การใช้เวลาในการบริหารงานของผู้บริหาร

    เวลาสำหรับผู้บริหารเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุด เพราะภารกิจของผู้บริหารจะมีมากเกินกว่าที่จะทำทุกสิ่งทุกอย่างภายในเวลาที่ มีอยู่อย่างจำกัด และผู้บริหารอยู่ในฐานะตำแหน่งสูงเท่าใด ความต้องการในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น งานธุรกิจหลายแห่งที่ล้มเหลวไปนั้น สาเหตุหนึ่งเกิดจากการไม่ยอมรับความสำคัญของการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นเอง ผู้ที่ประสบความสำเร็จในชีวิตมีชื่อเสียงในการทำงานส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลที่ รู้จักใช้เวลาและเห็นคุณค่าของเวลามาก
    พล.ต.หลวงวิจิตรวาทการ ชี้ให้เห็นคุณค่าของการแบ่งเวลาสรุปได้ว่า ความสำเร็จแห่งการทำงานทั้งหลายดูเหมือนจะอยู่ที่การแบ่งเวลาทำงานให้เหมาะ สมและทำเป็นเวลาจนร่างกายและสมองเคยชินต่อความแน่นอน สามารถเตรียมตัวรับงานได้อย่างมีสมรรถภาพเสมอ
     ขจรศักดิ์ หาญณรงค์ ได้สรุปลักษณะสำคัญของเวลาไว้ 9 ประการ คือ
     1. เวลาเป็นทรัพยากรที่มีความสำคัญที่สุดในกระบวนการทรัพยากรทั้งหลาย เวลาจะมีจำกัดที่สุด เช่น ในหนึ่งวันจะมีเวลาเพียง 24 ชั่วโมงเท่านั้น ไม่สามารถเพิ่มเวลาให้มากขึ้นเหมือนทรัพยากรอื่นๆได้
     2. เวลาเป็นทรัพยากรอย่างเดียวทุกคนมีเท่ากันเวลาให้โอกาสแก่ทุกคนอย่าง ยุติธรรมไม่มีชนชั้น ฐานะทางเศรษฐกิจ มีแต่ทุกคนจะแตกต่างกันในเรื่องของการใช้เวลาว่าใครจะใช้เวลาให้ได้ประโยชน์ มากกว่ากัน
    3. เวลาเป็นทรัพยากรที่ไม่มีสิ่งอื่นใดทดแทน เราอาจประหยัดทรัพยากรอื่นใดได้ แต่ในเรื่องของเวลา เราจะประหยัดเวลาได้ คือ ต้องใช้เวลาให้คุ้มค่า เราไม่สามารถสะสมเวลาเป็นทุนออมเหมือนเงินทองหรือทรัพย์อื่นๆได้ หากไม่ใช้เวลา เวลาจะล่วงเลยไป
    4. เวลาจะผ่านไปข้างหน้าตลอด จะผ่านไปเรื่อยๆ ไม่มีวันหวนกลับมาอีก การเรียกเวลากลับคืนหรือหยุดเวลาให้อยู่กับที่เป็นสิ่งที่ไม่อาจกระทำได้
    5. การกระทำทุกอย่างต้องใช้เวลา เราอาจไม่ใช้สิ่งอื่นใดให้หมดเปลืองได้ แต่สำหรับเวลาแล้ว แม้ว่านอนหลับไม่มีปฏิกิริยาต่อสิ่งแวดล้อม เวลาก็ยังใช้อย่างสม่ำเสมอ
    6. เวลามีค่ายิ่งกว่าเงินหรือมีความสำคัญยิ่งกว่าเงิน เพราะเงินทองเมื่อสูญเสียไปแล้ว สามารถหาทดแทนใหม่ได้ แต่เวลาไม่อาจหามาทดแทนได้
    7. คนเรามักคาดคะเนเกี่ยวกับเวลาที่แตกต่างกัน แม้ว่าเวลาจะเคลื่อนที่ไปในอัตราสม่ำเสมอ แต่ภาวะทางใจของตนทำให้กาคาดคะเนเวลาแตกต่างกันไป การคาดคะเนเวลาได้แม่นยำจะเป็นเหตุให้งานมีประสิทธิภาพได้
    8. เวลามีความเกี่ยวพันกับการเปลี่ยนแปลงเสมอ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่แตกต่างกันย่อมจะเกิดผลแตกต่างกันเสมอ นั่นคือ มีอดีต ปัจจุบัน และอนาคต การปรับตนให้สอดคล้องเวลา คือ ปรับตามเหตุการณ์ จะทำให้เป็นคนทันสมัย ไม่คร่ำครึ
    9. เวลาสามารถวัดได้แน่นอน เช่น เป็น วินาที ชั่วโมง ฯลฯ เวลาที่วัดเป็นหน่วยของเวลาที่ผ่านไป ซึ่งตรงกับลักษณะเวลาที่ว่า เวลาจะเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง
    Adler ได้กล่าวว่า คงเป็นการยากที่จะหาคำตอบได้อย่างชัดเจนว่าเวลาคืออะไร เพราะเวลามีลักษณะเป็นนามธรรม ที่เราไม่สามารถมองหรือสัมผัสได้  ชีวิตคนเรามีชีวิตอยู่ในแม่น้ำแห่งเวลา เวลาไหลผ่านเราไม่เหมือนกระแสน้ำ คนเรามีโอกาสหลายๆอย่าง เมื่อเรามีสิ่งต่างๆที่จะทำ แต่เรามีเวลาไม่พอที่จะทำให้สำเร็จได้ทุกอย่าง บางครั้งเราอยากให้เวลาหยุดนิ่ง แต่เวลาจะไม่หยุดนิ่งรอใครเลยเวลาเคลื่อนไปตลอดเวลาและเคลื่อนไปในทิศทาง เดียวเท่านั้น คือ จากอดีตเป็นปัจจุบันและเป็นอนาคต
    ในบรรดาสิ่งมีค่าทั้งหลายในโลก ไม่มีอะไรที่มีค่าสูงสุดเท่ากับค่าของเวลาของอื่นที่มีค่า เมื่อเสียหรือหายไป อาจจะค้นหาเอากลับคืนมาหรือหาของใหม่มาทดแทนได้แต่ถ้าเวลาเสียไปแล้ว ไม่สามารถจะเอากลับคืนมาได้เลย เวลาเป็นของมีค่ายิ่งดังที่กล่าวกันว่าเวลาเป็นเงินเป็นทอง
    Drucker    ให้ความเห็นว่าผู้ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงจะไม่เริ่มต้นการทำ งานด้วยงาน แต่จะเริ่มต้นด้วยเวลาในการทำงานของเขา โดยศึกษาดูว่าจะต้องใช้เวลามากน้อยเท่าใดอย่างไรจึงจะได้ผล และเกิดประโยชน์มากที่สุดและตัดสิ่งไม่จำเป็นออกเสีย เมื่อพิจารณาไตร่ตรองดูแล้วเขาก็จะจัดเวลาและเลือกเวลาที่เหมาะสมเป็นสัด ส่วนต่อการปฏิบัติไปให้ดีที่สุด ซึ่งกระบวนการในการจัดเวลานี้จะแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนด้วยกัน คือ ขั้นสำรวจดูเวลา ขั้นจัดเวลาที่จะทำ และขั้นปฏิบัติตามเวลาที่กำหนดให้
    Bliss ได้เสนอเทคนิคการใช้เวลาให้ 10 ประการ คือ
    1. ต้องวางแผนในแต่ละวัน ต้องยอมเสียเวลาวางแผน เพื่อป้องกันการทำงานอย่างสับสนและวางแผนการใช้เวลาอย่างต่อเนื่อง แต่ควรใช้เวลาในการวางแผนอย่างเหมาะสม
    2. ต้องตั้งสมาธิ หลักของการบริหารเวลาไม่มีอะไรที่สำคัญมากไปกว่าสมาธิ สมาธิจะช่วยให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพเป็นการประหยัดเวลา
    3. ต้องหยุดพักบ้าง การทำงานติดต่อกันนานๆ จะเกิดความเครียดสะสมกันมากทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ควรพักผ่อนเพื่อรักษาสุขภาพและลดความเครียดหลีกเลี่ยงความไม่มีระเบียบ ควรจัดทำงานอย่างเป็นระเบียบตามลำดับก่อนหลังจะทำให้ใช้เวลาได้อย่างมี ประสิทธิภาพ
    4. อย่าเป็นคนที่คิดว่าจะต้องทำงานให้สมบูรณ์แบบ เพราะการทำงานสมบูรณ์แบบเสียเวลาโดยใช่เหตุ ควรทำงานให้มีประสิทธิภาพที่สุดเหมาะสมกับเวลาที่มีอยู่
    5. อย่ากลัวที่จะต้องปฏิเสธ การตามใจคนหรือรับงานทุกอย่างที่เสนอจะทำให้งานประจำวันที่จำเป็นต้องหยุด ชะงักหรือลดน้อยลง
    6. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง การผัดวันประกันพรุ่งนอกจากจะสร้างนิสัยทำงานที่ไม่ดีแล้ว ยังทำให้เสียเวลาทำงานโดยเปล่าประโยชน์
    7. ใช้วิธีผ่าตัด เมื่อมีงานสะสมมากๆ ควรจะสะสางให้หมดไป เป็นการประเมินงานปรับปรุงงานไปในตัว
    8. การมอบอำนาจหน้าที่ การรู้จักมอบอำนาจหน้าที่เป็นการประหยัดเวลาทำงานของผู้บริหารและเป็นการให้ ความสำคัญแต่ผู้รับอำนาจด้วย
    9. อย่าเป็นบ้างาน การทำงานตลอดเวลาโดยไม่มีเวลาพักผ่อน นอกจากจะไม่เพิ่มประสิทธิภาพในงานแล้ว ยังเป็นการทำลายตัวเอง ทำลายความสุขในครอบครัว ทำให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี
    เสริมศักดิ์ วิศาลาภรณ์ ได้เสนอแนวความคิดของการใช้เวลาตามทฤษฎีของเซเกส ที่ให้แนวความคิดว่าบุคคลจะเป็นผู้นำเพราะสถานการณ์และพฤติกรรมของเขา ทำให้เขาเป็นผู้นำ และในแต่ละสถานการณ์ย่อมมีองค์ประกอบที่สำคัญอันหนึ่งก็คือ ระยะเวลาที่จะต้องใช้ในการปฏิบัติภาระกิจนั้นๆ ซึ่งเป็นการชี้ให้เห็นความสำคัญของการใช้เวลา อย่างไรก็ตาม งานแต่ละอย่างย่อมต้องการเวลาไม่เท่ากัน หากไม่มีการแบ่งเวลาทำงานที่ดีพอก็ไม่อาจจะปฏิบัติงานทุกอย่างในหน้าที่ให้ สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี การปฏิบัติงานนั้นจึงจัดว่าไม่มีประสิทธิภาพ ยิ่งกว่านั้น อาจทำให้เกิดการเสียหายแก่งานนั้นๆได้
    วัลลภ ชัยพิพัฒน์ กล่าวไว้ว่า ตามปกติงานสำคัญที่สุดของหน่วยงานควรจะใช้เวลามากกว่างานที่สำคัญอันดับรอง งานอันดับรองควรใช้เวลาลดหย่อนลงไปตามลำดับ หากปรากฏว่า การใช้เวลาในการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามลักษณะดังกล่าวก็จะต้องค้นหาความจริง ย่อมหมายถึงการใช้แรงงานที่ไม่ถูกต้อง เปรียบเสมือนเป็นการขโมยเวลาอันมีค่าของหน่วยงานนั้นๆ ตลอดจนเป็นการบั่นทอนแรงงานและเวลาให้สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์
    Drucker ได้เสนอแนะไว้ในหนังสือผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด 3 ขั้นตอน คือ
     1. ค้นหาว่า ปกติใช้เวลาอย่างไร และทุกๆวัน ใช้เวลาอย่างไร
    2. มีการตัดสินใจหรือไม่ว่า ควรทำอะไรก่อนหลังและไม่ควรทำอะไร อะไรที่ไม่ควรกระทำต่อเนื่อง
    3. ไม่ทำให้ผู้อื่นเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
    
    Trickett  กล่าวว่า จากการวิเคราะห์กิจกรรมของผู้บริหารได้เสนอวิธีการบริหารเวลาของผู้บริหาร แยกกิจกรรมในการปฏิบัติงานออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่
     1. แยกประเภทของงานตามความสำคัญ ได้แก่
       1.1 สำคัญมาก จะต้องทำอย่างแน่นอน
       1.2 สำคัญ ควรจะต้องทำ
       1.3 สำคัญน้อย อาจไม่จำเป็นต้องทำ แต่ถ้าทำก็เป็นประโยชน์
    2. แยกตามความเร่งด่วนของงาน ได แก่
        2.1 ด่วนมาก ต้องทำทันที
        2.2 ด่วน ควรจะทำภายในระยะอันใกล้
         2.3 ไม่ด่วน จะทำเมื่อไรก็ได้
        2.4 ไม่สำคัญ จะไม่ทำเลยก็ได้
    3. แยกตามงานที่อาจมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้ ได้แก่งาน
        3.1 ต้องลงมือทำเอง เราเท่านั้นที่ทำงานนี้ได้
        3.2 อาจมอบหมาย ให้ผู้อื่นทำได้
    4. แยกตามการพบปะกับบุคคลและการประชุม ซึ่งได้แก่
        4.1 คนที่เราจะต้องพบด้วยในแต่ละวัน
        4.2 คนที่ต้องพบเสมอๆ แต่ไม่ทุกวัน
        4.3 คนที่ต้องพบเป็นปกติ
        4.4 คนที่ต้องพบเป็นครั้งคราว
        4.5 บุคคลอื่นๆ