การพัฒนาระบบอย่างยั่งยืน

ความศรัทธาต่อระบบการจัดการความรู้ จะเป็นบันไดไปสู่การพัฒนาระบบในทุกๆด้าน

เพิ่งกลับมาจากสัมมนาที่กรุงเทพฯ เมื่อสักครู่ที่ผ่านมานี้เองค่ะ  เนื่องจาก Flight บิน Delay เลยถือโอกาสช่วงรอเครื่องคิดถึงแนวทางในการให้ user มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบตาม Assignment ของ KM ประจำ week นี้ ซึ่งพอจะกล่าวได้ดังด้านล่างนี้ค่ะ

วิธีการ,ปัญหาและแนวทางในการให้ User มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบนั้นเป็นสิ่งที่ฟังแล้วดูง่ายแต่ในการจัดการจริงๆนั้นต้องมีการวางรากฐานและดำเนินการที่เป็นขั้นเป็นตอนจึงจะทำให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน ในความคิดของดิฉันคิดว่าพื้นฐานเบื้องต้นที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้ user มีส่วนร่วมในการพัฒนาคือความศรัทธาต่อระบบการจัดการความรู้ ซึ่งถ้ามีข้อนี้แล้วการพัฒนาจะเกิดขึ้นได้อย่างดีทีเดียว อย่างไรก็ตามจะขอกล่าวถึงแนวทางการดำเนินการที่สำคัญที่น่าจะมีส่วนช่วยให้ User มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบดังนี้

1. ต้องสร้างความเป็นเจ้าของระบบให้เกิดขึ้นกับ User โดยให้ user ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการออกแบบระบบ สร้างรูปแบบการใช้งาน ทั้งนี้เพื่อจะได้ตรงกับความต้องการในการใช้งานของ user และมีความเข้าใจกับระบบที่จะใช้ด้วย

2. เมื่อเริ่มดำเนินการใช้ระบบแล้วก็ควรจัดให้มี Center ที่คอยประสานงานกับ user เพื่อให้ userแจ้งถึงปัญหาและอุปสรรคที่พบระหว่างการใช้งานและแนวทางที่อยากจะทำการปรับปรุง พัฒนาระบบให้ดีขึ้น ทั้งนี้ Center ที่คอยประสานงานนั้นจะต้องมีการดำเนินงานที่รวดเร็ว ตอบคำถามและดำเนินการติดตามแต่ละเรื่องได้อย่างต่อเนื่อง

3. ใช้หลักการ Kaizen มาช่วยในการหาแนวทางในการพัฒนาระบบ หลักการ Kaizen นั้นดูแล้วก็อาจคล้ายๆกับข้อ 2 แต่จะมีลักษณะที่ชัดเจนและเป็นระบบมากกว่าเพราะจะมีการกล่าวเปรียบเทียบระหว่างปัญหาและแนวทางที่ดำเนินการอยู่เดิมกับแนวคิด แนวทางในการปรับปรุงพัฒนาแบบใหม่รวมทั้งระบุถึงผลลัพธ์ที่น่าจะเกิดขึ้น

4. จัดการแข่งขันหรือให้รางวัลกับแนวคิดในการพัฒนาระบบที่ดีเด่นหรือแปลกใหม่ รวมทั้งอาจมีกิตติกรรมประกาศให้ด้วย

5. เปิดการประชุมหรือสัมมนาเกี่ยวกับหัวข้อ "User involvement in system improvement" โดยจะมีการประชุม แลกเปลี่ยน พูดคุยเฉพาะหัวข้อดังกล่าวและมีการเชิญ User ทุกท่านที่เกี่ยวข้องทั้งระดับบน ระดับกลาง ระดับล่างเข้ามามีส่วนร่วมในการประชุมโดยถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมหลายท่านมาก ก็อาจส่งเสริมให้มีการจัดการประชุมกลุ่มย่อยก่อนแล้วส่งตัวแทนเข้ามาสู่กลุ่มใหญ่

6. จัดนิทรรศการรณรงค์เรื่องการพัฒนาระบบ โดยมีการนำเสนอผลงานการพัฒนาระบบที่ผ่านมาของแต่ละกลุ่มหรือหน่วยงานเพื่อส่งเสริมให้ user เข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญ รวมทั้งอาจเปิดการแข่งขันหรือให้รางวัลร่วมในการจัดนิทรรศการด้วย

** กรณีที่เป็นในองค์กรการศึกษา เช่น PSU MBA การที่จะให้ user มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบที่น่าจะได้ผลดีและรวดเร็ว คือ การให้ user นำแนวคิดมานำเสนอให้เพื่อนๆรับทราบกันเพื่อจะช่วยกระตุ้นให้ผู้อื่นมีการคิดโดยอาจต่อยอดจากความคิดเดิมหรือคิดอะไรใหม่ๆขึ้นมา  ซึ่งการนำเสนอนั้นเพื่อให้ทุกคนได้คิดได้มีส่วนร่วมก็อาจกำหนดจำนวนหัวข้อที่แต่ละคนต้องนำมาเสนอ      หมายเหตุ ถึงแม้ว่าวิธีนี้จะเป็นวิธีที่เป็นการบังคับโดยตรงแต่ก็ถือว่าได้ผลดีในสภาวะปัจจุบันที่ทุกคนค่อนข้างมีเวลาอันจำกัดในการเข้ามามีส่วนร่วม แต่ถ้ามีเวลามากพอ ในระยะยาวมองว่าการที่ทุกคนมีความศรัทธาและรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของนั้นจะเป็นวิธีการพัฒนาระบบที่ดีทีสุดและเป็นไปอย่างยั่งยืนด้วย