ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS)
EIS ย่อมาจาก executive information system แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร
หมายถึง การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง ๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก
ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS) เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กร
ในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ขององค์กร
ให้สามารถจัดการองค์กร
ให้สามารถดำเนินการบรรลุเป้าหมายหรือแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ
ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
มิอาจจัดทำโดยเอกเทศได้โดยลำพัง
จะต้องรอผลการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารขั้นต้นอื่นๆ ขึ้นก่อน
ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานในระบบ TPS, MIS และ/หรือ DSS
จะเป็นรากฐานที่สามารถนำมาสรุปประมวลผลกับข้อมูลภายนอก
(ถ้าจำเป็น) เพื่อประกอบการตัดสินใจ บ่อยครั้งการพัฒนาระบบ EIS
จากวิธีการข้างต้น มิอาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน
การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle)
เพื่อพัฒนาระบบข่าวสาร
จึงเป็นวิธีการพื้นฐานที่ต้องกระทำ หลายๆ
องค์กรไม่ต้องการประสบปัญหาขั้นต้น การจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศ
เพื่อกำหนดกรอบของระบบงานสารสนเทศหลัก ระบบย่อย
และความต้องการข้อมูลของแต่ละประเภทของระบบข่าวสาร (TPS, MIS, DSS,
EIS) ไว้อย่างครบถ้วน
ในขั้นต้นนั้นกำหนดความจำเป็นเร่งด่วนจะช่วยในการพิจารณาคัดเลือกระบบงานที่จะพัฒนาก่อนหลังต่อไปได้อย่างมีระบบ
ในบทความต่อไป
จะประกอบด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ดังต่อไปนี้
-
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
-
ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
-
ความจำเป็นข้อมูลข่าวสารที่มีต่อการบริหาร
-
วิธีการระบุข่าวสารที่จำเป็น
-
การจัดโครงสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
-
การอนุมัติความเห็นชอบโครงการ
-
การจัดเตรียมบุคลากรโครงการ
-
การพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
-
การเลือกระบุฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ของโครงการ
-
การจัดการ การต่อต้านโครงการ
-
การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
ความหมาย ระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำและบริการข่าวสาร
ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่เป็นสารสนเทศในการบริหารชั้นสูง โดยสะดวก
รวดเร็ว ทันเวลา ถูกต้อง โดยที่สารสนเทศเหล่านี้
จะเป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นข่าวสารที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการบริหารและตัดสินใจให้สำเร็จและถูกต้อง
ตรงทิศทางมากที่สุด
อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆ
ในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้ว ระบบ EIS
ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น
-
พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ (Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ
เปรียบเทียบอดีต ทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร
- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร หรือ การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ
ให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆ ได้ การสืบค้น
สรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง
- อื่นๆ
เช่น ปฏิทิน เครื่องคำนวณ การประชุมทางไกลฯ
ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
ผู้บริหารระดับสูง คือ บุคคลที่บริหารจัดการองค์กร ทั้งองค์กร หรือ
บางครั้งอาจเป็นแผนก/หน่วยงานอิสระ (เช่นโรงงานผลิต)
ภาระความรับผิดชอบกว้างขวางโดยมากไม่เฉพาะที่งานใดงาน หนึ่ง ได้แก่
การวางแผนกลยุทธ์ การรักษาความอยู่รอดขององค์กรฯลฯ
เป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ เป็นคนสุดท้าย เช่น ด้านงบประมาณ
ด้านบุคคลากร และแผนงานธุรกิจต่างๆ นอกจากนั้น ผู้บริหารระดับสูง
ยังเป็นผู้ที่ต้องติดต่อ เจรจา ทำความตกลง ร่วมมือกับองค์กรอื่นๆ
ผู้บริหารจึงมีภาระกิจความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กร
ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่ใดบ้าง
ภารกิจหน้าที่ได้แก่
1.
ภารกิจด้านการบริหาร
-
จัดตั้งบำรุงรักษาองค์กร
-
จัดการด้านแหล่งเงินทุน บุคลากร-กำลังผลิตและผลผลิต (สินค้า)
-
จัดการวางตัวสรรหา ยกเลิก/ และวางแผนความต้องการ
กำลังคน/เครื่องจักร
-
ดูแลงานการวางแผน ควบคุม งบประมาณ
ค่าใช้จ่ายและการติดต่อสื่อสารขององค์กร
-
กำหนดมาตรฐานงาน การแก้ไขปัญหาภายในองค์กร
-
กำหนดเป้าหมาย กิจกรรม แผนงาน
-
จัดสร้างเครือข่ายบุคคล เพื่อปฏิบัติงานและบริหารงาน
2.
ภารกิจด้านบทบาท
-
ติดต่อเจรจากับธุรกิจ/องค์กรภายนอก
-
ติดตามควบคุมสั่งการแก้ไขนโยบายแผนงานตามความจำเป็น/เหมาะสม
-
เป็นผู้นำขององค์กรที่ต้องมีวิสัยทัศน์รอบรู้ เข้าใจปัญหาต่างๆ
และรู้แนวทางแก้ไข
3.
การตัดสินใจ
-
ทำหน้าที่ในการพิจารณาตัดสินใจ ชี้ขาดหาข้อยุติในกิจกรรม
หรือประเด็นต่างๆ ขององค์กร
ข่าวสารเพื่อการบริหาร
ผู้บริหารจำเป็นต้องมีข่าวสารเพื่อประกอบการตัดสินใจและทำงาน
ประเภทของข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อ ผู้บริหารระดับต่างๆ
จะแตกต่างกันไป
ประเภทของข่าวสารเพื่อการบริหาร
(ตัวอย่าง)
1.
ข่าวสารภายใน (Internal)
-
ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่ เปอร์เซ็นต์ของสินค้าส่งคืน
จำนวนลูกค้าที่ส่งคำติ จำนวนลูกค้าที่พอใจ
ในสินค้าจำนวนการผลิตจริงกับกำลังผลิต ฯลฯ
-
ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลา (จำนวนวัน)
ส่งของให้ถึงมือลูกค้า เวลาตอบสนองการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้า
ความพึงพอใจในบริการของลูกค้า ฯลฯ
-
ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่ ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงาน
อัตราการขาดงาน อัตรา
การลาออกจากงานของพนักงาน ฯลฯ
2.
ข่าวสารภายนอก (External)
ได้แก่ข้อมูลสภาวะการตลาด นโยบาย-ทิศทางการเมือง
การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี การเปิดตัว-กิจกรรม-
ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่ง ฯลฯ แหล่งข้อมูล/ข่าวสาร ได้แก่
-
ระบบรายงานข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
-
รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่าง ๆ
-
แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
-
ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ในสายงานที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อการบริหาร
ความคาดหวังของการพัฒนาโครงการ EIS ได้มีการวิจัยและค้นคว้าโดย Watson, etal, 1995 แจกแจง ปัจจัยที่จูงใจต่อการจัดทำโครงการ EIS คือ
ปัจจัย
ค่าเฉลี่ย (1 = ไม่สำคัญ, 5 = สำคัญสุด)
1.
นำเสนอข้อมูลข่าวสารโดยวิธีการง่าย ๆ และรวดเร็ว 4.68
2.
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร 3.95
3.
สามารถตรวจสอบค่าประสิทธิ์ผลขององค์กรได้ 3.90
4.
ปรับปรุงการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น 3.47
5.
สกัดและบูรณาการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสารพัดแหล่งที่แตกต่างกัน3.31
6.
ได้สารสนเทศเพื่อการแข่งขัน 2.71
7.
ตรวจตราสภาวะการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอก 2.28
8.
ลดขนาดขององค์กรลง 2.00
ดังนั้นจะพบว่าการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการง่ายและรวดเร็ว เป็นเป้าหมายสำคัญของโครงการ
การกำหนดความต้องการขั้นต้น ความต้องการข่าวสารที่ดีควรจะมีลักษณะใดบ้าง
-
เป็นข่าวสารที่สำคัญ
-
เป็นข่าวสารที่มีผลกระทบต่อการบริหารงานชั้นสูง
-
เป็นข่าวสารซึ่งสามารถแสดงเป็นเชิงปริมาณได้
การระบุความต้องการขั้นต้น
จะกระทำได้ด้วยวิธีการต่างๆ ได้แก่
-
ระบุ/กำหนดโดยตัวผู้บริหารชั้นสูง
-
ระบุ/กำหนดโดยความเห็นชอบของคณะผู้บริหาร
การระบุสารสนเทศที่ต้องการจำเป็นอาจคัดเลือกจากตัวแปร ข้อมูล
สารสนเทศซึ่งใช้เป็น
-
ตัวชี้วัดประสิทธิ์ผลของการทำงานในด้านต่างๆ (Key performance
data)
-
ข้อมูลที่ใช้/ช่วยในการติดต่อประสานงานกับองค์กร/ธุรกิจ/ลูกค้า
ภายนอกองค์กร
-
ข้อมูลที่ใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการชี้นำความสำเร็จของการปฏิบัติงาน
(Critical success factors : CSFS)
การปรับปรุงเพิ่มเติมความต้องการ
บ่อยครั้งความต้องการข้อมูลข่าวสารอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ปฏิบัติงาน/ใช้งาน/จัดทำในระบบปัจจุบัน
แต่น่าจะมีการใช้งานในอนาคต หรือข้อมูลบางรายการจำเป็นต้องใช้
แต่ระบบงานปัจจุบันไม่ได้จัดทำ/บริการให้ ทั้งสองลักษณะนี้
ผู้บริหารจะพิจารณาจัดทำเป็นความต้องการเพิ่มเติม
จากความต้องการขั้นต้นที่ระบบงานปัจจุบันตอบสนองอยู่/ใช้งานอยู่
การจัดทำร่างสรุป
หลังจากการรวบรวมความต้องการทั้งหมดแล้ว
ขั้นตอนต่อมา คือ การจัดกลุ่มของข่าวสารที่ต้องการทั้งหมดเป็นต้นแบบ
และนำเสนอต่อผู้บริหาร เพื่อตรวจสอบความต้องการเป็นครั้งสุดท้าย
การเลือกวัตถุประสงค์
หากความต้องการข่าวสารของโครงการมีจำนวนมากมาย
การจะดำเนินการจัดเตรียม/พัฒนา สารสนเทศ ทั้งหมดคงใช้ทรัพยากรมากมาย
ดังนั้น คณะทำงานจะจัดทำผลการศึกษาความ
เหมาะสม/ความเป็นไปได้ต่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลว่า
-
วัตถุประสงค์ใด ที่ยอมรับได้กับเงื่อนไข งบประมาณ เวลา บุคลากร
ที่มีในองค์กร
-
วัตถุประสงค์ใด เพียงพอ/จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการสูงสุด
-
วัตถุประสงค์ใดเป็นไปได้ในการจัดเตรียม/พัฒนา
ด้วยเทคโนโลยีที่บริษัทมีหรือสามารถจัดหาได้
-
วัตถุประสงค์ใด บุคลากรในองค์กรสามารถพัฒนาได้
(บุคลากรมีศักยภาพพอที่จะจัดทำ/จัดบริการ)
ผลกระทบของระบบ EIS ต่อองค์กร
การจัดเตรียมระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ก่อให้เกิดผลกระทบต่อองค์กรในหลายด้านด้วยกัน
1.
ด้านเป้าหมายนโยบายขององค์กร
นโยบาย/แผนงานขององค์กร เดิมจะมีลักษณะเป็นสถิตย์ กล่าวคือ
ผู้บริหารจะสรุป/ประเมินสถานการณ์ จากข่าวสารที่ได้รับเป็นระยะๆ
เช่นรายเดือน รายปี แต่ในกรณี EIS การส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาที
ดังนี้ เป้าหมายขององค์กรจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
(Dynamic)
2.
ด้านบุคลากร
ผู้บริหารจะต้อมีความรู้ขั้นต้นในการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์
และเนื่องจากการควบคุมติดตามประเมินผล
ในงานบางเรื่องสามารถกำหนดเป็นเกณฑ์มาตรฐาน มีเงื่อนไข
การตัดสินใจที่ชัดเจน ดังนั้นผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง
อาจมีความสำคัญลดน้อยลง เพราะใช้ระบบการกลั่นกรอง แบบอัตโนมัติ
และระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ ตัดสินใจได้ในบางส่วน
3.
ด้านเทคโนโลยี
การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล
และสื่อประสมทำให้ วิธีการปฏิบัติงานใน องค์กรเปลี่ยนแปลงไป
จากระบบเอกสาร-แฟ้ม เป็นระบบ แฟ้มดิจิตอล
เชื่อมโยงภายใน วีดีโอ และเสียง ความเข้าใจ/การแก้ปัญหา
กระทำได้ตรงประเด็น มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS
ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ดังต่อไปนี้
นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ EIS
ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบ ประเมินผล
และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ EIS
เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อน ยืดหยุ่น
ตรงตามความต้องการ และทันเวลา โดยเฉพาะ EIS
จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆ มากขึ้นในอนาคต
แม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตาม
แต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุม EIS
ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหาร
ซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมาก
มิเช่นนั้นการใช้ EIS
อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ
สรุป
การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขัน ทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็ว จึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คือ อำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะ เช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจน ง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ โดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา เมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การ ปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้น หรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์ โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภท โดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศ ซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต
DSS
มาจากคำภาษาอังกฤษว่า Disability Support Services
คือ งานบริการสนับสนุนทางการศึกษาที่ช่วยให้นักศึกษาที่มีความต้องการพิเศษ สามารถเข้าถึงระบบการเรียน การสอนของสถาบัน การศึกษาได้อย่าง เท่าเทียมกับนักศึกษาทั่วไป โดยอุปสรรคซึ่งจำกัดโอกาส ของนักศึกษาพิการและจัดหาบริการสนับสนุนเพื่อ ช่วยให้นักศึกษาพิการ สามารถบรรลุเป้าหมาย ทางการศึกษาได้ โดยจัดบริการตามความต้องการจำเป็นของนักศึกษาเป็นรายบุคคล
DSS
คือ
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการ
ตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล
และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSS
ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์
โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง
และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า
DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก
รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
การพัฒนาของเทคโนโลยีสารสนเทศและการขยายตัวขององค์การธุรกิจช่วงทศวรรษ 1970 ทำให้หลายหน่วยงานในสหรัฐอเมริกา ได้เริ่มพัฒนาระบบสารสนเทศที่มีขนาดและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจต่างๆ ตลอดจนพัฒนาให้ระบบสามารถสื่อสารตอบโต้อย่างฉับพลันกับผู้ใช้ เพื่อช่วยในการตัดสินใจในปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง โดยที่แนวความคิดนี้ได้เป็นรากฐานของการพัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) หรือที่นิยมเรียกว่า DSS ในปัจจุบัน
มีนักวิชาการหลายท่านได้อธิบายความหมาย DSS อาทิเช่น
Gerrity (1971) ได้ให้ความหมายไว้ว่า DSS คือ การผสมผสานอย่างเหมาะสมระหว่างความมีเหตุผลของมนุษย์กับเทคโนโลยีสารสนเทศและชุดคำสั่งที่นำมาใช้โต้ตอบ เพื่อแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อน ความหมายนี้จะอธิบายภาพรวมเชิงปรัชญา ซึ่งครอบคลุมลักษณะพื้นฐานของ DSS แต่ยังไม่สามารถให้คำอธิบายลักษณะของปัญหาที่จะต้องแก้ไขโดยอาศัย DSS เข้าช่วย หรือให้ภาพที่ชัดเจนของ DSS
Kroenke และ Hatch (1994) ได้นำความหมายเดิมมาปรับปรุงและเสนอว่า DSS คือ ระบบโต้ตอบฉับพลันที่สนับสนุนโดยคอมพิวเตอร์ซึ่งนำมาช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ในความหมายนี้ได้มีนักวิชาการหลายท่านวิจารณ์ว่า DSS สมควรที่จะช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาทั้งแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ไม่เพียงเฉพาะปัญหาแบบใดแบบหนึ่งเท่านั้น
Laudon และ Laudon (1994) อธิบายว่า DSS คือ ระบบคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ในระดับบริหารของแต่ละองค์การ โดยระบบจะประกอบด้วยข้อมูลและแบบจำลองในการตัดสินใจที่ซับซ้อน เพื่อนำมาสนับสนุนการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
ดังนั้นสรุปความหมายของ DSS ได้ว่า คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้โดยที่ระบบนี้จะรวบรวมข้อมูล และแบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง
DSS จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจของผู้บริหารโดย
1. ประมวลและเสนอข้อมูลการตัดสินใจแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ทำความเข้าใจและเป็นแนวทางในการตัดสินใจ
2. ประเมินทางเลือกที่เหมาะสม ภายใต้ข้อจำกัดของแต่ละสถานการณ์ ซึ่งจะช่วยผู้บริหารในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบทางเลือกให้สอดคล้องกับปัญหาหรือสถานการณ์ที่สุด
ปกติ DSS จะช่วยผู้บริหารทดสอบทางเลือกในการตัดสินใจ โดยตั้งคำถาม “ถ้า.....แล้ว....(What….if….)” อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้เทคโนโลยีของ DSS ยังช่วยให้ผู้บริหารมีทางเลือกที่จะตอบสนองต่อปัญหาอย่างหลากหลาย มิต้องถูกจำกัดโดยทางเลือกที่เป็นไปได้เพียงไม่กี่ลักษณะเนื่องจากข้อจำกัดของระยะเวลา หรือเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูล ประการสำคัญ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจแทนผู้บริหาร แต่จะประมวลผลและนำเสนอข้อมูลที่สำคัญต่อการตัดสินใจ ขณะที่ผู้บริหารจะต้องกระทำการตัดสินใจโดยใช้สติปัญญา เหตุผล ประสบการณ์และความคิดสร้างสรรค์ของตนเองเป็นหลัก
คุณสมบัติของ DSS
พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน ทำให้ DSS สามารถช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจแก้ปัญหา โดยนำข้อมูลที่จำเป็น แบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ และชุดคำสั่งที่ง่ายต่อการใช้งานรวมเข้าเป็นระบบเดียว เพื่อสะดวกต่อในการใช้งานของผู้ใช้ โดยที่ DSS ที่เหมาะสมควรมีคุณลักษณะ ดังนี้
1. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน เนื่องจากผู้ใช้อาจมีทักษะทางสารสนเทศที่จำกัด ตลอดจนความเร่งด่วนในการใช้งานและความต้องการของปัญหา ทำให้ DSS ต้องมีความสะดวกต่อผู้ใช้
2. สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่ DSS ที่ดีต้องสามารถสื่อสารกับผู้ใช้อย่างฉับพลัน โดยตอบสนองความต้องการและโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ทันเวลา โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบัน ที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา
3. มีข้อมูล และแบบจำลองสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจที่เหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะของปัญหา
4. สนับสนุนการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติ งานที่จัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวันเท่านั้น
5. มีความยืดหยุ่นที่จะสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้ เนื่องจากลักษณะของปัญหาที่มีความไม่แน่นอน และเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญหน้ากับปัญหา ที่มีความไม่แน่นอนและเปลี่ยนแปลงทางสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญกับปัญหาในหลายลักษณะจึงต้องการระบบสารสนเทศที่ช่วยจัดรูปข้อมูลที่ไม่ซับซ้อนและง่ายต่อการตัดสินใจ
คุณสมบัติของ DSS สร้างความเป็นเอกลักษณ์ในการทำงานของระบบ ซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจ ปัจจุบัน ดังจะเห็นได้จากหลายองค์การสนับสนุนให้มีการพัฒนาหรือซื้อระบบสารสนเทศที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพขึ้น
คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
- ระบบ DSS
จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
- ระบบ DSS
จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
- ระบบ DSS
จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
- ระบบ DSS
มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์
มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
- ระบบ DSS
ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้
สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
- ระบบ DSS
ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
- ระบบ DSS
ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบ DSS
ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
- ระบบ DSS
ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
- ระบบ DSS
มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ
ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น
ไม่มีความเห็น