ระบบประสานงาน
ที่ได้เล่าให้เพื่อนๆ ฟังว่าการปรับโครงสร้างของคณะเภสัชฯ มข ได้ใช้เทคนิคให้สายสนับสนุนร่วมกันคิด และสร้างระบบการประสานงานในการบริหารจัดการใหม่ และสำนักงานคณบดีที่สายสนับสนุนมาสังกัดรวมกันแทนการสังกัดภาควิชานั้น ได้ตั้งเป้าหมายไว้ว่า เราจะเป็นคณะต้นแบบของการประสานงาน
สิ่งที่ได้กำหนดระบบการประสานงานที่ร่วมกันคิดได้ดังนี้ค่ะ
1 การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในลักษณะการเป็นเจ้าภาพงานและรับผิดชอบตัวชี้วัด ทั้งตัวชี้วัดขององค์กร หรือ กลุ่มงาน ตัวชี้วัดที่จำเป็นในการพัฒนางาน ตัวชี้วัดที่ต้องควบคุมหรือความเสี่ยง โดยทุกคนปฏิบัติงานเบ็ดเสร็จในตัวเองอย่างบูรณาการ คือ การทำงานที่ครบกระบวนงานที่เป็นเจ้าภาพทั้งหมด
2 การประสานงานในลักษณะทีมงาน ที่สนับสนุนเพื่อนร่วมงาน
3 การประสานงานข้ามทีมงาน
4 การให้บริการ ณ จุดบริการเดียว ที่อาจารย์หรือนักศึกษาสามารถติดต่องานที่เจ้าหน้าที่สายสนับสนุนคนใดก็ได้ โดยเจ้าหน้าที่จะส่งงานต่อกันในรูปแบบประสานงานทีมงาน
5 การประสานงานในลักษณะของงานที่ต้องกำกับ ควบคุม ที่เกี่ยวข้องกับกฎ ระเบียบ จะกำหนดลำดับชั้นการควบคุมแต่ให้สั้นที่สุดเท่าที่จำเป็น เพื่อความมั่นใจต่อผู้บริหาร
การประสานงานดังกล่าวจะใช้เครื่องมือหลายอย่าง เช่น การจัดทำเอกสารแนะนำลูกค้า คู่มือขั้นตอนการปฎิบัติงาน เอกสารที่ใช้ในการตรวจสอบ ให้ครบทุกกระบวนงาน
สมาชิกท่านใดที่เคยมีประสบการณ์มาแล้วฝากให้คำแนะนำด้วย
ความเห็น (8)
ดีใจที่ได้แลกเปลี่ยนความรู้ผ่านบล็อกค่ะ
การประสานงานเป็นเรื่องสำคัญมากๆ โดยทางปฏิบัติพยายามอย่าให้กลายเป็นการประสานงา จะดีที่สุดค่ะ อิๆ
อีกอย่างการประสานงานให้มีเจ้าภาพหลักไว้ด้วยงานจะราบรื่นดี
การทำงานเรื่องประกันคุณภาพการศึกษา ได้ทราบว่าจะมีการแลกความรู้กันวันที่ 1 มิถุนายน นี้ เล่าสู่กันฟังบ้างนะคะ
คุณมยุรี ได้แจ้งมาว่าจะมีการนัดกลุ่มย่อยของเลขาคณะที่จะช่วยกันดู KPI 57 ตัวของระบบประกันคุณภาพ ว่าจะบริหารจัดการให้ได้มาอย่างไร เข้าใจว่าจะนัดการประมาณสัปดาห์หน้า (5-9 มิย.) ถ้าได้วันอย่างไร จะแจ้งให้ทราบนะคะ
อบากรู้เกี่ยวกับความหมายของระบบการประสานงานพัฒนาหนะค่ะ
ช่วยหน่อยได้ไหมค่ะ
ที่เกี่ยวกับระบบการประสานงานพัฒนาหมดเลยค่ะ
ระบบการประสานงานเป็นเครื่องมือหนึ่งของการบริหารจัดการสำนักงานที่ผู้ปฏิบัติร่วมกันสร้างระบบขึ้น เพราะเห็นว่าการทำงานของสายสนับสนุนในระดับคณะวิชาการประสานงานมีความสำคัญ ซึ่งจะมีการประสานงานระหว่างเจ้าหน้าที่ด้วยกัน หรือประสานงานกับอาจารย์ ประสานงานกับผู้บริหาร จึงได้มีการกำหนดระบบขึ้น ได้แก่
1. การกำหนดเจ้าภาพงาน หรือ TOR ที่มีตัวชี้วัดที่แต่ละคนรับผิดชอบ โดยที่เจ้าภาพงานจะมีหน้าที่ในการออกแบบงานได้ทั้งหมด การพัฒนางาน หรือพัฒนาวิธีการทำงาน การออกแบบงานที่ตนรับผิดชอบแต่ต้องการให้เพื่อนร่วมงานอื่นๆ สนับสนุนงาน ว่าต้องสนับสนุนอย่างไร แต่ความรับผิดชอบทั้งหมดยังอยู่ที่เจ้าภาพงาน (การให้ผู้อื่นช่วยตนเองต้องติดตามว่าเรียบร้อยด้วยหรือไม่ ผู้สนับสนุนทำผิดพลาดตนเองยังต้องรับผิดชอบงานนั้นอยู่)
2. การประสานงานแบบทีม คือ การปฏิบัติหน้าที่แทนงานกันได้ เช่น
จับคู่งาน หากมีการลาจะรับหน้าที่แทนในช่วงที่ลา และส่งมอบคืนเมื่อมาปฏิบัติงาน
จัดเป็นทีมงาน และทีมงานฝึกในการมีหัวหน้าทีมในการทำงานเป็นทีม
3. การประสานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหาร คือ การกำหนดเป็นระดับชั้นอยู่แต่ให้ระดับชั้นสั้นที่สุด เนื่องจากระบบราชการยังคงมีระเบียบที่กำกับ การเป็นเจ้าภาพงานที่ทำงานแบบเบ็ดเสร็จจะได้เฉพาะงานในหน่วยงาน หรือในคณะเท่านั้น แต่หากงานที่เกี่ยวข้องกับองค์กรภายนอก หรือการส่งหนังสือออกภายนอก หรือด้านการเงินที่มีระเบียบกำหนดไว้จะคงใช้ระบบลำดับชั้น แต่เฉพาะเรื่องที่ต้องผ่านการกำกับตรวจสอบ คือ การเป็นลักษณะของกลุ่มงาน หรือหัวหน้าหน่วยงานย่อยที่ผ่านเรื่อง
4. การประสานงานแบบข้ามทีม จะเป็นการทำงานในลักษณะของการขอสนับสนุนงานที่เจ้าภาพงานออกแบบการขอสนับสนุน แต่ใช้ระบบการประเมินซึ่งกันและกัน โดยการประเมินให้ใช้เชิงสร้างสรรค์เพื่อนำไปสู่การพัฒนาระบบ หรือพัฒนาการออบแบบงานสนับสนุน และใช้ระบบการประสานในรูปแบบการประชุมด้วยค่ะ
ขอโทษค่ะข้อความที่ 7 ไม่ได้บอกชื่อไปค่ะ