หวนนึกถึงการประชุมภาคราชการ ครั้งที่ 3

พี่สอนน้อง และการแลกเปลี่ยนเพื่อเกิดการเรียนรู้กัน นับว่าสำคัญอีกข้อหนึ่งของการจัดการความรู้

 

         ในวันที่ 25 พฤษภาคม 2549 ที่ผ่านมา จ๊ะจ๋าได้รับโอกาสอันดีในการเข้าร่วมงานประชุมภาคีจัดการความรู้ภาคราชการ ครั้งที่ 3 ณ ห้องประชุมกรมส่งเสริมการเกษตร ชั้น 5 กรมส่งเสริมการเกษตร ซึ่งงานวันนั้นมีผู้เข้าร่วมประชุมกันมากมาย ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานที่เคยเข้าร่วมเดิมและหน่วยงานใหม่อันได้แก่ กรมชลประทาน หน่วยส่งเสริมสุขภาพของกรมอนามัย กรมทางหลวง สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช   

         กำหนดการประชุมครั้งนี้มี 3 วาระ นั่นคือ วาระที่ 1 แจ้งเพื่อทราบในการรับรองรายงานการประชุม และวาระที่ 2  มีข้อย่อยคือ 

         2.1 มหกรรม ”การจัดการความรู้ราชการไทยสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ ” ในวันที่ 21 กรกฎาคม 2549  เป็นการร่วมมือกันของ 3 หน่วยงานคือ สคส.  กพร. และสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ  พร้อมทั้งได้มีการประชาสัมพันธ์การจัดงานนี้ในเวบไซด์ของสคส.  กพร. และสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ  ซึ่งในงานมหกรรมฯ นี้จะมีทั้ง CKO แกนนำผู้ขับเคลื่อนของกรม/จังหวัด ทั้งหมด 227 หน่วยงานเข้าร่วมงาน โดย สคส. เป็นผู้ Organize & Management และกพร. เป็นผู้ออกหนังสือเชิญ 227 หน่วยงาน  ในการเข้ามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในห้องย่อย  พร้อมทั้งมีการจัดแสดงผลงานของ 10 หน่วยงานที่ทาง สคส. ได้ไปจับภาพหน่วยงานนั้นนำมาเสนอผลงานการจัดการความรู้ และมีคุณกิจประจำอยู่ที่บู๊ต เรียกง่ายๆ ว่าเป็นคลินิคคะ  แต่ไม่ได้หมายความว่า 10 หน่วยงานนั้นคือ the best นะคะ แต่เราเพียงนำเสนอกลุ่มที่น่าสนใจ หน่วยงานที่มีการจัดการความรู้เนียนอยู่ในเนื้องาน และเวทีนี้ช่วยให้หน่วยงานต่างๆ ที่ทำการจัดการความรู้ได้มีโอกาสมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน และที่สำคัญ เป้าหมายคือ หวังให้มี "การขับเคลื่อน KM ประเทศไทย" ในหน่วยงานราชการ

          2.2  การออกแบบ สร้าง ใช้ Knowledge Assets ซึ่งคุณวรรณา เลิสวิจิตรจรัส ได้นำเสนอว่า สคส. มีการจัดเก็บคลังความรู้หลายช่องทางคือ

• ในเวปไซด์ www.Kmi.or.th ซึ่งเป็นการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ KM  พร้อมทั้ง จดหมายข่าว ข่าวกิจกรรมของ สคส. และข่าวประชาสัมพันธ์
•   Blog (www.gotoknow.org) พื้นที่เสมือนสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
• การจัดเก็บใน Drive K สำหรับการสื่อสารภายในของหน่วยงาน สคส.
• Program EPMS ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลโครงการและรายละเอียดสำหรับการติดต่อภาคีต่างๆ

สำหรับหน่วยงานอื่นที่ได้นำเสนอคือ

1. ศูนย์สื่อส่งเสริมสุขภาพ กรมอนามัย ในการจัดตั้งศูนย์นี้เพื่อเป็นแหล่งรวบรวม ประมวลความรู้ ด้านการส่งเสริมสุขภาพ และเป็นศูนย์กลางเชื่อมโยงความรู้ของกรม 26 หน่วยงาน และเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในหน่วยงาน และบุคคลภายนอก

Explicit knowledge คือหนังสือวิชาการและเวปไซด์ (http://KCenter.anamai.moph.go.th ) Knowledge Assets คือ ความรู้เรื่องการจัดการความรู้ ฐานข้อมูลศึกษา วิจัย องค์ความรู้ และผลผลิต (ส่งเสริมสุขภาพ/ เวทีแลกเปลียนเรียนรู้/ ศูนย์ข้อมูล/ ประชุมวิชาการ/ ศูนย์ความรู้/ รณรงค์สร้างกระแส/เวปไซด์)

Tacit knowledge คือ กิจกรรมต่างๆ ลานแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (www.gotoknow.org/kmanamai )

•  ชุมชน Blog (Share& Learn 7 หน่วยงานต้นแบบ)
•  Link webblogs
•  News
•  บันทึกหลังการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (คณะกรรมการ KM กลางเป็นผู้บันทึก)
•   KM ภาคปฏิบัติ
•  KM หน่วยงานภาครัฐ

2. กองแผนงาน กรมอนามัย มีลักษณะงานที่ต้องทำงานประจำร่วมกับงานที่ต้องช่วยหน่วยงานอื่น ดังนั้นในกองแผนงานจึงไม่สามารถใช้รูปแบบของ Story Telling ได้ จึงทำการจัดเก็บในรูปแบบของ Portfolio (แฟ้มสะสมงาน) เป็นแฟ้มภูมิปัญญาเก็บความรู้ฝังลึก (Tacit knowledge) ของเจ้าหน้าที่แต่ละคน และในการบันทึกจะให้อิสระ เพราะความหลากหลายของบุคลากรในกองแผนงาน       

 แฟ้มสะสมงานนี้มี 3 ส่วนคือ ส่วนแรก เป็นงานและรายละเอียดของงาน ส่วนที่สอง บันทึกผลคลังความรู้/ ภูมิปัญญา ส่วนที่สาม ข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากหัวหน้ากลุ่มงาน เพื่อนร่วมงาน      ซึ่งในการจัดทำแฟ้มสะสมงานนี้เป็นการพัฒนาคน (เจ้าของแฟ้ม)  

        นอกจากนั้น กองแผนงานยังมีเวปไซด์ของศูนย์ฯ จัดเก็บข้อมูลเป็นคลังความรู้เป้าหมายคือ 1) คนที่ทำงานเกิดความภูมิใจในตนเอง ความรู้ที่เกิดจากการทำงาน  2) วิธีการที่ชักชวนให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมกระบวนการ

3. สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ ได้นำเสนอการจัดเก็บข้อมูล โดยใช้โปรแกรม Share Point  ซึ่งการรวบรวมข้อมูลของสถาบันใน website  ของสถาบันฯ ให้ครบถ้วนใช้ระยะเวลา 1 ปี  และยังมีการนำ Share Point  มาใช้ในการสื่อสารของบุคลากรภายในสถาบันฯ (Intranet)  เพื่อรับทราบว่าบุคลากรภายในองค์กรทำงานอยู่แห่งใด มีกำหนดการดำเนินงานอย่างไร เนื่องจากบุคลากรของสถาบันฯ ออกไปทำงานนอกสถานที่อีกด้วย

4. กรมส่งเสริมการเกษตร โดยการนำกระบวนการ KM เข้าไปจัดเก็บคลังความรู้จากเรื่องเล่าเร้าพลัง (Story telling) เกิดการสกัดความรู้

• การสื่อสารภายในโดยใช้ Intranet (วารสาร, ข่าว, ประชาสัมพันธ์) ใช้เฉพาะบุคลากรภายในทุกแห่งที่อยู่ในพื้นที่ และมีการเชื่อมโยงกับเจ้าหน้าที่ทางไกล และมีรหัสประจำ เข้าไปใส่ข้อมูล เพื่อ update ข้อมูลให้กับกรมฯ
• มีวัฒนธรรมของกรมสาระสนเทศ  

         -  กลยุทธ์ในการให้รางวัล (ประกวดการสร้างเวปไซด์)      

         -  คลังความรู้  ·       เอกสารจัดเก็บในห้องสมุด ·        เวปไซด์ www.DOAE.moac.go.th ·       การจัดทำ ว. (จัดเก็บในทะเบียน)คลังความรู้ 1) ในรูปแบบเรื่องเล่าเร้าพลัง มีการบันทึกแล้วหลายจังหวัด เช่น กำแพงเพชร 120 เรื่อง, น่าน 20 เรื่อง  ขณะนี้กำลังดำเนินการจัดเก็บเรื่องเล่าเหล่านี้ในเวปไซด์ส่วนกลาง 2) ต้องการนำตัวอย่างดี (Best practice) เพื่อนำไปเผยแพร่ให้คนทั่วไปรับทราบ 3) การทำเป็นเอกสาร จัดเก็บและทำทะเบียนในห้องสมุดของแต่ละจังหวัด เพื่อวัฒนธรรมสร้างคลังความรู้ 4) การทำ CD เช่น Clip VDO, VCD 

5.  สถาบันบำราศนราดูร  นำเสนอความรู้ ซึ่งมีทั้ง ตำราห้องสมุด, Guideline, มาตรฐานต่างๆ , งานวิจัย,  Best practice ออกแบบเครื่องมือ ทั้งในรูปบล็อก เวปไซด์ (www.bamras.org), Intranet, E-mail, ห้องสมุด, เอกสาร (ตำรา, Guideline, สถิติ, Module ของหลักสูตร) CD, เอกสารประจำปี, หนังสือ วิธีที่สกัดความรู้ ได้แก่ การประชุม PCT ประจำเดือน, การประชุมหน่วยงาน, Journal Club, M&M Conference การสร้างคลังความรู้    

• Cop  - หน่วยงานต่าง เช่น ระบบยา, IT, Data Center, พลังงาน, HRD  
•  Network - WHO, CoP วิชาชีพเดียวกันและสหวิชาชีพ    

 6. โรงพยาบาลศิริราช องค์ความรู้ที่แปลงจากงานที่ปฏิบัติ    

•  CQI Story (การพัฒนาคุณภาพ)      
•  เอกสารที่เขียนขึ้นจากสิ่งที่ปฏิบัติ         
•  แนวทางปฏิบัติทางการแพทย์ (CPG/ Care Map)    
•  ตำราแพทย์           
•  งานวิจัย

รูปแบบจัดเก็บเป็น File, Lotus Note/website, รูปภาพ, Model, Multimedia

กิจกรรมที่ส่งเสริมให้เกิดการผลิตองค์ความรู้ ระบบมาตรฐานพัฒนาคุณภาพประชุมวิชาการQuality Conference/ Quality Fairโครงการ Care Teamโครงการ R2Rสารศิริราช – บทความที่แพทย์เป็นผู้จัดทำเพื่อเผยแพร่CoP (Community of Practice)      

  จากการเป็นผู้เข้าร่วมครั้งนี้ มีข้อสังเกตที่น่าสนใจที่อยากจะเล่าให้ทุกท่านคือ

- กรมอนามัยมีการจัดเก็บคลังความรู้ในรูปแฟ้มสะสมงาน เป็นการพัฒนาคนและงานที่น่าสนใจ  

- ส่วนใหญ่การนำเสนอการจัดเก็บข้อมูลเป็นคลังความรู้ เนิน ICT มากเกินไป

- มีจำนวนการบันทึก Blog มากขึ้น ได้แก่ สถาบันบำราศนราดูร, กรมอนามัย, กรมส่างเสริมการเกษตร

- กลยุทธ์ในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีของผู้ร่วมงาน เพื่อร่วมมือให้งานสำเร็จและคนปฏิบัติงานมีความสุข - อยากให้ผู้นำเสนอผลงานเป็นคุณอำนวย หรือ คุณกิจ แทนที่คุณเอื้อของหน่วยงานนั้นๆ เช่น สถาบันบำราศนราดูร - มีผู้เข้าร่วมประชุมจากหน่วยงานราชการอื่นๆ มากขึ้น  ได้แก่ กรมชลประทาน, กรมทางหลวง, ม. สุโขทัยธรรมาธิราช, สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ