นักพัฒนาและปรับปรุงการทำงานที่เราชื่นชมและภาคภูมิใจ1
ในวันที่ 7-8 มิถุนายน 2549 หน่วยพัฒนาองค์กร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ได้กำหนดจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เทคนิกการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงาน ณ วัดนากุล ต.สระแก้ว อ.ท่าศาลา จ.นครศรีธรรมราช โดยชักชวนเพื่อนพนักงานที่มีวิธีการทำงานที่ดี มีวิธีการสร้างความสำเร็จในงานที่ได้รับมอบหมายอย่างน่าชื่นชม นำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ของหน่วยงานและมหาวิทยาลัย โดยมีเพื่อนๆ เข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกือบทุกส่วนงานกว่า 40 คน จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ถึงประสบการณ์ความสำเร็จความภาคภูมิใจในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงาน พบว่า
1. แรงกระตุ้น/แรงบันดาลใจที่ทำให้พัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงาน
· การมองปัญหาในทัศนคติเชิงบวก เป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่การแก้ไขและพัฒนางานที่ดีขึ้น
· จัดระบบการทำงาน เพื่อตอบสนองความพึงพอใจต่อความต้องการของผู้ใช้บริการให้มีประสิทธิภาพ
· ตนเองเป็นแรงกระตุ้น ผลักดันให้มีความมุ่งมั่น ตั้งใจการทำงาน
· เป้าหมายร่วมกันที่ชัดเจนขององค์กร
· ผู้นำให้ความสำคัญในการพัฒนา ปรับปรุงงาน
· ใฝ่รู้ ใฝ่เรียน แลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยการสนับสนุนขององค์กร
2. ความสำเร็จ
· ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ
· มีการทำงานป็นทีมที่เข้มแข็ง
· มีระบบฐานข้อมูลชัดเจน
ในกิจกรรมครั้งนี้ตนเองได้ทำหน้าที่เป็นคุณลิขิตครั้งแรก ทำให้ต้องตั้งใจในการฟังและจับประเด็น ตนเองรู้สึกชื่นชมและภูมิใจเรื่องเล่าเทคนิกการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการทำงานที่เพื่อนๆ เล่าหลายเรื่องและอยากแลกเปลี่ยนด้วย เรื่องแรกที่จะนำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ชื่อเรื่อง ฝันที่เป็นจริง ของคุณหนุ่ย (ชัชพล) เล่าถึงความรู้สึกภาคภูมิใจในกระบวนการรับรายงานตัวนักศึกษาใหม่เข้าหอพักที่ทุกปีประสบกับปัญหา ยุ่งยาก “คุณหนุ่ย” ชัชพล ยิ่งดำนุ่น ส่วนกิจการนักศึกษา เป็นที่ปรึกษาหอพักและดูแลงานฐานข้อมูลนักศึกษาหอพัก
แรงกระตุ้นในการพัฒนาปรับปรุงวิธีการทำงาน
เกิดจากปัญหาการจัดนักศึกษาใหม่อยู่หอพักเนื่องจากหอพักจะได้รายชื่อนักศึกษาที่ผ่านการคัดเลือกจากศูนย์บริการศึกษามาซึ่งมีจำนวนมากกว่าจำนวนนักศึกษาที่ประสงค์เรียนจริง มากกว่าจำนวนที่พักจะรับได้ ความยุ่งยากและกังวลเรื่องที่พักมีมาทุกปีและค่อนข้างวุ่นวาย เนื่องจากวิธีเดิมที่ใช้คือ เมื่อได้รายชื่อนักศึกษาที่ผ่านการคัดเลือกจากศูนย์บริการการศึกษา สมมติ 2000 คน และได้รับรายชื่อก่อนการรับรายงานตัวเข้าหอพักประมาณ 1-2 วัน ทำให้งานหอพักจะต้องระดมเจ้าหน้าที่นำรายชื่อทั้งหมดมาจัดลงห้องพักตามหลักการการจัดห้องพักที่มหาวิทยาลัยกำหนดคือจัดห้องพักให้นักศึกษาใหม่อยู่ห้องเดียวกับรุ่นพี่ที่เรียนสำนักวิชาเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน ทั้งที่หอพักมีที่ว่างสำหรับนักศึกษาปี 1 ไม่ถึง 2000 ที่ ทำให้ช่วงที่ผ่านมาทางหอพักต้องจัดเตรียมที่พักเสริม ขนย้ายเตียง โต๊ะ ตู้เพิ่ม ทั้งๆ ที่นักศึกษาที่มารายงานตัวมาไม่ถึง 2000 ทำให้การทำงานเกิดการสิ้นเปลืองในค่าใช้จ่าย สิ้นเปลืองกำลังคน เกิดการซ้ำซ้อน ผิดพลาด ผู้ปกครองและนักศึกษาใหม่ก็มีความกังวลใจในเรื่องที่พัก การตั้งหนี้ค่าหอพักที่ไม่ถูกต้องทำให้ในปีนี้คุณหนุ่ยได้พูดคุยปรึกษากับคุณโอมซึ่งเป็นเพื่อนร่วมงานอย่างไม่เป็นทางการ (ระหว่างทานกาแฟ) ถึงแนวทางแก้ไขปรับกระบวนการรับรายงานตัวนักศึกษาใหม่เข้าหอพัก และนำไปปรึกษากับหัวหน้างาน พี่งานธุรการส่วนกิจการที่สนับสนุนการออกแบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ พี่ส่วนการเงินและบัญชี ทุกฝ่ายเห็นด้วย ซึ่งกระบวนการรับรายงานตัวนักศึกษาเข้าหอพักระบบใหม่ครั้งนี้ใช้วิธีการรับรายงานตัวนักศึกษาตัวเป็นๆ ไม่ต้องนำรายชื่อที่ได้มาลงกับมือก่อน เมื่อนักศึกษามารายงานตัวเข้าหอพัก นักศึกษาก็สามารถลงห้องพักได้เลยโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้จะขึ้นรายชื่อห้องที่นักศึกษาสามารถลงห้องพักได้ตามเงื่อนไขของที่มหาวิทยาลัยกำหนด ทำให้การจัดนักศึกษาใหม่มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน สามารถให้บริการหอพักนักศึกษาใหม่ได้เต็มที่ นักศึกษาผู้ปกครองเกิดความพอใจ(มีหอพักเพียงพอ) ส่วนการเงินสามารถตั้งหนี้นักศึกษาได้อย่างถูกต้องยึ่งขึ้น เทคนิกที่คุณหนุ่ยและทีมงานใช้คือ การปรึกษาพูดคุยทบทวนถึงปัญหาที่พบและร่วมหารือแนวทางแก้ไขในบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการและจดบันทึกทันทีซึ่งคุณหนุ่ยบอกว่าได้ประเด็นมากกว่าช่วงเวลาการประชุมหรือปรึกษาหารือที่เป็นทางการ เมื่อได้แนวทางก็ปรึกษาเพิ่มมุมมองกับหัวหน้างาน พี่ส่วนการเงินและบัญชี พี่งานธุรการที่มีความชำนาญในการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถสนับสนุนความต้องการในแนวคิดและทำให้แนวคิดสู่การปฏิบัติได้จริง สิ่งที่ทีมงานหอพักจะพัฒนาต่อก็คือนำระบบฐานข้อมูลนักศึกษาหอพักลง Web Site เพื่อการสะดวกของผู้ใช้บริการเช่น อาจารย์ พนักงาน นักศึกษา ในการตรวสอบ ค้นหา ตนเองรู้สึกชื่นชมและเชื่อมั่นในศักยภาพของเพื่อนหอพักมากในการทุ่มเท และตั้งใจในการพัฒนาการทำงานที่รับผิดชอบ และตนเองคิดว่าคงไม่มีใครจะรู้ว่างานของเราจะพัฒนาไปในทิศทางใด เท่ากับเราเอง...ตนเองเชื่อว่าเราทุกคนเป็นส่วนสำคัญที่จะพัฒนางานและพัฒนาองค์กรให้บรรลุผลสำเร็จ...งั่นเราต้องช่วยกัน...และขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนะคะ
ขอบคุณคะ
ปิติกานต์ จันทร์แย้ม
ความเห็น (2)
นี่คือบันทึกที่น่าชื่นชมครับ ขอให้นำเรื่องดีๆ เช่นนี้มาลงอย่างสม่ำเสมอนะครับ
วิจารณ์
สำหรับคำชมครั้งนี้ของอาจารย์ทำให้ตนเองได้สัมผัสความรู้สึกที่ดี และเรียนรู้ว่า คำชื่นชมเป็นสิ่งที่แผงด้วยความปรารถนาดีที่มีพลังให้คนที่ได้รับมีความสุข มีพลังใจในการทำสิ่งนั่นอีก...มากขึ้น...และมากขึ้น ด้วยความเต็มอกเต็มใจ...และคิดว่าตนเองคงจะนำสิ่งที่เรียนรู้นี้ไปใช้ในชีวิตประจำวัน....คือการที่จะไม่รีรอกล่าวชื่นชมกันและกันเมื่อทำงานสำเร็จ