การบริหารโครงการ

การบริหารและการประเมินโครงการ

สรุป การบริหารและประเมินโครงการ

บทที่ 1 เรื่องแนวคิดหลักการของการบริหารโครงการ

                การบริหารโครงการถือได้ว่าเป็นนวัตกรรมที่ทำให้การบริหารเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ประสบผลสำเร็จในการบริหารโครงการ

                การบริหารโครงการนั้นได้เกิดขึ้นมานานและพัฒนามาตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน เช่นโครงการแมนฮัทตัน โครงการระเบิดปรมาณู โครงการจรวดติดอาวุธ ฯลฯ ซึ่งแต่ละโครงการล้วนเกิดจากการพัฒนามาอย่างมีระบบ มีการบริหารอย่างดี มีการควบคุม ประเมินผล ติดตาม เพื่อให้โครงการนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

ความหมายและลักษณะของโครงการ

                ความหมายและลักษณะของโครงการนั้นได้มีผู้ให้คำนิยามเอาไว้หลายท่าน ได้แก่ คลีแลนด์ ไวซอคกี บีค และเครน เกรย์และลาร์สัน และได้ความหมายออกมาว่าโครงการเป็นกลุ่มของกิจกรรม เพื่อดำเนินงานขององค์กรที่เป็นการแปลงเจตนารมณ์เชิงกลยุทธ์ขององค์การให้กลายเป็นกลวิธีที่จะนำไปสู่การปฏิบัติ ให้บรรลุเป้าหมายหรือจุดมุ่งหมายภายใต้ข้อกำหนดในด้านเวลา งบประมาณ และผลงานที่มีลักษณะเฉพาะ

                ลักษณะของโครงการ

ลักษณะของโครงการนั้นจะต้องมีจุดมุ่งหมายเฉพาะหนึ่งจุดมุ่งหมาย เป็นการปฏิบัติงานชั่วคราวมีระยะเวลาดำเนินการ และระยะเวลาสิ้นสุด ต้องการทรัพยากรหลายประเภท ควรที่จะมีผู้สนับสนุนงบประมาณหรือมีส่วนเกี่ยวข้อง ต้องคาดการณ์ในเรื่องที่ไม่แน่นอนว่าจะเกิดขึ้น

                โครงการนั้นได้มีการแบ่งออกเป็น 6 ประเภท ใหญ่ ได้แก่

1.แบ่งตามลักษณะของสถานการณ์ที่จะเผชิญดังนี้(ปกรณ์  ปรียากร,2542) ได้แบ่งโครงการออกเป็น3 ลักษณะ คือ

                                1.1 โครงการปรับปรุงงาน(improvement Project) เป็นการปรับปรุงแก้ไขปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นในองค์กร

                                1.2  โครงการนวัตกรรม(innovative Project)  เป็นโครงการที่มุ่งเสนอความคิดใหม่ๆ ในการทำงานขององค์กร

1.3 โครงการวิจัยและพัฒนา(research and development Project)  เป็นโครงการนำร่อง ทดลอง เพื่อนำผลที่ได้เป็นพัฒนากิจกรรมในด้านต่างๆ ให้เกิดการพัฒนา

2.แบ่งตามขนาดของโครงการ ได้แก่ โครงการขนาดเล็ก ได้แก่ โครงการของโรงเรียน และขนาดใหญ่ ได้แก่ โครงการระดับประเทศ

3. แบ่งตามระยะเวลาของโครงการ ได้แก่ โครงการระยะสั้น คือ 1 ปี และระยะยาว คือ 5 ปี

4.แบ่งตามโครงการเดิมและโครงการใหม่ ได้แก่ โครงการเดิม หรือโครงการต่อเนื่อง และโครงการใหม่

5.แบ่งตามระดับการบริหาร ได้แก่ โครงการของหน่วยงานระดับนโยบาย ระดับกลางและระดับปฏิบัติ

6.แบ่งตามแผนงาน ได้แก่ โครงการของแผนงานต่างๆ ตามภารกิจ เช่นแผนงานพัฒนาคุณภาพการศึกษา แผนงานส่งเสริมศิลปวัฒนธรรม

                ปกรณ์ ปรียากร,2542  อธิบายความแตกต่างระหว่างโครงการและงานประจำไว้ 2 ประการ คือ ประการแรก เป็นลักษณะงานเป็นเอกเทศ หรืองานเฉพาะ เป็นผลผลิตหรือบริการที่เป็นผลงานของโครงการมีความแตกต่างในบางด้านจากผลผลิตหรือบริการต่างๆ  ประการที่สอง เป็นการดำเนินงานชั่วคราว โครงการทุกโครงการมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอน

แนวคิดของการบริหารโครงการ (The Principle of Project Management)

                แนวคิดในการบริหารโครงการนั้นเป็นการประยุกต์ใช้ความรู้ในหน้าที่ของผู้บริหารได้แก่ การวางแผน การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการและการควบคุม รวมทั้ง ทักษะเครื่องมือและเทคนิคในการทำกิจกรรมของโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดภายใต้ข้อจำกัดในด้านเวลา งบประมาณและลักษณะเฉพาะของผลงาน และมีเป้าหมายในการบริหารโครงการ และการบริหารโครงการก็มีความแตกต่างกันอยู่ 3 ประการ คือ

                1. ขอบเขต เป็นสิ่งที่โครงการต้องการที่จะประสบผลสำเร็จ ได้แก่ ผลิตภัณฑ์ หรือ บริการที่มีลักษณะเฉพาะ

                2. เวลา เป็นเวลาที่เกี่ยวข้องกับตารางการปฏิบัติงาน

                3. ค่าใช้จ่าย เป็นสิ่งจำเป็นที่ทำให้โครงการประสบความสำเร็จ

                ทั้งหมดนี้ต้องให้ความสำคัญ และต้องมองในทั้ง 3 เรื่องนี้ให้เข้าใจ แจ่มแจ้ง ซึ่งเรียกว่า ข้อบังคับ 3  ประการของการบริหารโครงการ

ความสำคัญของการบริหารโครงการ

                ความสำคัญของการบริหารโครงการ มีความสำคัญอยู่ 6 ประการ ได้แก่

                1. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การบริหารนำไปสู่การปฏิบัติและได้รับการพัฒนา ตามวิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมาย

2.ช่วยให้การควบคุมเรื่องทรัพยากร เวลา งบประมาณ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

3.ช่วยให้การประสานงานเป็นไปด้วยความราบรื่น ไม่แก้ปัญหาได้

4.ช่วยให้บุคลากรมีขวัญกำลังในการทำงาน

5.ช่วยให้คุณภาพการศึกษาสูงขึ้น

6. ช่วยให้ผลกระทบต่อการพัฒนาประเทศในทางบวก และคุณภาพของประชาชนเจริญก้าวหน้า

                รัตนา สายคณิต.2546,หน้า 36-38 ได้กล่าวถึงปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการบริหารโครงการ ว่าประกอบไปด้วยหลายประการ ดังนี้

1.วงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ มี 6 ขั้น คือ ขั้นนำผลิตภัณฑ์เข้าสู่ตลาด ขั้นเจริญเติบโต ขั้นเจริญรุ่งเรือง ขั้นเสื่อมความนิยม ขั้นตายจากตลาด

2.การแข่งขันที่รุนแรงยิ่งขึ้น เป็นการแข่งขันเพื่อให้อยู่รอด และประสบความสำเร็จ โครงการที่ทำจึงต้องมองถึงความสำเร็จที่จะเกิดขึ้น และต้องพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ได้รับความนิยมเสมอ

3.ความก้าวหน้าทางวิทยาการเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เป็นการพัฒนาศักยภาพของตนเองให้ทัดเทียมและทันสมัย มีการบูรณาการการทำงานให้เป็นหนึ่งเดียวเพื่อความสำเร็จขององค์การ

4.การลดขนาดขององค์กร เป็นการบริหารโดยลดส่วนที่ไม่สำคัญ และพัฒนาส่วนที่สำคัญให้สามารถแข่งขันกับคู่แข่งได้

5.จุดเน้นความพึงพอใจของลูกค้าสูงขึ้น เป็นการทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจต่อผลิตภัณฑ์ จึงต้องตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้มากที่สุด

6.ชื่อเสียงขององค์กร  เป็นเรื่องที่สำคัญที่จะทำให้ผลิตภัณฑ์เป็นที่รู้จัก และเป็นช่องทางให้ประสบความสำเร็จหากเป็นที่นิยม จึงต้องมีเทคนิควิธีที่จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรออกมาดูดี เช่น การทำเพื่อสังคม เป็นต้น

วิวัฒนาการของการบริหารโครงการ

รัตนา สายคณิต.2546,หน้า 41-42 ได้แบ่งวิวัฒนาการของการบริหารโครงการออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่

1. การบริหารโครงการแบบเฉพาะกิจ(ad hoc project manegement)  เป็นการตั้งคณะทำงานขึ้นมาเฉพาะกิจ ให้ทำโครงการใดโครงการหนึ่ง อาจเป็นโครงการที่ต้องการผลงาน หรือต้องการควบคุมการทำงานให้สำเร็จ ซึ่งผู้ที่ทำงานนั้นอาจต้องทำงานในฝ่ายและโครงการ และจะต้องบริหารจัดการการทำงานให้ดีเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้น

2. การบริหารโครงการอย่างมีแบบแผน(formal  project manegement)  เป็นระยะที่ต้องให้ความสนใจ ต้องฝึกอบรมให้รู้แนวคิดวิธีการปฏิบัติงาน และในการทำโครงการ ผู้บริหารยังไม่มีบทบาทในการบริหารจัดการมากนัก โครงการต่างๆจึงไม่สอดคล้องกัน

3. การบริหารโครงการอย่างเต็มรูปแบบ (project – driven organization)  เป็นระยะการบริหารโครงการขององค์การที่ขับเคลื่อนด้วยโครงการ ผู้บริหารระดับสูงขององค์การจะต้องมีบทบาทสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ขององค์การ จัดลำดับความสำคัญให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์มีระบบติดตาม ประเมินผล ตรวจสอบผลงานโครงการ ให้ความสำคัญและตระหนักในคุณค่าของผู้บริหารโครงการมากขึ้น มีระบบเพิ่มแรงจูงใจให้ผู้บริหารโครงการและผู้ร่วมทีมงานทุ่มเทความพยายามให้กับโครงการอย่างเต็มที่

 

การบริหารโครงการ เริ่มต้นตั้งแต่สมัยโบราณ และพัฒนามาจนถึงปัจจุบันโดยการพัฒนานั้นก็ได้มีการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาช่วยทำให้โครงการประสบผลสำเร็จ โดยเฉพาะโครงการระดับประเทศ การบริหารมีความสำคัญและอยู่ภายใต้ข้อจำกัด และมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไปตามลักษณะของงาน โครงการนั้นมีทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ มีข้อบังคับเอาไว้ 3 ประการคือ ขอบข่าย เวลา และค่าใช้จ่าย  ส่วนระยะเวลาในการพัฒนาโครงการนั้นก็มีอยู่ 3 ระยะ คือ ระยะการบริหารโครงการแบบเฉพาะกิจ,  การบริหารโครงการอย่างมีแบบแผน,และ การบริหารโครงการอย่างเต็มรูปแบบ

การบริหารโครงการที่ดี มีความพร้อม มีการบริหารจัดการที่ดี จึงจะทำให้โครงการนั้นประสบผลสำเร็จ

 

///////////////////////////////////////๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑/////////////////////////////////////////