การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-book) มาใช้ในบริหารจัดการใน วท.เลย

การนำระบบสารบรรณ E-book) มาใช้ในบริหารจัดการใน วท.เลย (กรุณาแสดงความคิดเห็นด้วยนะครับ ขอบคุณครับ)

การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-book) มาใช้ในบริหารจัดการงานสารบรรณภายในวิทยาลัยเทคนิคเลย

 

ดร.สุรศักดิ์ ราษี

มหาวิทยาลัยราชภัฎอุดรธานี

 

       ปัจจุบันโลกได้ก้าวสู่ยุคของการสื่อสารแบบไร้พรมแดนไม่ว่าจะอยู่สถานที่ของโลกก็สามารถติดต่อสื่อสารหากันได้ ด้วยการติดต่อสื่อสารผ่านเทคโนโลยีทางสารสนเทศ (อินเตอร์เน็ต) ที่มีความก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และยังมีบทบาทรวมถึงอิทธิพลต่อชีวิตประจำวันของมนุษย์ในปัจจุบัน และด้วยคุณสมบัติที่มีมากมายในระบบสารสนเทศที่มีผลต่อองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรของรัฐบาลหรือองค์กรเอกชน องค์กรเหล่านี้จึงได้นำเทคโนโลยีด้านสารสนเทศมาช่วยในการทำงานขององค์กร เพื่อรองรับความต้องการของผู้ใช้งานในการทำงานด้านต่าง ๆ ให้มีความสะดวกรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น เช่น งานสารบรรณในสถานศึกษา ได้นำเทคโนโลยีด้านสารสนเทศและระบบหนังสืออิเลคทรอนิกส์ มาใช้ในการประชาสัมพันธ์ และการให้บริการข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ สำหรับนักเรียน ครู และประชาชนทั่วไป เป็นต้น

        สำหรับงานสารบรรณ  เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำการรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายแต่ในทางปฏิบัติการบริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ต้องทำเป็นระบบโดยให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง มีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

        ส่วนคุณสมบัติของผู้ทำงานสารบรรณและงานธุรการได้ดีจำเป็นต้องรู้งานธุรการด้วย เช่น การติดต่อ โต้ตอบ ประสานงาน และมีความคล่องแคล่วว่องไว เป็นต้น นอกจากนั้นต้องมีความรู้ทางด้านภาษาเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาไทย รู้จักตัวสะกด การันต์ วรรค ตอน แม่นยำ ศัพท์ และคำแปลในพจนานุกรม ยิ่งมีความรู้ภาษาต่างประเทศด้วยยิ่งดี ต้องมีความละเอียดรอบคอบ สุขุมและรวดเร็ว

       ในขณะที่หนังสือราชการ ซึ่งรวมถึงเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือ ถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่วยราชการอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ และเอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ และหนังสือราชการ มีด้วยกัน 6 ประเภท ได้แก่ หนังสือภายนอกหนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐาน เป็นต้น

       ขั้นตอนการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E-book) ไปใช้ในวิทยาลัยเทคนิคเลย      

       การนำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการพัฒนางานสารบรรณให้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดทรัพยากรของหน่วยงาน มีรายละเอียด ดังนี้

       1. จัดการข้อมูลและเปรียบเทียบด้านจำนวนเอกสารก่อน– หลังการดำเนินการจะสามารถจัดเก็บข้อมูล

       2. จะต้องจัดสรรจำนวนบุคลากรก่อน–หลังดำเนินการดำเนินการ

       3. เปรียบเทียบด้านระยะเวลาในการจัดเก็บและสืบค้นข้อมูลก่อนจะสามารถประหยัดเวลาเพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานได้มากขึ้น

       4. เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลก่อน–หลัง การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้จ่ายด้านการจัดซื้อสมุดในการจัดเก็บข้อมูลก่อนนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้และหลังการจึงทำให้งบบุคลากรเพิ่มสูงขึ้น

       ดังนั้นผลจากการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการจัดเก็บสืบค้นข้อมูลจะสามารถส่งผลให้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเพิ่มมากขึ้น โดยสามารถจัดเก็บเอกสารได้เพิ่มขึ้นตามลำดับ โดยมีจำนวนบุคลากรที่ปฏิบัติงานเท่าเดิม ส่วนระยะเวลาในการสืบค้นข้อมูลลดน้อยลง ค่าใช้จ่ายของหน่วยงานลดน้อยลงโดยสามารถประหยัดงบประมาณได้ ในขณะเดียวกันจะสามารถนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้กับงานสารบรรณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานได้ และพัฒนาสมรรถนะบุคลากร โดยเฉพาะผู้ปฏิบัติงานด้านสารบรรณของวิทยาลัยเทคนิคเลยเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นเพื่อให้ปฏิบัติงานได้ดี เชื่อมโยงข้อมูลและแก้ไขปัญหาในการปฏิบัติงานได้

        นอกจากนั้นจะต้องนำขั้นตอนระบบรับส่งหนังสือระบบติดตามหนังสือ ระบบงานหนังสือเวียน ระบบจัดเก็บเอกสาร ระบบการทำลายหนังสือ ที่จะต้องนำมาบริหารจัดการให้เป็นระเบียบ รวดเร็ว และบุคลากรในสถานศึกษาได้รับรู้ข้อมูลข่าวสารทันกับการปฎิบัติงาน เป็นต้น ไปใช้ในการบริหารจัดการระบบหนังสืออิเลคทรอนิกส์ในวิทยาลัยเทคนิคเลย โดยมีรายละเอียด ดังนี้

        1.  ระบบงานรับส่งหนังสือ

             มีการจัดระบบงานรับส่งหนังสือ เป็นการนำระบบการจัดการงานรับส่งหนังสือจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่ง นอกจากจะบันทึกข้อความที่เป็นทะเบียนของหนังสือแล้วยังจะต้องทำการสแกนเอกสารตัวจริง เพื่อส่งเป็นภาพเอกสารไปพร้อมกับรายละเอียดด้วย ในขณะเดียวกันยังสามารถบันทึกคำสั่งการและชื่อผู้สั่งการไปพร้อมกันได้ด้วย การใช้ระบบงานรับส่งหนังสือ หนังสือในที่นี้หมายถึงเอกสารที่เป็นหนังสือทั่วไป คำสั่ง บันทึกจะถูกนำเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลงานสารบรรณได้ 2 วิธีด้วยกัน ดังนี้

             1.1  การบันทึกเข้ามาโดยตรงที่หน้าจอสร้างทะเบียนเอกสาร ออกเลขส่งในกรณีที่ผู้นำเข้าเป็นคนแรกที่นำเอกสารเข้า เช่น หนังสือจากภายนอกส่งมาที่วิทยาลัยเทคนิคเลยก่อนที่จะผ่านไปยังหน่วยงานอื่น ๆ

             1.2  การลงรับจากหน้าจอเอกสารลงรับ ซึ่งเป็นหนังสือที่ถูกรับเข้าระบบก่อนหน้าที่ ผ่านระบบงานสารบรรณไปยังแผนกวิชาช่างต่าง ๆ เมื่อแผนกวิชาช่างต่าง ๆ เปิดหน้าจอเอกสารรอลงรับขึ้นมาจะปรากฏรายการหนังสือดังกล่าวเมื่อได้รับเอกสารตัวจริงแล้วก็จะทำการลงรับเข้าหน้าจอทะเบียนเอกสารรับต่อไปตามลำดับ ในกรณีที่เป็นหนังสือเร่งด่วน สามารถพิมพ์ภาพเอกสารออกมาจากเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำไปดำเนินเรื่องล่วงหน้าก่อนก็ได้ตามความเหมาะสม

             หลังจากนำเข้าระบบเรียบร้อยแล้ว  ก็สามารถส่งเอกสารดังกล่าวไปยังแผนกวิชาช่างต่าง ๆ  หรือวิทยาลัยเทคนิคต่าง ๆ ต่อไป และให้บันทึกคำสั่งการ บันทึกชื่อผู้สั่งการ ไปพร้อมกับการส่งหลังจากส่งไปแล้วเอกสารรายการนั้นก็จะไปปรากฏที่แผนกช่างหรือวิทยาลัยเทคนิคต่าง ๆ  ที่ถูกส่งไปถ้าพบเอกสารที่ปรากฏอยู่ในหน้าจอหนังสือรอลงรับไม่ใช่หนังสือของหน่วยงานให้ทำการตีกลับหนังสือได้เลยหรือในกรณีที่มีหนังสือด่วนถูกส่งไปให้ผู้บริหารเซ็นหนังสือ แต่ปรากฏว่าผู้บริหารท่านนั้นไม่อยู่ ก็สามารถผ่านเอกสารดังกล่าวไปยังผู้บริหารท่านอื่นได้

             ในระบบงานรับส่งหนังสือยังมีระบบงานการควบคุมการออกเลขเอกสาร ซึ่งในแต่ละแผนกวิชาช่างต่าง ๆ จะถูกกำหนดว่าสามารถออกเลขเอกสาร โดยเอกสารแต่ละประเภทจะเป็นทะเบียนแยกกัน  หลังจากออกเลขแล้วในหน่วยงานที่มีเครื่องสแกนเอกสารที่ออกเลขเก็บเข้าไปในระบบคอมพิวเตอร์ด้วย และถ้าต้องการเอกสารที่ออกเลขไปยังแผนกวิชาช่างต่าง ๆ หรือวิทยาลัยเทคนิคอื่น ๆ ก็สามารถส่งได้โดยวิธีการแบบเดียวกับระบบรับส่งหนังสือ

             นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาเอกสารในทะเบียนของเอกสารแต่ละประเภทและทะเบียนรับหนังสือได้โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาเอกสารเองได้ เช่น เจ้าหน้าที่สารบรรณวิทยาลัยเทคนิคเลย ต้องการค้นหาเอกสารที่จำเป็นบางส่วนของ  ชื่อเรื่องเอกสารได้ก็สามารถค้นหาเอกสารตามชื่อเรื่องได้ หรือต้องการค้นหาตามช่วงของวันที่นำเข้าเอกสาร ค้นหาตามหน่วยงานที่นำเอกสารเข้า ค้นหาตามหัวข้อจาก/ถึงชั้นความลับ ชั้นความเร็ว หมายเหตุ ชื่อผู้นำเอกสารเข้า หรือค้นหาตามคำค้นของเอกสารก็ได้ และทุกสิ้นวันให้ทำการพิมพ์ทะเบียนรับหนังสือ ทะเบียนออกเลขเอกสาร เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกรายละเอียดต่อไป

         2.  ระบบติดตามหนังสือ

              ในระบบติดตามหนังสือ เป็นระบบที่ช่วยตรวจสอบติดตามการเดินทางหนังสือแต่ละเรื่องที่เราต้องการทราบได้ ในหน้าจอการติดตามหนังสือจะแสดงรายละเอียดของทางเดินหนังสือที่ส่งไปตามกองต่าง ๆ ทั้งที่ส่งแบบเป็นต้นฉบับหรือส่งไปแนบสำเนาโดยจะมีวันที่และเวลากำกับทุกรายการนอกจากนี้ยังแจ้งชื่อผู้เดินเอกสารต้นฉบับด้วย ทั้งนี้เพื่อให้ทราบว่าหนังสือเริ่มต้นจากจุดใดไปสิ้นสุดที่จุดใด

         3.  ระบบงานหนังสือเวียน

              ส่วนของระบบงานหนังสือเวียน  มีระบบงานย่อย ๆ ลงไปอีกคือ ระบบการออกเลขหนังสือเวียน  หนังสือเวียนอาจเกิดขึ้นจากงานสารบรรณในวิทยาลัยเทคนิคเลยเองที่ต้องการทำหนังสือเวียนส่งไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ถ้ากองนั้น ๆ มีเครื่องสแกนเนอร์ก็สามารถออกหนังสือเวียนพร้อมกับสแกนเอกสารต้นฉบับได้  หลังจากนั้นก็ส่งหนังสือเวียนดังกล่าวโดยเลือกหน่วยงานที่ต้องการหรือส่งหลาย หน่วยงานพร้อมกันที่ต้องการทราบว่ามีหนังสือเวียนมาหรือไม่ให้ตรวจสอบ โดยการเข้าหน้าจอรอรับหนังสือเวียน ถ้ามีหนังสือเวียนมาจะมีรายการหนังสือเวียนปรากฏในหน้าจอ หลังจากนั้นได้ทำการลงรับหนังสือเวียนที่เป็นเอกสารต้นฉบับมา

              นอกจากนี้งานสารบรรณในวิทยาลัยเทคนิคเลย ยังจะสามารถตรวจสอบดูได้ว่าหนังสือแต่ละฉบับส่งไปที่ไหนบ้าง และหน่วยงานไหนที่ยังไม่ได้ลงรับหนังสือเวียน หรือรับแล้วแต่ยังไม่ได้เปิดอ่าน รวมทั้งการสืบค้นหนังสือเวียนจากทะเบียนรับหนังสือเวียนและทะเบียนออกเลขหนังสือเวียนได้ และทุกสิ้นวันให้ทำการพิมพ์ทะเบียนรับหนังสือเวียน ทะเบียนออกหนังสือเวียน เพื่อเก็บได้เป็นหลักฐานในการบันทึกรายละเอียด

          4. ระบบจัดเก็บเอกสาร

              ในส่วนของระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นระบบที่เตรียมไว้สำหรับจัดเก็บเอกสารที่อยู่ในทะเบียนรับหนังสือทะเบียนออกเลขเอกสารทะเบียนรับหนังสือเวียน ทะเบียนการออกเลขหนังสือเวียน หรือหนังสือที่อยู่นอกระบบเช่น หนังสือทั่วไป ข่าวสารต่าง ๆ โดยแยกหมวดหมู่เอกสารตามระเบียบการจัดเก็บ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา  การค้นหาเอกสารในระบบจัดเก็บสามารถทำได้ 2 วิธี คือ ค้นหาตามหมวดหมู่ หรือค้นโดยการกำหนดเงื่อนไขการค้นเอง เช่น ค้นตามชื่อเอกสารก็ได้  หลังจากค้นขึ้นมาแล้วสามารถเปิดดูภาพเอกสารหรือขอดูคำสั่งการที่มาพร้อมกับเอกสารได้ด้วย

          5.  ระบบการทำลายหนังสือ

               ระบบการทำลายหนังสือจะอยู่ในระบบการจัดเก็บหนังสือ การทำลายหนังสือแต่ละฉบับ จะต้องมีแจ้งให้ทำลายก่อนทุกครั้ง วิธีการทำลายหนังสือก็คือการค้นเอกสารที่หมดอายุออกมาทำการลบทิ้ง ซึ่งโปรแกรมจะทำการลบทั้งรายละเอียดและภาพเอกสาร

          ประโยชน์ที่วิทยาลัยเทคนิคเลยที่จะได้รับจากการใช้โปรแกรมระบบงานสารบรรณ

          1.  เพิ่มความรวดเร็วการรับส่งหนังสือ ซึ่งเป็นการรับ/ส่งกันทางอิเลคทรอนิกส์

ทำให้หน่วยงานปลายทางรับทราบข้อมูลก่อนที่หนังสือตัวจริงจะไปถึง

          2. สามารถส่งหนังสือหรือเอกสารที่อยู่ในรูปของเอกสาร SCAN, Word, Excel

          3. ลดขั้นตอนการลงสมุดรับ/ส่งหนังสือเนื่องจากโปรแกรมสามารถออกเลขทะเบียนรับ/ส่งหนังสือโดยอัตโนมัติและสามารถพิมพ์รายงานสรุปการรับ / ส่ง

          4. สามารถตรวจสอบเส้นทางเดินเอกสารรวมทั้งวันที่เวลาและชื่อผู้รับเอกสารในแต่ละจุด

          5. สามารถจัดเก็บเอกสารแยกเป็นหมวดหมู่ที่ต้องการซึ่งสามารถกำหนดให้ทุกหน่วยงานสามารถเข้ามาค้นหาข้อมูลได้ หรือกำหนดให้ดูได้เฉพาะเจ้าของเอกสารเท่านั้น

          6. สะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเอกสารแม้ระยะเวลาผ่านมานานและเอกสารที่จัดเก็บจะมีจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ

          7.สามารถรับ/ส่งหนังสือทางอิเลคทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานในวิทยาลัยเทคนิคเลยและหน่วยงานอื่น ๆ และจะสามารถรับ/ส่งหนังสือผ่านระบบเครือข่ายสายส่งข้อมูลของแผนกวิชาช่างต่าง ๆ กับวิทยาลัยเทคนิคเลย

          8.  สามารถขยายการใช้ระบบงานสารบรรณไปยังหน่วยงานที่อยู่ในสังกัดสถาบันการอาชีวศึกษาต่อไป

ทั้งนี้ในส่วนของวิทยาลัยเทคนิคเลยจะต้องนำระบบหนังสือทางอิเลคทรอนิกส์มาจัดเก็บเอกสารเพื่อให้เป็นระบบต้น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบุคลากรทางการศึกษา นักเรียน นักศึกษา ผู้ปกครองและประชาชนทั่ว ๆ ไป เป็นต้น จะได้นำไปพัฒนางานในวิทยาลัยและแผนกช่างต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี ส่งผลในการพัฒนาชุมชน ท้องถิ่น และประเทศชาติโดยภาพรวม ต่อไป

 

                                บรรณานุกรม

กิตติชัย วิจิตรสุนทร (2541). การวิเคราะห์และออกแบบสารสนเทศและเครือข่าย.กรุงเทพฯ:          สหพัฒนาการพิมพ์.

ชัยนันท์ธรณ์  ขาวงาม (2545). เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร. กรุงเทพฯ:

ไทยวัฒนาพานิช.

สณฑ์ชง แข่งขันดี (2541). การวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศ. กรุงเทพฯ :   

สหพัฒนาการพิมพ์.

อำรุง จันทวานิชและคณะ(2528). สภาพปัจจุบันและปัญหาของระบบสารสนเทศทางการศึกษาในประเทศไทยและสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาแห่งชาติ. วารสารการศึกษาแห่งชาติ.

พิชญภัณฑ์  จันทร์ต๊ะฟั่น (2548). ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ.กรุงเทพฯ : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมมาธิราช.

 

[ยุทธนา]

ก้าวหน้า ก้าวไกล คนไทยยย เก่งมากครับ อิอิ !

[ปิยะพงษ์ พิชัยคำ]

ได้ความรู้เเป็นอย่างดีคับ

[ทรงศักดิ์ แก้วอาสา]

ได้ความรู้ความเข้าใจดีมากครับ

[เอกชัย แซงคำสิงห์]

บทความนี้ทำให้ผมได้รับความรู้ความเข้าใจมาก

[นาย อรรคพล อินตะจักร ชส1 เลขที่13]

ดีมากเลยครับ

[นายอภิสิทธิ์ ต่อศักดิ์]

สุดยอดครับ

[นางสาวสุพรรณี รัตนโสภน]

ถูกใจดิฉันมากๆเลยค่ะ

[ธนา]

ok

[สิน]

ดีมากฮะ

[รส]

ok

[เบ็ญ]

ได้ความรู้มากค่ะ แต่อยากได้วิธีการทำอีบุคด้วยค่ะ ช่วยแนะนำหน่อยนะค่ะ

[ปริวัตย์]

กำลังพัฒนาเพื่อใช้หน่วยงานของท้องถิ่น