5. การสอนงาน (Coaching) กับระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) ความเหมือนที่แตกต่าง
"การสอนงาน (Coaching) กับระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System)
ความเหมือนที่แตกต่าง"
ในช่วงปีที่ผ่านมา ระบบราชการไทยมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการบริหารทรัพยากรบุคคลแนวใหม่ที่มุ่งเน้นการพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้เป็นผู้ที่มีความรู้รอบด้านมิใช่เพียงรู้ลึกในงานด้านใดด้านหนึ่งเพียงอย่างเดียว
ความรอบรู้รอบด้านที่ว่านี้ คือ การส่งเสริมให้มีการหมุนเวียนงาน (Job Rotation) ซึ่งข้อดีก็คือ เปิดโอกาสให้คนในองค์กรได้เรียนรู้หาประสบการณ์จากงานใหม่ ๆ เปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่เป็นการกระตุ้นให้ได้พัฒนาศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่ อีกทั้งยังเป็นการเตรียมผู้นำในอนาคตที่มีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับงานด้านต่าง ๆ ในองค์กร ซึ่งจะช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนพัฒนาไปสู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) อย่างไรก็ดี การหมุนเวียนงานอาจทำให้หลายคนเกิดความกังวลว่างานจะต้องเกิดการสะดุด ขาดความต่อเนื่อง เนื่องจากการทำงานต้องใช้เวลาในการสั่งสมความชำนาญและโอกาสในการเรียนรู้งานใหม่ของแต่ละคนอาจจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมการทำงานของแต่ละหน่วยงานซึ่งยากจะคาดเดาได้ว่าการถ่ายทอดความรู้ที่จำเป็นในงานจะมีมากน้อยเพียงใด
การสอนงานหรือระบบพี่เลี้ยง จึงเป็นวิธีที่ช่วยปูพื้นฐานให้พนักงานใหม่หรือผู้ที่เปลี่ยนไปทำงานในตำแหน่งใหม่ หลายคนอาจจะสับสนว่าการสอนกับระบบพี่เลี้ยงเหมือนกันเพราะใช้ทักษะเดียวกัน ได้แก่ ทักษะในการติดต่อสื่อสารและสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับบุคคลอื่น แต่แม้ว่าจะทั้งสองกระบวนการจะใช้ทักษะเดียวกัน แต่ก็มีความแตกต่างกัน ซึ่งการเลือกใช้ให้เหมาะกับสถานการณ์และวัตถุประสงค์ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุตามเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น
ผู้เขียนได้อ่านบทความเกี่ยวกับการสอนงานและระบบพี่เลี้ยงขององค์การด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลหลายแห่งด้วยกัน ซึ่งบทความต่าง ๆ ได้กล่าวถึงลักษณะที่แตกต่างกันไว้ โดยสรุปว่า การสอนงาน (Coaching) เป็นการพัฒนาความรู้และทักษะของบุคคลเพื่อให้มีผลการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น หรืออีกนัยหนึ่งการสอนงานมุ่งเน้นให้เกิดผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงและการทำงานได้ดีขึ้น ในการสอนงาน หัวหน้างานหรือผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานมากกว่าจะให้คำแนะนำวิธีปฏิบัติงานแก่ลูกน้องหรือพนักงานใหม่ โดยเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาไม่นานและมักจะมีลักษณะเป็นการพูดคุยหารือกันเป็นครั้งคราว เพื่อปรับปรุงการทำงานในด้านใดด้านหนึ่งแบบมีเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ดังนั้น การสอนงานจะเป็นกระบวนการที่หัวหน้างานใช้ในการพัฒนาศักยภาพของลูกน้องให้มีความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมในการทำงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยเน้นผลการปฏิบัติงานหรือเนื้อหาของงานเป็นสำคัญ โดยใช้การสื่อสารทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ เช่น การสอบถามถึงปัญหาอุปสรรคในการทำงานและปรึกษาหารือเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและรับรู้ถึงเป้าหมายและยุทธศาสตร์ขององค์กร
การสร้างวัฒนธรรมการสอนงานให้เกิดขึ้นในองค์กรจะเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย หัวหน้างานก็ได้ประโยชน์จากการสอนงานตรงที่ลูกน้องทำงานได้ถูกต้อง ทันเวลา รับรู้ถึงปัญหาอุปสรรคในการทำงานและความคาดหวังของลูกน้อง สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงานและชมเชยให้กำลังใจการทำงานที่มีประสิทธิภาพของลูกน้อง ส่วนลูกน้องก็จะได้รับรู้และเข้าใจเป้าหมายการทำงานขององค์การและความคาดหวังของหัวหน้า รู้จุดแข็งและจุดอ่อนในการทำงานของตนเองมีกำลังใจในการทำงาน เมื่อทั้งหัวหน้าและลูกน้องได้รับประโยชน์จากการสอนงาน ผลการปฏิบัติงานขององค์กรก็จะบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้การสื่อสารสองทางที่เกิดขึ้นในการกระบวนการสอนงานยังช่วยเตรียมความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่วนระบบพี่เลี้ยง (mentoring system) เป็นกระบวนการถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัว แบบระยะยาวจากเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้ประสบการณ์และความเข้าใจงานมากกว่า ไปยังพนักงานใหม่หรือเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้และประสบการณ์น้อยกว่า ระบบพี่เลี้ยงอาจจะถือเป็นการฝึกงานรูปแบบหนึ่ง เนื่องจากเป็นกระบวนการพัฒนาเชิงสนับสนุนและให้กำลังใจในระบบพี่เลี้ยง อาจจะมีการนำประเด็นที่เป็นเรื่องส่วนตัว มาปรึกษาหารือกันได้ด้วย พี่เลี้ยงกับน้องเลี้ยงก็จะมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกันมากกว่า โดยพี่เลี้ยงไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้างาน แต่อาจจะเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีตำแหน่งสูงกว่าและประสบการณ์มากกว่า ซึ่งอยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานกันก็ได้ โดยทั่วไประบบพี่เลี้ยงจะใช้เวลาค่อนข้างนาน เพราะทั้งสองฝ่ายจะต้องสร้างความคุ้นเคย ความสัมพันธ์และความเข้าใจซึ่งกันและกัน นอกจากนี้พี่เลี้ยงยังเป็นที่ปรึกษาให้แก่ผู้อยู่ในความดูแลเมื่อมีปัญหาหรือเกิดความสับสนและที่สำคัญพี่เลี้ยงจะต้องเป็นแบบอย่างที่ดีทั้งในเรื่องพฤติกรรม จริยธรรมและการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรด้วย ดังนั้น กิจกรรมต่าง ๆ ของระบบพี่เลี้ยงนั้นมีเป้าหมายทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคคล
การสร้างระบบพี่เลี้ยงในที่ทำงานจะเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่หรือพนักงานที่อยู่ในองค์กร พี่เลี้ยงและองค์กร โดยน้องเลี้ยง (Mentee หรือ Protégé) ก็จะได้ปรับปรุงการทำงาน ได้รับความช่วยเหลือและคำแนะนำเพื่อสร้างความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) โดยได้รับ Feedback แบบรายบุคคล สามารถกำหนดเป้าหมายทางอาชีพที่เป็นไปได้จริงและบรรลุเป้าหมายนั้น ได้รับการฝึกภาวะความเป็นผู้นำ เป็นโอกาสในการสร้างเครือข่ายและบทบาททั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน เข้าใจวัฒนธรรมและค่านิยมขององค์กรมากขึ้น ได้ฝึกงานกับต้นแบบอย่างใกล้ชิด มีโอกาสได้รับมอบหมายงานที่ท้าทายและได้รับการสนับสนุนให้ก้าวหน้าได้มากขึ้น สำหรับพี่เลี้ยง (Mentor) จะได้รับรู้มุมมองใหม่ ๆ พัฒนาภาวะผู้นำหรือการเป็นผู้บังคับบัญชาที่ดีและทักษะการสื่อสารและการสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับบุคคลอื่น ขยายเครือข่ายความร่วมมือให้กว้างขวางขึ้น เป็นต้นแบบที่ได้รับการยอมรับและชื่นชมจากทรัพยากรบุคคลในองค์กรในแง่ขององค์กร การมีระบบพี่เลี้ยงเป็นกระบวนการสร้างกลุ่มคนที่มีศักยภาพในการทำงานสูงและรักษาคนเก่งคนดีไว้ในองค์กร โดยสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ที่ส่งเสริมให้กล้าแสดงความคิดเห็น มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ พร้อมรับความท้าทายใหม่ ๆ ที่จะเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร
แม้ว่าการสอนงานกับระบบพี่เลี้ยงจะแตกต่างกัน แต่ก็เป็นกระบวนการที่ช่วยพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้ทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพและส่งเสริมให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่พร้อมรับความเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การใช้ระบบทั้งสองควบคู่กันไปในบริบทที่เหมาะสมจึงน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับองค์กรต่าง ๆ ในสภาวะปัจจุบันนี้...
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
http:/www.ipma-hr.org/content.cfm?pageid=324
http:/www.cipd.co.uk
ที่มา : วรรณวรางค์ ทัพเสนีย์ หนังสือกระแสคน กระแสโลก
สำนักงาน ก.พ. หน้า 45 - 49 กันยายน 2553
(เปิดโลกความรู้ พัฒนาทุนมนุษย์)
เผยแพร่ในหนังสือพิมพ์มติชนสุดสัปดาห์ ฉบับประจำวันที่ 20 - 26 มีนาคม 2552