หลังจากนั้น ประเด็นดังกล่าวจึงได้นำเข้าสู่ที่ประชุมประจำเดือนของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม โดยมติที่ประชุมเห็นชอบให้ดำเนินการจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม เพื่อกำหนดเป้าหมาย กิจกรรม และแผนปฏิบัติงานขึ้น ระหว่างวันที่ 16 – 17 มิถุนายน 2549 ณ ศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีพการเกษตร (พืชสวน) จังหวัดชลบุรี ตลอดจนการแบ่งบทบาทและมอบหมายงานออกเป็น 2 ทีมงาน ได้แก่
1) ทีมงานด้านสถานที่และอาหาร จำนวน 3 คน ประกอบด้วย นางนันทิยา กัลยาศิริ นางเพ็ญธิรัตน์ อัครผลสุวรรณ และ นางศิริเพ็ญ ลาภวงศ์เมธี
2) ทีมงานด้านวิชาการ จำนวน 4 คน ประกอบด้วย นางศิริวรรณ หวังดี นางสาวยุพาพร พากเพียร นางสาวสุพัตรา สมบัติมานะผล และ นางสาวพนิดา ธรรมสุรักษ์ ดังนั้น ผู้ปฏิบัติงานแต่ละทีมงานจึงปรึกษาหารือและแยกการปฏิบัติงาน เช่น ทีมงานด้านสถานที่และอาหาร ได้ศึกษาข้อมูลและไปสำรวจความพร้อมของ สถานที่จัดสัมมนา ณ จังหวัดชลบุรี และโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ สนับสนุนกระบวนการปฏิบัติงาน และทีมงานด้านวิชาการได้ประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมในการจัดกระบวนการกลุ่ม การแบ่งบทบาทหน้าที่ และวัสดุอุปกรณ์ ที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน หลังจากนั้น ทั้ง 2 ทีมงานดังกล่าวจึงได้มาประชุมร่วมกันพร้อมกับนำเสนอข้อมูลในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ ได้แก่ ทีมงานด้านสถานที่และอาหารได้นำเสนอภาพที่บันทึกจากการไปสำรวจสถานที่และห้องพักให้สมาชิกได้เห็นรูปร่างหน้าตา เช่น ลักษณะห้องพัก และ ห้องน้ำ เป็นต้น หลังจากนั้น ได้ร่วมกันกำหนดประเด็นเนื้อหาสาระ ออกแบบกระบวนการ และ เอกสารวิชาการที่เกี่ยวข้องหรือต้องใช้ประกอบการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม ขั้นที่ 2 ออกแบบกระบวนการ การจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมที่เกิดขึ้น ได้ออกแบบการจัดกระบวนการกลุ่ม โดยเริ่มจากประเด็นที่ 1 รวบรวมข้อมูล โดยประสานงานกับผู้เข้าสัมมนาให้เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับ งานที่ตนเองปฏิบัติมีอะไรบ้าง? งานที่ตนเองอยากทำมีอะไรบ้าง? และถ้าจะทำงานดังกล่าวให้บรรลุผลจำเป็นต้องใช้อะไรบ้าง? แล้วให้แต่ละบุคคลนำข้อมูลดังกล่าวมานำเสนอในห้องสัมมนา พร้อมกับส่งชิ้นงานดังกล่าวให้กับทีมงานวิชาการด้วย ประเด็นที่ 2 นำเสนอข้อมูลและประมวลผล โดยแต่ละบุคคลจะนำเสนองานที่ตนเองปฏิบัติ งานที่อยากทำ และปัจจัยสนับสนุนงานให้บรรลุผล พร้อมกันในห้องสัมมนาเพื่อให้สมาชิกได้รับทราบและเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ทั้งนี้ ทีมงานวิชาการทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลจากรายบุคคล และเป็นภาพรวมของกลุ่ม แล้วสะท้อนข้อมูลกลับสู่กลุ่มเพื่อตรวจสอบและสรุปเป็นขององค์กร ประเด็นที่ 3 วิเคราะห์การปฏิบัติงาน โดยแบ่งเป็น 3 กลุ่มย่อย ได้แก่ กลุ่มผู้บริหาร กลุ่มผู้อาวุโส และกลุ่มเด็ก เพื่อรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์จุดแข็ง/จุดอ่อน/โอกาส/อุปสรรค จัดทำทางเลือก กิจกรรมที่ควรปฏิบัติ และแนวทางและแผนการปฏิบัติงานขององค์กร หลังจากนั้นให้แต่ละกลุ่มมานำเสนอในที่ห้องใหญ่ ทั้งนี้ ทีมงานวิชาการทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลจากกลุ่มย่อยให้เป็นภาพรวม แล้วสะท้อนข้อมูลกลับสู่กลุ่มเพื่อทำการตรวจสอบและสรุปเป็นขององค์กร ประเด็นที่ 4 สรุปผลการปฏิบัติงาน โดยร่วมกันประมวลข้อมูลและการเขียนงานเพื่อนำเสนอผู้บริหาร เป็นแผนยุทธศาสตร์ของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม ประเด็นที่ 5 ประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยร่วมกันประเมินผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้น เช่น ด้านเนื้อหาสาระ ด้านบรรยากาศ ด้านการมีส่วนร่วม ด้านความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ เป็นต้น ขั้นที่ 3 การจัดกระบวนการกลุ่ม ในการจัดกระบวนการกลุ่มเพื่อสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม ได้ดำเนินการในวันที่ 16 มิถุนายน 2549 ณ ห้องประชุมตึกเกษตรสัมพันธ์ ระหว่างเวลา 09.30 – 16.30 น. โดยมีผู้เข้าสัมมนา จำนวน 3 กลุ่มงาน รวม 13 คน ได้แก่ กลุ่มพัฒนาเทคโนโลยีการฝึกอบรม จำนวน 3 คน กลุ่มพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่ จำนวน 5 คน และ ศูนย์วิทยาบริการ จำนวน 5 คน ส่วนกระบวนการที่เกิดขึ้นได้เริ่มจาก ขั้นที่ 1 นำเสนองาน โดยแต่ละบุคคล นำเสนองานที่ปฏิบัติ งานที่อยากทำ และ ปัจจัยสนับสนุนงานให้บรรลุผล ขั้นที่ 2 ตรวจสอบข้อมูล โดยประมวลผลข้อมูลและสะท้อนสู่กลุ่มเพื่อตรวจสอบ ปรับแก้ และเพิ่มเติมข้อมูล ขั้นที่ 3 วิเคราะห์งานที่ปฏิบัติ โดยแบ่งกลุ่มย่อยเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มผู้อาวุโส และกลุ่มเด็ก เพื่อปฏิบัติงานตามที่สมาชิกในห้องสัมมนากำหนดเป็น 7 ประเด็น ได้แก่ 1) วิเคราะห์สถานการณ์ส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม 2) เป้าหมายงาน 3) กลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน 4) ผลลัพธ์และตัวชี้วัดผลงาน 5) กิจกรรมที่ปฏิบัติ 6) ผู้รับบริการ หรือลูกค้า และ 7) แผนงาน/โครงการ ขั้นที่ 4 นำเสนองานที่แต่ละกลุ่มปฏิบัติ โดยประมวลผลข้อมูลเป็นภาพรวมและสะท้อนสู่กลุ่มเพื่อตรวจสอบ ปรับแก้ และเพิ่มเติมข้อมูล ขั้นที่ 5 ประมวลผลข้อมูลและสรุปผล โดยรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น แล้วนำมาทดลองเรียบเรียงผลสรุป และร่วมกันกำหนดประเด็นที่จะเขียนรายงานผลการสัมมนาเป็นภาพรวมขององค์กร ขั้นที่ 5 ประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยสมาชิกร่วมกันแสดงความคิดเห็นเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและข้อเสนอแนะที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานสัมมนาเชิงปฏิบัติงานแบบมีส่วนร่วมขั้นที่ 4 สรุปผลและการเขียนรายงาน หลังจากดำเนินการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วมเสร็จแล้ว มีการปฏิบัติงาน ได้แก่
1) จัดทำยกร่างรายงานผลการสัมมนาเชิงปฏิบัติการแบบมีส่วนร่วม “แนวทางและแผนการปฏิบัติงานของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม” 2) ตรวจสอบข้อมูล โดยประชุมบุคลากรของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรม เพื่อปรึกษาหารือและตรวจสอบข้อมูล 3) จัดทำเป็นคู่มือการปฏิบัติงานของส่วนพัฒนาเทคโนโลยีการเผยแพร่และฝึกอบรมฉบับสมบูรณ์ และ 4) นำเสนอผู้บริหารและเผยแพร่ก็คงจะเป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของการทำหน้าที่ “จัดกระบวนการกลุ่ม” เพื่อเป็นเวทีให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แล้วนำสิ่งที่แต่ละคนเป็น แต่ละคนรู้ แต่ละคนต้องการ มารวมกันสำหรับจัดองค์ประกอบของเป้าหมายงาน หรือ การจัดเวทีเพื่อกำหนดเป้าหมาย (KV)
ศิริวรรณ หวังดี
ไม่มีความเห็น