หนังสือภายใน
หนังสือภายใน
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทำตมแบบที่ 2 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
- ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไปให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกรองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)
- ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวกทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นตามความจำเป็น
- วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
- เรื่อง ให้ลงชื่อย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
- คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนามและคำลงท้าย ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตำแหน่งของผู้ที่รับหนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
- ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อนี้
- ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ 10 และข้อ 11 โดยอนุโลม
**ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้ **
***************************
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐาน คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการมี 4 ชนิดคือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๆ
1. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ 10 คล้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2. เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
3. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้นและจะลงสถานที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้
4. ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า และต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่หนังสือทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็มโดยมีคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผุ้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดแจ้งแล้วจึงลงข้อความที่รับรอง
5. ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
6. ลงชื่อ ให้ลงรายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือผู้ที่ได้รับราชการมอบหมายและพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
7. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงรายมือชื่อในหนังสือ
8. รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการทดลอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด 4x6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อ ส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่ายพร้อมทั้งชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย
รายงานการปะชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำแบบที่ 11 ท้ายระเบียบได้กรอกรายละเอียดไว้ดังนี้
1. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือเรียกการประชุมนั้น
2. ครั้งที่ ได้ลงครั้งที่ประชุม
3. เมื่อ ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม
4. ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม
5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
6. ผู้ไม่มาประชุม ใช้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รัยการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล (ถ้ามี)
7. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้าร่วมการประชุม (ถ้ามี)
8. เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
9. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานการกล่าวเปิดการประชุม แลเรื่องที่ประชุม กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
10. เลิกการประชุม ให้ลงเวลาที่เลิกการประชุม
11. ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
การรายงานการประชุม มีประกาศเพิ่มเติม เมื่อ กุมภาพันธ์ 2533
บันทึก คือ ข้อความซึ่งใต้ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในระดับราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบึกทึกข้อความ และให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
1. ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก
2. สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่จะบันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย
3. ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีที่บันทึกไว้ด้วย
การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้น ใจความบันทึก และลงชื่อเช่น เดียวกับที่กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลง วัน เดือน ปี กำกับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติม ให้ลงชื่อและวัน เดือน ปี กำกับเท่านั้น
การบันทึก มีประกาศเพิ่มเติม เมื่อ กุมภาพันธ์ 2533
หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วยหรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเข้าทะเบียนรับ หนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องที่ทำตามแบบเช่น โฉนด แผนที่ แบบแผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวน และสืบสวน และคำร้อง เป็นต้น
*******************************
แบบที่ 2
แบบหนังสือภายใน
(ตามระเบียบข้อ 12)
ชั้นความลับ (ถ้ามี)
ครุฑ
ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ………………………………………………………………………………………………………
ที่…………………………………………………………………………………………...........................
เรื่อง…………………………………………………………………………………………………………..(คำขึ้นต้น)
(ข้อ ความ)...................................................................................................................................
....... ………………………………………………………....................................................................................
................ …………………...................................................................................................................
………………………………………………….....................................................................................................
….....................................................................................................................................................…………………………………………………………………........................................................................................……………………………………………………………………......................................................................................
……………………………………………………………………….....................................................................................
……………………………………………………………………….....................................................................................
…………………………………………………………………………...................................................................................
…………………………………………………………………………...................................................................................
…………………………………………………………………………...................................................................................
...........................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
………………………………..............................................................................................................................
(ลงชื่อ)
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
ตำแหน่ง
ชั้นความลับ (ถ้ามี)
รายชื่อสมาชิกในกลุ่ม
1. นางสาวกัญญรัตน์ เตศิริ
2. นายฑิฆัมพร อ่อนคำวงศ์
3. นางสาวพรทิวา สมบูรณ์นาวิน
4. นางสาวสมาพร คำก้อน
5. นางสาวราตรี โดยประเสริฐ
ความเห็น (2)
อยากได้วิธีการจัดเก็บเอกสารของบริษัทคุนน่ะคร่ะ
อยากถามเรื่องงานนิดนึง คือ
การสร้างแบบฟอร์มเอกสารทางราชการและ
การสร้างเอกสารทางราชการ
ต้องทำอย่างไร