การอบรม เรื่อง “การสื่อสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน”

        วันที่ 21 มิถุนายน 2554 นางสาวกนกวรรณ บัวงาม สังกัดฝ่ายส่งเสริมและพัฒนาห้องสมุด ได้เข้าร่วมการอบรม เรื่อง

“การสื่อสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน” ณ ห้อง 256 ชั้น 2 อาคารปิยะชาติ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ศูนย์รังสิต จัดโดยงานพัฒนาบุคลากร มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์  วิทยากรคือ รศ.ดร.เสรี วงษ์มณฑา  มีผู้เข้าร่วมอบรมกว่า 250 คน จากหน่วยงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ สรุปได้ ดังนี้

          เมื่อพูดถึงความหมายตามคำศัพท์ Communication หรือ การสื่อสาร  มาจากรากศัพท์ภาษาอังกฤษที่ว่า Commune ซึ่งหมายถึง การแบ่งปัน การแชร์ เพื่อทำให้คล้อยตาม และคิดไปในทิศทางเดียวกัน เพราะเมื่อมีการแบ่งปัน และทำให้คนอื่นคล้อยตามและเห็นไปในทิศทางเดียวกันแล้วการทำงานต่างๆ จะประสบความสำเร็จไปได้ด้วยดี

          นอกจากนั้น วิทยากร ยังได้ยกข้อความที่น่าสนใจว่า “Communication is a power” เมื่อแปลเป็นภาษาไทยได้ว่า การสื่อสารเป็นที่มาของอำนาจ ความสำเร็จ ความสามัคคี และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี

          ดังนั้น การทำงานสิ่งใดก็ตามปัจจัยที่จะทำให้ประสบความสำเร็จเป็นลำดับต้นๆ คือ “การสื่อสาร”

          หากพูดถึงองค์ประกอบของการสื่อสาร จะประกอบด้วย 5 ส่วน ได้แก่

          S-Source – ผู้ส่งสาร

          M-Message – เนื้อหา

          C-Channel – ช่องทางการสื่อสาร

          R-Receiver – ผู้รับสาร

          E-Effects - ผลลัพธ์

          จากองค์ประกอบทั้ง 5 ส่วน มีส่วนที่สามารถควบคุมได้ 3 ส่วน คือ ผู้ส่งสาร  (ตัวเราเอง) เนื้อหา(ข้อความ คำพูด) และช่องทางการสื่อสาร (การพูด การเขียน บันทึก การประชุม) เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ

ส่วนที่ควบคุมไม่ได้ คือ ผู้รับสาร แต่ถึงจะควบคุมไม่ได้ ผู้ส่งสารต้องรู้จักและเข้าใจตัวผู้รับสารให้มากเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ  และผลลัพธ์ ที่ต้องการให้เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ทางสมอง เช่น ตระหนัก เข้าใจ รับรู้ หรือทางจิตใจ เช่น อารมณ์ ความรู้สึก ทัศนคติ รวมไปถึงการกระทำ ไม่ว่าจะเป็น การทำได้ ทำบ่อย เลิกทำ หรือ ทำต่อ ซึ่งการที่จะทำให้เกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการนั้น สิ่งสำคัญ คือ ผู้ส่งสารต้องมีความอดทน และไม่ล้มเลิกที่จะสื่อสารกับผู้อื่น

สำหรับการสื่อสารในองค์กร เพื่อให้เกิดการทำงานมีประสิทธิภาพ จะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้

          1.เป็นเครือข่ายที่ยืดหยุ่นและช่องทางการสื่อสารเปิดกว้างทุกทาง

          2.การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับกฎ ระเบียบ นโยบาย กติกา และขั้นตอนในการทำงาน

          3.ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน

          4.ทั้งองค์กรมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา การกำหนดแนวทางในการทำงานภายใต้การนำของผู้บริหารหัวใจประชาธิปไตย

          นอกจากนั้น การสื่อสารภายในองค์กรที่ดี จะต้องมีโครงสร้าง แบ่งอำนาจที่ชัดเจน มีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน เป็นการสื่อสารระบบเปิด มีเสรีภาพในการแสดงออก และเป็นการสื่อสารที่ก่อให้เกิดความร่วมมือกัน

ลักษณะของการสื่อสาร                             ลักษณะการสื่อสาร

ที่ก่อให้เกิดความร่วมมือ                            ที่ก่อให้เกิดการต่อต้าน

-ชี้แจงปัญหา                                           -ขู่ลงโทษ

-จริงใจ                                                   -วางแผนหลอกล่อ

-เสมอภาพ                                              -ยกตนข่มท่าน

-สาธยาย                                                -ประเมิน

-ถาม                                                     -สั่ง

-เห็นใจ                                                 -ไม่แยแส

-ปฏิเสธอย่างมีเงื่อนไข                            -ปฏิเสธอย่างไร้เยื่อใย

           โดยสรุปแล้ว “การสื่อสาร” ที่ดี จะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและเกิดความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็น การสื่อสารระหว่างบุคคล หรือ การสื่อสารในระดับองค์กร และสิ่งที่ต้องคำนึงถึงมากที่สุด คือ ความสมบูรณ์ขององค์ประกอบทั้ง 5 ในการสื่อสาร ได้แก่  S-Source – ผู้ส่งสาร  M-Message – เนื้อหา         C-Channel – ช่องทางการสื่อสาร R-Receiver – ผู้รับสาร และ E-Effects – ผลลัพธ์  ที่จะเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ