ตื่นตา ตื่นใจ กับ KM ศูนย์ 6 (ตอนที่ 2)

 

ก่อนที่จะได้คุยกันนั้น เรา คือ ทั้งเจ้าภาพ คือ ศูนย์ 6 (รวม ผอ. ด้วยนะคะ) และ KM Team กรมอนามัย ก็ได้ exercise กันนิดหน่อย เพราะว่าการจัดที่นั่งประชุมเดิมนั้น มีผู้นั่งเบื้องหลัง ผอ. มากเลย เราก็ว่ากันว่า อย่ากระนั้นเลย เอาให้มันเป็นตัว U หน่อยก็แล้วกัน จะได้เห็นหน้าเห็นตากันทั่วถึง และเรื่องราวก็เป็นดังรูปนี้

  

และหน้าตาก็ออกมาเป็นแบบนี้ ดีไหมคะ

 

---

เมื่อเริ่มงาน ผอ.วนิดา ได้ให้เกียรติมาต้อนรับ KM Team ค่ะ และแนะนำคณะผู้เยี่ยมชม นพ.สมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ทพญ.ณัฏฐา บูรณสรรค์ รวมทั้งดิฉันด้วย

ท่านกล่าวนำไว้ว่า ศูนย์ฯ 6 ดำเนินการจัดการความรู้มาตั้งแต่ปี 2548 ตอนที่ทำครั้งแรกๆ คุณหมอประทิน สัจจพงษ์ เป็น CKO เมื่อย้ายไป จึงเปลี่ยนเป็นคุณหมอปราณีต ซึ่งศูนย์ 6 ก็ทำ KM กัน โดยใช้ทั้งเรื่องเล่า และตารางอิสรภาพ ... แต่ที่ดิฉันทราบในภายหลังที่สำคัญกว่า นั่นคือ CKO ใหญ่ที่สำคัญนั้น ก็คือ ผอ.วนิดา นั่นเอง

ในเบื้องต้น ทพญ.ปราณีต ได้เล่าถึงกิจกรรมทั้งหมดที่ศูนย์ 6 ได้ทำมาว่า กิจกรรมช่วง ตค.48-มิย.49 ศูนย์ฯ ได้ใช้แนวคิดการศึกษาก่อนการทำงาน จาก แนวคิด กพร. สคส. และเกณฑ์ประเมินระดับความสำเร็จ ของการจัดการความรู้ของกรมอนามัย เครื่องมือที่ใช้ ได้แก่ ชุดธารปัญญา ประกอบด้วย Story telling / ตารางอิสรภาพ / วงจร ลปรร. ยกกำลังสาม + คว้า (คือ เรียนรู้ ก่อน ระหว่าง และหลังการทำงาน) / ลปรร. ในรูปของ CoP ผ่าน Internet Intranet

ผลการดำเนินการจัดการความรู้ ได้แก่

1. การเตรียมการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม

• แต่งตั้งคณะทำงาน มี CKO รับผิดชอบ
• ผู้บริหารประกาศนโยบาย
• ผู้บริหารเข้าร่วมประชุม
• จัดทำแผนการจัดการความรู้ของหน่วยงาน
• ประเมินระดับความสำเร็จ พร้อมกำหนดเป้าหมายของการพัฒนา

2. การสื่อสารและ ปชส.

• ปชส. ทางเสียงตามสาย
• แจ้งข่าวสารในหนังสือเวียนทางเอกสาร และทางระบบ Intranet
• การสื่อสาร : เรื่องเล่า / Portfolio / ขุมความรู้ต่างๆ
• ถาม-ตอบกระทู้ในระบบ Intranet, Internet : Web blog ที่ GotoKnow สำหรับทั้งบุคลากร และประชาชน
• การประชุมคณะทำงาน KM และชี้แจงในกลุ่ม / ฝ่าย / หน่วย ทุกเดือน 

3. การพัฒนากระบวนการ และเครื่องมือ ให้มีการใช้แบบฟอร์ม

• KM 01 : ชื่อเรื่อง (หัวปลา) และความรู้หลักในเรื่องนั้นๆ
• KM 02 : แบบประเมินตนเอง และเป้าหมายการจัดการความรู้
• KM 03 : แบบตารางอิสรภาพ
• KM 04 : แบบรายงานขุมความรู้
• KM 05 : แบบประเมินผลตามรูปแบบ AAR

เรื่องแบบฟอร์มนี้ มี 5 แบบ เพื่อเป็นแนวทางให้ทุกคนได้ใช้ในการดำเนินการกัน รายละเอียดคือ ครั้งแรกให้มีความรู้ก่อน วิเคราะห์โดยตั้งคำถามว่า เราจะต้องมีความรู้เรื่องอะไร เรามีความรู้เรื่องนั้นแล้วหรือยัง และมีแนวทางเลือกว่า แนวทางที่ 1 เป็นความรู้จำเป็นสนับสนุนยุทธศาสตร์ แนวทางที่ 2 เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร แนวทางที่ 3 เป็นปัญหาที่ประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้ หรือเป็นแนวทางอื่น ก็แล้วแต่เลือกว่า ให้ความสำคัญกับเรื่องใด กรณีที่บางหน่วยมีหลายๆ เรื่อง ก็นำไปพิจารณาในเกณฑ์การกำหนดขอบเขต KM และเลือกเรื่องที่มีคะแนนสูงสุดมาทำ

แล้วจึงนำไประบุในแบบฟอร์ม KM 01 โดยระบุ ขุมความรู้ เรื่องอะไร ต้องมีความรู้หลักเรื่องอะบ้าง ความรู้ได้มาจากเอกสาร หรืออื่นๆ อย่างไร และที่สำคัญคือ การนำความรู้มาใช้ ต้องคำนึงถึงบริบทอะไรบ้าง

ในแบบฟอร์ม KM 02 เป็นแบบฟอร์มที่ประยุกต์ในเรื่องง่ายๆ ต่อการประเมิน ตามเกณฑ์ประเมินระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้ ของกรมอนามัย ในข้อต่างๆ เพื่อให้กรอกลงไป

แบบฟอร์ม KM 03 เป็นตารางอิสรภาพเพื่อนำมาแลกเปลี่ยนกัน ส่วน แบบฟอร์ม KM 04 เป็นแบบบันทึกขุมความรู้ ที่กลุ่ม CoP ดำเนินการ ว่า มาแลกเปลี่ยนเรื่องอะไร ประสบการณ์ เรื่องเล่าเป็นอย่างไร มีประเด็นอะไร ใครเป็นผู้เล่า

แบบฟอร์มสุดท้าย KM 05 ก็จะเป็น AAR หลังจากที่ดำเนินการไปแล้ว เพื่อดูว่า การดำเนินงานของเราตรงตามที่คาดหวังไว้ โดยที่จะมีข้อปรับปรุง และทุกคนก็จะมีการมาแลกเปลี่ยนกันว่า สิ่งที่คาดหวังตามแผนให้เกิดขึ้นคืออะไร สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคืออะไร ทำไมจึงมีความแตกต่าง สรุปประเด็นสำคัญที่ได้เรียนรู้ครั้งนี้ การปรับปรุงแก้ไขครั้งต่อไป และข้อเสนอแนะการเรียนรู้จากกลุ่ม
นอกจากนั้นเราได้จัดทำกราฟแสดงเปรียบเทียบ หลังจากที่เราได้ประเมินระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้ของกลุ่ม / ฝ่าย / หน่วยของศูนย์ ส่วนกลุ่มย่อยๆ ทำธารปัญญา เปรียบเทียบในแต่ละเรื่อง

เรื่องนี้นั้น ถ้าจะให้เข้าใจมากขึ้น ก็คงต้องตามไปดูเพิ่มเติม ที่ศูนย์อนามัยที่ 6 นะคะ

4. การเรียนรู้

• ประชุมปฏิบัติการคณะทำงานจัดการความรู้
• ประชุมวิชาการ เรื่อง การจัดการความรู้ และบทบาทหน้าที่ของ Facilitator และ ฝึกปฏิบัติ
• ใช้การจัดการความรู้ ในการมีส่วนร่วมของภาคีเครือข่าย
  - ภาคีเครือข่ายอนามัยสิ่งแวดล้อม
  - ภาคีเครือข่ายชมรมผู้สูงอายุ
  - ภาคีเครือข่ายชมรมสร้างสุขภาพ
• ประยุกต์ใช้ในการจัดการความรู้ในงานยุทธศาสตร์ 9 โครงการ (ประชุมกลุ่ม ลปรร. / ประเมินผลการดำเนินงาน)

5. กระบวนการจัดการความรู้

• ชี้แจงวิธีการจัดการความรู้ แก่สมาชิกหน่วยย่อยหลังประชุม
• จัดทำแผนปฏิบัติงานของหน่วยงาน
• กำหนดหัวข้อเรื่องเรียนรู้ (กลุ่ม CoP) และบ่งชี้ความรู้
• สร้างขุมความรู้ แบ่งปัน สกัดความรู้ฝังลึกจากกลุ่ม … ทุกกลุ่มสกัดความรู้ได้น่าสนใจ รวมทั้งสมาชิกในกลุ่มให้ความร่วมมืออย่างดียิ่ง
• แบ่งปัน ลปรร. ภายในหน่วยงาน
• แบ่งปัน ลปรร. ระหว่างหน่วยงานย่อยทาง Internet
• แบ่งปัน ลปรร. ระหว่างหน่วยงานทาง Internet
• ดูแล พัฒนาระบบเผยแพร่แลกเปลี่ยนความรู้ทาง IT

6. การวัด และติดตามประเมินผล

• ประเมินความรู้ของ Facilitator
• ประเมินความสำเร็จการจัดการความรู้ของหน่วยย่อย
• หน่วยย่อยรายงานผลการจัดการความรู้ ตามแบบรายงาน F-KM 01-05
• รวบรวมขุมความรู้จากการจัดการความรู้ของหน่วยย่อย
• ประเมินผลโดยวิธี AAR หลังประชุมปฏิบัติการ
• ติดตามผลการดำเนินงานในที่ประชุมคณะทำงาน KM 

สรุปกิจกรรมดำเนินงานจัดการความรู้ ปี 2549

• ประชุม CoP ของหน่วยงานสกัดความรู้
• สร้างขุมความรู้ วิธีปฏิบัติเลิศ นวัตกรรม
• จัดตลาดนัดความรู้ เผยแพร่ แลกเปลี่ยนความรู้ในหน่วยงาน
• ประกวดการจัดการความรู้ภายในหน่วยงาน
• เผยแพร่ แลกเปลี่ยนความรู้กับภายนอกหน่วยงาน
• ประเมินตนเอง ประเมินความสำเร็จกระบวนการจัดการความรู้ 

ปัญหาอุปสรรคของการจัดการความรู้

• การจัดสรรเวลาในการเรียนรู้บางงาน ทำให้ขาดพื้นที่จริงในการแลกเปลี่ยน
• ทุกคนมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากขึ้น ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานไม่เพียงพอ ... ยังไม่มีเครื่องคอมพิวเตอร์กลางที่พร้อม และเปิดสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล และขาดเจ้าหน้าที่ช่วยบันทึก / ประมวลข้อมูลทั้งหมด เจ้าหน้าที่ไม่ได้นั่งทำงานประจำในหน่วยงาน อาจมีปัญหาการส่งข้อมูล หรือ ลปรร. 

บทเรียนจากการจัดการความรู้

• การเป็นคุณอำนวย
  o วิทยากรกระบวนการ สร้างบรรยากาศการเรียนรู้
  o สามารถจัดประชุมกลุ่มย่อย – พูดในที่ชุมชน
  o สามารถฟัง และจับประเด็น
  o สามารถควบคุมสถานการณ์ การต่อรอง
• การเป็นคุณลิขิต
  o สามารถบันทึก – ฟัง จับประเด็น
• การเป็นคุณกิจ
  o การเป็นผู้ฟัง – ผู้พูดที่ดี
  o การพูดเล่าประสบการณ์
  o การพูดอย่างสุนทรี (สุนทรียสนทนา)
• การเป็นบุคลากรที่มีคุณค่า โดยเฉพาะบุคลากรระดับปฏิบัติ หรือที่มีซีต่ำกว่า ทำให้เขามีความรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีม เป็นผู้ที่มีบทบาทการพัฒนาองค์กรร่วมกับทีมพัฒนา มีการพัฒนาตนเอง พัฒนางาน พัฒนาองค์กร
• การเป็นผู้ให้ มองเห็นคุณค่าของผู้อื่น ร่วมสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้

ดิฉันคิดว่า บทเด่นตรงนี้ ก็อยู่ตรง output สุดท้ายนี้ละคะ ที่ศูนย์อนามัยที่ 6 ได้ไป ก็คือ บทเรียนจากการจัดการความรู้นี้เอง ... ลองอ่านดูอีกครั้งสิคะ ว่า ใช่ หรือ ไม่ใช่

เยี่ยมชม ศูนย์ความรู้ ศูนย์อนามัยที่ 6 ที่นี่ค่ะ
http://hpc6.anamai.moph.go.th/kcenter.html