วิธีการและปัญหาการมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ

ปัจจุบันองค์กรทุกองค์กรต่างต้องอยู่ในภาวะในการแข่งขันเพื่อต้องการให้ธุรกิจอยู่รอดและเจริญเติบโตจึงได้มีการรับเข้าซึ่งเทคโนโลยีใหม่ๆและการจัดสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพคนรุ่นใหม่ให้กับองค์เพื่อให้แข่งขันได้จึงทำให้มองข้าม การพัฒนาบุคลากรที่มีอยู่ให้มีความรู้เพิ่มมากขึ้นซึ่งส่งผลให้กระทบกับขวัญกำลังใจของพนักงานที่มีอยู่เดิมทำให้การที่จะพัฒนาอะไรก็ตามก็จะได้รับความร่วมมือไม่เต็มที่งานที่กิจกรรมที่ต้องการจะให้สำเร็จลุล่วงไปโดยเร็วก็จะล่าช้าและมีประสิทธิภาพน้อยไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผล แต่ถ้ามองในมุมตรงข้ามให้มองย้อนกลับเข้าไปในองค์กรแล้วมุ่งจากคนภายในและส่งเสริมให้ความรู้เพิ่มมากขึ้นก็จะให้ผลดีมากกว่าผมมีตัวอย่างอยู่บ้างในองค์กรที่ต้องการแสดงให้เห็นถึงการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบคือ1.องค์กรมีกิจกรรม 5ส โดยเริ่มต้นได้มีการจัดกลุ่มแบ่งพื้นที่ที่จะต้องมีการตรวจในองค์กรแล้วได้มีการจัดตั้งคณะกรรมการตรวจโดยที่จะให้ระดับผู้จัดการแผนกเป็นผู้ตรวจติดตามในแต่ละพื้นที่ตามมาตรฐานที่ได้เขียนขึ้นจากที่ได้ส่งให้ไปอบรมภายนอกมาผลการตรวจในเดือนแรกผลออกมาแทบจะไม่ได้รับความร่วมมือเลยเพราะพนักงานส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจมองว่าไปกระทบกับเวลางานที่ทำอยู่แล้วและคิดว่าหนักแล้วให้ความร่วมมือไม่ชัดเจนและมีการเนสนอแนะมาในทางที่ไม่เห็นด้วย ดังนั้นจึงต้องแก้เพื่อให้ระดับหัวหน้าหน่วยเปลี่ยนความคิดเห็นจึงได้จัดให้ระดับหัวหน้าหน่วยและเจ้าของพื้นที่เข้ามาร่วมเป็นกรรมการตรวจโดยให้แสดงความคิดเห็นได้เต็มที่และได้มองถึงความแตกต่างของพื้นที่อื่นและให้มีการให้คะแนนกันเองโดยที่ระดับผู้จัดการเก่าที่เป็นกรรมการเป็นเพียงผู้ให้คำแนะนำผลสุดท้ายระดับหัวหน้าหน่วยเริ่มเปลี่ยนแนวคิดและเข้าไปให้ความสำคัญกับพื้นที่ตนเองมากขึ้นและสามารถชี้แจงให้พนักงานระดับปฏิบัติการให้ความร่วมมือและเห็นความสำคัญมากขึ้นและช่วยกันเพราะมีความเข้าใจกันมากกว่าในระดับแผผนกซึ่งตั้งแต่นั้นมากิจกรรม5สก็ได้รับความร่วมมือด้วยดีตลอดมา 2.ในองค์กรได้จัดให้มีการตั้งคณะกรรมการเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มกำลังการผลิต ซึ่งจำเป็นที่จะได้รับความร่วมมือทั้งองค์กร ที่บางครั้งในระดับปฏิบัติการไม่เข้าใจว่าคืออะไรแนวทางเริ่มต้นก็ได้มีการจัดบอร์ด และออกเสียงตามสายเพื่อให้เป็นสื่อเบื้องต้นให้พนักงานเข้าใจ และสุดท้ายก็ให้จัดมีการประกวดเรียงความในหัวข้อดังกล่าวและมีรางวัลทำให้พนักงานเกิดความสนใจมากขึ้นและพยายามหาข้อมูลเข้ามาเขียนเรียงความโดยที่ทำให้ส่งผลดีต่อโครงการอย่างมากเพราะระยะหลังเมื่อได้สอบถามพนักงานพนักงานเข้าใจและไม่ต่อต้านในกระบวนการที่บริษัทจัดให้มีขึ้นถึงแม้ว่าบางครั้งจะไปกระทบกับเวลาและงานที่ทำ ดังนั้นจาก 2 ตัวอย่างดังกล่าวเป็นเพียงเสนอให้เห็นว่าการที่จะให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบจะต้องเข้าใจสิ่งต่อไปนี้1.ขวัญกำลังใจของพนักงาน 2.การสื่อเพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจตรงกันทั้งองค์กรและรู้สถานะภาพองค์กรเบื้องต้นซึ่งองค์กรได้มีการจัดให้มีวารสารประจำเดือนเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าเบื้องต้นก่อนจะมีการเปลี่ยนแปลง 3.ต้องให้ความรู้ความเข้าใจพนักงงานก่อนในเรื่องที่องค์กรต้องการมีระบบใหม่หรือพัฒนาระบบ เพราะบางเรื่องเป้นสิ่งที่ยากและใช้เวลาในการเรียนรู้นาน บางครั้งไปกระทบกับวิธีการทำงานเดิมที่พนักงานไม่เห็นประโยชน์ทำให้เกิดการต่อต้าน4.การให้มีส่วนร่วมในการพัฒนาโดยการส่งไปอบรมซึ่งเป็นเรื่องสำคัญซึ่งตอนนี้ในองค์กรของผมมีการจัดอบรมเรื่องเทคนิคการเป้นหัวหน้างาน การพัฒนางานสู่ความเป็นเลิศ การอนุรักษ์พลังงานแบบมีส่วนร่วม การทำงานเป็นทีม ซึ่งทั้งหมดเป็นการวางแผนให้ให้พนักงานที่จะมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบเข้าใจไว้ก่อน 5.ให้ความชมเชยพนักงานที่ให้ความร่วมมือเพื่อให้รู้สึกว่ามีผลดีในการที่จะทำกิจกรรมหรือพัฒนาระบบร่วมกับองค์กร ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งในการที่จะให้พนักงงานมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบขององค์กรที่สามารถทำได้ง่ายและเป็นสิ่งสำคัญ