การเขียนรายงาน

 

เรื่อง  การเขียนรายงาน

         สาระสำคัญ

           การเขียรรายงานเป็นวิธีการเสนอผลการค้นคว้าอย่างมีระบบและเป็นแบบแผน  เพื่อให้ผู้อื่นได้รับทราบผู้เขียนรายงานต้องรู้จักรูปแบบและวิธีการ    ตลอดจนการเลือกใช้ภาษาให้เหมาะสม    จึงจะสามารถเขียนรายงานได้ถูกต้อง    และสามารถสื่อสารได้ตรงตามจุดประสงค์

         พิจารณาหัวข้อ

            จุดเริ่มต้นในการเขียนก็คือ   ชื่อเรื่องหรือหัวข้อ   การพิจารณาหัวข้อหรือชื่อเรื่องจะนำไปสู่การเขียนที่ดีเนื้อหาสอดคล้องกับชื่อเรื่องอย่างตรงเป้า    หัวข้อเรื่องแต่ละหัวข้อ    ต้องการเน้นที่แตกต่างกัน

         การรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียน

            สิ่งที่จะช่วยได้มากในการเขียนคือการรวบรวมข้อมูล    การเตรียมรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียนเป็นงานที่ยากและกินเวลามากที่สุดในการเขียนรายงาน     แม้ว่าเราจะมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่จะเขียนดีเพียงไร   เราก็ยังต้องใช้ความคิดอย่างมากว่าเราจะจัดการกับหัวข้อนี้อย่างไรดี     จะใส่เนื้อหาอะไรเข้าไปบ้าง     จะตัดอะไรออก    ความคิดไหนที่ควรติดตาม    ทฤษฏีไหนที่มีค่าควรแก่การพัฒนาขยายความ    เนื่องจากความยากลำบากอันนี้    จึงไม่เป็นการฉลาดที่เราจะพยายามคิดออกมาให้ได้ในขั้นรวบรวามข้อมูลนี้    จะเป็นการดีกว่าถ้าเราจะใช้เวลาตรึกตรองเตรียมตัวสัก  ๒-๓  ชั่วโมง    แล้วก็ปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวัน    ระหว่างนั้นสมองเราจะยังคงย้อนกลับมาคิดถึงหัวข้อนี้อยู่     และเราอาจจะค่อยๆ ได้ความคิดใหม่ๆ เพิ่มขึ้น

       การวางเค้าโครงเรื่อง

            การวางเค้าโครงเรื่องขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลของเราในระดับหนึ่ง    ขณะที่เราอ่านข้อมูลเพื่อเตรียมตัวเขียนเราก็จะเริ่มมองเห็นเค้าโครงเรื่องพร้อมกันไปด้วย    แต่เราควรอ่านข้อมูลจนเรารู้สึกว่า    เราได้ข้อมูลที่ต้องการมากพอแล้วเสียก่อนถึงเริ่มลงมือเขียนเค้าโครงเรื่องอย่างจริงจัง

            เค้าโครงเรื่องก็คล้ายๆ  กับการวางหัวข้อย่อยของเรื่อง     แต่ละหัวข้อย่อยอาจจะมีประเด็นหนึ่งหรือสองประเด็น     หัวข้อของเค้าโครงเรื่องไม่ควรมีอะไรมากไปกว่าการครอบคลุมประเด็นที่เราต้องการจะเขียน     หลักการวางเค้าโครงเรื่องอันดับแรกคือ    ควรจะเรียงลำดับกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล    และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างต่อเนื่องตามลำดับ

            ในการเรียงลำดับเรื่อง    เราควรคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านด้วย    นักข่าวหนังสือพิมพ์มักคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านมากเสียจนกระทั่ง     เขามักจะเขียนความคิดสำคัญๆ  ไว้ตั้งแต่ประโยคแรกๆ ของข่าว    อันเป็นการดึงความสนใจของนักอ่าน

ในขั้นตอนการวางเค้าโครงเรื่องนี้เราจะต้องใช้วิจารณญาณในการเลือกให้มากที่สุด    หัวข้อที่เราใช้จะเป็นตัวกำหนดเนื้อหาเรื่องที่เราจะเขียน    ครอบคลุมถึงรายละเอียดต่างๆ ทฤษฏีที่เราจะนำมาพิจารณา    และตัวอย่างที่เราจะยกมา    ศิลปะในการที่จะนำเสนอขึ้นอยู่กับกระบวนการเลือกนี้อยู่มากทีเดียว

การที่จะวางเค้าโครงเรื่องให้เสร็จภายใน  ๒-๓  ชั่วโมง    ก็เป็นเรื่องยากเช่นเดียวกัน    เป็นการดีที่จะร่างเค้าโครงเรื่องไว้แล้วปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวันก่อนที่จะกลับมาเขียนต่อ    พร้อมกับความคิดใหม่ๆ    ถึงขั้นนี้เราก็สามารถเขียนเค้าโครงเรื่องครั้งสุดท้ายได้    ซึ่งเมื่อเริ่มเขียนจริงๆ แล้ว    เราก็อาจเพียงแต่ปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น

        การเขียน 

เวลาเราเขียนเรามักกังวลเกี่ยวกับท่วงทำนองการเขียน (Style)  ท่วงทำนองการเขียนที่ดีคือ   การเขียนสิ่งที่เราต้องการบอกกล่าวอย่างชัดเจนและกระชับ    หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่โอ่อ่า    เล่นสำบัดสำนวน    ประโยคที่ยาวหรือสลับซับซ้อนเกิดความจำเป็น    สำนวนที่เป็นภาษาพูดแบบขาดๆ วิ่นๆ หรือแบบตลาดๆ

การที่เราจะปรับปรุงท่วงทำนองการเขียนของเรา       ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการอ่านตำราการเขียนหรือการทำแบบฝึกหัดมากนัก    ที่สำคัญขึ้นอยู่กับการอ่านหนังสืออย่างกว้างขวาง    เวลาอ่านหนังสือให้คอยสังเกตว่า    ผู้เขียนสามารถเขียนด้วยถ้อยคำ    สำนวน   เหตุผล    ที่น่าเชื่อถือเพียงใด    โดยทั่วไปแล้วท่วงทำนองที่เรียบง่ายเป็นกุญแจไปสู่ความชัดเจน    แต่ในการเขียนบทความทางวิชาการสังคมศาสตร์      บางครั้งการใช้สำนวนที่มีลักษณะเฉพาะเพื่อให้สื่อความหมายได้กระชับ    อาจเป็นสิ่งจำเป็น

       ย่อหน้า

การเขียนที่ดีต้องมีย่อหน้า      ไม่ใช่เขียนติดกันไปทั้งหน้ากระดาษโดยไม่มีย่อหน้า        โดยทั่วไปแล้วย่อหน้าแต่ละย่อหน้าจะมีความคิดหรือการบอกเล่าเรื่องราวเพียงประเด็นใดประเด็นหนึ่ง       เราเรียงลำดับ  ย่อหน้า    เพื่อให้เนื้อความต่อเนื่องกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล    ทำนองเดียวกับเราเรียงลำดับเค้าโครงเรื่อง    ถ้าเรากลับไปอ่านต้นฉบับที่เราเขียน    และไม่เข้าใจว่าบางย่อหน้าเสนอแนวคิดหรือบอกเล่าอะไร    เราอาจจะขีดฆ่าย่อหน้านั้นทิ้งทั้งย่อหน้าก็ได้    เพราะถ้าหากเราเองยังไม่เข้าใจว่า  ย่อหน้านั้นเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับย่อหน้าอื่นอย่างไรแล้ว    คนอื่นที่จะมาอ่านเรื่องของเรายิ่งไม่มีทางเข้าใจใหญ่

การแบ่งย่อหน้าโดยทั่วไปแล้วขึ้นอยู่กับท่วงทำนองการเขียน    และจุดมุ่งหมายของผู้เขียนแต่ละคน    ตัวอย่างเช่นบทความขนาดสั้นที่ตีพิมพ์ลงในหนังสือพิมพ์รายวัน       ผู้เขียนต้องการเขียนย่อหน้าสันๆ     เพื่อช่วยให้ผู้อ่านข้อความแต่ละย่อหน้าได้รวดเร็ว   หรือบางครั้งผู้เขียนก็จงใจย่อหน้าใหม่    เพื่อที่จะเน้นข้อความบางตอน    ทำให้บทความลักษณะนี้มีการแบ่งย่อหน้าสั้นๆ จำนวนมาก

        ตารางและภาพประกอบ

ตารางหรือภาพประกอบสามารถช่วยอธิบายเรื่องได้ดีขึ้น    ตัวอย่างการเขียนบทความด้านสังคมศาสตร์อาจต้องการใช้สถิติที่เป็นตารางเป็นกราฟหรือเป็นรูปแท่งแผนที่    บทความที่เกี่ยวกับเคมีต้องการใช้สูตร   สมการ   รูปภาพเครื่องมือ  เป็นต้น

        อ่านทบทวน

ขึ้นสุดท้ายของการเขียนก็คือ     อ่านทบทวนสิ่งที่เราเขียนนั้น    พิจารณาดูว่า   มีข้อความที่เขียนวกไปวนมาโดยไม่จำเป็นหรือไม่    การเรียงลำดับเรื่องมีจุดอ่อนหรือไม่    ลืมกล่าวหรือข้ามอะไรไปบ้างหรือไม่     การทิ้งสิ่งที่เราเขียนไว้สักพักหรือวันสองวัน    แล้วมาอ่านทวนเหมือนกับว่าเราอ่านเรื่องของคนอื่น   จะทำให้เรามองเห็นจุดที่ควรแก้ไขได้ดีขึ้น

กล่าวโดยสรุป   ศิลปะในการเขียนที่ดีก็คือศิลปะแห่งการขยันอ่าน   ขยันสังเกตพิจารณาไตร่ตรอง   และขยันหัดเขียน

       ตรวจสอบ

เมื่ออ่านมาถึงจุดนี้    เราควรจะพบว่าเราได้

๑) ฝึกการพิจารณาหัวข้อ    เพื่อดูหัวข้อแต่ละหัวข้อต้องการอะไร

๒) ฝึกการเขียนเค้าโครงเรื่อง

๓) ได้ข้อสรุปของเราเองว่า    ท่วงทำนองในการเขียนที่ดีความจะเป็นอย่างไร

๔) ฝึกหัดการแบ่งย่อหน้า

๕) พิจารณาถึงการใช้แผนภูมิหรือภาพที่เหมาะสมกับเรื่องแต่ละเรื่อง

 

            รูปแบบรายงาน

            รายงานทางวิชาการประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

            ๑. ส่วนประกอบตอนต้นหรือส่วนนอกมี

                  ๑.๑ ปกนอก    บอกชื่อเรื่อง   ชื่อผู้ทำรายงาน   ชื่อรายวิชา   ชั้นเรียน   โรงเรียน   ภาคเรียน         ปีการศึกษา

                  ๑.๒ ใบรองปก   เป็นกระดาษเปล่า   ๑  แผ่น

                  ๑.๓ ปกใน   มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก

                  ๑.๔ คำนำ   เป็นข้อความเกริ่นทั่วไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของรายงานแจ่มแจ้งขึ้น   อาจกล่าวถึงความเป็นมาของการสำรวจและรวบรวมข้อมูลและขอบคุณผู้ให้ความช่วยเหลือ

                  ๑.๕ สารบัญ   เป็นการเรียงลำดับหัวข้อของเนื้อเรื่อง   ถ้าเป็นเรื่องยาว   บอกเลขหน้าของหัวข้อไว้

            ๒. ส่วนเนื้อเรื่อง    ประกอบด้วย

                  ๒.๑ บทนำ   เป็นส่วนที่บอกเหตุผลและความมุ่งหมายที่ทำรายงาน   ขอบเขตของเรื่อง  วิธีการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูล

                  ๒.๒ เนื้อหา   ถ้าเป็นเรื่องยาว   ควรแบ่งออกเป็นบทๆ   ถ้าเป็นรายงานสั้นๆ ไม่ต้องแบ่งเป็นบท   แบ่งเป็นหัวข้อต่อเนื่องกันไป

                  ๒.๓ สรุป   เป็นตอนสรุป  ผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะประเด็นที่ควรศึกษาค้นคว้าต่อไป

            ๓. ส่วนประกอบตอนท้าย   ประกอบด้วย

                 ๓.๑ ภาคผนวก   เป็นข้อมูลที่มิใช่เนื้อหาโดยตรง   เช่น  ข้อความ  ภาพ  สถิติ  ตาราง   ช่วยเสริมรายละเอียดเพิ่มเติมแก่เนื้อหา

                 ๓.๒ บรรณานุกรม   คือ  ราชชื่อหนังสือ  เอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ในการทำงาน   โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะตัวแรกของชื่อผู้แต่งหรือแหล่งข้อมูล   ชื่อหนังสือ   ครั้งที่พิมพ์   จังหวัดหรือเมืองที่พิมพ์   สำนักพิมพ์และปีที่พิมพ์    ถ้ามีข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ  ให้ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาไทยก่อน

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

 หมายเลขบันทึก: 399526
 เขียน:  
 อ่าน: คลิก 
 สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน
 แจ้งลบ
 
 แจ้งลบ
บันทึกก่อนนี้
บันทึกใหม่กว่า

ความเห็น

 อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
 ไม่อนุญาตให้แสดงความเห็น
{{ kv.current_user.preferred_name }} - เพิ่มความเห็นเพิ่มความเห็น
 ใส่รูปหรือไฟล์