรณ์ดังกล่าวไม่ขาดแคลนหรือเพียงพอต่อความต้องการนั่นย่อมแสดงว่า เรามีการจัดการวางแผนงบประมาณการจัดซื้อที่ดี การจัดเก็บและการเบิกใช้  หากไม่มีระบบการจัดการที่ดีและสามารถตรวจสอบได้ อาจทำให้เกิดการรั่วไหล สูญหาย หรืออุปกรณ์การแพทย์หมดอายุ ทำให้หน่วยงานต้องสูญเสียงบประมาณโดยไม่จำเป็น 

นอกจากนี้อุปกรณ์ทางการแพทย์ดังกล่าวจำเป็นต้องสั่งซื้อจากต่างประเทศซึ่งบริษัทผู้ค้าจะต้องสั่งนำเข้า และใช้เวลาพอสมควร ทำให้เกิดความล่าช้าในการนำส่ง การรู้ข้อมูลล่วงหน้าเพื่อการสั่งซื้อจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการนำอุปกรณ์การแพทย์เข้าสู่คลังอุปกรณ์ได้อย่างเหมาะสม และเกิดความพร้อมในการให้บริการรักษาผู้ป่วยด้วย ระบบการบริหารคลังอุปกรณ์จึงได้ถูกรื้อปรับใหม่เพื่อให้เกิดความง่ายในการจัดการและไม่ซับซ้อนโดยได้นำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการจัดการปัญหาดังกล่าว และเพียงการใช้โปรแกรมที่ง่าย เช่น Microsoft Excel 2003 เข้ามาประยุกต์ใช้ร่วมกับระบบ barcode ก็สามารถที่จะจัดการกับคลังอุปกรณ์ที่มีรายการมากกว่า 150 รายการได้อย่างดี โดยการควบคุมของบุคลากรภายในหน่วยงานเอง

วัตถุประสงค์ 

1. เพื่อให้มีอุปกรณ์พร้อมใช้สำหรับหัตถการต่างๆ ตลอดเวลา
2. เพื่อให้มีการตรวจสอบคลังอุปกรณ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การคำนวนการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์และการจัดส่ง 

                 การคำนวนการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์โดยทั่วไปดูจากแนวโน้มจำนวนผู้ป่วยที่เพิ่มขึ้น จะได้จำนวนวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้แล้วบวกเพิ่มอีก 10% ในปีถัดไป ตัวอย่างเช่น ในปี 2553 มีจำนวนผู้ป่วย 100 ราย ใช้ Angiographic Catheters 100 เส้น และจำนวนผู้ป่วยมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการจัดซื้อในปีงบประมาณถัดไปต้องจัดซื้อ  Angiographic Catheters เป็นจำนวน 110 เส้น หรือในทางกลับกันหากจำนวนผู้ป่วยมีแนวโน้มลดลง ก็ให้คงจำนวนการซื้อเท่ากับปีเดิมไว้ก่อน การคำนวนนี้อาจมีความแตกต่างกันตามแต่ละความเป็นไปได้ของหน่วยงานนั้นๆ

                หลังจากการคำนวนเพื่อหาจำนวนวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องจัดซื้อ และผ่านการอนุมัติเห็นชอบให้จัดซื้อจัดจ้าง พร้อมทั้งลงนามในสัญญากับบริษัทเป็นที่เรียบร้อยแล้ว (ซึ่งเป็นหน้าที่ของระดับผู้บริหารหน่วยงานระดับสูง) บริษัทจะดำเนินการส่งสินค้า (วัสดุอุปกรณ์) ซึ่งมีแนวทางปฏิบัติอยู่ 2 ทาง คือ ส่งสินค้าทั้งหมดตามสัญญา ในกรณีนี้เป็นวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นพื้นฐานทุกหัตถการทีใช้ในแต่ละวัน ตัวอย่างเช่น Introducers, Guide wires, Angiographic Catheters เป็นต้น ส่วนอีกทางปฏิบัติหนึ่งบริษัทส่งสินค้ามาจำนวนหนึ่งก่อน ในกรณีหลังนี้ วัสดุอุปกรณ์นั้นเป็นวัสดุอุปกรณ์ที่ไม่ได้เรียกใช้บ่อย ซึ่งจำเป็นต้องทำหลักฐานการส่งของแต่ละครั้งให้รัดกุมเพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ภายหลัง ตัวอย่างเช่น Embolic Materials ที่มีราคาสูงจำพวก Coil หรือ Stent เป็นต้น

ขั้นตอนการจัดเก็บ

หลังจากได้รับสินค้า หรือวัสดุอุปกรณ์และเซ็นรับเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนต่อไปเป็นขั้นตอนการจัดเก็บเข้าคลัง หรือห้องเก็บวัสดุอุปกรณ์ ดังนี้        

1. ตรวจนับและจัดเก็บอุปกรณ์เข้าเป็นหมวดหมู่ตามประเภทหรือชนิดการใช้งานแบบเดียวกันหรือคล้ายกัน เป็น 6 หมวดได้แก่

1.1. หมวด Catheter

1.2. หมวด Micro-catheter

1.3. หมวด Guide wire

1.4. หมวด Micro-guide wire

1.5. หมวด Embolic Materials

1.6. หมวดวัสดุอุปกรณ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับหมวดต่างๆ ทั้ง 5 หมวดดังกล่าวมาแล้ว ดังรูป

 

การจัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ดังกล่าวจะแยกกัน โดยแบ่งเป็นตู้และช่องเก็บต่างๆ มีการติดรายชื่อไว้เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2. หลังจากแยกหมวดหมู่ ก่อนการเก็บเข้าตู้ ต้องบันทึกการเก็บโดยในที่นี้จะเก็บเป็นฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์แทนการบันทึกลกระดาษหรือสมุด โดยสร้างฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมทั่วไปในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ และเชื่อมต่อกับเครื่องอ่านรหัสบาร์โค้ด  การใส่รหัสบาร์โค้ด ใช้บาร์โค้ดของตัววัสดุอุปกรณ์ของบริษัทผู้ผลิตเอง ไม่จำเป็นต้องทำการกำหนดรหัสบาร์โค้ดใหม่ โดยนำตัวอ่านรหัสบาร์ โค้ดยิงรหัสเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้ทุกครั้งที่มีการสั่งเข้า และเบิกจ่าย หรือคืนอุปกรณ์เข้าคลัง

การเบิกวัสดุอุปกรณ์จากคลังนั้น ควรจัดให้มีการกำหนดนโยบาย วิธีปฏิบัติ และชี้แจงแก่บุคลากรภายในหน่วยงาน โดยจัดบุคลากรประจำคลังอุปกรณ์อย่างน้อย 1 คน เพื่อดูแลและตรวจสอบปัญหาการดำเนินการ หากมีปัญหาปัญหา ให้จดบันทึกและนำปัญหาต่างๆ มาตรวจสอบแก้ไขเพื่อพัฒนาระบบ หรือนโยบายหรือวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมต่อไป

 

โปรแกรมประยุกต์จาก Microsoft Excel 2003

                เป็นที่ทราบโดยทั่วกันว่า Microsoft Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และมีหลาย Version ในที่นี้จะขอนำ Microsoft Excel 2003 มาประยุกต์ใช้ เนื่องจากเป็นตัวที่แพร่หลายและเข้าถึงง่ายที่สุด (ซึ่งในขณะนี้ มีทั้ง version 2007 และ 2010 ผลิตออกมาแล้วก็ตาม)

                ขั้นตอนแรกจะทำการแบ่ง Work Sheet ขั้นพื้นฐานได้แก่ เบิกจ่าย, barcode, Product Summary และตัดยอด ดังรูป

 

ซึ่งในแต่ละ Work Sheet ก็จะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. เบิกจ่าย ซึ่งใน work sheet นี้มีส่วนประกอบได้แก่

a)  Column A เป็นตัวใส่หรือรับรหัส barcode ซึ่งมีการผูกเงื่อนไขต่างๆ ไว้ใน work sheet barcode

b) Column B เป็นช่องรายการหรือรายชื่อสินค้าหรือวัสดุอุปกรณ์

c)  Column C เป็นช่อง Expire Date ของตัววัสดุอุปกรณ์

d)  Column D, E และ F เป็นช่องที่เบิก คืน และรับวัสดุอุปกรณ์

e)  Column G และ H เป็นรายชื่อผู้เบิก และห้องปฏิบัติหัตถการ

 

2. Barcode เป็น work sheet สำหรับเก็บบันทึกรหัส barcode ไว้เพื่อเป็นตัวเชื่อมหรือผูกเงื่อนไขกับ work sheet เบิกจ่าย

3. Product Summary เป็น work sheet ที่บันทึกฐานข้อมูลในส่วนต่างๆ ได้แก่ ชื่อสินค้า, บริษัท, ราคาสินค้า และจำนวนคงเหลือทั้งหมด

4. ตัดยอด เป็น work sheet ที่แสดงจำนวนการเบิกใช้ การับสินค้า (วัสดุอุปกรณ์) และจำนวนคงเหลือในแต่ละเดือน ซึ่งประกอบด้วย

a) Column A เป็นจำนวนคงเหลือทั้งหมดของเดือน (Store)

b) BK, BL, BM และ BN เป็นช่องที่นำเอาจำนวนที่เบิกใช้ที่ปรากฏอยู่ใน work sheet เบิกจ่ายมาใส่ เพื่อคำนวนตัดยอดกับจำนวนที่แสดงใน Column A จะได้ยอดคงเหลือที่ปรากฏอยู่ใน work sheet Product Summary ทั้งหมดนี้ได้ทำการเชื่อมต่อด้วยเงื่อนไขหรือสูตรของ Microsoft Excel 2003 โดยเฉพาะซึ่งจะไม่ขอนำมากล่าว ณ ที่นี้

c) BP เป็นรายชื่อวัสดุอุปกรณ์

การแบ่ง work sheet ดังกล่าวเป็นการแบ่งอย่างง่ายเพื่อเป็นช่องทางบันทึกฐานข้อมูลเก็บไว้ ชื่อหรือรูปแบบสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม

 

วิธีการใช้งานโปรแกรมรับและเบิกวัสดุอุปกรณ์

 

เมื่อมีการรับหรือเบิกวัสดุอุปกรณ์จะมีแนวปฏิบัติดังนี้

1. เมื่อมีการรับอุปกรณ์ตามสัญญาสั่งซื้อมาส่ง ให้ตรวจสอบคุณภาพของวัสดุอุปกรณ์แต่ละชนิด หลังจากนั้นให้นำรหัสบาร์โค้ดที่อยู่บนฉลากอุปกรณ์ต่างๆ มายิงเข้า เพื่อนับจำนวนทั้งหมดที่มีอยู่ โดยป้อนข้อมูลต่างๆ ลงไปเช่น วันผลิตและวันหมดอายุ เป็นต้น
2. พยาบาล หรือรังสีทคนิค ผู้ปฏิบัติงานในห้องตรวจหัตถการ มาเบิกอุปกรณ์ที่จะใช้กับผู้ป่วย เป็นรายวัน เวลาที่เปิดห้องอุปกรณ์เพื่อเบิกจะมี 2 ช่วงเวลา คือ 08.00-08.30 น. และ 13.00-13.30 น. ของทุกวันตามจำนวนผู้ป่วยแต่ละห้องที่วางแผนไว้ (เวลาดังกล่าวอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามความเหมาะสม)
3. ผู้ปฏิบัติงานนำรหัสบาร์โค้ดที่อยู่บนฉลากอุปกรณ์ต่างๆ มาสแกน ออก เพื่อนำไปใช้ในห้องหัตถการ
4. ผู้ปฏิบัติงานนำรหัสบาร์โค้ดที่อยู่บนฉลากอุปกรณ์ต่างๆ มาสแกน เข้า เมื่ออุปกรณ์นั้นมิได้เปิดใช้
5. การรับและเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์ในแต่ละวัน จะใช้การคำนวนจากตัวเลขที่ได้จะถูกนำไปตัดยอดกับชนิดและประเภทของวัสดุอุปกรณ์ ที่มีในฐานข้อมูลของคลัง ซึ่งจะสามารถแสดงจำนวนคงเหลือที่ถูกต้องและแม่นยำ

หากมีการปฏิบัติตามขั้นตอนดังกล่าว ข้อมูลต่างๆ จะแม่นยำและสามารถไปวางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์ในรอบปีงบประมาณถัดไปได้อย่างสมบูรณ์

ปัญหาหรือข้อจำกัดที่เกิดขึ้นจากการดำเนินการ

การจัดคลังวัสดุอุปกรณ์ดังกล่าวนี้มีข้อจำกัดพอสมควรเนื่องจากเป็นการริเริ่มงานในช่วงเวลาไม่นาน ปัญหาและอุปสรรคย่อมเกิดขึ้นเป็นธรรมดา ทั้งในเรื่องของความร่วมมือหรือความเข้าใจในการปฏิบัติงาน หรือจะเป็นการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งอาจไม่ใช่เรื่องที่หลายคนคุ้นเคย แม้กระทั่งในกรณีผู้ป่วยฉุกเฉินต้องการความรวดเร็วในการนำอุปกรณ์ไปใช้ในห้องตรวจ จึงมีความคลาดเคลื่อนในการปฏิบัติ เช่น ไม่ได้สแกนออก  ทำให้ข้อมูลมีความคลาดเคลื่อน ซึ่งต้องทำการตรวจสอบในวันรุ่งขึ้นเพื่อปรับค่าจำนวนคงเหลือเป็นรายๆ ไป

 

สรุป

การจัดคลังวัสดุอุปกรณ์ให้มีความพร้อมใช้สำหรับหัตถการต่างๆ อยู่ตลอดเวลา และสามารถตรวจสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น เป็นสิ่งที่หน่วยงานควรนำไปใช้ปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรมและจริงจัง เพื่อง่ายและสะดวกต่อการหยิบใช้ ตรวจสอบ และสูญเสียโดยเปล่าประโยชน์ อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลไปใช้เพื่อคาดคะเนในการจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ได้ในปีต่อๆ ไป รวมถึงบุคลากรยังสามารถใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เกิดความรู้ความชำนาญ และอาจมีการพัฒนาในระดับที่ดียิ่งขึ้นต่อๆ ไปได้ ซึ่งในปัจจุบันนี้อาจกล่าวได้ว่าคอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตอย่างเลี่ยงไม่ได้นั่นเอง

 

บรรณานุกรม

1. ณรงค์ หุตานุวัตร และนันทิยา หุตานุวัตร. (2548). Practical Excel: ฐานข้อมูล Excel – ง่าย แต่เก่ง.           กรุงเทพฯ: ทวีปัญญาและโครงการส่งเสริมการผิตสื่อการเรียนการสอนฯ.
2. มนัสชัย กีรติผจญ. (2548).หนังสือเรียนการใช้โปรแกรมตารางงาน (Microsoft Office Excel 2003).           กรุงเทพฯ: เอมพันธ์.
3. วรรณวิมล อัมรินทร์นุเคราะห์, มหาวิทยาลัยรามคำแหง. รายวิชา GM302 การบริหารงานพัสดุ     (Commodity Management). (ออนไลน์). เข้าถึงได้จาก : http ://www.e-book.ram.edu/e-   book/inside/html/dlbook.asp?code...(วันที่ค้นข้อมูล : 11 สิงหาคม 2554).
4. วิกิพิเดีย.  การบริหารคลังพัสดุ. (ออนไลน์).  เข้าถึงได้จาก : http://www.th.wikipedia.org/wiki/การ          บริหารวัสดุคงคลัง.  (วันที่ค้นข้อมูล : 11 สิงหาคม 2554).
5. Duane Dickson, Principal, Jim Manocchi, Director, Sanjay Agarwal, Senior Manager, Deloitte             Consulting. (2006). Commodity management: profiting from volatility. A    CHEMICAL WEEK Custom Publication [Online]. Available :                 http://www.aimediaserver4.com/chemweek/pdf/deloitte1.pdf . [Retrieved : 2011, August,       13].
6. Sam Burns. Excel Basics. [Online]. Available :       http://www.ischool.utexas.edu/technology/tutorials/office/excel/. [Retrieved : 2011,     August, 13].