ตอบ : เทคนิคการรับมือกับหน่วยงานกลางด้านข้อมูลงบประมาณ

 หลายหน่วยงานคงประสบการปัญหาเรื่องข้อมูลที่ต้องการรายงานหน่วยงานส่วนกลางทั้ง สกอและสำนักงานประมาณ ด่วนแบบไม่จำเป็น เร่งรัดทั้งที่มีเวลามากกว่า... แต่หน่วยงานระดับกรมก็หลีกเลี่ยงมิได้...ทำอย่างไรจึงจะรับมือกับหน่วยงานเหล่านี้ได้ทันท่วงที ผมมีวิธีมานำเสนอครับ

       เคยสังเกตหรือเปล่าครับว่าข้อมูลต่างๆ ที่เราต้องรายงานนั้นซ้ำๆ กัน แต่เปลี่ยนฟอร์มผู้ที่ชำนาญ Excel จะไม่ค่อยมีปัญหามากนักแต่จะช้าหน่อยเนื่องจากต้องจัดทำรายงานในหลายมิติตามฟอร์มนั้นๆ ประสบการณ์ที่ผ่านมาทำให้ผมหันมาใช้บริการของ Access แทน เพราะหลักการทำงานคล้ายคลึงกับ Excel จะสามารถมากกว่า เพราะทำให้ผมหมดปัญหาในการทำรายงานในหลายมิติได้

       สาเหตุเพราะ Access ทำรายงานง่ายมาก ไม่ต้องจัดหน้า ไม่ต้องเพิ่มบรรทัด หากเราเข้าใจข้อมูลและแบบฟอร์ม ใช้งานได้ดีครับ ทุ่นเวลาของผมไปได้เยอะพอสมควร แต่มีข้อเสียตรงที่ อาจจะต้องเป็น Temp ในแต่ละปีครับ

       หากใครมีเทคนิคหรือวิธีการดีๆ ช่วยแนะนำด้วยนะครับ... เราต้องเอาชนะความเร่งด่วนให้ได้ครับ........

ประเด็นนี้ผมแยกเป็น 2 ประเด็น ดังนี้ครับ

1) ความถนัดด้านการใช้โปรแกรม

2) คุณสมบัติของโปรแกรม ระหว่าง excel กับ access

1. ความถนัดด้านการใช้โปรแกรม เรื่องความชำนาญการใช้งานโปรแกรมในส่วนนี้คิดว่าไม่น่ามีปัญหาอะไรทั้ง excel และ access ถ้าหากเป็นการสร้างฟอร์มใช้งานตามรูปแบบที่ทั้งส่วนกลาง และทางมหาวิทยาลัย (มมส.) เอง เพราะว่า ยืนอยู่บนหลักการของ ฐานข้อมูล คือ ข้อมูลเหล่านั้นมีทั้ง แถว (Row) + คอลัมม์ (Colum) ใน worksheet ของ excel ก็ประกอบด้วย แถวและคอลัมม์ ส่วน access ใน object table ก็ประกอบด้วย แถวและคอลัมม์
2. คุณสมบัติของโปรแกรม excel กับ access เฉพาะเรื่องของคุณสมบัติของโปรแกรม excel กับ access ด้านบน แยกได้เป็น ความเหมือน กับ ความแตกต่าง

- ความเหมือนกันในเรื่องของฐานข้อมูล แต่ยังมีข้อแตกต่างกันอีกประการ นั่นคือ การจัดทำรายงาน (access จะมี object เรียกว่า Report) ซึ่งข้อเหมือนนี้ทำให้ใช้งานได้ทั้ง 2 โปรแกรม
- ความแตกต่าง excel ค่อนข้างเหมาะกับการใช้งานด้านการประมวลผลเป็นหลัก ฉะนั้นการสร้าง ฟอร์ม เพื่อประมวลผลเป็นเรื่องสะดวกและง่ายมาก

access เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อการใช้งานด้านฐานข้อมูลโดยเฉพาะ ดังนั้นการรับข้อมูลที่เป็นทั้งแถวและคอลัมม์ ไม่ค่อยมีปัญหา รับจาก worksheet ของ excel ได้เลย จากนั้นเมื่อได้ข้อมูลที่เป็น table จากการ import เข้ามา ผู้ใช้อาจนำไป สร้าง form แล้ว quiry ข้อมูลเหล่านั้น ผ่านทาง report ได้เลย ซึ่งข้อนี้นับเป็นข้อแตกต่างที่เห็นได้อย่าชัดเจนเมื่อเทียบกับ excel

ข้อเสนอแนะ : การใช้งานในลักษณะที่ผู้เขียน(คุณพงษ์พันธ์) ได้อธิบายไว้นั้น คิดว่าผู้ใช้ทั่วไป อาจต้องทำความเข้าใจใน 2 ส่วน คือ 1) ข้อดีและข้อจำกัดของทั้งสองโปรแกรม และ 2) ความรู้เรื่องการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)

ส่วนวิธีการนั้น คิดว่าน่าจะทำหลักการของ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ น่าจะเป็นวิธีการที่ดีสำหรับ case study นี้

วิชิต