วิธีการส่งจดหมายที่สะดวกและรวดเร็ว

วันนี้ตั้งแต่เช้าจนถึงเที่ยง หนูเคเอ็มก็วุ่นอยู่กับการส่ง จดหมาย ตั้งครึ่งวัน ดูเหมือนเป็นงานที่ง่าย ๆ เพราะไม่ละเอียดซับซ้อนอะไร แต่ก็กินเวลาเข้าไปตั้งหลายชั่วโมง ทำไมถึงใช้ระยะเวลานานขนาดนั้นลองดูวิธีการบริหารจัดการเรื่องการส่งจดหมายของหนูเคเอ็มนะคะว่าเป็นอย่างไร (จดหมายจำนวน 130 ซอง)

1.พิมพ์จดหมายไว้เสร็จเรียบร้อยแล้ว

2.พิมพ์ชื่อ (จ่าหน้าซอง) โดยพิมพ์ใน Word จากนั้นทำการผสานเซลล์ และก็สั่งพริ้นหน้าซองจดหมาย จำนวน 130 ซอง แต่ในขณะสั่งพริ้นอยู่นั้นเครื่องพริ้นก็ขัดข้องนิดหน่อยต้องใช้ระยะเวลาเกือบ 15 นาที กว่าเครื่องพริ้นจะพริ้นออก

3.ถ่ายเอกสารแนบ (ต้องเดินไปถ่ายเอกสารที่เครื่องถ่ายเอกสาร ระยะทาง 30 ก้าว ไป - กลับ 60 ก้าว) มีกำหนดการและแบบตอบรับการเข้าร่วมประชุม เมื่อถ่ายเอกสารเสร็จก็เดินกลับมาที่โต๊ะทำงานจากนั้นก็นั่งเย็บเอกสารทั้ง 2 ใบ (เย็บเป็นชุด) เย็บเสร็จแล้วก็พับเพื่อที่จะใส่ซอง

4. พับจดหมายพร้อมแนบตัวกำหนดการและแบบตอบรับ และก็ใส่ซอง

5. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็นำไปส่งที่ไปรษณีย์ ดูเป็นเรื่องง่ายแต่ก็ต้องใช้ระยะเวลานะคะ

แล้วคุณละมีวิธีบริหารจัดการอย่างไรเพื่อให้ง่ายสะดวกและรวดเร็ว