วางระบบให้คนได้มีส่วนร่วมและทำตามระบบที่ตั้งไว้ อย่าคาดหวังว่าเค้าจะมามีส่วนร่วมด้วยตัวเอง

         ห่างหายและว่างเว้นจากการเขียน blog กันไปหลายวันครับ กลับมาดูอีกครั้ง อ้าว พรุ่งนี้วันพฤหัสแล้วได้เวลาเขียนงานส่งกันซักที  โจทย์วันนี้มีอยู่ว่า "วิธีการและปัญหาในการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ" เฮ้อฟังดูยากจังถ้าจะโยงไปถึงงานที่ทำอยู่ปัจจุบัน (เพราะจะว่าไปมันยังไม่ค่อยมีระบบเลย.....อ่อนใจเล็กน้อย) เอาอย่างนี้แล้วกันนะครับอาศัยบุญเก่าอีกแล้วกันสมัยที่ทำงานที่โรงงาน ผมจะเล่าเรื่องที่พอจะเกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้ให้ฟัง

          ระบบ ขึ้นชื่อว่าระบบนั้น มันทำให้ผมนึกถึงว่า มันเป็นกรอบที่ถูกกำหนดไว้เรียบร้อยแล้วหรือเพิ่งจะสร้างขึ้นใหม่ก็ตาม เพื่อที่จะให้ คนได้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของระบบและดำเนินงานตามระบบที่ได้สร้างหรือกำหนดขึ้นมา ที่จะนำมาซึ่งการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและบรรลุต่อวัตถุประสงค์ของหน่วยงานที่ตั้งเอาไว้  จากวิชา MIS ที่อาจารย์ปริญญาได้พยายามย้ำเราอยู่เสมอว่า MIS นั้นประกอบด้วย 3 ส่วน ได้แก่ Organization -Management  -Technology เมื่อนำมาเปรียบเทียบกับหัวข้อนี้นั้นผมขอยกตัวอย่างให้เห็นภาพนะครับ  ที่โรงงานผมนั้นได้มีการใช้ระบบฐานข้อมูล Lotus note ในการติดต่อสื่อสารข้อมูล โดยระบบดังกล่าวนั้น สามารถที่จะส่งเมล์ภายในองค์กร  สื่อสารข้อมูลกิจกรรมต่างๆ และประชาสัมพันธ์ข้อมูลทุกๆอย่างระหว่างแผนกได้หมด รวมไปจนถึงสามารถสั่งจองรถหรือพาหนะสำหรับในกรณีที่ต้องเดินทางไปข้างนอกบริษัทได้อีกด้วย  ทีนี้เรามามองเป็นส่วนๆไป ว่า "วิธีการและปัญหาในการให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ"สำหรับ Lotus note นั้นเป็นอย่างไร เริ่มจาก

1. Organization เป็นการกำหนดโครงสร้างระบบที่ชัดเจนว่า บริษัทจะทำการนำระบบดังกล่าวเข้ามาใช้ เพื่อให้พนักงานระดับหัวหน้างานทุกคนได้ใช้ประโยชน์และอำนวยความสะดวก ฉะนั้นทุกคนที่เข้ามาทำงานที่นี่ก็จะต้องปฏิบัติตามระบบที่ได้ตั้งมาโดยปริยาย

2.Management เมื่อมีการจัดตั้งระบบขึ้นมาแล้วนั้นการจะทำให้บุคคลากรดำเนินตามระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็ต้องอยู่ที่การจัดการ กล่าวคือมีอาวุธที่ร้ายกาจอยู่ในมือแล้วก็ควรที่จะฝึกฝนให้คนใช้อาวุธนั้นเก่งในการใช้ด้วยเพื่อนำมาซึ่งการใช้อาวุธนั้นอย่างคุ้มค่า (เพราะเสียเงินซื้อมาแล้ว มีต้นทุนนะ) นั่นหมายถึงการจัดการฝึกอบรมและแนะนำการใช้ระบบ

3.Technology นั้นเป็นเพียงเครื่องอำนวยความสะดวก ให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น ซึ่งจากตัวอย่างในที่นี้ก็คือ ระบบ Lotus note ซึ่งจริงๆแล้วเรื่องของ Technology นั้นไม่ตายตัวเราอาจจะหาอะไรอย่างอื่นที่เหมาะสมต่อองค์กรเราและเมื่อคำนึงถึงต้นทุนและความคุ้มค่านั้นเดินไปด้วยกันได้

     เท่านี้ยังไม่พอครับหากเราต้องการให้ผู้ใช้ได้มีส่วนร่วมในการแก้ไขและพัฒนาระบบนั้น เราอาจจะเอาระบบ Feedback , Trace-back , Assessment , Questionaire มาประกอบด้วยก็ได้มันจะสามารถสะท้อนปัญหาและประเมินผลจากการใช้งานที่ผู้ใช้ระบบได้เจอ เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์และพัฒนาระบบต่อๆไป

สรุปประเด็นก็คือ การวางระบบให้ดีมีมาตรฐานเป็น Key success factor โดยมาจากการวางแผนและกำหนดเป็นนโยบายจากฝ่ายบริหาร จากนั้นการจัดการที่ดีจะนำมาซึ่งมาทำให้ระบบนั้นเกิดประสิทธิภาพ โดยทุกอย่างเราสามารถควบคุมได้กล่าวคือทุกคนในองค์กรก็จะต้องปฎิบัตตาม ในขณะเดียวกันก็พิจารณาtechnologyที่สามารถเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้กับเราได้ และที่สำคัญจะต้องไม่ลืมระบบการตรวจสอบย้อนกลับและการประเมินผล เพื่อจะนำมาพัฒนาระบบให้ดียิ่งๆขึ้นไป

        คิดจนเหนื่อยแล้วครับ วันนี้พอแค่นี้ก่อน