การเขียนรายงานผลการดำเนินงาน

การเขียนรายงานผลการดำเนินงาน

หลักการเขียนรายงานผลการดำเนินงาน
การดำเนินกิจกรรมกลุ่มคุณภาพเป็นส่วนหนึ่งของระบบบริหารงานคุณภาพในองค์กร เมื่อการดำเนินกิจกรรมกลุ่มคุณภาพมีส่วนสำคัญต่อการพัฒนาองค์กร ผู้ดำเนินการก็ต้องจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร รายงานนี้จะเป็นองค์ประกอบของระบบเอกสารตามมาตรฐาน ISO 9001 : 2000ด้วย นอกจากนี้ข้อกำหนดในมาตรฐาน ISO 9001 : 2000 ยังมีการตรวจสอบผลการดำเนินงานขององค์กร และต้องมีการบันทึกผลการตรวจสอบด้วย ดังนั้นจึงควรทราบถึงหลักการเขียนรายงานเพื่อให้สามารถเขียนรายงานผลการดำเนินงานหรือผลการตรวจสอบผลการดำเนินงานที่ถูกต้อง

หลักการเขียนผลการดำเนินงาน ประกอบด้วย

1. การกำหนดวัตถุประสงค์ของการเขียนรายงาน เราต้องกำหนดวัตถุประสงค์การเขียนรานงานทุกครั้ง เช่น
- เป็นการรายงานเรื่องอะไร
- เป็นการรายงานต่อผึผู้บังคับบัญชาระดับใด
- ต้องการรายงานเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบเรื่องอะไรเป็นสำคัญ

2. การกำหนดเนื้อหาของรายงาน ควรเป็นสาระสำคัญเท่านั้น การพิจารณาสาระสำคัญได้แก่
- จัดเรียงลำดับความสำคัญของเนื้อหาที่เราต้องการรายงาน
- ตัดเนื้อหาส่วนที่เห็นว่ามีความเกี่ยวข้องเพียงเล็กน้อยหรือไม่เกี่ยวข้องออกไป
- ทบทวนแล้วนำมาเรียบเรียงเข้าด้วยกัน หากเห็นว่ายังไม่สมบูรณ์ก็เพิ่มสาระสับสนุนให้รายงานมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น

3. การรายงานวิธีการดำเนินงาน ต้องคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้
- การใช้ถ้อยคำที่ตรงกับความหมาย ให้ผู้อ่านเข้าใจได้ทันที ใช้ถ้อยคำที่กระชับตัดคำที่ไม่จำเป็นต้องใช้ออก
- เรียงข้อความตามลำดับขั้นตอนการทำงาน อาจจะแบ่งเป็นขั้นตอนตามลักษณะงานที่ได้ทำ หรือแบ่งตามหน้าที่ของบุคลากรหรืออื่นๆ ที่ทำให้ผู้อ่านมองภาพการทำงานได้พอสมควร

4. การนำเสนอข้อมูลประกอบการรายงาน ต้องนำเสนอดังนี้
- แหล่งที่มาของข้อมูล จัดเก็บมาจากหน่วยงานใด วันที่เก็บ
- วิธีการนำเสนอข้อมูลมีหลายวิธี ได้แก่
ก. นำเสนอด้วยตารางแจกแจงความถี่ (เป็นข้อมูลดิบ)
ข. นำเสนอด้วยข้อมูลที่ทำการวิเคราะห์มาแล้ว มีการใช้สถิติวิเคราะห์ เช่น ค่าเฉลี่ย ค่าร้อยละเป็นต้น
ค. นำเสนอด้วยกราฟพลาโตหรือฮีทโตแกรม
- การแจกแจงข้อมูล เป็นการแสดงความคิดเห็นโดยนำตัวเลขข้อมูลมาบรรยายสรุปตามความเป็นจริง

5. การสรุปผลการดำเนินงาน เป็นจุดสำคัญของรายงานที่ผู้อ่านจะให้ความสนใจมากที่สุดดังนั้นการสรุปผลการดำเนินงานต้องมีความชัดเจน มีผลที่เป็นจริงพิสูจน์ได้ มีความสอดคล้องกับข้อมูลที่นำมาเสนอ และที่สำคัญคือ สรุปผลให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของการรายงาน

6. การให้ข้อเสนอแนะ เป็นความคิดเห็นของผู้รายงานที่ได้จากสภาพการดำเนินงานที่มองเห็นจุดที่มองเห็นจุดที่ควรเสริมให้มีความสมบูรณ์ หรือให้มีคุณภาพการทำงานเพิ่มขึ้น