ประสบการณ์คุณอำนวย ในระบบงานสายสนับสนุน

สนุกทุกครั้งที่นั่งหัวโต๊ะ

การปรับปรุงระบบงานสายสนับสนุนคณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์                         การทำงานภายใต้โครงสร้างเดิม ระบบงานเป็นแบบแยกส่วน ซึ่งบางระบบ ยังมีความซ้ำซ้อนในแง่ของกิจกรรม คณะมีแนวคิดที่จะปรับปรุงระบบงานให้เกิดความเชื่อมโยงและลดความซ้ำซ้อนและขั้นตอน ผมได้รับมอบหมายจากคณะให้เป็นประธานทำหน้าที่ร่วมกับคณะทำงาน ซึ่งมีหัวหน้าหน่วยงานทั้งคณะเข้ามามีส่วนร่วม และหาข้อสรุปร่วมกัน เพื่อปรับปรุงระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งตลอดระยะเวลาการทำงาน ได้ใช้แนวทางการทำงานเป็นทีม รับฟังอย่างมีเหตุผล ใช้กระบวนการคิดวิเคราะห์ ซึ่งได้รับความร่วมมืออย่างดียิ่ง การทำงานเกิดความเป็นเอกภาพ ซึ่งท่านคณบดีเข้ามาร่วมประชุมด้วยหลายครั้ง ทำให้เกิดกำลังใจในการทำงานเป็นอย่างมาก                        แนวทางการดำเนินงาน คณะทำงานได้กำหนดกรอบวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งในขั้นตอนการวิเคราะห์งาน ได้สร้างกระบวนการมีส่วนร่วม โดยให้ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในสายงานสนับสนุนสรุปภารกิจที่รับผิดชอบอยู่ในปัจจุบัน และเชิญมาปรึกษาหารือและหาข้อสรุปร่วมกันและนำมาสังเคราะห์ กำหนดเป็นระบบงาน (Job System) ภาพรวมทั้งคณะ                        เมื่อได้ข้อสรุปเกี่ยวกับระบบงานแล้ว คณะทำงานได้วางแนวทางดำเนินการ โดยมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบแต่ละระบบงานไปจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Procedure) โดยให้ผู้รับผิดชอบหลักแต่ละระบบเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามามีส่วนร่วมให้มากที่สุด เพื่อให้เกิดความสมบูรณ์ และในการจัดทำให้คำนึงถึงภารกิจทั้งปัจจุบันและมองไปในอนาคตที่คิดว่าจะทำให้ดีที่สุด เพื่อนำไปสู่การแก้ไขที่เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของงานแต่ละระบบ และจะต้องคำนึงถึงการนำ IT เข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อลดเวลาการทำงานให้เกิดความกระชับมากขึ้น พร้อมทั้งกำหนดรูปแบบของการจัดทำ Work Procedure เพื่อให้เกิดความเป็นเอกภาพ และในการจัดทำจะเสนอภาพที่เป็นกรอบแนวคิด สาระสำคัญ ๆ ของแต่ละระบบให้เห็นความเชื่อมโยง ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการในระบบงานนั้น ๆ                         ผลจากการดำเนินงาน จากการหารือร่วมกันของคณะทำงานกับหน่วยงานสายสนับสนุนที่เกี่ยวข้อง ได้สรุปเป็นภาพรวมของระบบงานสายสนับสนุนทั้งสิ้น 45 ระบบงาน พร้อมทั้งจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Procedure) อาทิ ระบบการจัดทำงบประมาณ ระบบประกันคุณภาพ ระบบพัฒนาบุคลากร                         ข้อเสนอแนะ ระบบงานทั้ง 45 ระบบ จะต้องนำไปสู่การวิเคราะห์เพื่อจัดทำ Job Description Job Standard  Work Manual และจะต้องมีการนำไปสู่การปฏิบัติ และประเมินผล (Implementation & Evaluation) หากมีจุดใดบกพร่องก็ต้องทบทวนปรับปรุงแก้ไขกันต่อไป เพราะการที่เราได้พัฒนาริเริ่มและปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง เป็นสิ่งที่มีคุณค่าต่อแนวทางการพัฒนาองค์การของเราให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)