5 ส กับการพัฒนาคุณภาพองค์กร
เมื่อเดือนก่อนได้มีอาจารย์จาก พรพ.มา Resurveilanceที่โรงพยาบาลบ้านตากเนื่องจากได้รับการรับรองHAมาครบ 1 ปี ก็มีอาจารย์สมศักดิ์กับอาจารย์สงกรานต์ มาเป็นSurveyorซึ่งทั้งสองท่านเป็นผู้ที่มีความสามารถในการเยี่ยมสำรวจและเป็นกัลยาณมิตรของโรงพยาบาลบ้านตากที่เจ้าหน้าที่ของโรงพยาบาลบ้านตากยอมรับและไม่รู้สึกเครียดเมื่ออาจารย์มาตรวจเยี่ยม ขณะรับประทานอาหารกลางวันก็ได้เล่าให้อาจารย์ฟังว่าโรงพยาบาลบ้านตากเข้ารอบ 5 ทีม สุดท้ายของการประกวดรางวัล Thailand 5S Award ครั้งที่ 4 ของสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยีไทยญี่ปุ่น โดยเราทำ 5 ส แบบง่ายๆเป็น 5 ส เพื่อพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาล เป็น 5 ส ไปสู่HA อาจรย์สงกรานต์ได้สนใจและให้ผมลองเขียนเป็นบทความเล่าให้ฟัง ก็ทำให้ได้บทความ 5 สกับการพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาล ดังนี้ครับ
หากพูดถึงกิจกรรม 5 ส
คงมีน้อยคนที่จะบอกว่าไม่รู้จักและถ้าถามเกือบทุกหน่วยงานว่าทำหรือยัง
ก็มักจะตอบว่าทำแล้ว
หลายที่ทำแล้วจริงๆคือทำแล้วและเลิกไปแล้วขณะนี้กำลังทำเรื่องอื่นอยู่
เพราะเหตุนี้บางแห่งจึงยังคงหลงเหลือร่องรอยแห่งความรุ่งเรืองในอดีตของกิจกรรม
5 ส ให้เห็นอยู่ ยิ่งถ้าเราทำอะไรตามกระแสมีอะไรผ่านมาก็ทำหมด
พอเลิกฮิตก็เลิกทำไปทำสิ่งใหม่ๆไปเรื่อยๆเราก็จะไม่ได้ประโยชน์จากเครื่องมือนั้นอย่างแท้จริง
กิจกรรม 5 ส
เป็นกิจกรรมเพื่อพัฒนาคุณภาพและเพิ่มผลผลิต(Productivity)อย่างง่ายๆ
บางทีง่ายจนคนไม่ให้ความสำคัญและไม่เข้าใจแนวคิดเป้าหมายที่แท้จริงของกิจกรรม
5 ส และหลายแห่งเลยยึดติดกับรูปแบบที่มองดูเห็นชัด ดูสวยงามไป
อย่างเช่นการขีดสีตีเส้น ติดป้าย
ทำป้ายกันเต็มหน่วยงานโดยไม่รู้ว่าทำไมต้องทำอย่างนั้น
ตู้เย็นก็ติดป้ายชื่อว่าตู้เย็น
เหมือนกลัวว่าคนจะไม่รู้จักตู้เย็น
บางแห่งบนโต๊ะขีดเส้นจนเต็มถ้าเอาของออกก็นั่งเล่นหมากรุกหมากฮอสได้เลย
บางแห่งก็ถูกปลูกฝังอย่างผิดๆให้ยึดติดรูปแบบต้องทำอย่างนั้นอย่างนี้
ต้องมีนั่นมีนี่ ไม่มีไม่ได้ ทำให้เกิด 5 ส แบบแข็งกระด้าง
ไม่ยืดหยุ่น
ไม่เปิดโอกาสให้คนทำได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์ที่เป็นประโยชน์ต่องานของตนเองภายใต้การทำกิจกรรม
5 ส เมื่อไม่เข้าใจว่าทำไปทำไม คนก็เบื่อไม่อยากทำ อึดอัด
ไม่เห็นความสำคัญ จะประเมินทีก็เลยทำที
นอกจากจะเป็นลักษณะทำแล้ว
ยังเป็นทำหลอก ไปอีก 5 ส
ที่แท้จริงต้องทำเรื่อยๆ อย่าปลูกผักชี
เพราะผักชีไม่มีทางกลายเป็นไม้ยืนต้นเพราะมันคนละพันธุ์กันและ
5 ส ก็ไม่ได้อยู่ที่ป้าย ไม่ได้อยู่ที่ปาก
แต่อยู่ที่ใจของเจ้าหน้าที่ทุกคนและแสดงออกด้วยการกระทำที่เกิดผลงานอย่างมีคุณภาพ
คนที่รู้ดีที่สุดว่าเราได้ถึง ส 5 สร้างนิสัยหรือไม่ก็คือตัวเราเอง
โดย 3 ส แรกจะได้สิ่งของแต่ 2 ส
หลังจะได้คน ถ้ามองตามแนวทางบริหารจะพบว่า 3 ส
แรกเป็นวิธีการ(Mean)ส่วน 2 ส หลังเป็นเป้าหมาย(End)
ถ้าได้ศึกษาแนวทางกิจกรรม 5 ส ของอาจารย์ฮิราโน่ จะแบ่งการทำ 5 ส
ออกเป็น 3 ระยะคือระยะแรกเป็นแบบ 5 ส ภาคบังคับ
ทำที่ทำงานให้เป็นระเบียบให้เจริญหูเจริญตา
ระยะที่สอง
เป็นระยะของการสร้างนิสัยให้ทำให้เป็นระเบียบโดยอัตโนมัติเป็นลักษณะเกิดวินัยในตัวเอง
ระยะที่สาม
เป็นระยะที่จะพัฒนาไปสู่ขั้นที่สูงขึ้นโดยการบอกให้หาที่มา ต้นตอ
ของการไม่เป็นระเบียบ สกปรก ไม่สะดวก
ความผิดพลาดต่างๆแล้วคิดหาวิธีการใหม่หรือนวัตกรรมเพื่อขจัดต้นตอซึ่งไคเซ็นจะช่วยได้มาก(ก็คล้ายๆCQIนั่นแหละ)
การทำ 5 ส ตามแนวทางนี้จะเป็นพื้นฐานจริงๆ เพราะถ้ายังทำ 5 ส
ได้ไม่ดีแล้ว การก้าวไปสู่เครื่องมืออื่นๆที่สูงขึ้นจะไปแบบลุ่มๆดอนๆ
องค์กรส่วนใหญ่จึงทำ 5 ส ได้แค่ระยะแรกเท่านั้น มักเกิดจากApproach 5
ส ผิดทางโดยทำ 5 ส แยกกับงานประจำ
แล้วก็หาคนไปบอกไม่ได้ว่าควรมองอย่างไร ทำอย่างไร
ขาดการประเมินที่ดี ตลอดจนขาดทิศทางในการพัฒนาองค์การ ทำให้ 5 ส
ไม่ก้าวหน้า ติดแหง็กอยู่กับที่
นานๆเข้าคนทำก็เลยเบื่อแล้วก็เลิกทำ
การทำกิจกรรม 5 ส สำคัญมากคือต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของ ส ทั้ง 5
ตัวอย่างแท้จริง ส สะสางเพื่อลดความสูญเปล่า
ส สะดวกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ส
สะอาดเพื่อตรวจสอบข้อบกพร่องสิ่งของและแก้ไขก่อนใช้งาน
ส สุขลักษณะหรือสร้างมาตรฐานเพื่อลดความผันแปร
ทำงานแทนกันได้ ลูกค้าได้งานที่คงเส้นคงวา ส
สร้างนิสัยเพื่อทำให้ระบบที่วางไว้ได้รับการปฏิบัติและพัฒนาให้ดีขึ้น
หากเราทราบเราก็สามารถจะคิดวิธีการ
รูปแบบขึ้นมาเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ดังกล่าวได้โดยไม่ต้องไปห่วงว่าจะผิดไปจากคนอื่น
โดยมีเครื่องมือสำคัญเช่นไคเซ็นเป็นการหาวิธีการใหม่ๆเพื่อให้งานดีขึ้น
ประหยัดขึ้น ปลอดภัยมากขึ้น เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และVisual
Control
ก็คือการใช้การควบคุมหรือป้องกันการผิดพลาดด้วยการมองเห็น เช่นสี
สัญลักษณ์ รูปภาพ Flow Chart ในเรื่องสะสาง
เราต้องมองไปถึงสะสางในส่วนของเอกสารต่างๆ
แฟ้มประวัติและบันทึกต่างๆของผู้ป่วย,ครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง
เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ เวชภัณฑ์,ทบทวนอัตรากำลังคน
ความรู้ความสามารถของบุคลากร ,ระบบงาน ขั้นตอนของการทำงาน
กระบวนการหลัก,การทบทวนความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโรงพยาบาล,ข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อร้องเรียน,ทบทวนผู้ป่วย
โรคสำคัญๆที่พบบ่อย,โครงสร้างองค์กรและคณะกรรมการชุดต่างๆ,ระบบการคัดแยก
จัดเก็บและทำลายขยะสิ่งปฏิกูลโดยเฉพาะขยะติดเชื้อ,ระบบบำบัดน้ำเสีย,งบประมาณ
การจัดทำแผนตามปัญหาสำคัญ
ในเรื่องสะดวกเป็นการจัดหมวดหมู่และการจัดวางผัง
การจัดเก็บเครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ
ความพร้อมใช้ของเครื่องมือต่างๆโดยเฉพาะเครื่องมือช่วยชีวิตฉุกเฉิน
มีการซ้อมแผนรองรับอุบัติเหตุหมู่เพื่อความพร้อม
การซ้อมแผนรองรับอัคคีภัย ระบบประปา ระบบไฟฟ้าสำรอง
การจัดอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ การจัดผังอาคารสถานที่
ผังทางเดินในอาคาร ส่วนสะอาด
ไม่มองแค่การปนเปื้อนที่เห็นได้ง่ายทางสายตา
ต้อไปถึงปราศจากการติดเชื้อหรือแพร่กระจายเชื้อ
ทำความสะอาดพร้อมกับการตรวจสอบเชิงป้องกันเพื่อให้พร้อมใช้ตลอดเวลา
มีการตรวจสอบอุปกรณ์สำคัญๆเป็นประจำตามตารางเวลาที่กำหนด
ดังนั้นกิจกรรม 5 ส ของจริงจะต้องช่วยให้เราลดเวลา ลดเงิน ลดของ ลดคน
ลดอันตราย ลดความเสี่ยง ลดขั้นตอน ลดความยุ่งยากในการทำงาน
ลดความขัดแย้งและเพิ่มความพึงใจให้แก่ประชาชนที่มารับบริการได้
กิจกรรม 5 ส สามารถพัฒนาคุณภาพโรงพยาบาลไปสู่การรับรองHAได้เลย
ถ้าทำอย่างถูกทางและจะยั่งยืนด้วยเพราะได้สร้างนิสัยให้เจ้าหน้าที่ทุกคนแล้ว
โดยเฉพาะการมุ่งไปสู่ความปลอดภัยของผู้ป่วย
(Patient safety)
ญาติและเจ้าหน้าที่
ผมจะลองเสนอวิธีที่จะนำไปสู่ความปลอดภัยของผู้ป่วยอย่างง่ายๆซึ่ง
ส่วนใหญ่จะเป็นหลักการใช้Visual controlและ Kaizen เช่น
1. หอผู้ป่วย ใช้บัตรสีเขียนชื่อคนไข้ติดในแฟ้ม
ตามความรุนแรงเช่นสีแดง สีเหลือง สีเขียว สีขาว
เมื่อแพทย์หรือพยาบาลดูแลผู้ป่วยจะทราบได้ง่ายว่ามีผู้ป่วยเตียงไหนบ้างที่ต้องดูแลใกล้ชิด
เราละเลยไปบ้างหรือเปล่า
หรือสะสางข้อมูลในแฟ้มผู้ป่วยว่าที่มีอยู่เพียงพอไหม
มีที่ใช้แต่ไม่เป็นประโยชน์ไหม จะได้ตัดออก
มีระบบงานตรงไหนที่ยุ่งยากซับซ้อน
ไม่เกิดประโยชน์แก่ใครก็ลดขั้นตอนนั้นไป
มีรายงานอะไรที่เก็บแล้วไม่ได้ใช้ประโยชน์ก็สะสางออกไป
จะได้ลดเวลาทำเอกสารเอาเวลามาดูผู้ป่วยมากขึ้นได้
2. ห้องอบสมุนไพร ในกรณีที่ผู้ป่วยอบสมุนไพร
ห้ามเกินกี่นาที
ก็ใช้ตัวตั้งเวลาเตือนเพื่อให้รูว่าจะเกินเวลาไปหรือไม่เพราะอาจเกิดอันตรายได้
3. ห้องคลอด ทำกราฟแสดงจำนวนคลอด อัตราการเกิดBirth
asphyxia
หรือการทำบัตรสีติดที่เตียงคนไข้เพื่อเป็นการเตือนว่าผู้ป่วยคนไหนต้องดูแลถี่ห่างแค่ไหน
หรืออย่างในกรณีที่เวรบ่ายดึกไม่มีพยาบาลประจำห้องรอคลอด
ก็อาจทำผังเตียงผู้ป่วยไว้ที่ERถ้ามีผู้ป่วยก็ให้ใส่บัตรสีตามเตียงเพื่อเตือนว่ามีคนไข้
และต้องดูแลถี่ห่างมากน้อยแค่ไหน
4. ห้องฉุกเฉิน
ก็สามารถใช้บัตรสีในการติดที่เตียงเวลามีผู้ป่วยเข้ามา
เช่นถ้าได้ดูแลเบื้องต้นแล้วต้องดูอีกภายใน 10 นาที ใช้สีหนึ่ง
หรือดูแล้วและรอแพทย์ ใช้อีกสีหนึ่ง เป็นต้น
หรือการเก็บสต๊อกของไว้จะเก็บน้ำเกลือไว้เท่าไหร่
เก็บชุมทำแผลไว้เท่าไหร่
เก็บเครื่องมืออุปกรณ์ไว้เท่าไหร่จึงจะปลอดภัยและเพียงพอต่อการใช้งาน
ถ้าเก็บมากเกินไปก็เป็นภาระในการจัดเก็บ ตรวจเช็ค
ถ้าเก็บไว้น้อยเกินไปก็ไม่พอใช้เกิดความเสี่ยงแก่ผู้ป่วย
5. ห้องผ่าตัด
ใช้สัญลักษณ์รูปเครื่องมือที่ผ้าปูวางเครื่องมือเพื่อช่วยตรวจสอบว่ามีเครื่องมือชิ้นไหนหายไปบ้าง
เพื่อลดการลืมเครื่องมือไว้ในร่างกายผู้ป่วย
6. งานวิสัญญี
สามารถใช้ป้ายสีสื่อสารกับแพทย์ขณะกำลังดมยาผ่าตัดได้
ว่าคนไข้อยู่ในสภาวะไหน
7. ผู้ป่วยนอก
สามารถใช้แถบสีหรือการกำหนดเก้าอี้นั่งสำหรับผู้ป่วยที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังขณะรอตรวจหรือคนที่จำเป็นต้องลัดคิวได้
เช่นกันไว้สัก 3-5 เก้าอี้
8. ห้องสุขภาพจิต
สามารถใช้ป้ายสีแขวนหน้าห้องขณะให้คำปรึกษาเพื่อให้เพื่อนร่วมงานได้สังเกตว่าคนไข้คนไหนที่อาจมีอันตรายต่อผู้ให้คำปรึกษาได้
9. เวชปฏิบัติครอบครัว สามารถใช้สัญลักษณ์สีแดง เหลือง
เขียว ขาว กับหมู่บ้านที่มีไข้เลือดออก
หรือการแบ่งพื้นที่รับผิดชอบหมู่บ้านเป็นรายคนชัดเจนเพื่อง่ายต่อการติดตามงาน
และจัดทำกราฟแสดงผลงานของแต่ละหมู่บ้านซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการติดตามงาน
วัดผลงานหรือหาTraining needsได้
เช่นอัตราการเยี่ยมบ้านหรือผลงานHealthy Thailand เป็นต้น
ดังนั้นถ้าใช้กิจกรรม 5 ส
อย่างเข้าใจถูกต้องแท้จริงก็จะได้เห็นอิทธิฤทธิ์ของกิจกรรม 5 ส
ที่จะสามารถผลักดันไปสู่โรงพยาบาลคุณภาพสร้างสุขภาพโดยมีผู้ป่วยและประชาชนเป็นศูนย์กลางได้
ลองลืมเครื่องมือพัฒนาคุณภาพยากๆหันกลับมาใช้เครื่องมือง่ายๆอย่างกิจกรรม
5 ส ดู นี่แหละครับสูงสุดคืนสู่สามัญ
เพราะคุณภาพทำไม่ยากถ้าทำให้ง่าย...
ความเห็น (3)
อนุศักดิ์ มิตรภักดี
ผมเองมีหน้าที่รณรงค์และประชาสัมพันธ์ให้หน่วยงานของตนเองมีสำนึก และมีมุมมองกิจกรรม 5ส.ให้เท่าคุณหมอสัก สิบ ยี่สิบเปอร์เซ็นต์ผมก็พอใจแล้ว อ่านบทความคุณหมอ แล้วนำไปบอกต่อครับ ขอบพระคุณครับ