AAR ของ "ฟา" คนหนึ่ง...จากวงเสวนา "CoP สารบรรณ"

หลังจากที่พี่เม่ยตามหาวงเสวนาพบแล้ว คุณเมตตาคนเก่ง ก็ชี้แจงเป้าหมายของการเสวนาในวันนี้ มีการ ลปรร. เล็กๆในวงคุณอำนวย จนได้ข้อสรุปว่าสิ่งที่ต้องการจากวงเสวนากลุ่ม "คุณกิจสารบรรณ" ในวันนี้ก็คือ

• อยากได้อะไรจากการรวมกลุ่ม CoP สารบรรณ
• ทำอย่างไรให้ชุมชนนี้ยั่งยืน

พี่เม่ยรับผิดชอบเป็น "ฟา" กลุ่มที่ 7 มีเจ้าหน้าที่ด้านสารบรรณจากวิทยาเขตปัตตานี  วิทยาเขตสุราษฎร์ธานี และหลายคณะในวิทยาเขตหาดใหญ่ รวม 11 คน หลังจากเลือกท่านประธาน(น้องอ๋อง) และคุณเลขา(น้องฝน)ได้เรียบร้อย เราก็เริ่มต้นพูดคุยในประเด็นแรกกัน

 

 บรรยากาศกลุ่ม 7 ค่ะ

 

 บรรยากาศรวมๆ ของหลายๆกลุ่ม

เริ่มแรกก็ตามธรรมเนียมค่ะ มีอ้ำอึ้งกันเล็กน้อย พี่เม่ยจึงเสนอว่า ให้ลองผลัดกันเล่าว่าที่ทำงานประจำอยู่มีเรื่องอะไรที่ชอบมาก หรือเรื่องที่อยากทำให้ดีขึ้นบ้างไหม เผื่อว่าการมีชุมชนจะช่วยให้พวกเราได้พัฒนางานกันบ้าง

เรื่องเล่าต่างๆจึงเริ่มพรั่งพรูออกมาจากหลายๆคน ดูเหมือนจะมีปัญหาคล้ายๆกันคือ ผู้ทำงานด้านสารบรรณยังไม่มีมาตรฐานปฏิบัติงานที่เป็นแนวทางเดียวกัน และแนวปฏิบัติในเรื่องของการจัดทำ การจัดเก็บ การทำลายเอกสารก็ไม่ชัดเจน ทุกคนจึงคาดหวังว่าการมีการรวมตัวของกลุ่มสารบรรณนี้จะช่วยผลักดันให้มีการสร้างมาตรฐาน และแนวปฏิบัติที่เป็นทางเดียวกัน

   อีกประการคือ คนสารบรรณรู้สึกว่า ตนเองมักถูก ลืม บ่อยๆ ทั้งที่ต้องทำหน้าที่สำคัญขององค์กร จึงอยากให้กลุ่มช่วยกันผลักดันให้ผู้อื่นเห็นคุณค่าของคนทำงานด้านสารบรรณบ้าง

   ส่วนเรื่องความยั่งยืน ทุกคนคิดว่าความร่วมมือร่วมใจของสมาชิกในชุมชน และช่องทางสื่อสารที่รวดเร็ว สามารถ ลปรร.กันได้ทั่วถึง จะช่วยสร้างความยั่งยืนให้ชุมชนได้...

และต่อไปนี้คือ AAR ของ "ฟา(พี่เม่ย)" จากการได้ร่วมวงเสวนา "CoP สารบรรณ"

ความคาดหวัง

• อยากรู้จักงานสารบรรณ
• ฝึกฝนการเป็นคุณอำนวยของตนเองในกลุ่มงานที่ไม่ได้รู้เนื้องานและไม่รู้จักคุณกิจในกลุ่มมาก่อน

ได้ดังคาด (และเกินคาดอย่างมาก)

• จากเดิมที่พี่เม่ยแทบไม่รู้จักงานสารบรรณเลย ก็ได้รู้จักมากขึ้น ได้ฟังเรื่องเล่าในการทำงาน กลเม็ดเทคนิคต่างๆในการทำงานด้านสารบรรณ
• แถมได้ความรู้เพิ่มเติมอีกสองประเด็นค่ะ คือ
• • อักษรย่อของมหาวิทยาลัยสงชลานครินทร์ คือ ม.อ. แต่การออกลำดับเอกสารสำคัญ กลับใช้คำว่า มอ (ตามด้วยตัวเลข) โดยไม่ต้องมีจุด
  • หนังสือหารือภายในกระทรวง ทบวง กรมเดียวกัน ใช้บันทึกข้อความไม่ต้องมีครุฑ แต่ถ้าออกจากกระทรวงแล้วละก็ ต้องมีครุฑเสมอค่ะ

น้อยกว่าที่คาด

• ยังไม่สามารถทำตนเองให้เนียนเข้ากับงานสารบรรณในวงเสวนา ยังดูเหมือนตนเองเป็นคนนอก
• เวลาน้อยไปค่ะ ยังคุยกันได้ไม่ค่อยลึกซึ้งเท่าไรนัก

ข้อเสนอแนะ

• ถ้าต้องจัดเสวนาในกลุ่มคนจำนวนมากขนาดนี้อีก  คงต้องเลือกสถานที่ที่กว้างขวางขึ้น
• ไม่ต้องมีโต๊ะดีกว่าค่ะ เพื่อสร้างบรรยากาศให้การเล่าเรื่องของทุกคนเป็นกันเองมากขึ้น

การเสวนาและทำ AAR ของกลุ่มสารบรรณ จบลงในเวลา 16.35 น. ทุกคนแยกย้ายกันกลับ พี่เม่ยมองหาคุณโอ๋ ทราบว่าจะไปช่วยสอนพี่ผ่องใสสร้างบล็อกต่อ จึงเดินออกมาคนเดียว ฝนตกพรำๆ

ขอบคุณ พี่นา(คุณวิไลพรรณ) ที่ให้พี่เม่ยอาศัยติดรถกลับมาที่ทำงานพร้อมกับพี่ดวงพร

ขอบคุณ คุณเมตตา ที่ชักชวนพี่เม่ยไปเป็น "ฟา" ในวันนี้ ทำให้ได้รู้ ได้เห็นสิ่งดีๆ เพิ่มขึ้นค่ะ

[บอย สหเวช]

• พี่เม่ยครับ CoP งานสารบรรณ หากมีมาตรฐานการปฏิบัติงานที่เป็นแนวเดียวกัน อย่าลืมเล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ
• ขอขอบคุณพี่เม่ยล่วงหน้าครับ

[พี่เม่ย]

• คุณบอยคะ
• ติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินงานของชุมชนนี้ได้ที่ ชุมชนสารบรรณ..ม.อ. ค่ะ
• ถ้าพี่เม่ยมีโอกาสเข้าร่วมเป็น "ฟา" ในวงนี้อีก จะนำประสบการณ์มาเล่าสู่กันฟังค่ะ สัญญา!

[บอย สหเวช]

• ขอบคุณพี่เม่ยครับ
• จะได้มีโอกาส ลปรร.ผ่าน blog กับชุมชนสารบรรณ ม.อ.
• ชุมชนที่ผมดำเนินการอยู่จะมุ่งเน้นเรื่อง QA ของทุกงานในสำนักงานเลขานุการ

 

[ดร.อ้อ สุชานาถ]

• สวัสดีค่ะพี่เม่ย..
• ปัญหาของคนปฏิบัติหน้าที่งานสารบรรณที่ไหน ๆ ก็คล้าย ๆ กันค่ะ   อยากให้คนทำงานสารบรรณเข้าใจในบทบาทและคุณค่าของตนเอง...ทุกคนมีความสำคัญไม่แพ้หน่วยงานอื่นค่ะ
• ขอบคุณพี่เม่ย..ที่นำมาถ่ายทอด
• จะรออ่านอีกนะคะ