ผลการนำเสนอกลุ่ม CoP "ชุมชนสารบรรณ" ครั้งที่ 1/2549
จากการประชุมกลุ่ม CoP "ชุมชนสารบรรณ" ครั้งที่ 1/2549 เมื่อวันที่ 1 พ.ค. '49 ณ ห้องบรรยาย 1 คณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวน 112 คน ในช่วงท้ายของการประชุมมีการแบ่งกลุ่มได้ 10 กลุ่ม โดยมีวิทยากรกลุ่ม 10 คน
ผลการนำเสนอกลุ่ม CoP ซึ่งกำหนดหัวข้อคือ
ท่านคิดว่า "ชุมชนสารบรรณ" จะยั่งยืนได้อย่างไร
ท่านอยากได้อะไรจาก "ชุมชนสารบรรณ"
ประเด็นที่สำคัญและน่าสนใจมีหลายประเด็น จึงขอหยิบยกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้ทราบ ดังนี้
“ชุมชนสารบรรณ” จะยั่งยื่นได้อย่างไร
- สร้างแรงจูงใจ
- มีการพบปะกันเป็นระยะ ๆ หรืออย่างสม่ำเสมอ อาจจะเป็นแบบ F2F หรือทาง IT และเอกสาร
- ได้รับการสนองตอบในสิ่งที่อยากรู้
- มีทีมงานที่เข้มแข็ง
- ต้องมีผู้ถ่ายทอดความรู้งานสารบรรณ/ระเบียบงานสารบรรณ และอ้างอิงได้
- มีการพบปะ/ประชุม อย่างน้อย 2 เดือน/ครั้ง
- กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะต้องมีทั้งผู้ให้และผู้รับ ซึ่งอาจจะเป็นหัวข้อ/ประเด็นที่สนใจหรือไม่ก็ตาม
- ทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอประเด็น/หัวข้อ
- มีการถ่ายทอดความรู้งานสารบรรณให้กับคนรุ่นใหม่
- การพบปะแบบพบหน้ากันไม่ควรใช้เวลามากนัก (ครึ่งวัน)
- มีการประเมินผลชุมชนเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น
- ใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย
- เป็นที่ปรึกษาในกรณีที่เกิดปัญหาในการทำงาน
- ต้องมีกิจกรรมร่วมกัน
- มีไมตรีจิตต่อกัน
- ต้องการให้มีมาตรฐานในแนวทางเดียวกัน
- อยากให้ CoP ผลักดันให้เห็นความสำคัญของงานสารบรรณ
- จัดอบรมบุคลากรใหม่เกี่ยวกับงานสารบรรณ
- สร้างวัฒนธรรมการเขียนอย่างต่อเนื่อง โดยมีการติดต่อสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ
- กำหนดเวลาการสื่อสารกันของกลุ่มในหนึ่งสัปดาห์ อาจเข้าไปคุยกันสักหนึ่งครั้ง
- มีผู้นำที่ทำหน้าที่งานสารบรรณโดยตรง
- ส่งเสริมความสัมพันธ์ในกลุ่มอย่างต่อเนื่อง
- สมาชิกมีความรู้ในเรื่องการสื่อสารที่หลากหลาย
- มีการติดต่อสื่อสารเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล/ประสบการณ์/ข้อเสนอแนะต่าง ๆ อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้ง ทาง E-Mail
- มีการผลักดันให้คณะ/หน่วยงานสนับสนุนให้บุคลากรเข้าร่วมโครงการ
- ผู้ประสานงานมีการกระตุ้นคุณกิจทั้งหลาย เพื่อให้มีการขับเคลื่อนชุมชนสารบรรณให้มีความกระตือรือร้นตลอดเวลา
ท่านอยากได้อะไรจากการรวมกลุ่ม “ชุมชนสารบรรณ”
- อยากได้ความต่อเนื่องในการทำงานจากชุมชน
- อยากได้ความก้าวหน้า การพัฒนางานจากชุมชน
- อยากได้ความคิดเห็นของแต่ละคนเพื่อปรับปรุงงานสารบรรณให้ดีขึ้น
- จัดแนวปฏิบัติให้เป็นแบบเดียวกันหรือแนวทางเดียวกัน
- เทคนิคการทำงาน ข้อเสนอแนะจากผู้มีประสบการณ์มากกว่า
- เครื่องมือในการทำงานที่เป็นมาตรฐานแบบเดียวกัน
- มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ในการทำงานเป็นระยะ ๆ
- อยากถ่ายทอดความรู้ในเรื่องที่เรารู้ให้คนอื่นได้รับทราบ
- อยากได้รับข้อมูล ข่าวสาร เกี่ยวกับงานสารบรรณ
- เทคนิค วิธีการจัดเก็บเอกสารของแต่ละคณะ/หน่วยงาน ว่ามีวิธีการอย่างไร
- อยากให้มีฐานข้อมูลระบบสารบรรณ
- อยากแชร์ความรู้ในสิ่งที่เรารู้ให้คนอื่นได้รับรู้
- อยากมีที่สำหรับให้ความรู้ในเรื่องการจัดพิมพ์หนังสือราชการชนิดต่าง ๆ สามารถแนะนำผู้เข้าทำงานใหม่ได้เข้าไปศึกษา โดยไม่ต้องอธิบาย เพราะอาจจะแนะนำไม่ถูกต้อง
- อยากรับรู้ประสบการณ์จากผู้อื่นเผื่อว่าเราจะต่อยอดความรู้นั้นได้
- อยากได้คำตอบสุดท้ายที่ถูกต้องในการทำงาน
- อยากได้รับการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
- มีศูนย์รวมข้อมูลที่สามารถค้นหาข้อมูลได้
- มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ
- สร้างบล็อกของตัวเอง
- อยากรู้ความหมายของคำว่า “CoP” และ “งานสารบรรณกลาง”
- ยกระดับความรู้ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- มีการพัฒนางาน พัฒนาตน และพัฒนาองค์กร
- อยากได้ข่าวสารโดยรวดเร็ว
- ลดความผิดพลาดในการส่งเอกสาร
- มีที่ปรึกษาในการทำงาน
- ต้องการรู้จักเพื่อนร่วมสายงานเดียวกัน ทำให้การประสานงานเกิดความคล่องตัว
- มีเคล็ดลับและเทคนิคในการปฏิบัติงานอย่างมีคุณภาพ
จากการสังเกตการของคุณประสาน บรรยากาศในช่วงแบ่งกลุ่ม ทุกคนจะมีความมุ่งมั่น
ตั้งใจ เป็นอย่างมาก โดยใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง ผลสรุปก็ออกมาอย่างที่ปรากฏ เป็นที่ปลื้มใจ
ทั้งผู้ให้และผู้รับ รวมทั้งวิทยากรกลุ่มที่ให้คำปรึกษา/ข้อเสนอแนะ พร้อมทั้งกระตุ้นให้เกิดความ
กระตื้อรือร้นที่อยากให้ "ชุมชนสารบรรณ" เกิด เติบโต เข้มแข็ง และยั่งยืนต่อไป..สวัสดีค่ะ
ความเห็น (6)
เมตตา ชุมอินทร์
ยอดเยี่ยมค่ะ ไม่ตกหล่นเลยซักประเด็น อย่าลืมนำแต่ละข้อมา
กรุ๊ฟรวม และสานต่อนะคะ จะคอยอ่านบันทึกเสมอๆ ค่ะ
รัตติยา เขียวแป้น
ยินดีด้วยนะคะ สำหรับชุมชนน้องใหม่ ถึงจะเป็นชุมชนน้องใหม่แต่วิธีการดำเนินงานชัดเจนเป็นรูปธรรมดีมาก มีการทำโครงการให้เห็นในระยะยาว มีการเชิญชวนผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานด้านสารบรรณ ของแต่ละหน่วยงาน เข้าร่วมเป็นสมาชิกและร่วมกันกำหนดความต้องการและขอบข่ายงานของชุมชนตั้งแต่ต้น ทำให้เห็นทิศทางการดำเนินงานของชุมชน ขอปรบมือให้ผู้เกี่ยวข้องที่มีส่วนร่วมในการต่อตั้งชุมชนนี้ ขอเป็นกำลังใจให้ค่ะ
ขอขอบคุณที่เป็นกำลังใจให้ แม้ว่ากำลังใจในบางครั้งจะลดลงไปมากบ้างน้อยบ้าง แต่เมื่อได้รับกำลังใจจากพี่เลี้ยง (คุณเมตตา) และคุณรัตติยา มากเป็นอย่างนี้ สู้...สู้...(ติดหนังเกาหลีมากไปหน่อย)
ปัญหาขณะนี้คือกังวลมากถึงมากที่สุดว่าจะเขียนเป็นรายงานอย่างไรดี เคยเขียนแต่รายงานการประชุม รายงานวิจัย เนื่องจาก CoP สำหรับจ๋าเป็นเรื่องใหม่ ช่วยแนะนำมาให้บ้างซิค่ะ...เป็นวิทยาทาน จะกราบงาม ๆ ถึงเจ้าตัวเลยเอ้า...ขอให้มีความสุขนะค่ะ
เมตตา ชุมอินทร์
ขอขอบคุณคุณจ๋าเป็นอย่างยิ่งที่สรุปประเด็นให้สมาชิกได้อ่านเสมือนหนึ่งเป็นเครื่องมือเตือนให้ผู้เข้าร่วมประชุม ชุมชนสารบรรณ ว่าเราได้ร่วมกันสร้างสัญญาต่อกันและกันด้วยความสมัครใจที่จะช่วยกันสร้างชุมชนของพวกเราให้เข็มแข็ง และคงอยู่ได้