ท่านที่เป็นเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการวิเคราะห์อัตรากำลังในหน่วยงาน(ราชการ)
ท่านมักจะประสบปัญหาเมื่อได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้ศึกษาวิเคราะห์เพื่อขนาดความต้องการ
หรืออัตรากำลังที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานของตนเองบ้างไหมครับ
?
ผมมีเกณฑ์ในการวิเคราะห์อัตรากำลังมานำเสนอให้ครับ
ซึ่งแต่ละวิธีมีความเหมาะสมในการใช้แตกต่างไปในแต่ละตำแหน่ง
และประเภทของงานที่จะวิเคราะห์ครับ
ต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงานและคนครับ เกณฑ์ที่ว่ามี
ดังนี้ครับ
(1)
คำนวณจากสถิติปริมาณงาน(Tasks
Analysis and Work Load Analysis)
วิธีนี้จะต้องทราบปริมาณงานที่จะวิเคราะห์ในแต่ละปี
ตลอดจนแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นหรือลดลง ทั้งนี้โดยอาจนำผลงานประจำปี 3
ปีมาหาค่าเฉลี่ย
และจะต้องคำนวณให้ได้ว่าคนๆหนึ่งทำงานได้จำนวนเท่าใดใน 1 ช่วงเวลา
เช่น 1 ปี 1 เดือน 1 วัน หรือ 1 ชั่วโมง
เพื่อจะได้กำหนดว่าควรจะใช้กี่คนในการปฏิบัติงานในหน่วยงานนั้นๆ
โดยจะพิจารณาจากองค์ประกอบสำคัญ
2 ประการคือ
1.มาตรฐานเวลาในการทำงานในรอบ
1 ปี ในรอบปีหนึ่งๆ
ข้าราชการมีเวลาทำงาน 230วัน ในหนึ่งสัปดาห์ทำงาน 5 วันๆละ 6
ชั่วโมง นั่นคือข้าราชการคนๆหนึ่ง
ต้องทำงาน 1,380ชม./ปี/คน หรือ
82,800
นาที/ปี/คน
2. มาตรฐานการทำงาน
สามารถพิจารณาได้จาก
...-
มาตรฐานการทำงานต่อคน
คำนวณจากผลงานที่สำเร็จทั้งหมดหารด้วยจำนวนคนที่ทำงานนั้น
มาตรฐานการทำงานต่อคน
=
ผลงานที่สำเร็จทั้งหมด
/
จำนวนคนที่ทำงานนั้น
- จำนวนคน คำนวณจากปริมาณงานทั้งหมดหารด้วยมาตรฐานการทำงานต่อคนจำนวนคน = ปริมาณงานทั้งหมด / มาตรฐานการทำงานต่อคน
-
เวลามาตรฐานต่องาน 1
ชิ้น
คำนวณจากเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมด
หารด้วยผลของงานที่สำเร็จทั้งหมด
เวลามาตรฐานต่องาน 1
ชิ้น
= เวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมด
/ ผลของงานที่ทำสำเร็จทั้งหมด
(2)
คำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ(Function)วิธีนี้ไม่สู้จะดีนัก
จะใช้กับหน่วยงานใหม่หรือหน่วยงานเก่าที่ไม่ได้เก็บสถิติปริมาณงานไว้
แต่บางครั้งอาจต้องใช้วิธีนี้เพราะไม่อาจหาสถิติเชิงปริมาณงานได้
หรือเป็นงานที่มีความยากง่ายต่างกันในเรื่องเดียวกัน
หรืออาจเป็นงานใหม่ที่ยังไม่ได้มีการปฏิบัติงาน
หรือเป็นงานเดิมแต่มิได้เก็บสถิติตัวเลขเป็นปริมาณงานเอาไว้
หรือเป็นงานที่ไม่สามารถเก็บสถิติเป็นตัวเลข
วิธีการคำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ(Function)นี้ คำนวณจากการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบออกเป็นกลุ่มๆ
เช่น ในกองคลัง สำนักงานอธิการบดี อาจแบ่งเป็นงานต่างๆ คือ
งานเงินรายได้ งานพัสดุ งานงบประมาณ ฯลฯ
ซึ่งแต่ละงานจะมีความยากง่ายของเนื้องาน
และเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานไม่เท่ากัน
จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละงานควรใช้เจ้าหน้าที่ในการปฏิบัติงาน
1 หรือ 2 คน หรือมากกว่านั้น
และควรใช้อัตรากำลังเริ่มต้นที่น้อยที่สุดไว้ก่อนเพื่อทดลองปฏิบัติงาน
แล้วให้เพิ่มขึ้นในภายหลังเมื่อพบว่าภาระงานมากเกินไปที่จะรับผิดชอบได้
ซึ่งจะดีกว่าการที่ให้มีจำนวนเจ้าหน้าที่มากเกินความจำเป็นในครั้งแรก
แล้วต้องมาลดลงในภายหลัง
ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดปัญหาตามมามากมายในองค์กร
(3)
คำนวณโดยใช้เกณฑ์มาตรฐานที่วางไว้แล้ว(Work
Standard)วิธีนี้จะง่ายสำหรับตำแหน่งบางตำแหน่งที่องค์กรที่มีหน้าที่กำกับดูแลด้านบุคลากร
เช่น คณะกรรมการข้าราชการพลเรือน(กพ.)
,คณะกรรมการข้าราชการพลเรือนในมหาวิทยาลัย(กม.)
,
คณะกรรมการข้าราชการครู(กค.)
หรือ
สำนักงบประมาณ(สงป.)ได้กำหนดไว้เป็นเกณฑ์มาตรฐานแล้ว
(4)
คำนวณโดยถือเครื่องมือ เครื่องจักรวิธีนี้พิจารณาจากเครื่องมือ
เครื่องจักรที่มีอยู่มีอะไรบ้างที่จำเป็นต้องใช้
และเครื่องมือแต่ละชิ้นใช้เจ้าหน้าที่ประจำเท่าใด
เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาเอกสาร
เครื่องตัดกระดาษและเข้าเล่ม เครื่องเอ็กซเรย์ ฯลฯ
และต้องพึงระวังว่าเครื่องมือเครื่องจักรนั้น
อาจไม่ได้ใช้งานพร้อมๆกัน
ถ้าจัดให้ครบตามจำนวนแล้วอาจมีคนจำนวนหนึ่งอยู่เฉยๆ
ดังนั้นวิธีนี้จะต้องค้นหาให้ได้ว่า
เครื่องมือเครื่องจักรเหล่านั้นใช้พร้อมๆกัน เป็นจำนวนเท่าใด
โดยศึกษาจากสถิติตัวเลขในปีที่ผ่านๆมา
หรือจากการปฏิบัติงาน
เมื่อทราบตัวเลขแล้วก็คำนวณอัตรากำลังจากจำนวนเครื่องมือ
เครื่องจักรที่ต้องใช้พร้อมๆกัน
หรือใช้ในเวลาเดียวกัน
(5)
คำนวณโดยถือกระบวนการของงานวิธีนี้พิจารณาจากว่า
งานชิ้นหนึ่งๆมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร(Work
Flow)กี่ขั้นตอน
และในแต่ละขั้นตอนนั้นทำอะไรบ้าง โดยพิจารณาจากสถิติและปริมาณงาน
บางครั้งอาจต้องใช้วิธีการคำนวณแบบอื่นๆ มาประกอบด้วย
เพื่อคำนวณว่าในแต่ละขั้นตอนของงานควรมีเจ้าหน้าที่กี่คน
(6)
คำนวณโดยการผลัดเปลี่ยนเวรเป็นหลักวิธีนี้เหมาะสำหรับงานบางลักษณะที่ต้องปฏิบัติงานตลอด
24 ชม. เช่นการรักษาความปลอดภัย , การรักษาพยาบาล
,
งานไฟฟ้า-ประปา-โทรศัพท์
เป็นต้น ซึ่งจำเป็นต้องมีการผลัดเปลี่ยนเวรกันใน 24 ชม.อาจเป็นผลัดๆ
วันละ 2-4 ผลัด แล้วแต่ความเคร่งเครียดของงาน
(7)
คำนวณโดยถืองานและเจ้าหน้าที่ปัจจุบันเป็นหลักวิธีนี้ให้ถือว่าอัตรากำลังที่มีอยู่เดิมกับปริมาณงานมีความพอดีแล้ว
และเมื่อมีการขยายงานเพิ่มขึ้น
กี่เท่าของงานเดิมจะใช้คนเพิ่มอีกกี่คน
โดยเบื้องต้นจะต้องหาให้ได้ว่าเจ้าหน้าที่
1 คนทำงานได้จำนวนเท่าใดก่อน แต่มีข้อควรระวัง 2
ประการคือ
1. ต้องศึกษาให้แน่ชัดว่า
เจ้าหน้าที่ที่มีอยู่เดิมนั้นทำงานเต็มที่หรือไม่ มีคนล้นงานหรือไม่
โดยศึกษาว่างานเดิมควรจะใช้เจ้าหน้าที่กี่คนในการปฏิบัติงานจึงจะเหมาะสม
แล้วจึงคำนวณ เจ้าหน้าที่ทั้งหมดตามงาน/โครงการใหม่
ที่ขยายเพิ่มขึ้น
2.
ต้องพิจารณาให้ชัดถึงงานที่เพิ่มขึ้นว่าสัมพันธ์กับจำนวนเจ้าหน้าที่หรือไม่
งานบางอย่างมีปริมาณเพิ่มขึ้นแต่อาจไม่สัมพันธ์กับเจ้าหน้าที่
จำเป็นต้องใช้วิธีการคำนวณที่ซับซ้อนด้วย เช่น งานพัสดุ
เดิมเคยจัดซื้อจัดหาพัสดุในวงเงิน 50 ล้านบาท ใช้เจ้าหน้าที่ 2 คน
ต่อมาต้องจัดหาพัสดุ 100 ล้านบาท ไม่ใช่ว่าต้องเพิ่มเจ้าหน้าที่เป็น 4
คน ซึ่งจะต้องใช้วิธีการคำนวณแบบอื่นๆ
ประกอบด้วย
ทั้ง 7
วิธีข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างที่หน่วยงานกลางในการบริหารงานบุคคลได้กำหนดไว้แล้วเบื้องต้น
ผู้วิเคราะห์อัตรากำลังจะต้องศึกษามาตรฐานเหล่านี้ว่าครอบคลุมถึงหน้าที่และความรับผิดชอบอะไรบ้าง
ผมว่าแบบที่ 3 น่าจะดีนะครับ แล้วหาวิธีการ เครื่องมือต่างๆ มาสนับสนุนให้คนที่มีหลักๆ หรือน้อยๆ นั้น ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น