มาปลดทุกข์เบื้องต้น ... แก้ที่เหตุ..
หลายๆ ครั้งที่มักได้ยินว่า เอกสารเต็มโต๊ะ เต็มตู้ เต็มใต้โต๊ะ เต็มหลังโต๊ะไปหมด ไม่มีที่จะเก็บแล้ว และพอผ่านไปสักปีนึง ก็ต้องใช้กระบวนการสะสาง (5ส.) ทำให้ต้องใช้เวลา และ เหมือนกลับไปคุ้ยกองขยะ ทำนองนั้น
เป็นทุกข์ไหมคะ ถ้าใช่ ลองมาคุยกัน
.... หากพบว่า นั่นคือทุกข์ของเรา ลองไปหาวิธีปลดทุกข์เบื้องต้นก่อน ...แก้ไขที่เหตุ
1. ก่อนที่จะเก็บเอกสาร ให้ดูว่า เอกสารนี้จำเป็นต้องเก็บหรือไม่ เก็บระยะนานเท่าไร ถ้าไม่ต้องเก็บ ก็กำจัดไปเลย (กำจัดจุดอ่อน)ไม่ต้องเสียดาย จะได้ไม่เสียเวลาต้องมาสะสางในภายหลัง หรือต้องเก็บไว้ก่อน แต่พอสัก 1-2 เดือนก็หมดอายุเอกสาร อาจเก็บไว้ในแฟ้มสำหรับเอกสารชั่วคราว พอ 1-2 เดือน ก็ลองมาเปิดดู ค่อยๆ ทยอยเอาเอกสารที่หมดอายุทิ้งไปบ้าง ค่อยๆ ทำไป ก็ไม่ค่อยเหนื่อย แล้วยังมีที่มีทางโล่งหน่อยด้วย
2. กรณีทำสำเนาเอกสารเพื่อเก็บเข้าแฟ้ม หรือพิมพ์งานออกทางพริ้นเตอร์ จะว่าขี้ประหยัด (น้องๆ งก) ก็ได้ แต่พอใช้เองแล้ว มันประหยัดพื้นที่เก็บเอกสารจริงๆ (แฟ้มเอกสารจะไม่อ้วน ไม่ต้องมีแฟ้มงอกออกมาเรื่อยๆ ด้วย) นั่นคือ เครื่องถ่ายเอกสารหรือพริ้นเตอร์สมัยนี้ มีคุณสมบัติที่ดีมากคือ ย่อ-ขยาย-พิมพ์สองหน้า (duplex) เราก็ต้องใช้งานเครื่องให้คุ้มกับคุณค่าที่เขามีอยู่ โดย
... โดยปกติ เรามักพริ้นท์/ทำสำเนาบนกระดาษ A4 เต็มหน้า 1 หน้ากระดาษ ต่อ 1 แผ่น หากเอกสารนั้นมี 30 หน้า เท่ากับเราต้องเก็บเอกสารหนาถึง 30 แผ่น ลองใหม่ค่ะ ทำอย่างไรให้เก็บเอกสารน้อยแผ่นลง
ขั้นหนึ่ง - กระดาษ A4 หนึ่งแผ่นสามารถใช้ได้ 2 หน้า ให้ใช้หน้า-หลัง ทั้งสองหน้า เท่ากับ เอกสารเหลือเพียง 15 แผ่น แต่ยังคง 30 หน้าเหมือนเดิม คิดเล่นๆ หากทำเช่นนี้ในการเก็บเอกสาร 300 หน้า เราก็เหมือนกับใช้พื้นที่เพียวครึ่งเดียว
กำลังหาสมัครพรรคพวกประหยัด ใครลองใช้แนวๆ นี้ แล้วถูกใจ หรือ มีวิธีการอื่นต่อยอดได้อีก ลองมาแลกเปลี่ยนกันดู อยากได้ยินเสียงจากข้างใน (inner dialogue)
ความเห็น (3)
- ตัวเองไม่ใช่นักเอกสาร แต่มักมีเอกสารมากมายกองบนโต๊ะ ก็พยายามพริ้นท์โดยใช้กระดาษทั้งสองหน้าแบบที่คุณแกบแนะนำในขั้นที่หนึ่งอยู่แล้ว
- แต่ขั้นที่สองนี่สิคะ เจ๋ง! (พยายามใช้คำที่แสดงว่าเรายังวัยรุ่นอยู่...เนาะ!) มาก...ก...ก...ก พี่เม่ยขอนำไปประยุกต์ใช้กับเอกสารบางประเภทของตัวเองดีกว่าค่ะ ขอบคุณมากนะคะ
- คุณแกบมีไอเดียเรื่องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลแบบนักเอกสารมาแนะนำบ้างไหมคะ พี่เม่ยกำลังประสบปัญหามาก ไม่รู้ว่าจะเก็บอย่างไรให้หาพบได้ง่ายๆ จะเก็บตามกิจกรรม? ตามประเภทเอกสาร? ตามวันเวลา? สุดท้ายก็...วุ่นวายทุกครั้งที่ต้องการค้นไฟล์เก่าๆ
ขอบคุณพี่เม่ยค่ะ ที่นำเรื่องความประหยัดเล็กๆ น้อยๆ นี้ไปใช้
สำหรับเรื่องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล ที่แกบใช้ก็คือ ตั้งเป็น folder (ขอแนะนำว่า ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษ เพราะมักพบว่า file/folder ที่ตั้งเป็นภาษาไทย อาจเจอแจ็คพอตคือ เครื่องไม่ยอมรับภาษาไทย เปิดไฟล์ไม่ได้เลย (อีกทั้งเป็นการฝึกใช้ภาษาอังกฤษด้วยค่ะ) กลับมาใหม่ค่ะ
1. ตั้งเป็น folder ใช้ชื่อที่สื่อความหมายกับเนื้อหา แล้วมี sub folder ย่อยๆ ลงไปอีก เช่น ตั้ง folder ชื่อ Letter in แล้วก็ตั้ง sub folder เป็นเดือน Jan, Feb, Mar,..... หรือ เก็บไฟล์ตามชื่อกิจกรรมที่พี่เม่ยแนะนำมาก็ดีค่ะ หรือตามประเด็นใหญ่ๆ ที่มีการ update บ่อยๆ หรือใช้เวลาดำเนินการนาน ก็ดีทั้งน้านค่ะ การเก็บตามประเภทเอกสาร เช่น word, excel, powerpoint หรือตามวันเวลา 2 แบบนี้ แกบไม่ค่อยคุ้น เพราะตัวเองไม่ค่อยจำเรื่องวัน-เวลา แต่เห็นมีคนทำเหมือนกัน
2. ถ้าขี้ลืมนัก ก็ต้องขยันจดว่า ไฟล์นั้นๆ เก็บไว้ที่ไหน ซึ่งในความเป็นจริงก็มักลืม จดตอนตั้งไฟล์ไหม่ แต่เมื่อมีการย้าย folder ก็มักลืมทุกทีเชียวแหละ
3. ถ้า print งานใส่กระดาษ ลองใส่ชื่อไฟล์และแหล่งที่เก็บไฟล์ ไว้ที่ footer ด้วยก็ได้ เป็นการเตือนให้เราเห็นชื่อไฟล์ไปในตัว และเมื่อดูใน hard copy แล้ว ก็จะรู้ได้ทันทีว่า เก็บไฟล์ไว้ที่ไหน โดยไม่ต้องจด
พี่เม่ย ลองสกัดไปใช้ดูนะคะ เผื่อพอใช้ได้ จะได้เป็นประโยชน์ต่อคนอื่นด้วย