การสื่อสารในองค์กร

การสื่อสารในองค์กร

ความหมายของการสื่อสารในองค์กร 

การสื่อสารในองค์กร หมายถึง กระบวนการในการแลกเปลี่ยนข่าวสารของหน่วยงานกับบุคลากรทุกระดับภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กันภายใต้สภาพแวดล้อม บรรยากาศขององค์กร และสังคม ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้ตามสถาณการณ์

 

กระบวนการสื่อสาร

         การสื่อสารให้เป็นระบบแล้ว คงจะช่วยให้เข้าใจการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ กระบวนการสื่อสารประกอบด้วย

 แหล่งข้อมูล คือ แหล่งที่มาของงข้อมูลข่าวสาร หรือเป็นต้นตอของแหล่งข้อมูลข่าวสารนั่นเอง

 ข่าวสาร คือ เนื้อหาสาระที่ต้องส่งไป

ผู้ส่ง คือ บุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการส่งข่าวสาร

ผู้รับ คือ ผู้เป็นเป้าหมายในการรับข่าวสาร ซึ่งถือว่าเป็นเป้าหมายสุดท้ายของการสื่อสาร

   ประเภทของสื่อที่ใช้ในการสื่อสารในองค์กร

          สื่อหรือช่องทาง ใช้เพื่อให้ข่าวสารนั้นไหลหรือถูกพาไปยังผู้รับสาร พอจะแบ่งออกได้ 3 ประเภท ดังนี้

ประเภทการใช้ภาษา ได้แก่ การพูด คำพูด ซึ่งการใช้ภาษานับว่าเป็นการสื่อสารที่ใช้กันมาก

ประเภทไม่ใช้ภาษา ได้แก่ สัญาลักษณ์ การเขียนข้อความ ภาพ หรือเครื่องหมายต่างๆ เป็นต้น

ประเภทอาศัยการแสดง/พฤติกรรม

  รูปแบบของการสื่อสาร  

         การสื่อสารโดยทั่วๆ ไปแล้ว สามารถแยกรูปแบบออกได้ดังนี้

การสื่อสารภายในตัวบุคคล

การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล

การสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่ แบบนี้ไม่มีให้เห็นมากนัก แต่ก็มีบางงานใช้

การสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารมวลชน

   ลักษณะการสื่อสารในองค์กร  

        ลักษณะการสื่อสารในองค์กร โดยทั่วๆไปจะมีรูปแบบอยู่ 3 ลักษณะ คือ

การสื่อสารระหว่างบุคคล หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างพนักงานต่อพนักงาน หรือระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เป็นต้น

การสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างหน่วยงาน ภายในองค์กร

การสื่อสารระหว่างองค์กร หมายถึง การติดต่อที่เกิดขึ้นระหว่างองค์กรต่อองค์กร

 จุดมุ่งหมายของการสื่อสารในองค์กร

        การสื่อสารในองคืกรที่เกิดขึ้นเพื่อการประสานงาน และสร้างความเข้าใจต่อกัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย

ฉะนั้น พอจะสรุปจุดมุ่งหมายได้ดังนี้

เพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น

 เพื่อการให้ข้อมูลที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ

 เพื่อการจูงใจและกระตุ้นให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจกันทำงานในองค์กร

 เพื่อการแสดงออกซึ่งความรู้สึกต่างๆ เพื่อให้หัวหน้าหรือพนักงานด้วยกันมีความเข้าใจกัน

 เทคนิคการสื่อสารในองค์กร  

        เทคนิคในการสื่อสาร จะมีลักษณะสำคัญ 3 ประการ คือ

เทคนิคการสื่อสารจากระดับบนสู่ล่าง ได้แก่ การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาลงสู่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา

เทคนิคการสื่อสารจากระดับล่างสู่บน ได้แก่ การศึกษาจากผู้ใต้บังคับบัญชา ติดต่อขึ้นตามคำสั่ง ตามลำดับขั้น จนถึงผู้บังคับบัญชา

เทคนิคการสื่อสารระดับเดียวกัน เช่น ระหว่างเพื่อนร่วมงาน บุคคลในระดับเดียวกัน

 รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสาร 

   ในการจัดเครือข่ายการสื่อสาร เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารกัน สามารถแบ่งออกได้ดังนี้

           แบบลูกโซ่ (Chain) เป็นเครือข่ายที่พบความผิดพลาดอยู่เสมอ

 แบบวงล้อหรือดาว (Wheel or Star) เป็นเครือข่ายของการประสานงานแบบเผด็จการ

 แบบวงกลม (Circle) เป็นการติดต่อข่าวสารกันแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งให้ประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาได้ต่ำ

  แบบว่าว (Kite) เป็นการติดต่อที่ผสมผสานกันทั้งแบบลูกโซ่และแบบวงล้อี่

 แบบทุกช่องทาง (All Channel) เป็นเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่มีการประสารกันได้ทุกจุด ทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

 หลักสำคัญในการติดต่อสื่อสารที่ดี  

         เพื่อให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ทำให้ผู้ส่งและผู้รับมีข่าวสารตรงกันและรวดเร็ว จึงสมควรยึดหลัก 7 C คือ

ความเชื่อถือได้

ความเหมาะสม

มีเนื้อหาสาระ

ความสม่ำเสมอและความต่อเนื่อง

ช่องทางข่าวสาร

ความสามารถของผู้รับสาร

ความชัดเจนแจ่มแจ้งของข่าวสาร

           ฉะนั้น จากหลักการ 7 C นี้คงจะช่วยให้การจัดระบบติดต่อสื่อสาร เกิดผลของการสื่อสารที่ดีเกิดขึ้นในองค์กรได้ ซึ่งหากมีการติดต่อสื่อสารที่ดี ย่อมส่งผลให้เกิดการจัดการบริหารงานที่ดีไปด้วย

 มนุษย์สัมพันธ์กับการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ 

        การสื่อสารให้เกิดความรวดเร้วและเที่ยงตรง ในยุคปัจจุบันในบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ กำลังพัฒนาเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร               มีความก้าวหน้ารวดเร็วทันสมัยทั้งนี้ก็เพื่อให้สิ่งนี้มาช่วยพัฒนางานหากระบบการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภายังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีให้เกิดในหมู่คณะพนักงานและผู้บริหารด้วย ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถสรุปได้ ดังนี้

รู้กระบวนการและขั้นตอนการสื่อสาร บุคคลในสถานทีประกอบการต้องรู้กระบวนการและขั้นตอนเพื่อการสื่อสาร ดังนี้

          - ความตั้งใจที่จะสื่อสาร

          - มีความเข้าใจในสาระการสื่อสาร

          - มีการยอมรับในข่าวสาร

          - ปฏิบัติตามข่าวสาร

ใช้สื่อและภาษาธรรมดา

ต้องพยายามเข้าใจธรรมชาติของผู้ส่งและผู้รับการสื่อสาร

ต้องพยายามเข้าใจกิริยาท่าทาง

การพัฒนาประสิทธิภาพการฟังที่ดี

สื่อและเครื่องมือในการสื่อสารต้องดีและเอื้ออำนวย

ควรมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดี

 ลักษณะของการสั่งการที่ดี 

       การสั่งการที่ดีต้องเป็นคำสั่งที่สามารถปฏิบัติได้ ผู้รับคำสั่งจะต้องมีอำนาจ เวลา และอุปกรณ์ในการดำเนินงานเพียงพอที่จะปฏิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ  ดังนั้น การสั่งการที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

          เป็นเรื่องที่ผู้รับคำสั่งสนใจ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่โดยตรง

          คำสั่งต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน

          คำสั่งต้องเหมาะสม ชัดเจน เข้าใจง่าย และสามารถปฏิบัติได้

         คำสั่งต้องแน่นอน ควรเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันความผิดพลาด

 ความหมายของการควบคุมงาน

         การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้และได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ แล้วแนะนำการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแนและมาตราฐานที่กำหนดไว้

 ความมุ่งหมายของการปฏิบัติงาน

เพื่อตรวจสอบดูว่างานที่ได้รับมอบหมายไปปฏิบัติดำเนินไปตามแผนงานและมาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่

เพื่อตรวจสอบวิธีปฏิบัติงานว่าดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่เพียงใด

เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงานว่าดีเพียงใด

เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานว่ามีอุปสรรคหรือปัญหาประการใด เมื่อใด เพียงใด

เพื่อแนะนำปรับปรุงแก้ไข เมื่อเกิดอุปสรรคและปัญหา