สมาชิก
แลกเปลี่ยน

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)]

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)]
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)]
     ระบบสำนักงานมีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการปฏิบัติงานต่างๆที่ต้องใช้เอกสาร การสื่อสารติดต่อข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงาน หากสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี  หน่วยงานก็จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
กอร์ดอน บี เดวิส   “ สำนักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)] คือ การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในงานสำนักงานงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ ”
เดวิด บารคอมบ์  “ ในภาพกว้างแล้ว สำนักงานอัตโนมัติ ก็คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ  สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการ เป็นวิธีการใหม่สำหรับคิดและดำเนินงานกับสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบัติและมีอยู่จริง สำนักงานอัตโนมัติไม่ได้เป็นสิ่งที่เรียกว่า “ สำนักงานในอนาคต ” ซึ่งยังเป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านั้น ”
สรุปได้ว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [Office Automation Systems (OAS)] เป็นการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคมเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน  โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ การสื่อสารติดต่อ และการประชุม การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเลือกวิธีที่เหมาะสม วางแผนการพัฒนาอย่างละเอียด และดำเนินการพัฒนาตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม
 
พัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ 
1. เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร
2. สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม
 
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น
1. บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงานอื่นๆ
2. กระบวนการปฏิบัติงาน
    2.1 การรับเอกสารและข้อมูล
    2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล
    2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
    2.4 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
    2.5 การกระจายข่าวสาร
    2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร
    2.7 การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
    2.8 การกำจัดและการทำลายเอกสาร
    2.9 การดูแลความมั่นคงปลอดภัย
3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ
4. เทคโนโลยี
5. การบริหารจัดการ
 
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดีสำหรับหน่วยงานภายในที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
 
ตัวอย่างเทคโนโลยีเพื่อนำมาใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
    1.1 ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์
    1.2 เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่
    1.3 ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม
     2.1 เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน
        2.1.1 ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)
    2.1.2 ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
        2.1.3 ระบบประชุมทางไกล
    2.2 ระบบสื่อสารข้อมูล เป็นการส่งข้อความ หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง ประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ
        2.2.1 ส่วนรับ/ส่งข้อมูล
        2.2.2 ส่วนแปลงสัญญาณ
        2.2.3 ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน 
    3.1 เครื่องพิมพ์ดีด
    3.2 เครื่องถ่ายเอกสาร
    3.3 เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
    3.4 เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4.เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)
5.ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต
 
แหล่งที่มาของข้อมูล
-  ครรชิต มาลัยวงศ์ เอกสารการฝึกอบรมเรื่อง สำนักงานอัตโนมัติ ในการฝึกอบรมการจัดการสำนักงานยุคใหม่ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2536
-  จินตนา บุญบงการ เอกสารการฝึกอบรมเรื่อง งานสำนักงานและการบริหาร ในการฝึกอบรมการจัดการสำนักงานยุคใหม่ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2536
-  Antill ,Lyn and Clare,Chris. Office Information Systems. Oxford, England : Blackwell Scientific Publication.,1991.
-  Barcomb,David. Office Automation: A Survey of Tools and Technology. Digital Press,1989.
-  Cecil,Paul. Office Automation Concepts and Applications. California .,USA : Benjamin Cummings Publishing Company,1984.     Davis ,Gordon and Olson,Margarethe. Management Information System.Singapore:McGraw-Hill,1984.
-  Newman,William. Designing Integrated Systems for the Office Environment. Singapore:McGraw-Hill,1985.
 

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

บันทึกก่อนนี้
บันทึกใหม่กว่า
· คำสำคัญ: oas ระบบสำนักงานอัตโนมัติ office automation systems ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [office automation systems (oas)] ระบบสำนักงานอัตโนมัติ [office automation systems] 
· หมายเลขบันทึก: 352529 · เขียน:  
· ความเห็น:
2
 · อ่าน: แสดง
· สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน
แจ้งลบ
แจ้งลบ
ประวิทย์
เขียนเมื่อ Sat May 15 2010 09:15:24 GMT+0700 (ICT)

ข้อมูลครบถ้วน

ประวิทย์
เขียนเมื่อ Sat Sep 11 2010 11:03:59 GMT+0700 (ICT)
อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
ไม่อนุญาตให้แสดงความเห็น
{{ kv.current_user.preferred_name }} - เพิ่มความเห็นเพิ่มความเห็น
ใส่รูปหรือไฟล์