ระบบและพนักงานในองค์กรต้องเดินไปด้วยกัน..
หาก พิจารณาถึงรูปแบบระบบที่องค์กรต้องการพัฒนา ( จากประสบการณ์ที่ได้เจอ ) ดิฉันขอแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบค่ะ
1 เป็นการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบเดิมที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งข้อนี้จะทำให้ผู้ปฏิบัติไม่รู้สึกว่าจะต้องปรับเปลี่ยนอะไรมาก เป็นแค่การพัฒนาจากสิ่งเดิมที่เคยทำอยู่ให้ดีขึ้น ก็จะไม่มีการต่อต้านอะไรมากนัก
2 เป็นการเปลี่ยนระบบจากเดิมเป็นระบบใหม่โดยสิ้นเชิง อาจมีผลทำให้ผู้ปฏิบัติเกิดการต่อต้าน
หากทำให้ระบบการทำงานที่เคยทำเป็นประจำต้องเปลี่ยนแปลงไป
3 เป็นการนำระบบใหม่มาใช้เพิ่มเติม โดยไม่เกี่ยวข้องกับระบบเดิม ๆ ที่เคยมีอยู่ ข้อนี้อาจทำให้เกิดปัญหาน้อยกว่า 2 ข้อแรก เพราะเสมือนเป็นทางเลือกในการทำงานให้ผู้ปฏิบัติได้อีกแนวทางหนึ่ง หรือเป็นสิ่งใหม่ที่เขายอมรับได้ เพราะไม่ได้มาเปลี่ยนสิ่งเดิม ๆ ที่เขาเคยปฏิบัติ
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการพัฒนาระบบ ..
ผู้ปฏิบัติเกิดการต่อต้าน
ผู้ปฏิบัติละเลย เพิกเฉยไม่ปฏิบัติตาม
ทำให้ระบบที่นำมาใช้ไม่ประสบผล..
แนวทางในการแก้ไข ที่ขอนำเสนอค่ะ
1. โยนหินถามทาง ต้องลองตรวจสอบกระแสตอบรับต่อการเปลี่ยนแปลงของผู้ปฏิบัติในองค์กร ซึ่งในแต่ละบริษัทอาจมีวิธีหรือเทคนิคแตกต่างกัน เช่น ลองให้มีการปล่อยข่าวเรื่องการพัฒนาระบบแล้วมีทีมงานตรวจสอบกระแสตอบรับ แต่ต้องระวังความปั่นป่วนที่อาจเกิดขึ้น , ทำแบบสอบถามความคิดเห็นผู้ที่เกี่ยวข้อง , ตั้งกระทู้ถามความคิดเห็นใน Webboardขององค์กร เป็นต้น
2. เมื่อได้ข้อมูลเบื้องต้นจากการสอบถามความคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะ แล้วจึงนำข้อมูลนั้นมาเป็นแนวทางในการหาวิธีการเพื่อนำระบบที่จะพัฒนาเข้าไปใช้อย่างละมุนละม่อม และพยายามจูงใจให้คนส่วนใหญ่เห็นด้วย โดย
2.1 ประชุมชี้แจงผู้ที่เกี่ยวข้องให้เข้าใจ และทราบถึงวัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบ และแนวทางการทำงานขององค์กร และประโยชน์ที่ได้รับจากการพัฒนา และขอบข่ายของการพัฒนา พูดง่ายๆ คือให้เข้าใจชัดเจนไปเลยว่าเขาจะต้องเกี่ยวข้องอย่างไร อะไรบ้าง มีข้อดีต่อเขาอย่างไร เพราะบางครั้งการต่อต้านที่เกิดขึ้นอาจเกิดจากความไม่รู้ หรือสิ่งที่รู้ยังไม่ถูกต้องนั่นเอง
2.2 เปิดให้พนักงานมีโอกาสซักถามและแสดงความคิดเห็น
2.3 สร้างแรงจูงใจให้ทุกคนมองเห็นข้อดีของการพัฒนาระบบ และเต็มใจในการให้ความร่วมมือ
ที่สำคัญระบบใด ๆที่จะนำมาใช้ควรจะมีความยืดหยุ่น และสามารถปรับใช้ให้เข้ากับการทำงานของผู้ปฏิบัติได้ในกรณีที่มีปัญหา เพื่อผู้ใช้เองก็จะได้รู้สึกว่าองค์กรเองได้ให้ความสำคัญกับบุคลากรในองค์กรไม่ได้มองแค่เฉพาะผลประโยชน์ขององค์กรเพียงอย่างเดียว
และสิ่งที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้เกิดทั้งหมดที่ว่านี้ได้ ก็คือผู้บริหารที่มีใจเปิดกว้าง มีภาวะความเป็นผู้นำและมองเห็นบุคลากรในองค์กรเป็นทรัพยากรที่สำคัญในการขับเคลื่อนและพัฒนาองค์กรค่ะ
ความเห็น (2)
พี่หมอ MBA
Michael cat
ทั้งนี้ คงต้องศึกษาเป็นกรณีๆ ไปนะคะ
ในส่วนของภาคเอกชน ที่ดิฉันได้ทำงานอยู่นั้น
เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงระบบ หรือนำระบบใหม่มาใช้
ในระดับพนักงาน / เจ้าหน้าที่มักจะไม่ค่อยมีปัญหาในการปรับใช้ค่ะ
อาจมีบ้างที่รู้สึกไม่พอใจ(ตามวัฒนธรรมของการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง)แต่ก็บ่นกันเฉพาะวงใน หลังจากนั้นไม่นานก็หมดกระแส และยังไม่เคยพบการต่อต้านค่ะ
เวลาที่มีเรื่องใหม่สั่งการมาจากสำนักงานใหญ่ จะมีบ้างก็คือระดับผู้บริหาร ที่ยังรู้สึกว่าบางส่วนอาจยังเร็วเกินไป หรือยังไม่เหมาะสม แต่ในที่สุดผู้บริหารเองนั่นล่ะค่ะที่มาคอยจูนความคิดของพวกเราให้ยอมรับกับระบบที่ต้องมีการพัฒนา ดิฉันเลยคิดว่า
ผู้บริหารมีส่วนสำคัญและเป็นแรงผลักดันจริงๆ ค่ะ..
สิ่งที่ดิฉันเห็นอยู่ตลอดเมื่อจะเริ่มมีการเปลี่ยนแปลง หรือนำระบบใหม่เข้ามาใช้ คือ
1. บริษัทจะมีการประชาสัมพันธ์ หรือเกริ่นให้พนักงานทราบก่อน ( เพื่อให้ปรับตัว )หลายเดือนเหมือนกันค่ะ คุยกันแต่เรื่องนั้น ๆ จนบางครั้งพนักงานเองยังอยากเห็นเร็วๆเพราะพูดมานานเริ่มชักเบื่อ ยังไม่เปลี่ยนซักที ( ดิฉันคิดว่านี่เป็นวิธีทาจิตวิทยาอย่างหนึ่งได้เหมือนกันนะคะ คือเรื่องอะไรที่เราพูดกันบ่อย ๆ ซ้ำ ๆ เราก็จะคุ้นชินกับมันไปในที่สุด เมื่อถึงเวลาเปลี่ยน ก็ .. อ๋อเหรอ.. เรารู้ตั้งนานแล้วว่าจะเปลี่ยนเป็นแบบนี้ )
2. มีการอบรมค่ะ ตั้งแต่ระดับบริหารจนถึงระดับเจ้าหน้าที่ ( แต่เนื้อหาหลักสูตรจะแตกต่างกันตามหน้าที่ความรับผิดชอบค่ะ )
3. ทดลองทำให้พื้นที่ตัวอย่างก่อนเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นจึงจัดทำ Plan ขยายผลแจ้งให้แต่ละพื้นที่ทราบก่อนล่วงหน้า เพื่อเตรียมตัวให้พร้อม
4. นำผลที่ได้จากการทดลองในพื้นที่ตัวอย่าง เสนอให้ทุกคนได้รับทราบตลอด เป็นระยะ ๆ
5. หากมีจุดที่ต้องแก้ไข พนักงานในพื้นที่ตัวอย่างก็ได้แสดงความคิดเห็น ( ดิฉันถึงบอกว่าระบบควรยืดหยุ่นได้ เพราะหากไม่เสียหายมากนักก็ควรพิจารณาปรับตามคนทำงานบ้าง คนทำงานจะได้รู้สึกมีส่วนร่วมและรู้สึกดี มีคุณค่า )
โดยใจความสำคัญ เมื่อพนักงานได้รับรู้ข่าวสารของการเปลี่ยนแปลงอย่างสม่ำเสมอ ก็จะรู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในองค์กร การรู้ตัวอยู่เสมอว่าตัวเองต้องเจอกับอะไรและจะต้องปฏิบัติตัวอย่างไรก่อนล่วงหน้าที่จะมีการเปลี่ยนแปลง ถือเป็นแนวทางหนึ่งในการพิจารณาค่ะ
ส่วนของภาครัฐ ยังไม่เคยได้สัมผัสเลยไม่แน่ใจว่า จะพอเป็นแนวทางได้หรือไม่ค่ะ..