ภาพรวม
"การประเมินผลการปฏิบัติงาน"(1)
สวัสดีครับ ท่านผู้อ่านทุกท่าน
ในบันทึกนี้ ผมทบทวนภาพรวม เกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน ตามหัวข้อดังกล่าวข้างต้น ใครจะประเมินใคร ต้องมีพื้นฐาน ความรู้เรื่องการประเมินฯ ให้ถูกต้องแม่นยำ ด้วยหลักการนี้ จึงนำมาสู่การทบทวน ภาพรวม "การประเมินผลการปฏิบัติงาน" ดังนี้
-
ความหมาย
-
วัตถุประสงค์
-
หลักการประเมินผลการปฏิบัติงาน
-
ใกล้สิ้นปี ต้องเร่งทำการประเมินฯ แต่ยังไม่มีระบบที่เข้มแข็ง จะทำอย่างไรดี?
-
ยุทธศาสตร์ที่ได้ หลังจาก "การประเมินผลการปฏิบัติงาน"
-
ปัญหาของการประเมินผลการปฏิบัติงาน
-
การประเมินฯ แบบ 360 องศา
เรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นหนึ่งในเครื่องมือ "การบริหารและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์" เพื่อตรวจสอบสมรรถนะของคน และผลของงาน นำไปสู่การบริหารจัดการองค์การ ได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพราะคนคือพลังขับเคลื่อนองค์การ
วัตถุประสงค์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน ที่แท้จริง เพื่อกระตุ้นสมรรถนะ ขีดความสามารถของบุคลากร เพื่อสร้างผลงานที่องค์การคาดหวัง ค้นหาจุดอ่อน จุดแข็ง ของบุคลากร นำมาสู่ยุทธศาสตร์การบริหาร การพัฒนา เพื่อขับเคลื่อนองค์การ ที่สำคัญคือ การนำไปสู่การบริหารทัศคติ ความพึงพอใจของลูกค้า และบุคลากร ซึ่งมีผลโดยตรงต่อ “ผลสัมฤทธิ์ขององค์การ”
เมื่อทำการประเมินฯแล้ว ต้องสามารถบอกได้ว่า บุคลากรผู้ถูกประเมินฯ ยังมีสมรรถนะ ที่เหมาะสมกับตำแหน่งนั้น ๆ อยู่หรือไม่ และผลงานที่คาดหวังไว้(เป้าหมาย KPI) ได้มาตรฐานหรือไม่อย่างไร มีจุดแข็ง จุดอ่อนอย่างไร ผู้ที่ถูกประเมินฯ ควรต้องพัฒนาอย่างไร ควรกว้าหน้าไปสู่ตำแหน่งใดหรือไม่อย่างไร ควรให้คุณ ให้โทษอย่างไรต่อไปเพื่อนำไปสู่ “การกระตุ้นคนให้มีสมรรถนะ และผลงานที่คาดหวัง” อันจะนำไปสู่การให้ความรู้ ให้โอกาส ให้อภัย ให้คุณและให้โทษ ต่อไป อย่างเป็นระบบ เป็นธรรม ตามหลักธรรมาภิบาล
การบริหาร ผลการประเมินฯ
-
การประเมินผลการปฏิบัติงาน ยังมีประโยชน์ต่อ
-
การปรับปรุงยุทธศาสตร์องค์การ
-
การปรังโครงการสร้างองค์การ
-
การวางแผนอัตรากำลงคน
-
การวางแผนบริหารบุคลากรเกรด A (Talent people)
-
การวางแผนความกว้าหน้าในอาชีพของบุคลากร
-
การวางแผนบริหารและพัฒนาบุคลากร เกรด B ให้มีสมรรถนะขึ้นมา
-
ยุทธศาสตร์การจัดการกับบุคลากรที่ ไม่สามารถพัฒนาได้ตามนโยบาย และเป้าหมายที่กำหนด
-
การวางแผนงบประมาณค่าจ้าง และสวัสดิการ
-
การวางแผนและการบริหารโครงการ "พัฒนาบุคลากร" ระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว
ปัญหาเรื่องการประเมินผลการปฏิบัติงาน หลายองค์การ ส่วนใหญ่มีปัญหาใหญ่ ๆ สองประการ คือ เรื่อง ระบบมาตรฐานการจัดการประเมินผลการปฏิบัติงาน (ก่อนดำเนินการ ระหว่างดำเนินการ และหลังดำเนินการ) และเรื่อง คนเรื่อง ความรอบรู้ ทักษะ ประสบการณ์ ของบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบมาตรฐานการประเมินผลการปฏิบัติงาน
ผลกระทบของปัญหาและสาเหตุฯ ดังกล่าวข้างต้น มีผลทำให้เกิดปัญหาอื่นตามมาได้ เช่น....
-
ความเที่ยงตรง แม่นยำของ ผลประเมินผลการปฏิบัติงาน
-
ผลกระทบต่อการบริหาร การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ อย่างกว้างขวาง ทั้งระดับบุคคล ระดับหน่วยงาน และอาจมีผลกระทบถึงระดับองค์การ ในระยะยาว
-
การบริหารทัศนคติ ขวัญกำลังใจของบุคลากร
-
ผลกระทบต่อระบบธรรมาภิบาลในองค์การ
-
การบริหารการเปลี่ยนแปลง
-
การบริหารความขัดแย้งในองค์การ
-
สูญเสียทรัยพากรมนุษย์ที่มีคุณภาพ.(Talent People) และอื่น ๆ อีกหลายปัญหา อันประมูลค่าความเสี่ยหายไม่ได้
ระยะนี้ ใกล้ สิ้นปี หลายองค์การ เร่งรีบที่จะทำการประเมินผลฯ ทั้ง ๆ ที่ยังไม่มีระบบมาตรฐานว่าด้วย “การประเมินผลการปฏิบัติงาน” ยังไม่ได้มีการอบรมให้ความรู้บุคลากร เจ้าหน้าที่ ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
หากเร่งรีบจะประเมินก่อนที่จะวางระบบฯ จริงๆ ผมแนะนำให้ กำหนดยุทธศาสตร์แก้ไขปัญหา ในระยะสั้น เร่งด่วนก่อน ดังนี้
-
กำหนดคณะทำงาน ในรูปคณะอนุกรรมการ ว่าด้วยการประเมินผลการปฏิบัติงาน ขึ้นมา
-
ติดต่อหาที่ปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญเข้าไปช่วยเฉพาะกิจ เร่งด่วน
-
นัดคณะอนุกรรมการ และที่ปรึกษาฯ เพื่อเตรียมการประชุม
-
ประชุมคณะอนุกรรมการฯ เพื่อ กำหนดนโยบาย เป้าหมาย แผนงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จของการประเมิน ในรูปการวางแผนและการบริหารโครงการ "การประเมินผลการปฏิบัติงาน"
-
ประชาสัมพันธ์โครงการ อย่างมียุทธศาสตร์ วัดผลได้
-
ทบทวนบทบาทหน้าที่ สมรรถนะที่พึงมี และผลงานที่คาดหวัง ในแต่ละตำแหน่งงาน
-
ออกแบบประเมินผลการปฏิบัติงาน แต่ละตำแหน่ง ให้สอดคล้องกับลักษณะงาน ของแต่ละตำแหน่ง
-
ออกแบบเกณฑ์ การประเมินฯ เน้นการมีส่วนร่วม
-
การให้ความรู้ ความเข้าใจ ถึงแนวทางในการประเมิน เกณฑ์การวัดการประเมินฯ ให้แก่ผู้ประเมินฯ ผู้ถูกประเมินฯ
-
การทำการประเมินฯ
-
กาสรุปผลฯ การแจ้งผลฯ
-
การบริหาร ผลการประเมินฯ หลังจากแจ้งผลการประเมินฯ ไปแล้ว
ส่วนระยะกลาง และระยะยาว ควรจัดทำระบบมาตรฐานว่าด้วยการประเมินผลการปฏิบัติงานขึ้นมา
ปัจจัยสู่ความสำเร็จในการประเมินผลการปฏิบัติงาน ในระยะสั้นนี้
-
นโยบาย และแผนการประเมินฯ
-
หลักการในการประเมินฯ ตามหลักธรรมาภิบาล
-
ความชัดเจนของโครงสร้างองค์การ เอกสารพรรณนาหน้าที่งาน สมรรถนะเฉพาะตำแหน่ง ผลงานที่คาดหวังของแต่ละตำแหน่ง
-
ความรู้ ทักษะ ความเข้าใจในหลักเกณฑ์การประเมินของบุคลากร
-
หลักเกณฑ์การในประเมินฯ
-
การมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้อง
-
การประชาสัมพันธ์ในการประเมินฯ
-
คณะผู้บริหารโครงการ ประเมินผลการปฏิบัติงาน
-
ทรัพยากรที่ใช้ในการบริหาร โครงการ ฯลฯ
สรุป เรื่องหลักเกณฑ์ของการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยหลัก(การ) ควรประเมินหลัก ๆ สองประเด็น
ประเด็นแรกคือ การประเมินสมรรถนะ(ขีดความสมารถ) ของแต่ละตำแหน่งงาน ซึ่งมีระบุไว้ในเอกสารพรรณนาหน้าทีงานว่า คนที่จะทำงานนี้ได้สำเร็จนั้น ต้องมีขีดความสามารถอะไรบ้าง เช่น
ก) ภาวะผู้นำ
ข) ความรับผิดชอบ
ค) การบริหารเวลา
ง) การวางแผนงานฯลฯ
ประเด็นที่สอง คือ ประเมินผลงานที่องค์การคาดหวัง ...ในตำแหน่งนั้น ๆ เช่น ทำงานได้ตามแผนงาน ปริมาณงาน คุณภาพงาน ผลสัมฤทธิ์ของงาน การบริหารจัดการงานที่ได้รับมอบหมาย ฯลฯ
ซึ่งเกณฑ์ในการประเมินนั้น จะประเมิน ว่า ดีมาก ดี พอใช้ ต้องปรับปรุงนั้น จะต้องมีคำอธิบายว่า แต่ละเกณฑ์ มีคำอธิบายไว้ว่าอย่างไร ดีมาก เป็นอย่างไร ต้องปรับปรุงเป็นอย่างไร ซึ่งการเขียนเกณฑ์ตรงนี้ ควรให้ทุกคนที่เกี่ยวข้อง มีส่วนร่วมเขียนครับ โดยให้อยู่ในกรอบของทีมงาน
แบบฟอร์มการประเมินผลการปฏิบัติงาน ก็นำเอาหลัก เกณฑ์ ที่กล่าวข้างต้น มาออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน ทุกระดับ ทุกตำแหน่ง ครับ ไม่ว่าจะเป็นระดับปฏิบัติการ ผู้บริหารชั้นกลาง และผู้บริหารชั้นสูง
เกี่ยวกับการใช้แบบประเมิน 360 องศา หลายองค์การนิยมใช้ และหลายองค์การก็มักจะพบปัญหาตามมา มีไม่กี่องค์การที่ประสบความสำเร็จ
องค์การที่ใช้ยุทธศาสตร์บริหารองค์การ แบบราชการ (ยุทธศาสตร์บริหารตามงบประมาณ ที่กำหนด กับยุทธศาสตร์องค์การที่ เน้นกลุ่มลูกค้าประชาชน) มักจะมีการจัดโครงสร้างแบบระบบราชการ มีศูนย์รวมอำนาจ ทำงานตามนโยบาย เป้าหมาย และแผนงาน งบประมาณที่กำหนด มีวัฒนธรรมการทำงานแบบราชการ ทำงานตามสายงาน สายการบังคับบัญชา เคร่งครัดในระเบียบวินัยฯ ต้องใช้รูปแบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ค่อนข้างเป็นทางการ คือประเมินตามสายการบังคับบัญชา ไม่ประเมินข้ามสายงาน ไม่มีการประเมินผู้บังคับบัญชา องค์การทหาร เห็นได้ชัด
ส่วนองค์การที่ใช้ยุทธศาสตร์การบริหารองค์การ แบบ Differentiation เน้นสร้างความแตกต่าง หรือ นวตกรรมทางสินค้าหรือบริการ เช่น Microsoft, Google, CNN, BCC, บริษัท ผู้ผลิตโทรศัพท์มือถือ ผู้ผลิต Software, ICT นักแสดง ศิลปิน ค่ายเพลงต่าง ๆ
องค์การเหล่านี้ ต้องการให้บุคลากรสร้างนวตกรรมทางสินค้าหรือบริการ องค์การเหล่านี้ มุ่งเน้นผลงานเป็นหลัก ขอให้คนในองค์การทำงานใหม่ๆ คิดค้นสิ่งใหม่ๆ วัฒนธรรมการทำงานจึงเป็นลักษณะองค์การแห่งการเรียนรู้ เป็นองค์การที่เรียบง่าย ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน ไม่เน้นทำงานตามสั่งหรือตามสายงาน ไม่เน้นควบคุมกระบวนการหรืองบประมาณ อย่างเข้มงวดมากนัก โครงสร้างองค์การจึงมีลักษณะแบนราบ ไม่สูงชันเหมือนระบบราชการ
องค์การแบบนี้ มักใช้การประเมินผลการปฏิบัติงานแบบข้ามสายงาน ข้ามฝ่าย ลูกน้องประเมินเจ้านายได้ ลูกค้า ผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์การประเมินความพึงพอใจของสินค้า บริการ และการทำงานในองค์การได้ เรียกว่า ประเมินแบบ 360 องศากันเลยทีเดียว
อาจกล่าวได้ว่า การประเมิน 360 องศาที่มุ่งเน้น ให้คนโดยรอบประเมินหนึ่งคนนั้น พัฒนามาจากการประเมินฯ แบบ 90 องศา แบบตามสายงาน นั่นเอง
หลายองค์การ ขาดผู้เชี่ยวชาญเรื่องการประเมินฯ และอยากประเมินตามแฟชั่น คือเห็นเขาทำแล้วดูดีดูทันสมัย....ก็นำมาทำบ้าง จึงมักเอาการประเมินฯ 360 องศามาใช้ โดยไม่ดูว่าสอดคล้อง เหมาะสมกับยุทธศาสตร์บริหารองค์การหรือไม่ ไม่ดูวัฒนธรรมองค์การ ไม่ดูโครงสร้างองค์การว่าเหมาะหรือสอดคล้องกันหรือไม่
ผลที่ได้คือ ความไม่แม่นยำ ไม่เที่ยงตรงของผลการประเมินฯ ความขัดแย้งของบุคลากร ทัศนคติของผู้คนในองค์การเสียไป อย่างประเมินค่าไม่ได้
อย่างไรก็ตาม การประเมินแบบ 360 องศา จะเหมาะกับบางองค์การที่ใช้ยุทธศาสตร์การจัดการองค์การแบบนวัตกรรมหรือสร้างความแตกต่าง(Differentiation) เหมาะกับลักษณะงานบางงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์ งานบริการ ที่มีเน้นนวตกรรมการทำงาน คนทำงานคิดนอกกรอบ ข้ามศาสตร์ได้เพื่อมุ่งสู่ความสำเร็จของงานอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด
การประเมินผลการปฏิบัติงานแบบ 360 องศา ยังเหมาะกับองค์การที่มีเกณฑ์ในการประเมินฯ ที่เป็นระบบได้มาตรฐานแล้ว คนที่ประเมิน คนที่จะถูกประเมิน มีความเข้าใจสิ่งเหล่านี้ดีที่สุดแล้วเท่านั้น ครับ
ขอความสวัสดี จงมีแด่ ผู้อ่านทุกท่าน ทุกคน