หลายหน่วยงานคงประสบการปัญหาเรื่องข้อมูลที่ต้องการรายงานหน่วยงานส่วนกลางทั้ง สกอและสำนักงานประมาณ ด่วนแบบไม่จำเป็น เร่งรัดทั้งที่มีเวลามากกว่า... แต่หน่วยงานระดับกรมก็หลีกเลี่ยงมิได้...ทำอย่างไรจึงจะรับมือกับหน่วยงานเหล่านี้ได้ทันท่วงที ผมมีวิธีมานำเสนอครับ
เคยสังเกตหรือเปล่าครับว่าข้อมูลต่างๆ ที่เราต้องรายงานนั้นซ้ำๆ กัน แต่เปลี่ยนฟอร์มผู้ที่ชำนาญ Excel จะไม่ค่อยมีปัญหามากนักแต่จะช้าหน่อยเนื่องจากต้องจัดทำรายงานในหลายมิติตามฟอร์มนั้นๆ ประสบการณ์ที่ผ่านมาทำให้ผมหันมาใช้บริการของ Access แทน เพราะหลักการทำงานคล้ายคลึงกับ Excel จะสามารถมากกว่า เพราะทำให้ผมหมดปัญหาในการทำรายงานในหลายมิติได้
สาเหตุเพราะ Access ทำรายงานง่ายมาก ไม่ต้องจัดหน้า ไม่ต้องเพิ่มบรรทัด หากเราเข้าใจข้อมูลและแบบฟอร์ม ใช้งานได้ดีครับ ทุ่นเวลาของผมไปได้เยอะพอสมควร แต่มีข้อเสียตรงที่ อาจจะต้องเป็น Temp ในแต่ละปีครับ
หากใครมีเทคนิคหรือวิธีการดีๆ ช่วยแนะนำด้วยนะครับ... เราต้องเอาชนะความเร่งด่วนให้ได้ครับ........
ประเด็นนี้ผมแยกเป็น 2 ประเด็น ดังนี้ครับ
1) ความถนัดด้านการใช้โปรแกรม
2) คุณสมบัติของโปรแกรม ระหว่าง excel กับ access
- ความเหมือนกันในเรื่องของฐานข้อมูล
แต่ยังมีข้อแตกต่างกันอีกประการ นั่นคือ การจัดทำรายงาน (access จะมี
object เรียกว่า Report) ซึ่งข้อเหมือนนี้ทำให้ใช้งานได้ทั้ง 2
โปรแกรม
- ความแตกต่าง excel
ค่อนข้างเหมาะกับการใช้งานด้านการประมวลผลเป็นหลัก ฉะนั้นการสร้าง
ฟอร์ม เพื่อประมวลผลเป็นเรื่องสะดวกและง่ายมาก
access เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อการใช้งานด้านฐานข้อมูลโดยเฉพาะ ดังนั้นการรับข้อมูลที่เป็นทั้งแถวและคอลัมม์ ไม่ค่อยมีปัญหา รับจาก worksheet ของ excel ได้เลย จากนั้นเมื่อได้ข้อมูลที่เป็น table จากการ import เข้ามา ผู้ใช้อาจนำไป สร้าง form แล้ว quiry ข้อมูลเหล่านั้น ผ่านทาง report ได้เลย ซึ่งข้อนี้นับเป็นข้อแตกต่างที่เห็นได้อย่าชัดเจนเมื่อเทียบกับ excel
ข้อเสนอแนะ : การใช้งานในลักษณะที่ผู้เขียน(คุณพงษ์พันธ์) ได้อธิบายไว้นั้น คิดว่าผู้ใช้ทั่วไป อาจต้องทำความเข้าใจใน 2 ส่วน คือ 1) ข้อดีและข้อจำกัดของทั้งสองโปรแกรม และ 2) ความรู้เรื่องการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database)
ส่วนวิธีการนั้น คิดว่าน่าจะทำหลักการของ ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ น่าจะเป็นวิธีการที่ดีสำหรับ case study นี้
วิชิต