ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานบริการดีดี (DD)

บริการ DD

      ในระยะนี้ดิฉันวุ่นวายอยู่กับการลดขั้นตอนการปฏิบัติงานบริการดีดี ซึ่งจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในปีงบประมาณ 2549 นี้ คงเหลือเวลาอีกไม่นานก็จะต้องสรุปส่งมหาวิทยาลัย 

      ก่อนที่จะกล่าวถึงการลดขั้นตอนการปฏิบัติงานดังกล่าว ขอให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริการดีดี เสียก่อนว่า คือ อะไร ?

บริการดีดี หรือบริการรับ-ส่งทรัพยากรสารสนเทศในมหาวิทยาลัยขอนแก่น มีชื่อเรียกเป็นภาษาอังกฤษว่า Document Delivery Service on KKU Campus  มีชื่อย่อว่า D.D. และพวกเราได้มาเรียกกันง่าย ๆ ว่าบริการดีดี ซึ่งก็ให้ความหมายแบบไทย ๆ ที่ดีทีเดียว  จุดเด่นของบริการนี้คือ การอำนวยความสะดวกแก่ผู้รับบริการในการรับ-ส่งหนังสือ และ/หรือโสตทัศนวัสดุที่มีอยู่ในสำนักวิทยบริการ ทั้งที่หอสมุดกลางและห้องสมุดคณะให้กับผู้รับบริการถึงที่ทำงาน โดยผู้รับบริการไม่ต้องเดินทางมายืมและคืนหนังสือที่ห้องสมุด เช่นเดียวกับการส่งพิซซ่าถึงประตูบ้าน เพียงผู้รับบริการส่งคำขอใช้บริการดีดี ผ่านเว็บเมล์ของสำนักวิทยบริการ ก็จะได้รับหนังสือที่ต้องการภายในวันรุ่งขึ้นทันทีหากหนังสือนั้นมีอยู่ในห้องสมุดหรือยังไม่มีผู้ใดยืมออก  แม้ว่าบริการนี้จะอำนวยความสะดวกแก่ผู้รับบริการเพิ่มขึ้นกว่าแต่ก่อน ไม่ต้องมายืมด้วยตนเอง สำนักวิทยบริการก็ยังอยากให้บริการที่รวดเร็วกว่านี้อีกเพื่อตอบสนองยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยที่มุ่งสู่มหาวิทยาลัยแห่งการวิจัย ดังนั้น พวกเราจึงมาคิดกันว่าจะลดขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างไรจึงจะทำให้หนังสือถึงมือผู้รับบริการได้รวดเร็วกว่าที่ปฏิบัติอยู่ ซึ่งก็ได้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการปฏิบัติงาน เช่น การส่งคำขอใช้บริการเป็น e-form  การโต้ตอบกับผู้รับบริการผ่านทาง e-mail ทำให้ผู้รับบริการทราบทันทีว่าหนังสือที่เขาต้องการยืมนั้นขณะนั้นมีหรือไม่มี  หากไม่มีเพราะเหตุผลใด เช่น มีคนยืมออก มีคนจองไว้ก่อนแล้ว หรือหนังสือหาไม่พบในห้องสมุด เป็นต้น  เราได้พยายามลดขั้นตอนจนเป็น One stop service แล้ว เหลือเพียงการประเมินความพึงพอใจของผู้รับบริการเท่านั้น แผนงานนี้ก็จะเสร็จสมบูรณ์  ผลเป็นอย่างไรจะนำมาเล่าสู่กันฟังอีก สนใจทราบรายละเอียดสอบถามเรามาได้นะคะ ยินดีถ่ายทอดความรู้ค่ะ