ในแต่ละปีงบประมาณ สำนักงานมีโครงการจะจัดอบรมและประชุมสัมมนาหลายหลักสูตร บางหลักสูตรต้องร่วมจัดทำกับหน่วยงานของส่วนกลาง ในการจัดการอบรมแต่ละครั้ง นอกจากจะจัดทำโครงการและขออนุมัติแล้ว งานด้านอำนวยการไม่ว่าจะเป็นการแต่งตั้งคณะทำงาน การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง วิทยากรและด้านอื่น ๆ แล้ว มีงานชิ้นหนึ่งที่หาคนทำยาก และไม่มีใครอยากจะทำด้วย แต่ก็ต้องทำเพราะเป็นหน้าที่บังคับ งานที่ว่าคือ...งานเขียนคำกล่าวรายงาน และคำกล่าวเปิดการอบรม/สัมมนาของประธาน
ผู้เขียนประสบปัญหามาตลอด ระยะแรก ๆ จะค้นหาเรื่องเก่า ๆ ว่าเขาเขียนกันอย่างไร และนอกจากนี้ หากได้ไปอบรมหรือสัมมนาที่ไหน จะนั่งจดหลักการเขียนคำกล่าวของแต่ละงานที่ไป บางงานก็เขียนได้ดี บางงานก็เขียนวกวน แล้วนำข้อดีและข้อเสียของแต่ละงานที่พบเห็น นำมาปรับปรุงและประยุกต์ใช้ ก็พอทำให้การเขียนคำกล่าวพอใช้ได้ แต่ก็ยังไม่ดีเท่าที่ควร
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผู้ที่จะเขียนคำกล่าวรายงานและคำกล่าวของประธานในพิธีได้ดี จะต้องเป็นบุคคลคนเดียวกันกับคนที่เขียนโครงการ และจัดทำหลักสูตร เพราะจะมีข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ รู้หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ และรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ มากกว่าคนอื่น
นอกจากนี้ผู้ที่จะเขียนคำกล่าวรายงานได้ดี จะต้องเป็นผู้มีความรู้เกี่ยวกับแผนยุทธศาสตร์ และแผนปฏิบัติการประจำปีของสำนักงาน และกฏหมายที่เกี่ยวข้องด้วย จะทำให้การเขียนคำกล่าวได้รวดเร็ว ถูกต้อง สละสลวย และครบถ้วนยิ่งขึ้น
ในการเขียนคำกล่าวรายงาน เป็นการสรุปแนวคิด โครงสร้าง วิธีการ แลผู้สนับสนุนการจัดงานหรือพิธีการนั้น ๆ โดยเขียนให้สั้น มีหลักการเขียนคำกล่าว โดยสรุปได้ดังนี้ (ทองสุข มันตาทร : ศิลปการพูดและการเป็นพิธีกร .บริษัทเพ็ญพริ้นติ้ง จำกัด.ขอนแก่น ๒๕๕๑)
ส่วนคำกล่าวของประธานในพิธีนั้น มีองค์ประอบในการเขียน ดังนี้
-----------------------------------------
สวัสดีครับ
ขอบคุณมากครับที่นำความรู้มาแบ่งบันกัน
เป็นประโยชน์มากเลยครับ
กราบขอบพระคุณท่านอาจารย์ค่ะ...
ในการสรรหาสิ่งดีๆๆมาให้ได้ศึกษากัน
นกฟ้าได้นำความรู้ที่ท่านอาจารย์ได้นำมาให้ศึกษานี้
ไปเขียนคำกล่าวรายงานในมหกรรม KM ของอำเภอพอดีเลยค่ะ
กราบขอบพระคุณอีกครั้งค่ะ
^_^