การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งาน Job Analysis

สุเมธ  ดีชัยชนะ

 

              ความหมาย

การวิเคราะห์งาน หมายถึง กระบวนการที่ทำขึ้นเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับ ลักษณะงานที่จะทำให้รู้ว่างานนั้นจะ ต้องใช้ความรู้ความสามารถ   ความชำนาญ และความรักผิดชอบอย่างไรจึงจะทำงานนั้นให้สำเร็จ นอกจากนั้นการวิเคราะห์งาน ยังมีความหมายรวมไปถึงการวิเคราะห์เชิงปริมาณ การศึกษารายละเอียดลักษณะงานและการปฏิบัติงานทางด้านวิศวกรรวมอันเกี่ยวข้องกับการศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหว  วิธีการปรับปรุงงานให้ดี ขึ้นและการวัดค่าของงาน  

ผลของการวิเคราะห์งาน ทำให้ได้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงาน 2 อย่างคือ การแสดงรายละเอียด งาน กับการระบุลักษณะงานและนำไปใช้ในการประเมินค่าและการแยกประเภทงาน                                                                      

การแสดงรายละเอียดงาน  (Job Descript ion) การแสดงรายละเอียดงานได้แก่   รายละเอียดที่อธิบายหน้าที่ความรับผิดชอบ   สภาพการทำงานและลักษณะอย่างอื่นของงานใดงานหนึ่งที่ศึกษา หรือรายละเอียดที่ระบุว่างานนั้นทำอะไร ทำอย่างไร และทำไมจึงทำอย่างนั้น กล่าวโดยสรุปเป็นข้อความที่กล่าวถึงลักษณะงานเท่านั้น

        องค์ประกอบของการเขียนรายละเอียดงาน

        คำพรรณนาลักษณะงานอย่างน้อยควรจะมี 4 องค์ประกอบ คือ

        ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับงาน (Job Identification) ทำให้ทราบว่างานนั้นอยู่ในส่วนใดของ

องค์การ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ ชื่องาน ,รหัสงาน , วันที่ , ชื่อผู้เขียน , ชื่อสังกัด , ชื่อผู้รับรอง , อัตราเงินเดือน , ตำแหน่ง , ผู้บังคับบัญชาขั้นต้น

        ลักษณะงานอย่างย่อ (Job Summary) ข้อความสั้นๆที่บรรยายถึงเป้าหมายของงาน ภารกิจ

ของงานนั้นๆ และเหตุผลในการปฏิบัติงานนั้น เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจในงานนั้นให้สั้นที่สุด โดยใช้คำถาม “อะไร” คือ เป้าหมายของงาน มีวิธีปฏิบัติ “อย่างไร” และ “ทำไม” จึงต้องทำงานนั้น

                หน้าที่และความรับผิดชอบ (Duty and Responsibility) เป็นส่วนสำคัญในการพรรณนา

ลักษณะงาน ซึ่งเขียนในรูปภารกิจของงานที่ได้รับมอบหมาย ถ้าเป็นตำแหน่งระดับสูงมักจะเขียนบรรยายถึงความรับผิดชอบของตำแหน่ง ตำแหน่งที่อยู่ในระดับต่ำ จะเขียนบรรยายหน้าที่ของตำแหน่ง

        การพร้อมที่จะให้ตรวจสอบในงาน (Accountability) ข้อความที่อธิบายถึงเป้าหมายหลักที่

ต้องการให้งานนั้นประสบผลสำเร็จ หรือผลการปฏิบัติงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบที่น่าพอใจ อาจรวมสภาพแวดล้อมของงาน มาตรฐานของงานทั้งในแง่ปริมาณ และเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน

        ระบุการรับทราบ จะเกี่ยวข้องกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับคำพรรณนาลักษณะงานนั้น              

              การระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification) การระบุลักษณะงานเป็นคำบรรยายถึงคุณสมบัติขั้นต้นที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานนั้น ข้อมูลที่สำคัญที่รวมอยู่ในแบบการระบุลักษณะงานได้แก่ ความรู้ ความชำนาญ และความสามารถที่จะทำงานนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น การระบุลักษณะงานจึงเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับใช้ในการคัดเลือกบุคคลเข้าทำงาน

องค์ประกอบของการระบุลักษณะเฉพาะของงาน

        ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับงาน (Job Identification) ในส่วนนี้จำเป็นต้องมีหากเป็นเอกสารแยก

ต่างหากจากการพรรณนาลักษณะงาน ได้แก่ ชื่องาน วันที่ รหัสงาน ผู้วิเคราะห์ สถานที่ปฏิบัติงาน ชื่อหัวหน้างาน เป็นต้น

        คุณลักษณะของบุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่ง (Personal Characteristic Requirement)

การศึกษา (Education), ประสบการณ์ (Experience), ความสามารถทางกายภาพ

(Physical Efforts), ความสามารถทางด้านความคิด (Mental Efforts), สถานภาพการทำงานและอันตรายในที่ทำงาน (Conditions of Work and Hazard)

                การประเมินค่างาน  (Job Evaluation)   การประเมินค่างานได้แก่ ระบบการกำหนดค่าของงานโดยการเปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ

การแยกประเภทงาน (Job Classification) การแยกประเภทงาน ได้แก่ การจัดกลุ่มงานออกเป็นประเภทต่าง ๆ โดย อาศัยมาตรฐานอย่างหนึ่ง

การออกแบบงาน  (Job Design) ได้แก่ กระบวนการในการกำหนดลักษณะเฉพาะของงานที่จะใช้ในการปฏิบัติงานนั้น

การเพิ่มงาน (Job Enrichment) หมายถึง การเปลี่ยนแปลงเนื้องานและระดับความรับผิดชอบของงานให้ผู้ปฏิบัติงาน ต้องใช้ความสามารกเพิ่มขึ้น

การขยายงาน    (Job Enlargement) ได้แก่ การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงานให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานมากขึ้น  

                   เมื่อกล่าวโดยสรุปการวิเคราะห์งานจะทำให้ได้ข้อมูล  2 อย่างคือ การแสดงรายละเอียดของงาน และการระบุลักษณะงาน ผลที่ได้จากการวิเคราะห์ ์งานอาจ นำไปใช้ต่อเนื่องในการประเมินค่างานซึ่งอาจอาศัยกระบวนการวิเคราะห์งานก็ได้ การวิเคราะห์งานเป็นเรื่องของการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน ส่วนการประเมินค่างานเป็นการวัดปัจจัยที่จำเป็นที่ต้องใช้ในการทำงานแล้วตีราคาเป็นเงินให้กับการทำงาน

 

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน

                   การวิเคราะห์งานเป็นเครื่องมือที่สำคัญของการบริหารงานบุคคล อันจะทำให้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของงาน ความสัมพันธ์กับงานอื่น ความรู้ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานและสภาพของการทำงาน  กล่าวโดยสรุปการวิเคราะห์งานมี วัตถุประสงค์ที่สำคัญ  6 ประการ        

                  ก.   การจะทำงานนั้นให้สำเร็จลงได้จะต้องใช้กำลังกายและกำลังใจในการทำงานอย่างไร

                  ข.    งานนั้นจะทำเสร็จลงเมื่อไร

                  ค.   งานนั้นจะทำสำเร็จในขั้นไหน

                  ง.    ผู้ปฏิบัติงานนั้นจะต้องทำงานอย่างไร                                                   

                  จ.    ทำไมจึงต้องทำงานนั้น                                                                        

                  ฉ.    คนที่ทำงานนั้นจะต้องมีคุณสมบัติ อย่างไร  

การนำผลการวิเคราะห์งานไปใช้

                1) การวางแผนกำลังคน 2) การสรรหาและเลือกสรร 3) การพัฒนาผู้ปฏิบัติงาน

4) การประเมินค่างาน 5) การประเมินผลการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน

                1) การกำหนดความมุ่งหมายของการวิเคราะห์งาน 2) ศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ

3) เลือกวิธีการเก็บข้อมูล 4) เตรียมการในการวิเคราะห์งาน 5) การตรวจสอบข้อมูล                            

วิธีการรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งาน       

        1. การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งานโดยการสังเกตการทำงาน 

        2. การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งานโดยการสัมภาษณ์

        3. การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งานโดยการใช้แบบสอบถาม

        4. การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งานโดยวิธีการบันทึกข้อมูลของผู้ปฏิบัติงาน

        5. การรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์งานโดยใช้วิธีผสมผสาน

 

 

การวางแผนกำลังคน

 

ความหมายและวัตถุประสงค์

การวางแผนกำลังคน เป็นกระบวนการในการกำหนดความต้องการกำลังคนล่วง
หน้าในแต่ละช่วงเวลาว่าองค์การต้องการกำลังคนประเภทใด จำนวนเท่าไร และรวมถึง
วิธีการในการได้มาซึ่งกำลังคนที่กำหนดไว้ล่วงหน้านี้ด้วย การได้มาซึ่งกำลังคนนี้รวม
ตั้งแต่การสรรหาคัดเลือกจากภายนอกองค์การ ภายในองค์การ ตลอดจนการพัฒนาเพิ่ม
ศักยภาพของกำลังคนภายในให้มีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่ต้องการ

จากความหมายข้างต้น หากพิจารณาโดยถี่ถ้วนจะพบว่าได้สะท้อนวัตถุประสงค์ที่สำคัญ
ของการวางแผนกำลังคน 4 ประการคือ

1) การได้มา 2) การพัฒนา 3) การรักษาไว้ 4) การใช้ประโยชน์

ความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผนกำลังคน

1.การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจการเมืองในระดับโลก

2. การเปลี่ยนแปลงทางสังคม วัฒนธรรม ค่านิยม

3. การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีต่างๆ

ประโยชน์ของการวางแผนกำลังคน

                ในการวางแผนกำลังคนที่ดีนั้น จะต้องก่อให้เกิดผลดีหลายประการคือ

                1. ทำให้หน่วยงานมีบุคคลที่พร้อมจะปฏิบัติงาน ตัดปัญหาการขาดแคลนกำลังคน

                2. ช่วยทำให้คนและงานเกิดความสมดุล มีความยุติธรรม ไม่เป็นสาเหตุให้คนบางคนมีงานมาก บางคนมีงานน้อย

                3. ช่วยขจัดปัญหาคนประเภทไม้ตายซาก (Deadwood) ให้หมดไปจากหน่วยงาน

                4. เพื่อประโยชน์ในการพัฒนาพนักงานให้ดียิ่งขึ้น และทำให้พนักงานเกิดความพอใจยิ่งขึ้น

                5. ช่วยก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินการว่าจ้าง และการสร้างภาพพจน์ที่ดีแก่บริษัท

ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน

ขั้นตอนการวางแผนกำลังคนที่สำคัญ ๆ ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน คือ

                1. ขั้นการประเมินกำลังคนในปัจจุบัน (Manpower Inventory)

                2. ขั้นพยากรณ์กำลังคนในอนาคต (Manpower Forecast)

                3. ขั้นจัดทำแผนกำลังคน (Manpower Plan)

                การวิเคราะห์จำนวนผู้ปฏิบัติงานที่ต้องการมี 2 ขั้นตอนด้วยกัน คือ

                1. การวิเคราะห์ปริมาณงาน (Work-Load Analysis)

                2. การวิเคราะห์กำลังคน (Work-Force Analysis)

           

                                                                                   จำนวนวันที่นักงานขาดงานทั้งหมด

         อัตราการขาดงาน       =          --------------------------------------------------------------------------

                                          จำนวนวันที่พนักงานทำงาน + จำนวนวันที่พนักงานขาดงานทั้งหมด

ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการวางแผนกำลังคน

                1. เป้าหมายของธุรกิจ การผลิต การขาย และการบริการ 2) กำลังคนปัจจุบันมีอย่างไร

3. สิ่งแวดล้อมภายนอก 4) อื่น ๆ ได้แก่

อุปสรรคของการวางแผนกำลังคน

                1) ประเภทธุรกิจ  2) การขาดการสนับสนุนจากพนักงานระดับสูง 3) การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง 4) การคาดคะเนการเปลี่ยนแปลงเศรษฐกิจสังคมทำได้ยาก 5) ไม่มีข้อมูลสถิติด้านพนักงานที่ถูกต้องแน่นอน 6) ปัญหาด้านการเงิน/ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม

 

[sugar]

ขอบคุณมากค่ะสำหรับข้อมูลที่มีประโยชน์ อยากให้เขียนข้อความดีๆ อย่างนี้อีกค่ะ