ความหมาย Best Practice
Best Practice
เริ่มจากความหมายของ Best Practice เป็นวิธีการทำงานที่ดีที่สุดในเรื่องนั้น ๆ ซึ่งอาจจะเป็นระบบบริหาร เทคนิควิธีการต่าง ๆ ที่ทำให้ผลงานบรรลุเป้าหมายระดับสูงสุด Best Practice จะไม่ใช่เป็นแค่เพียงวิธีการทำงานที่ดี แต่เป็นการทำงานที่ดีกว่าหรือดีที่สุด ซึ่งมีทั้งการทำงานในเชิงระบบบริหาร และเทคนิควิธีการต่าง ๆ ทำให้ผลงานนั้นบรรลุเป้าหมายสูงสุด มีอีกคำหนึ่งคำที่มีความหมายใกล้เคียงกับ Best Practice คือ Good Practice เป็นคำที่มีความหมายค่อนข้างกว้าง ใช้ในความหมายเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ แต่อาจจะยังไม่มีหลักฐานยืนยันแน่ชัด หรือแสดงความถูกต้องอย่างชัดเจน อาจจะเป็นเพียงคำบอกเล่าปากต่อปาก ซึ่งจำเป็นต้องใช้ข้อมูลเชิงประจักษ์มายืนยันผลงาน Best practice เป็นคำเฉพาะหรือศัพท์ที่ใช้ในวงการวิชาชีพที่แสดงถึงผลงานที่มีมาตรฐาน มีการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง มีหลักฐานสนับสนุน หรือแสดงผลงานหรือความสำเร็จของงาน อีกคำก็คือ Innovative Practice หมายถึง จุดเน้นและแนวทางการทำงานที่น่าสนใจ แต่ยังไม่มีตัวชี้วัดใดบอกความสำเร็จได้
ที่มาหรือจุดเริ่มต้นของ Best Practice เริ่มต้นมาจากวงการแพทย์ ในสหรัฐอเมริกา ได้มีสมาคมวิชาชีพแพทย์รวมตัวกันเพื่อทำการปรับปรุง คุณภาพการดูแลผู้ป่วย สมาชิกของสมาคมจะทำการปรับปรุงคุณภาพเครื่องมือ โปรแกรมการดูแลสุขภาพในราคาที่ต่ำ แต่ให้ความพึงพอใจแก่ผู้ป่วย ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต้องอาศัยการแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์ซึ่งกันและกัน การจัดกิจกรรมดำเนินมาอย่างต่อเนื่อง มีการแจกรางวัล Best Practice เพื่อกระตุ้นการปรับปรุงคุณภาพผลงาน รางวัลแบ่งเป็นประเภทต่างๆ ตามลักษณะผลงาน ซึ่งเชื่อถือได้ว่าเป็นผลงานชิ้นเยี่ยมในแต่ละประเภท ส่วนรางวัลใหญ่มีเพียงรางวัลเดียวคือ Grand Prize ผู้ชนะจะได้รับรางวัลเป็นเงิน 2,400,000 บาท ได้เข้าร่วมสัมมนาระดับชาติของสมาคม ผลงานจะได้รับการตีพิมพ์ในวารสาร Best Practice และเว็บไซต์ของสมาคม วอย่างโปรแกรมที่ได้รางวัลคือ โปรแกรมการเชิญชวนดูแลผู้ป่วยที่เป็นมะเร็งที่ต่อมลูกหมากของกลุ่มแพทย์เฮนรี่ฟอร์ด โดยให้ผู้ป่วยสามารถดูแลตนเองได้ที่บ้านร่วมกับการรักษาที่ศูนย์การรักษา โดยดำเนินกิจกรรมในลักษณะการวิจัย ผลของโปรแกรมพบว่า 90 เปอร์เซ็นต์ของผู้ป่วยที่ได้รับการวินิจฉัยส่วนใหญ่เป็นมะเร็งในระยะแรกเท่านั้น ผู้ป่วยมีความพึงพอใจในการดูแลรักษา การประเมินการให้รางวัลมีทั้งการสังเกตอย่างไม่เป็นทางการ การสนทนา และการใช้แบบสำรวจความคิดเห็นของผู้ป่วย
จุดเริ่มมาจากวงการแพทย์ที่ว่าเมื่อ Best Practice เป็นของดีแน่นอนต้องมีการนำแนวคิดนี้ไปใช้ ความโด่งดังของ Best Practice เกิดขึ้นเมื่อหน่วยงานในภาคธุรกิจได้นำไปใช้เป็นรางวัล หรือสิ่งจูงใจให้กับฝ่ายหรือแผนกต่างๆ ขององค์กร เพื่อกระตุ้นให้เกิดการสร้างสรรค์ผลงาน และวิธีการปฏิบัติงานที่ดี สามารถสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า อันนำมาสู่การสร้างผลกำไรให้บริษัทหรือองค์กร ผลตอบแทนสำหรับฝ่ายหรือแผนกที่จะได้รับรางวัลนั้นในระยะแรกมักจะเป็นถ้วยรางวัล และเงินสดเป็นส่วนใหญ่ แต่ในระยะต่อมา หลายองค์กรเห็นว่าการให้รางวัลดังกล่าวไม่สามารถกระตุ้นการทำงานได้เพียงพอและยั่งยืน จึงได้เปลี่ยนรางวัลและรูปแบบการให้รางวัล โดยเน้นรางวัลในสิ่งที่ไม่สามารถสัมผัสได้ เช่น การให้โอกาสการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น การผ่อนคลายกฎระเบียบการทำงาน และการให้โอกาสผู้ปฏิบัติระดับล่างเข้าถึงผู้บริหารระดับสูงได้ง่าย และไม่เป็นทางการมากขึ้น
Best Practice สามารถเกิดขึ้นได้หลายช่องทาง
1. เกิดจากบุคคล อันมาจากการเรียนรู้ ประสบการณ์ ภาวะผู้นำของผู้บริหารที่มุ่งหวังความสำเร็จ คิดเชิงอนาคต คิดเพื่อเปลี่ยนแปลง ส่วนผู้ปฏิบัติงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาก็ได้จากการเรียนรู้ในการปฏิบัติ การคิดริเริ่มสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาการทำงาน การให้ข้อเสนอแนะต่อผู้บริหาร หรืออาจจะเกิดแนวคิดจากคำปรารภของคณะกรรมการ ของผู้ปกครอง ของประชาชน หรือผู้รับบริการ ก่อให้เกิดการสร้างสรรค์วิธีการใหม่ หรือที่ดีกว่า
2. เกิดจากปัญหาอุปสรรค ในการบริหารจัดการทั้งระบบ ทั้งปัจจัยนำเข้า กระบวนการ และผลผลิต ไม่ได้ตามเป้าหมาย ความกดดันจากผู้รับบริการ การขับเคลื่อนนโยบายของผู้บริหารระดับสูง ภาวะข้อจำกัดของทรัพยากรทางการบริหาร ภาวะวิกฤติ ทำให้มีการแสวงหาแนวทาง กระบวนการ วิธีการที่ดีกว่า เพื่อให้ได้ผลผลิตความสำเร็จสูงสุด
3. เกิดจากแรงขับเคลื่อนการพัฒนา ค้นหาวิธีใหม่เพื่อเพิ่มผลผลิต กำไร หรือสร้างความพึงพอใจให้ผู้รับบริการ เสริมสร้างประสิทธิภาพขององค์การ
ขั้นตอนการดำเนินงาน Best Practice เสนอแนะได้ ดังนี้
ขั้นตอน 1 การวิเคราะห์ภารกิจที่แท้จริงของหน่วยงานนั้น ๆ
ขั้นตอน 2 การศึกษาวิเคราะห์สภาพของหน่วยงานซึ่งอาจดำเนินการได้หลายวิธี เช่น ใช้วิธีการสำรวจ การระดมความคิด การใช้กระบวนการ AIC (Appreciation – Influence - Control) หรือ SWOT เป็นต้น
ขั้นตอน 3 การกำหนดภาพความสำเร็จในอนาคต จัดทำรูปแบบ (Model) วิธีการดำเนินงาน
ขั้นตอน 4 การปฏิบัติตามแบบวิธีการ อาจจะเริ่มทดลองนำร่องตรวจสอบประเมินผลอย่างต่อเนื่องเป็นระยะ
ขั้นตอน 5 ประเมินผลวิเคราะห์เปรียบเทียบในด้านขั้นตอน ระยะเวลา งบประมาณ และผลที่ได้รับกับวิธีการเดิม
ขั้นตอน 6 ปรับปรุง พัฒนา และขยายผลการนำไปใช้ในหน่วยงานให้กว้างขวางยิ่งขึ้น
ขั้นตอน 7 การบันทึก เขียนรายงาน ใช้เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติ
นอกจาก 7 ขั้นตอนข้างต้นแล้ว ท่านสามารถจะดำเนินการได้อีกลายกระบวนการ อย่างเช่น ตามแนวทางวงจรเดมมิ่ง (Demming circle) ซึ่งประกอบด้วย P : การวางแผน D : การปฏิบัติ C : การตรวจสอบประเมินผล และ A : การปรับปรุง พัฒนา กำหนดกิจกรรมใหม่
คุณลักษณะของ Best Practice ควรจะมีประเด็นการพิจารณา ดังต่อไปนี้ด้วย คือ
1.เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภารกิจโดยตรงของหน่วยงาน
2.สนองต่อนโยบายการแก้ปัญหา การพัฒนาประสิทธิภาพของหน่วยงาน
3. ลดขั้นตอน ลดรอบระยะเวลาการทำงาน
4. ลดทรัพยากร ลดค่าใช้จ่าย
5. การนำเทคโนโลยีมาใช้ประกอบการทำงาน
6. วิธีการที่ริเริ่มสร้างสรรค์ขึ้นมาใหม่ หรือประยุกต์ขึ้นใหม่
7. สามารถทำแผนผังเชิงเปรียบเทียบวิธีการเก่าและใหม่
8. อำนวยความสะดวกในการใช้
9. วางระบบการให้บริการ มีช่องทางการให้บริการ
10. สามารถเทียบเคียงวิธีการทำงานลักษณะเดียวกันกับหน่วยงานอื่นได้
11. ผลผลิต/ความสำเร็จเพิ่มขึ้น
12. ความพึงพอใจของผู้รับบริการ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
13. สามารถนำไปใช้เป็นมาตรฐานการทำงานต่อไปได้ยั่งยืนพอสมควร
14. การพัฒนาปรับปรุงต่อไป
สรุป Best Practice เป็นวิธีการทำงานที่ดีที่สุดในแต่ละเรื่อง ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกหน่วยงานจากหลายช่องทาง ทั้งตัวผู้นำ ผู้ร่วมงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือภาวะปัญหาและการริเริ่มสร้างสรรค์พัฒนาที่มีขั้นตอน ในหน่วยงานทางการศึกษา อาจจะมี BP อยู่แล้วทั้งด้านบริการ ด้านคุณภาพ หรือด้านอื่น การจะพิจารณาว่าเป็น BP หรือไม่ มีข้อควรคำนึง เช่น ภารกิจที่แท้จริง การลดเวลา ค่าใช้จ่าย ได้ผลผลิตเท่าเดิมหรือเพิ่มขึ้น ใช้เป็นมาตรฐานการปฏิบัติ ความพึงพอใจของผู้รับบริการ
BP ที่ได้ควรมีการบันทึกเขียนรายงานเพื่อการศึกษาพัฒนาและเผยแพร่ได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการบริหารจัดการอย่างยิ่ง และอาจนำไปสู่การตอบแทนหรือให้รางวัลในลักษณะต่าง ๆ ได้
จากหลักการดังกล่าวมาทั้งหมด หลายท่านน่าจะคุ้นๆ นะว่าแนวคิดที่ว่ามานี้ มาจากหลักการเดียวกันของเครื่องมือทางการจัดการที่ท่านเคยศึกษามา รับรู้มา ทั้งที่เป็น TQM หรือ PMQA และก็ KM รวมทั้ง BFC ทั้งนั้น แล้วแต่จะเรียก แล้วแต่คนที่เป็นเป็นเจ้าของความคิด แต่มุ่งที่ประสิทธิภาพของงานเหมือนกัน
ใน ยินดีต้อนรับสู่บ้านผู้บริหารโรงเรียนบ้านนาตาลเหนือ
ความเห็น (2)
อาจารย์เก่งมากเลยค่ะ
ทัศนา เอี่ยมสะอาด
ขอบคุณสำหรับสาระดีๆที่มีประโยชน์ครับ