การวางแผนการทำงาน

การวางแผนการทำงาน

การวางแผนเป็นภารกิจอันดับแรกที่มีความสำคัญของกระบวนการจัดการที่ดี

การวางแผน เป็นการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน คาดการณ์ไปล่วงหน้า

และ กำหนดแนวทางที่คาดว่าน่าจะดีที่สุดโดยผ่านกระบวนการคิดก่อนทำ

เพื่อให้เกิดการปฏิบัติอย่างได้ผล

การวางแผน คือ ความพยายามที่เป็นระบบเพื่อตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

สำหรับอนาคตเพื่อให้องค์การบรรลุผลที่ปารถนา

การวางแผน ต้องวิเคราะห์สถานการณ์  5W1H

1. W – Who - ใคร

2. W – What - อะไร

3. W – Where - ที่ไหน

4. W – When – เมื่อไร

5. W – Why – ทำไม

6. H – How – อย่างไร

ความสำคัญของการวางแผน (Sigenificance of Planning)

1. เป็นการลดความไม่แน่นอนและปัญหาความยุ่งยากซับซ้อนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

2. ทำให้เกิดการยอมรับแนวคิดใหม่ๆ เข้ามาในองค์การ

3. ทำให้การดำเนินการขององค์การบรรลุตามเป้าหมายที่ปรารถนา

4. เป็นการลดความสูญเปล่าของหน่วยงานที่ซับซ้อน

5. ทำให้เกิดความแจ่มใสชัดในการดำเนินงาน ไม่มีองค์การใดที่ประสบความสำเร็จได้

โดยปราศจากการวางแผน

ดังนั้นการวางแผนจึงเป็นภารกิจอันดับแรกที่มีความสำคัญของกระบวนการจัดการที่ดี

การวางแผนมีอยู่ด้วยกัน 2ประเภทหลัก ๆ ดังนี้

ประเภทที่1 การวางแผนเพื่ออนาคต เป็นการวางแผนสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

หรือกำลังจะเกิดขึ้น บางอย่างเราไม่สามารถควบคุมสิ่งนั้นได้เลย

แต่เป็นการเตรียมความพร้อมของเราสำหรับสิ่งนั้น

ประเภทที่ 2 การวางแผนเพื่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง

เป็นการวางแผนเพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพที่เกิดขึ้นในปัจจุบันเพื่อสภาพที่ดีขึ้น

ซึ่งเราสามารถควบคุมผลที่เกิดในอนาคตได้ด้วยการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ปัจจุบัน

ประเภทของการวางแผน แยกออกตามแนวความคิดพื้นฐานโดยใช้มิติต่างๆ เป็นเกณฑ์ดังนี้

1. จำแนกตามเวลา

1.1) การวางแผนระยะสั้น

1.2) การวางแผนระยะปานกลาง

1.3) การวางแผนระยะยาว

2. จำแนกตามระดับการจัดการ

2.1) การวางแผนกลยุทธ์

2.2) การวางแผนบริหาร

2.3) การวางแผนปฏิบัติการ

3. จำแนกตามระดับโครงสร้างการบริหารประเทศ

3.1) แผนระดับชาติ

3.2) แผนระดับภาค

3.3) แผนระดับท้องถิ่น

4. จำแนกตามหน้าที่การงาน

4.1) การวางแผนด้านการผลิต

4.2) การวางแผนด้านบุคลากร

4.3) การวางแผนด้านการตลาด

4.4) การวางแผนด้านการเงิน

ลักษณะของแผนที่ดี (Requirements of Good Plan) มีลักษณะดังนี้

1. แผนควรจะมีลักษณะชี้เฉพาะมากกว่าจะมีลักษณะกว้างหรือกล่าวทั่วๆ ไป

2. แผนควรจำแนกตามความแตกต่างระหว่างสิ่งที่รู้และสิ่งที่ยังไม่รู้ให้ชัดเจน

3. แผนควรมีการเชื่อมโยงอย่างเป็นเหตุผลและสามารถนำไปปฏิบัติ

4. แผนจะต้องมีลักษณะยืดหยุ่นและสามารถปรับพัฒนาได้

5. แผนจะต้องได้รับการยอมรับจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง

ลำดับขั้นในกระบวนการวางแผน

1. การกำหนดวัตถุประสงค์

2. พัฒนาข้อตกลงที่เป็นตัวกำหนดขอบเขตในการวางแผน

3. พิจารณาข้อจำกัดต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในการวางแผน

4. พัฒนาทางเลือก

5. ประเมินทางเลือก เพื่อเลือกสิ่งที่เป็นไปได้สูงสุด

6. เปลี่ยนแปลงแผนสู่การปฏิบัติ

ชนิดของแผน

ในปัจจุบันผู้บริหารที่มีวิสัยทัศน์ (Vision) กว้างไกลและมีความสำนึกในเรื่องของส่วนรวม

มีปณิธาน (Wish) คือ การตั้งความปรารถนาหรือความมุ่งหวังที่จะทำประโยชน์แก่ส่วนรวม

ควบคู่ไปกับการวางแผนในลักษณะต่างๆ ดังนี้

1. วัตถุประสงค์ (Objective) คือจุดมุ่งหมายปลายทางที่องศ์การต้องการ

หรือเกิดจากความประสงค์ของผู้ถือหุ้นและพนักงาน

วัตถุประสงค์เป็นตัวกำหนดความต้องการอย่างกว้างๆ

2. กลยุทธ์ (Strategy) คือ การวางแผนหลักเพื่อกำหนดทิศทางการดำเนินงาน

ขององค์การว่าควรหรือไม่ควรดำเนินการอะไรบ้างเพื่อให้เกิดผลดีที่เป็นข้อได้เปรียบ

3. นโยบาย (Policy) คือ หลักการที่กำหนดขึ้นเพื่อเป็นกรอบแนวทางในการปฏิบัติ

4. แผน (Plan) แนวทางหรือวิธีการหรือกลุ่มของแผนงานรวมโครงการและกิจกรรมต่างๆ 

5. แผนงาน (Program) คือ แผนที่รวมนโยบายหรือวีปฏิบัติงาน วิธีการทำงาน

มาตรฐานงาน และส่วนประกอบอื่นๆ เพื่อให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์

6. โครงการ (Project) คือ กลุ่มของกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน

อาจเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นเฉพาะคราวมีช่วงเวลาการดำเนินที่แน่นอน

7. วิธีปฏิบัติงาน (Procedure) มีลักษณะเป็นแผนที่บ่งให้เห็นถึงระเบียบที่กำหนดไว้

ในการดำเนินงาน เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้ถูกต้องรวดเร็ว

8. วิธีการทำงาน (Method) มีรายละเอียดมากกว่าวีการปฏิบัติงาน เปรียบเสมือนคู่มือ

หรือเครื่องมือที่เป็นสื่อในการทำงานแต่ละประเภทให้ประสบความสำเร็จ

9. มาตรฐานงาน (Standard) คือ เกณฑ์ที่ใช้ประกอบการพิจารณาเพื่อกำหนดว่า

มีการพัฒนาตามแผนที่วางไว้หรือไม่ โดยเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานจริงกับ

แผนที่คาดไว้ว่าตรงกันหรือไม่ มาตรฐานงานวัดได้ในรูปของคุณภาพของงาน

ปริมาณของงาน ต้นทุน และเวลาที่ใช้

10. งบประมาณ คือแผนงานที่บอกถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมรวมเวลาและ

ค่าใช้จ่าย แสดงออกเป็นตัวเลข 

 

 วงจรของการวางแผนงาน P-D-C-A

 

 

 

เป็นกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดำเนินงาน

ประกอบด้วย การวางแผน – ปฏิบัติ – ตรวจสอบ – ปรับปรุงการดำเนินงาน

การดำเนินกิจกรรม P-D-C-A อย่างเป็นระบบให้ครบวงจรอย่างต่อเนื่องหมุนเวียนเรื่อยๆ

ส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้น

Plan หมายถึง การวางแผนการดำเนินงาน

· การกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง /กำหนดเป้าหมาย / วัตถุประสงค์

· การกำหนดมารตราฐาน เกณฑ์มาตรฐาน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบว่า

  การปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ในแผนหรือไม่

· การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะการดำเนินงาน

  การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลด

  ความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้

Do หมายถึง การปฏิบัติตามแผน

· การปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด

· ก่อนที่จะปฏิบัติจริง ต้องศึกษาข้อมูล และเงื่อนไขต่างๆ ทราบวิธีการและขั้นตอน

· การปฏิบัติจะต้องดำเนินการไปตามแผน วิธีการและขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ และ

  จะต้องเก็บรวบรวมและบันทึก ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้เป็นข้อมูลในขั้นตอนต่อไป

Check หมายถึง การประเมินแผน/ตรวจสอบ

· การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของการดำเนินงาน

  เป็นไปตามแผนที่ได้ตั้งไว้หรือไม่

· การติดตาม ตรวจสอบ และการประเมินปัญหาเพื่อประโยชน์ในการพัฒนาปรับปรุง

  คุณภาพของงาน

· ในการประเมินสามารถทำได้เอง เป็นลักษณะของการประเมินตนเอง

Act หมายถึง การปรับปรุง

· การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการได้ทำการตรวจสอบแล้วแก้ไขแบบเร่งด่วน

  เฉพาะหน้า หรือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

· การปรังปรุงแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุง

  แก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น   ดังนั้น วงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ

  

องค์กรย่อมมีวงจร PDCA อยู่หลายๆวง

วงใหญ่ที่สุด คือ วงที่มีวิสัยทัศน์ และแผนยุทธศาสตร์ ขององค์กร เป็น P

การปฏิบัติงานของหน่วยงาน เป็น D

การกำกับ ติดตาม ตรวจสอบในองค์กร เป็น C

และการแก้ไขปัญหาหรือการปรับแผนในแต่ละปี เป็น A

เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ