องค์กรและการเรียนรู้

หุ้นส่วนของฉันบอกแกมบ่นว่า..วันนี้ต้องเข้าไปดูงานก่อนทำใบเสนอราคาหลายที่  ซึ่งโดยความเป็นจริงแล้ว  ตารางงานมันไม่น่าจะชนกัน....ก็เพราะเลื่อนกันไปก็เลื่อนกันมา มันก็เลยชนกันพอดี....ก็ไม่ได้เป็นปัญหายุ่งยากอะไรมากมาย....เพียงแต่ว่า.....องค์กรของเราเพิ่งรับพนักงานมาใหม่เป็นคนงานมาจากอีสาน ซึ่งเราก็ต้องสอนงานกันใหม่เนื่องจากเขาไม่เคยทำงานในลักษณะนี้มาก่อน....ลืมบอกไป....องค์กรของฉันรับติดตั้งระบบประปา และงานโครงสร้างอื่นๆ แต่ในระยะแรกงานติดตั้งระบบประปายังคงเป็นงานหลัก  โครงสร้างภายในองค์กรแยกออกเป็น 2 ส่วน คือ งานสำนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานด้านเอกสาร ฉันจะเป็นคนดูแล  แถมด้วยการซื้ออุปกรณ์ระบบประปาและอื่นๆ  เนื่องจากเราเป็นองค์กรขนาดเล็กและเพิ่งเปิดดำเนินการแค่ 4 เดือนเท่านั้น อะไรๆก็ดูจะยังไม่ลงตัว สิ่งใดทำได้ก็ต้องทำไปก่อน  ส่วนที่ 2 คืองานติดตั้ง ซึ่งเพื่อนฉันที่เป็นหุ้นส่วนจะเป็นผู้ดูแล  งานในส่วนนี้ฉันจะไม่รู้เรื่อง ก็คงเหมือนงานด้านเอกสารที่เพื่อนของฉันก็ไม่เคยสนใจเช่นกัน....จะใช้คำว่าไม่รู้เรื่องก็คงไม่ใช่....ควรเปลี่ยนเป็นไม่พยายามทำความเข้าใจดูจะเหมาะกว่า   ก็มันไม่น่าจูงใจเหมือนกาแฟนี่นา(คือฉันชอบและสนใจเรื่องกาแฟมาก) แต่วันนี้มีปัญหาอย่างที่บอกคือถ้าเพื่อนไปดูงานที่อื่น  งานที่ทำอยู่ขณะนี้ก็คงต้องหยุดเพราะพนักงานที่รับมาก็ยังใหม่ แม้จะทำงานในหลายจุดแล้ว....แต่....แต่ละจุดก็มีวิธีที่แตกต่างกัน  ปัญหามันอยู่ที่ว่าถ้าฉันไปคุมงานเองคงไม่ดีแน่เพราะฉันรู้จักอุปกรณ์และวิธีใช้ยังไม่ครบทุกชนิดเลยแล้วจะไปบอกให้คนอื่นทำได้อย่างไรกัน.....
มานั่งคิดว่า....เราจะแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร
คำตอบคือ

1. จัดทำรายการอุปกรณ์แต่ละชนิด...ให้ง่ายหน่อยก็ถ่ายรูป พร้อมบันทึกรายละเอียด เช่น เรียกว่าอย่างไร และมีกี่ขนาด
   
2. จัดทำเป็น Procedure เพราะในบางครั้งวิธีการบางอย่างหรืออุปกรณ์บางชนิดถ้าเราไม่ได้ใช้เป็นเวลานานเราก็อาจจะลืมไปแล้วก็ได้
   
3. บันทึกปัญหาทุกครั้งที่พบและวิธีการแก้ปัญหาทุกวิธีที่ใช้ซึ่งจะช่วยให้เราตกผลึกทางความคิด  ต่อยอดทางความคิดและทำให้เราสามารถแก้ปัญหาครั้งใหม่ได้ในระยะเวลาที่รวดเร็วขึ้น
   

ฉันคิดว่าไม่ใช่เฉพาะงานติดตั้งเท่านั้นแม้แต่งานเอกสารที่ฉันดูแลอยู่ก็จะจัดทำให้เป็นระบบด้วยเช่นกัน....ฉันควรจะทำเช่นนั้น.....คนควรทำตามระบบ....ไม่ใช่ระบบทำตามคน  แต่ระบบที่ตั้งไว้ก็อาจเปลี่ยนแปลงได้...ตามสถานการณ์